Cách Tạo Và Sử Dụng Google Drive / TOP 6 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 3/2023 # Top View

Đầu tiên chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu Google Sheet là gì và nó có những tính năng gì nổi bật.

Nội dung chính

1. Google Sheet là gì?

Goolge Sheets hay còn gọi là Google bảng tính, đây là một công cụ bảng tính tương tự như phần mềm excel của Microsoft, nhưng bạn lại có thể sử dụng online ngay trên trình duyệt web rất thuân tiện. Với công cụ này, bạn sẽ không cần phải lo lắng về vấn đề bỏ quên dữ liệu hay bị mất dữ liệu vì trong hệ thống sẽ tự đồng bộ và lưu tất cả những công việc mà bạn đã làm.

Google Sheets rất dễ sử dụng, bạn chỉ cần có một tài khoản Goolge và truy cập vào Google Sheets là có thể sử dụng được.

Những công cụ có sẵn trong Google Sheets được thiết kế với bố cục rất rõ ràng cùng rất nhiều tính năng độc đáo và tiện lợi cho người dùng như khả năng làm việc, chia sẻ và cộng tác từ bất cứ đâu.

2. Cách tạo trang mới trên Google Sheets Excel

Có 2 cách để tạo một trang tính mới:

Cách 1: Bạn Bấm vào nút ‘Mới’ bằng dầu “+” trong phần Google Driver và chọn phần Google Sheet

3. Cách nhập dữ liệu

4. Đổi tên

Có thêm một cách đơn giản hơn rất nhiều đó là bạn chỉ cần nhấp chuột vào thanh tên và đổi tên bạn muốn đặt.

5. Chia sẻ, bảo vệ và di chuyển dữ liệu

Một trong những tính năng nổi bật của Google Sheet đó chính là có khả năng tự động lưu trữ thông tin khi bạn đang làm và có thể dễ dàng chia sẻ dữ liệu của bạn cho bất cứ ai mà bạn muốn gửi thông tin.

Để chia sẻ tệp, bạn chỉ cần bấm vào nút Chia sẻ có màu xanh nằm ngay góc bên phải màn hình của bạn.

Sau đó, nếu bạn muốn lấy link liên kết để gửi cho một ai đó, thì sẽ nhấn vào “Nhận liên kết có thể chia sẻ được”, màn hình sẽ hiện ra link, bạn bấm “Sao chép liên kết” và gửi link đi cho người mà bạn muốn gửi.

Tại đây, bạn có thể cấp quyền cho người xem là có thể chỉnh sửa, có thể nhận xét hoặc có thể xem, tùy vào mong muốn của bạn.

Nếu bạn muốn chọn ‘Nâng cao’thì hãy gõ email người mà bạn muốn chia sẻ

6. Cách tính tổng nhanh

7. Chọn hàng và cột luôn cố định

Google Team Drive là một dịch vụ ra đời đã lâu nhưng chưa được nhiều người biết đến, trong bài hướng dẫn này chúng tôi sẽ gửi tới các bạn thông tin chi tiết Google Team Drive là gì? Cách cài đặt và sử dụng Team Drive cùng những mẹo nhỏ giúp tận dụng dịch vụ lưu trữ Google Team Drive với dung lượng không giới hạn và bạn hoàn toàn có thể kiểm soát được các nội dung cập nhật trong Google Team Drive.

Google Team Drive là gì?

Google Team Drives là một không gian chung để các Teams trong công ty của bạn có thể dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập vào các file tài liệu của họ từ bất cứ nơi nào và trên bất kì thiết bị nào.

Không giống những file trong My Drive, tài liệu trong Team Drive thuộc về một Team thay vì một cá nhân. Do đó ngay cả khi những thành viên trong Team nghỉ việc, những file này vẫn được giữ nguyên vẹn, qua đó giúp Team của bạn có thể tiếp tục truy cập dữ liệu, chia sẻ thông tin và hoàn thành công việc.

Cách cài đặt Team Drive

Đầu tiên bạn cần mở Google Drive (drive.google.com), Trên thanh điều hướng bên trái, chọn Team Drives.

Bạn có thể tạo nhiều folder Team Drive khác nhau nên khi muốn thêm người dùng hay tải file,…trước hết bạn phải lựa chọn một folder Team Drive mà bạn muốn thay đổi.

Lưu ý: Nếu bạn không tạo được Team Drive, Quản trị viên của bạn có thể đã tắt chức năng này. Liên hệ quản trị viên của bạn để được hỗ trợ.

– Chọn Lưu ( Save) và chờ tối đa 24 giờ để cho mọi thay đổi có hiệu lực trên tài khoản của bạn

1. Cách thêm thành viên và phân quyền truy cập:

Khi bạn thêm một thành viên mới, họ sẽ được cấp đầy đủ các quyền upload, edit, xóa file hoặc mời thành viên mới. Tuy nhiên bạn có thể thay đổi quyền của các thành viên này.

Trong thanh điều hướng bên trái, lựa chọn một Team Drive

Nhìn lên phía trên, bên dưới tên của Team drive, chọn Add members

Thêm tên, địa chỉ email hoặc địa chỉ của một nhóm Google group

(Tùy chọn) để thay đổi quyền từ “Full access”, nhấn vào mũi tên thả xuống bên cạnh từ Full, và chọn quyền mới.

(Tùy chọn) Nhập tin nhắn

(Tùy chọn) Nếu bạn không muốn gửi thông báo tới người vừa được thêm vào, chọn Skip sending notifications

2. Thay đổi quyền của các thành viên trong Team Drive

Để phân quyền cho mỗi thành viên, bạn cần có Full Access:

Trong thanh điều hướng bên trái, lựa chọn một Team Drive

Chọn tên thành viên mà bạn muốn thay đổi quyền truy cập, nhấn vào vào mũi tên chọn phân quyền mới

3. Xóa thành viên

Để xóa thành viên, bạn cần có Full Access:

Trong thanh điều hướng bên trái, lựa chọn một Team Drive

Chọn tên thành viên mà bạn muốn xóa, nhấn vào mũi tên chọn Remove Member

Lưu ý: Nếu bạn xóa ai đó khỏi Team Drive, có thể họ vẫn còn quyền truy cập vào một số file đã được share theo những cách khác. Ví dụ: Các file được chia sẻ ở chế độ “Tất cả mọi người trong công ty đều xem được” thì họ vẫn sẽ truy cập được.

4. Cách thêm file và folder trong Team Drive

4.1. Cách tạo một thư mục mới

Trong thanh điều hướng bên trái, nhấn vào một Team Drive hoặc thư mục hiện có.

Nhập tên thư mục.

Nhấn vào Create.

Lưu ý: Để di chuyển thư mục, hãy liên hệ với quản trị viên của bạn.

4.2. Cách tải lên thư mục hiện có từ máy tính của bạn:

Trong thanh điều hướng bên trái, lựa chọn một Team Drive.

4.3. Cách thêm và mở các file:

Để thêm file vào một Team Drive, ít nhất bạn cần có Edit Access. Bất kỳ tệp tin nào bạn thêm vào đều thuộc sở hữu của cả nhóm. Dù bạn đã rời khỏi Team Drive thì tệp tin của bạn vẫn sẽ tồn tại trong nhóm.

Trong thanh điều hướng bên trái, lựa chọn một thư mục Team Drive.

Để tạo một file mới, hãy chọn loại file mà bạn muốn tạo, như Google Docs hay Google Sheets

Để tải file lên, hãy chọn File Upload. Tìm đến vị trí của file trên máy tính và mở nó.

Nhấn đúp vào một tệp để mở.

5. Cách quản lý các file

Sau khi bạn thêm các tệp tin, bạn có thể gắn sao vào các tệp tin quan trọng, di chuyển tệp và xóa tệp. Trong phần này, bạn sẽ tìm hiểu cách:

5.1. Đánh dấu sao các file quan trọng

Đánh dấu các file quan trọng để bạn có thể tìm thấy chúng nhanh hơn khi cần.

Chỉ cần nhấn chuột phải vào file hoặc folder và chọn Add star.

Để xem tất cả các tệp và thư mục được gắn dấu sao của bạn, hãy nhìn sang thanh điều hướng bên trái, nhấn vào Starred.

5.2. Di chuyển các file

Bạn có thể di chuyển bất kỳ file nào mà bạn sở hữu vào Team Drive, dù chúng được lưu ở một folder Drive khác hay từ máy tính hoặc thiết bị di động của bạn.

Để di chuyển các tệp giữa Team Drives hoặc từ My Drive vào Team Drive , kéo tệp tin vào thư mục đích trong Team Drive.

Lưu ý:

Để di chuyển file giữa các Team Drive, bạn phải có Full Access vào thư mục Team Drive gốc và ít nhất là Edit Access của thư mục Team Drive đích. Ví dụ: nếu bạn muốn chuyển file “Danh sách ứng viên” từ folder Nhân sự sang folder Hành chính, bạn phải có Full access trong folder Nhân sự, và ít nhất là Edit Access trong folder Hành chính.

Nếu người khác sở hữu tệp tin đó, bạn phải nhờ họ di chuyển nó (bạn không thể di chuyển file mà mình không sở hữu).

Để di chuyển các folder, hãy liên hệ với admin của bạn.

5.3. Xóa hoặc khôi phục file:

Xóa một file:

Bạn phải có Full accessđể xóa một file.

Lựa chọn file bạn muốn xóa. Ở phía trên cùng bên phải, nhấn vào biểu tượng thùng rác.

Thao tác này sẽ xóa file cho tất cả mọi người.

Nếu ai đó vô tình xóa một file, bạn vẫn có thể khôi phục lại file đó.

Khôi phục một file:

Bạn phải có Edit access hoặc quyền truy cập cao hơn để khôi phục một tệp tin nào đó.

Trong thanh điều hướng bên trái, lựa chọn một Team Drive.

Lựa chọn tệp tin bạn muốn khôi phục và chọn Restore (biểu tượng chiếc đồng hồ).

5.4. Tìm kiếm một file

Để tìm file trong một Team Drive nào đó:

Trong thanh công cụ tìm kiếm – Search, nhấp vào mũi tên trỏ xuống.

Bên cạnh Location, nhấn vào Anywhere.

Nhấn đúp vào Team Drives và chọn một Team Drive cụ thể.

Nhấn vào Select

(Tùy chọn) Bạn có thể nhập thêm các trường thông tin tìm kiếm cụ thể, chẳng hạn như loại file hoặc thời gian mà file được chỉnh sửa.

Nhấn vào Search

Để tìm kiếm một folder trong Team Drives: Bạn chỉ có thể tìm kiếm các thư mục trong My Drive hoặc trong Team Drive.

Trong thanh công cụ tìm kiếm, nhấn vào mũi tên trỏ xuống và bạn sẽ thấy cửa sổ Advanced window hiện lên, hãy đi tới trường Location.

Bên cạnh Location, nhấp vào Anywhere và chọn Team Drives.

Khi bạn tìm thấy thư mục bạn muốn tìm kiếm, nhấn vào Select

Nhấn vào Search để mở thư mục và tìm kiếm tệp của bạn.

6. Chia sẻ và cộng tác

Mọi file bạn đưa vào Team Drives sẽ tự động được chia sẻ với các thành viên của Team Drive. Tuy nhiên, bạn cũng có thể chia sẻ các file đang lưu trong Team Drive với những người trong doanh nghiệp của bạn, dù họ không phải là thành viên của Team Drive. Trong phần này, bạn sẽ tìm hiểu cách:

6.1. Chia sẻ các file:

Để chia sẻ file, ít nhất bạn cần phải có Edit access đối với file đó

Lưu ý: Doanh nghiệp của bạn có quyền hạn chế việc chia sẻ file ra bên ngoài công ty. Hãy liên hệ admin để biết thêm thông tin.

Nếu bạn đặt quyền truy cập là chỉ View hoặc Comment, bạn có thể ngăn việc người khác tải xuống, in và sao chép các file đã được chia sẻ.

Lưu ý: Bạn có thể không thấy một số chức năng tuỳ chọn nhất định nếu admin của bạn đã tắt chúng. 6.2. Huỷ chia sẻ một số tệp tin

Lưu ý: Nếu bạn hủy chia sẻ một file nhưng file đó vẫn được chia sẻ với cả doanh nghiệp hoặc một nhóm bao gồm người vừa bị hủy quyền truy cập, thì họ vẫn có thể truy cập file.

Một vài lưu ý khi sử dụng Google Team Drive

Giả sử nếu có nhiều tài khoản Google Drive, nhưng Google không cho phép người dùng sử dụng 2 tài khoản ứng dụng Google Backup and Sync trên cùng một máy tính. Vì vậy trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng 2 tài khoản Google Drive cùng lúc.

Người dùng thường quen với việc sử dụng Google Drive trên 1 tài khoản gmail trong máy tính của mình, nhưng nếu được sử dụng Google Drive từ 2 tài khoản trở lên, bạn thấy sao?

Khá nhiều người dùng đã phải bỏ tiền để mua các ứng dụng của bên thứ 3 để đồng bộ nhiều tài khoản Google Drive cùng một lúc.

Tuy nhiên vẫn còn một cách thiết lập để sử dụng 2 tài khoản Google Drive cùng lúc mà không cần phải sử dụng các ứng dụng của bên thứ 3 cũng như không phải trả bất kỳ một khoản phí nào cả.

Cách sử dụng 2 tài khoản Google Drive cùng lúc Sử dụng tài khoản người dùng Windows khác

Những gì bạn cần làm là tạo tài khoản máy tính người khác trên Windows và mở ứng dụng Google Drive dành cho máy tính khác trong các đặc quyền của tài khoản mới.

Windows cho phép người dùng mở các tài khoản của các ứng dụng trong cùng một tài khoản, miễn là tài khoản ứng dụng đó được mở trong đặc quyền của một tài khoản người dùng khác.

Lưu ý: Phần hướng dẫn này được thực hiện trên Windows 10. Nếu đang sử dụng Windows 7 hoặc 8, bạn có thể tham khảo các bước thực hiện trên trang hỗ trợ của Microsoft.

Đảm bảo bạn đã tạo tài khoản Admin để có đầy đủ quyền truy cập dữ liệu.

Sử dụng tài khoản Google Drive khác

Bước 1: Nhấn và giữ phím Shift đồng thời kích chuột phải vào shortcut ứng dụng Google Drive.

Một ứng dụng Google Drive khác sẽ mở trên máy tính Windows 10 của bạn. Bạn có thể nhìn thấy một biểu tượng Google Drive mới trên thanh Taskbar.

Thiết lập đồng bộ ứng dụng Google Drive thứ 2

Khi mở ứng dụng Google Drive từ một tài khoản người dùng khác, các bước sẽ hơi khác.

Bước 1: Mở ứng dụng Google Drive thứ 2 và đăng nhập tài khoản Google phụ mà bạn muốn đồng bộ.

Bước 4: Chỉ cần nhập mật khẩu hoặc mã pin của tài khoản chính, và bạn có thể truy cập các dữ liệu trong tài khoản này của mình.

Các dữ liệu trong tài khoản Google Drive phụ của bạn sẽ được lưu trong một thư mục Google Drive riêng được hiển thị trong thư mục tài khoản người dùng mới. Và mọi thứ mà bạn thêm vào thư mục sync sẽ tự động đồng bộ.

Thực hiện các bước tương tự để đồng bộ nhiều tài khoản Google Drive nếu muốn.

Lưu ý quan trọng:

Đảm bảo bạn đã thực hiện các bước cài đặt ở trên khi khởi chạy ứng dụng Google Drive thứ 2. Vì lý do nào đó Windows sẽ không cho phép người dùng thiết lập hệ điều hành từ cùng một tài khoản người dùng trong tương lai.

Nhược điểm

Cả 2 tài khoản Google Drive của bạn sẽ chạy và dữ liệu sẽ được đồng bộ hóa. Tuy nhiên có một vài hạn chế mà bạn nên biết:

– Bạn không thể mở hoặc quản lý các thiết lập ứng dụng Google Drive phụ từ tài khoản người dùng chính. Khi bạn kích chuột trái hoặc chuột phải vào tài khoản chính, không có menu nào hiển thị cả. Nếu muốn thay đổi các tùy chọn của mình trong tương lai, bạn sẽ phải đăng xuất và đăng nhập tài khoản người dùng phụ và tinh chỉnh các thiết lập Google Drive tại đó.

– Bạn sẽ phải tự mở ứng dụng Google Drive phụ mỗi lần khởi động lại máy tính.

– Nếu muốn thoát ứng dụng Google Drive, bạn sẽ phải làm điều đó từ Task Manager (mở Task Manager bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Esc).

Chắc nhiều bạn sử dụng Google Drive Unlimited thắc mắc Bộ nhớ dùng chung là gì? Shared Drives là gì? Khi sử dụng Google Drive thì một số tài khoản sẽ thấy Bộ nhớ dùng chung (hay Shared Drives) phía dưới Drive của tôi

Bộ nhớ dùng chung Google Drive là một dịch vụ ra đời đã lâu nhưng chưa được nhiều người biết đến, trong bài hướng dẫn này chúng tôi sẽ gửi tới các bạn thông tin chi tiết Bộ nhớ dùng chung Google Drive là gì? Cách cài đặt và sử dụng Bộ nhớ dùng chung cùng những mẹo nhỏ giúp tận dụng dịch vụ lưu trữ Bộ nhớ dùng chung với dung lượng không giới hạn và bạn hoàn toàn có thể kiểm soát được các nội dung cập nhật trong Bộ nhớ dùng chung Google Drive.

Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives) với tên gọi cũ là Drive Nhóm hay Team Drives

Bộ nhớ dùng chung là một không gian lưu trữ chung để các Nhóm (Teams) trong công ty, tổ chức,.. của bạn có thể dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập vào các file tài liệu của họ từ bất cứ nơi nào và trên bất kì thiết bị nào.

Không giống những file trong Drive của tôi (My Drive), dữ liệu trong Bộ nhớ dùng chung thuộc về một nhóm chung thay vì một cá nhân. Do đó ngay cả khi những thành viên trong Nhóm nghỉ việc, những file này vẫn được giữ nguyên vẹn, qua đó giúp Nhóm của bạn có thể tiếp tục truy cập dữ liệu, chia sẻ thông tin và hoàn thành công việc.

Hoặc đơn giản hơn, Bộ nhớ dùng chung có thể thêm gmail của một hoặc nhiều thành viên vào nhóm, gmail của thành viên đó sẽ được upload không giới hạn dung lượng lên nhóm đó. Hay còn gọi là chia sẽ dung lượng cho tài khoản khác.

Hướng dẫn sử dụng Bộ nhớ dùng chung

Bước 2: Đây là giao diện cơ bản của Google Drive. Các bạn có thể thấy logo chúng tôi ở góc phải trên của ảnh. Tiếp theo chúng ta chú ý tới một số điểm như sau:

Bước 4: Sau khi ấn ” Tạo ” folder ở bước 3 thì bạn sẽ được chuyển sang giao diện mới. Giao diện của folder bộ nhớ dùng chung. Tại đây có một số thông tin mà Google liệt kê ra như:

Bước 5: Tại bước này sẽ là bước thêm thành viên mới vào bộ nhớ dùng chung. Tại đây bạn sẽ có một số yêu cầu để bắt đầu như:

1. Bạn có thể nhập tên hoặc địa chỉ email của thành viên trong bộ nhớ dùng chung để thêm vào. Các bạn nên nhập email cho đỡ nhầm lẫn.

2. Tại phần cấp quyền mình khoanh đỏ có các lựa chọn như sau:

Người quản lý: nếu tài khoản được cấp quyền này đồng nghĩa với việc thành viên đó sẽ có toàn quyền quản lý các thành viên khác, có thể tải tài liệu lên / chỉnh sửa tài liệu và xóa tài liệu của các thành viên khác tải lên.

Người quản lý nội dung: thành viên được cấp quyền này có thể tải tài liệu lên và chỉnh sửa, xóa tất cả các tập tin hiện có tại folder của bộ nhớ dùng chung.

Người đóng góp: thành viên được cấp quyền này có thể tải tài liệu lên và chỉnh sửa tất cả các tập tin hiện có tại folder của bộ nhớ dùng chung.

Người xem: Chỉ có thể xem nội dung tài liệu mà thôi :D.

Mặc định thì Google để quyền truy cập thứ hai ( Người quản lý nội dung), điều này khá là rủi ro. Các bạn nên để quyền cho các tài khoản trong nhóm là ( Người đóng góp). Điều này sẽ làm giảm khả năng rủi ro vì có thể chỉnh sửa nhầm tài liệu của người khác. Mặc dù Google có chức năng “roll-back” lại nhưng nói chung là cũng phức tạp :D.

Nội dung các bạn có thể ghi chú cho thành viên mới được thêm vào. Các bạn ghi gì chả được, không ghi cũng được :D.

Cài đặt bộ nhớ dùng chung

Đổi tên

Tìm kiếm trong

Xóa drive nhóm

Giờ đây người dùng sẽ không phải mất thời gian vào việc đồng bộ các tài liệu hay lo lắng về việc tốn dung lượng bộ nhớ. Với Drive File Stream, bạn và đồng nghiệp có thể truy cập và làm việc bất cứ lúc nào.

Upload và chia sẻ file trên Bộ nhớ dùng chung Google Drive

Việc upload và chia sẻ file hay tạo folder trên drive bộ nhớ dùng chung cũng như 1 gmail thông thường. Tuy nhiên ở phần drive bộ nhớ dùng chung, Google không cho phép người dùng share folder mà chỉ share file để hạn chế về việc lạm dụng tính năng bộ nhớ dùng chung của Google Drive.

Cách thoát ra Bộ nhớ dùng chung Google Drive, xóa Bộ nhớ dùng chung

Nếu bạn là Người quản lý thì hãy vào Quản lý thành viên sau đó xóa Thành viên muốn xóa

Nếu bạn là Người quản lý nội dung, Người đóng góp, Người nhận xét, Người xem thì chỉ có cách nhờ Người quản lý xóa bạn ra khỏi Bộ nhớ dùng chung đó thôi.

Một số lưu ý:

Để xóa Bộ nhớ dùng chung thì có 2 cách:

Vào Quản lý thành viên và xóa bạn ra

Xóa tất cả nội dung, file, folder đó, sau đó chọn Xóa bộ nhớ dùng chung

Như vậy, phía trên chúng tôi đã hướng dẫn chi tiết cho các bạn biết Bộ nhớ dùng chung là gì, cũng như cách sử dụng nó. Hy vọng, sẽ giúp ích cho các bạn hơn trong quá trình sử dùng Google Drive