Cách Tạo Và Sử Dụng Email / TOP 6 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 3/2023 # Top View

Khi bạn nhận ra rằng bạn thường xuyên gửi các email rất giống nhau , đừng nhấp vào Gửi ngay lập tức. Lưu tin nhắn dưới dạng mẫu tin nhắn đầu tiên trong Outlook , và thành phần của tuần tiếp theo sẽ có nhiều swifter bắt đầu từ văn phòng phẩm đó (không được nhầm lẫn với văn phòng phẩm email, tất nhiên …).

Tạo mẫu email (cho thư mới) trong Outlook

Để lưu thư dưới dạng mẫu cho các email trong Outlook trong tương lai:

Tạo một thư email mới trong Outlook.

Đi tới Thư (nhấn Ctrl-1 , ví dụ).

Nhấp vào Email mới trong phần Mới của băng nhà hoặc nhấn Ctrl-N .

Bây giờ hãy nhập nội dung văn bản của mẫu email.

Không xóa bất kỳ chữ ký nào nếu bạn đã thiết lập Outlook để tự động thêm chữ ký khi soạn.

Nhấp vào Tệp trong thanh công cụ của thư.

Chọn Save As trên trang tính đã xuất hiện.

Trong Outlook 2010, nhấp vào nút Office và chọn Save As .

Chọn Outlook Template trong Save as type: trong hộp thoại Save As .

Outlook sẽ tự động chọn thư mục “Mẫu” để lưu.

Nhấp vào Lưu .

Đóng cửa sổ soạn thảo email.

Nếu bị xúi giục:

Nhấp vào Không trong Chúng tôi đã lưu bản nháp của tin nhắn này cho bạn. Muốn giữ nó? .

Tất nhiên, bạn cũng có thể gửi tin nhắn – sử dụng, theo cách này, mẫu cho lần đầu tiên – thay vì loại bỏ nó.

Soạn email bằng cách sử dụng mẫu trong Outlook

Để viết một tin nhắn mới (xem bên dưới để trả lời) bằng cách sử dụng mẫu tin nhắn trong Outlook:

Chuyển đến Thư trong Outlook.

Ví dụ: bạn có thể nhấn Ctrl-1 .

Đảm bảo rằng dải Home (hoặc HOME ) được chọn và mở rộng.

Nhấp vào Mục mới trong phần Mới .

Đảm bảo Mẫu Người dùng trong Hệ thống Tệp được chọn trong Tìm trong:.

Bấm đúp vào mẫu thư email mong muốn.

Địa chỉ, thích nghi và cuối cùng gửi email.

Tạo mẫu email đơn giản để trả lời nhanh trong Outlook

Để thiết lập mẫu cho các câu trả lời cực nhanh trong Outlook:

Chuyển đến Thư trong Outlook.

Đảm bảo ruy-băng Trang chủ đang hoạt động và được mở rộng.

Chọn Tạo mới trong phần Các bước nhanh .

Bạn cũng có thể nhấp vào nút Quản lý các bước nhanh ở góc dưới bên phải của phần, nhấp vào Mới và chọn Tùy chỉnh .

Nhập tên viết tắt cho mẫu trả lời của bạn dưới Tên:.

Ví dụ: đối với mẫu để trả lời bằng mô tả sản phẩm và danh sách giá, bạn có thể sử dụng ví dụ như “Trả lời (Giá)”.

Nhấp vào Chọn hành động trong Hành động .

Chọn Trả lời (trong phần Trả lời ) từ trình đơn đã xuất hiện.

Sử dụng Tin nhắn Mới (thay vì Trả lời ), bạn cũng có thể thiết lập mẫu đơn giản cho các tin nhắn mới, bao gồm cả người nhận mặc định.

Nhấp vào Hiển thị tùy chọn .

Nhập tin nhắn cho thư trả lời của bạn dưới Tiêu đề:.

Có thể, hãy chọn Tầm quan trọng: Bình thường để trả lời của bạn đi ra ngoài với tầm quan trọng bình thường bất kể cấp độ của thư gốc.

Tùy chọn, chọn Tự động gửi sau 1 phút trì hoãn. .

Điều này có nghĩa là bạn sẽ không nhận được để chỉnh sửa hoặc thậm chí xem trả lời theo mặc định trước khi Outlook cung cấp nó.

Trong 1 phút, thông báo sẽ nằm trong thư mục Hộp thư đi , tuy nhiên; bạn có thể xóa nó từ đó hoặc mở nó để chỉnh sửa để tránh trả lời nhanh.

Tùy chọn, thêm các hành động khác bằng cách sử dụng Thêm hành động .

Thêm một hành động để di chuyển thư gốc vào thư mục lưu trữ của bạn, ví dụ, hoặc phân loại nó bằng một màu nhất định để giúp bạn phát hiện các thư nhận được câu trả lời soạn sẵn.

Cũng có thể tùy chọn, chọn lối tắt bàn phím cho tác vụ bên dưới Phím tắt: để thực hiện hành động nhanh hơn.

Nhấp vào Kết thúc .

Trả lời email nhanh bằng cách sử dụng Mẫu trả lời nhanh trong Outlook

Để gửi trả lời với mẫu Bước Nhanh được xác định trước:

Đảm bảo rằng thư mà bạn muốn trả lời được chọn trong danh sách thư hoặc mở (trong ngăn đọc Outlook hoặc trong cửa sổ riêng của nó).

Đảm bảo ruy-băng Trang chủ (sử dụng danh sách thư hoặc ngăn đọc) hoặc ruy-băng Tin nhắn (có mở email trong cửa sổ riêng) được chọn và mở rộng.

Nhấp vào bước trả lời mong muốn trong phần Các bước nhanh .

Để xem tất cả các bước, hãy nhấp vào Thêm .

Nếu bạn đã xác định lối tắt bàn phím cho hành động, bạn cũng có thể nhấn phím tắt, tất nhiên.

Nếu bạn chưa thiết lập Bước Nhanh để tự động gửi thư, hãy điều chỉnh email khi cần và nhấp Gửi .

(Được thử nghiệm với Outlook 2013 và Outlook 2016)

Alike posts

Sapid posts

Việc tạo và sử dụng các mẫu email có sẵn trong Outlook sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Điều này đặc biệt hữu ích với các đơn vị chăm sóc khách hàng qua email.

Cách tạo mẫu email trong Outlook

Để tạo mẫu email thời trong Outlook, hãy thực hiện các bước sau:

Lưu ý: Không thay đổi thư mục đích nơi lưu mẫu email, nếu không Outlook sẽ không thể định vị được. Theo mặc định, Outlook lưu tất cả các file mẫu vào thư mục: C:UsersUserNameAppDataRoamingMicrosoftTemplates.

Trong đó UserName chính là tên tài khoản của Windows mà bạn đang sử dụng.

Cách sử dụng mẫu email trong Outlook

Để tạo một email dựa trên mẫu email, bạn thực hiện theo cách sau đây:

Bước 1: Điều hướng đến thẻ Developer rồi bấm nút Choose Form từ nhóm tính năng Custom Forms.

Lưu ý: Trong trường hợp thẻ Developer không xuất hiện trên giao diện ribbon của Outlook, kích chuột phải vào bất kỳ vị trí bất kỳ trên giao diện ribbon và chọn tùy chọn Customize the Ribbon …

Trong hộp thoại Outlook Options hiển thị, kích vào tùy chọn Developer ở cột bên trái.

Bước 2: Trong hộp thoại Choose Form xuất hiện, chọn tùy chọn User Templates in file System. Một danh sách tất cả các mẫu email sẽ hiển thị, kích chọn mẫu email bạn cần và bấm nút Open.

Cách chỉnh sửa mẫu email trong Outlook

Để sửa đổi một mẫu email hiện có, hãy mở dưới dạng một email (như được mô tả ở trên) và thực hiện các thay đổi bạn muốn. Sau đó, lưu lại mẫu một lần nữa.

Cách ghim mẫu email vào thanh tác vụ hoặc tạo shortcut trên màn hình

Nếu thường xuyên sử dụng một hoặc nhiều mẫu email trong công việc, việc điều hướng đến thẻ Developer mỗi lần muốn chọn mất khá nhiều thời gian.

Trong trường hợp này, bạn có thể tạo một shortcut và đặt trên màn hình hoặc ghim mẫu vào thanh tác vụ. Trong đó, tùy chọn ghim mẫu vào thanh tác vụ là nhanh và đơn giản hơn.

Bước 1: Truy cập đến thư mục chứa tất cả các mẫu email trong Outlook: C:UsersUserNameAppDataRoamingMicrosoftTemplates

Bước 2: Tìm mẫu email sử dụng thường xuyên, kích chọn tên file và kéo thả về phía biểu tượng Outlook trên thanh tác vụ. Như vậy mẫu email được chọn sẽ được ghim vào menu ngữ cảnh của biểu tượng Outlook.

Bước 3: Lần tới khi cần gửi e-mail với mẫu email trong Outlook, kích chuột phải vào biểu tượng Outlook trên thanh tác vụ và chọn tên mẫu email bạn muốn.

Nếu bạn không muốn ghim một mẫu email cụ thể trên thanh tác vụ nữa, kích chuột phải vào nó và chọn Unpin from this list.

Thao tác này sẽ tạo ngay một shortcut của mẫu email thường sử dụng, từ đây bạn chỉ cần kích đúp vào file này mỗi khi cần tạo và gửi một email mới từ mẫu này.

Cách chia sẻ các mẫu email trong Outlook

Các mẫu email trong Outlook là một tệp thông thường (.oft), vì vậy bạn có thể chọn bất kỳ mẫu nào từ thư mục lưu trữ tất cả các mẫu Outlook (C:UsersUserNameAppDataRoamingMicrosoftTemplates) và gửi dưới dạng tệp đính kèm email hoặc lưu vào một chia sẻ mạng.

Bước 1: Thiết kế mẫu email của bạn và mở như một email thông thường.

Bạn cũng có thể thiết kế mẫu email Outlook của mình bằng bất kỳ trình soạn thảo HTML nào khác và lưu tệp html kết quả vào cùng một thư mục đều được.

Từ giờ trở đi, mẫu email Outlook mới của bạn sẽ tự động được áp dụng cho tất cả các email gửi đi.

Cách sử dụng mail merge để trộn thư và gửi email cũng khá đơn giản ngay cả khi bạn là người không thường xuyên sử dụng máy tính.

Mail merge giúp bạn gửi thư tới hàng loạt địa chỉ, thường được sử dụng gửi thư cảm ơn tới hàng ngàn khách hàng, hay kết quả thi tuyển sinh tới hàng vạn thí sinh, …

Để tiến hành mail merge, bạn cần chuẩn bị 2 file:

– Một file văn bản dạng Word (chứa mẫu nội dung thư cần gửi)

Nội dung thư mẫu có dạng word

– Một file nguồn thường có dạng Excel (chứa thông tin khách hàng: họ tên, địa chỉ . . .)

Thông tin nguồn thường có dạng Excel

Để thực hành theo hướng dẫn các bạn có thể tải 2 file này ở liên kết sau:

– file mẫu nội dung thư dạng Word: https://goo.gl/3aBBps

– file mẫu thông tin nguồn dạng Excel: https://goo.gl/cqdyYQ

Bước 1: Mở file word với nội dung thư mẫu đã được soạn, ở bài viết này là file chứa nội dung thông báo kết quả tuyển sinh, chọn Mailings → Start Mail Merge → Step by step mail merge wizad… như hình sau

Bước 2: Chọn Use the current document và nhấn Next

Bước 3: Chọn đường dẫn chứa file dữ liệu nguồn dạng Excel

Bước 4: chọn sheet dữ liệu và nhấn OK như hình sau

Bước 5: Hộp thoại Mail Merge recipients xuất hiện, nhấn OK

Bước 6: Sau bước 5, bạn để chuột ở vị trí cần chèn như hình sau

Bước 7: Thực hiện lại bước 6 với các thông tin ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ, khối thi, điểm, . . . ta sẽ được hình sau

Bước 8: Sau khi chèn các field như trên, bạn nhấn vào Next: Preview your let (step 5, step 6) và kết thúc quá trình mail merge ta được kết quả.

sau khi nhấn OK mail merge sẽ kết nối tới Email của bạn qua Outlook để bạn tiến hành gửi Email.

có thể bạn muốn xem:

Kết nối với Email là một trong những phần phổ biến, xuất hiện trong nhiều website từ trước đến nay. SMTP là một giao thức gửi Email phổ biến, đây là một giao thức dễ dàng sử dụng và cấu hình. Trong bài viết này mình sẽ chia sẻ với bạn cách để gửi Mail qua giao thức SMTP của Gmail trong lập trình PHP một cách đơn giản nhất.

Xây dựng Form giao diện gửi Mail

Đầu tiên là xây dựng form HTML bao gồm các trường là Email gửi đến, tiêu đề thư và nội dung thư gửi. Dữ liệu trong Form sẽ được gửi tới file mail.php để xử lý.

Tạo tệp cấu hình, tiếp nhận và xử lý Email gửi đi

Tạo một tệp mới có tên mail.php, sao chép toàn bộ thư mục thư viện PHPMailer bỏ vào thư mục web. Trở lại file mail.php và thêm đoạn code sau:

require_once 'PHPMailer/PHPMailerAutoload.php';

Tiếp theo hãy thêm đoạn code sau:

if(isset($_POST['emainsend'])) { $to_id = $_POST['emainsend']; $message = $_POST['message']; $subject = $_POST['subject']; $mail = new PHPMailer; } else { } } else{ }

#1: Lấy dữ liệu được gửi từ form.

#2: Cấu hình thông tin SMTP. Các thông tin cấu hình sẽ được lấy từ thông tin cấu hình trên Gmail SMTP (phần sau mình sẽ hướng dẫn lấy thông tin cấu hình đó).

#3: Gán dữ liệu vào các biến gửi Mail.

#4: Thực hiện gửi Mail và kiểm tra trạng thái.

Cách lấy thông tin SMTP của Gmail

Bây giờ mình sẽ tiến hành lấy thông tin SMTP của Gmail để thay lên thông tin cấu hình trong file mail.php. Đầu tiên bạn truy cập đến đường link sau: https://myaccount.google.com/. Sau đó nhấn “Đăng nhập vào Google”.

Bây giờ mình tiến hành cấu hình SMTP dựa vào thông tin mật khẩu ứng dụng đã lấy như sau:

$(document).ready(function() { var submit = $(“button[type=’submit’]”); { var data = $(‘form#mail-form’).serialize(); $.ajax({ type : ‘POST’, url : ‘mail.php’, dataType:’html’, data : data, success : function(data) { if(data == ‘success’) { alert(‘Đã Gửi mail thành công !’); }else{ alert(‘Gửi mail thất bại, vui lòng kiểm tra lại’); } } }); return false; }); });

Bây giờ bạn mở file mail.php tìm đến phần echo 'Failed'; } else { echo 'success'; } } else{ echo 'No data'; }

Gửi mail thành công, bảng thông báo Alert hiển thị mà không phải tải lại trang. Khuyến cáo khi sử dụng Ajax bạn nên thêm khoản thời gian delay, thuộc tính disable cho nút gửi nhằm hạn chế việc gửi nhiều lần.