Cách Tạo Unread Mail Trong Outlook / TOP 9 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 3/2023 # Top View

Trong Outlook, bạn có thể tạo một hoặc nhiều chữ ký được cá nhân hóa cho email của mình. Chữ ký của bạn có thể bao gồm văn bản, hình ảnh, danh thiếp điện tử, biểu trưng hoặc thậm chí là hình ảnh chữ ký viết tay. Bạn có thể thiết lập để chữ ký tự động thêm vào tất cả các thư gửi đi hoặc tùy theo từng trường hợp.

Lưu ý: Nếu bạn có tài khoản Microsoft Office 365, đồng thời sử dụng Outlook và Outlook trên web hoặc Outlook trên web cho doanh nghiệp, bạn cần phải tạo chữ ký trong cả hai sản phẩm. Để tạo và sử dụng chữ ký email trong Outlook trên web, Create và thêm chữ ký email trong chúng tôi hoặc Outlook trên web.

Bước 1: Mở một email mới.

Tùy thuộc vào kích thước cửa sổ Outlook, menu nút Message menu và Signature có thể ở hai vị trí khác nhau.

Bước 3: Chọn New, trong hộp thoại New Signature, nhập tên cho chữ ký.

Bước 4: Trong Edit signature, gõ vào chữ ký của bạn. Bạn có thể thay đổi phông chữ, màu chữ và kích thước cũng như căn chỉnh văn bản. Nếu bạn muốn tạo chữ ký với dấu đầu dòng, bảng hoặc đường viền, hãy sử dụng Word để định dạng văn bản, sau đó sao chép và dán chữ ký vào hộp Edit signature.

Lưu ý:

Bạn có thể thêm liên kết và hình ảnh vào chữ ký email, thay đổi phông chữ và màu sắc,… bằng cách sử dụng mini formatting bar trong Edit signature.

Bạn cũng có thể thêm các icons và liên kết vào chữ ký của mình.

Bước 5: Trong Choose default signature, hãy đặt các tùy chọn sau cho chữ ký của bạn

Trong E-mail account, chọn một tài khoản email để liên kết với chữ ký. Bạn có thể đặt chữ ký khác nhau cho mỗi tài khoản email.

Nếu bạn muốn chữ ký mặc định được thêm vào tất cả thư mới, trong hộp thả xuống New messages, hãy chọn một trong các chữ ký của bạn. Nếu bạn không muốn tự động thêm chữ ký vào thư mới, hãy chọn none.

Nếu bạn muốn chữ ký của mình xuất hiện trong các thư bạn trả lời và chuyển tiếp, trong menu Replies/forwards, chọn một trong các chữ ký của bạn. Nếu không, hãy chấp nhận tùy chọn mặc định của (none).

Bước 6: Chọn OK để lưu chữ ký mới và quay lại tin nhắn. Outlook sẽ không thêm chữ ký mới vào thư bạn đã mở ở Bước 1, ngay cả khi bạn chọn áp dụng chữ ký cho tất cả thư mới. Bạn sẽ phải thêm chữ ký theo cách thủ công vào thư này. Tất cả các thư trong tương lai sẽ có chữ ký được thêm tự động. Để thêm chữ ký theo cách thủ công, hãy chọn Signature từ Message menu và sau đó chọn chữ ký bạn vừa tạo.

Thêm logo hoặc hình ảnh vào chữ ký của bạn

Nếu bạn muốn thêm logo công ty hoặc hình vào chữ ký, hãy sử dụng các bước sau.

Trong hộp Select signature to edit, hãy chọn chữ ký bạn muốn thêm biểu tượng hoặc hình ảnh vào.

Chọn Image icon, Chèn hình ảnh từ biểu tượng thiết bị, định vị tệp hình ảnh của bạn và chọn Insert.

Để thay đổi kích thước hình ảnh, nhấp chuột phải vào hình ảnh, sau đó chọn Picture. Chọn tab Size và sử dụng các tùy chọn để thay đổi kích thước hình ảnh. Để giữ tỷ lệ hình ảnh, hãy đảm bảo chọn Lock aspect ratio.

Khi hoàn tất, chọn OK, sau đó chọn OK lần nữa để lưu các thay đổi cho chữ ký.

Chèn chữ ký theo cách thủ công

Nếu bạn không chọn chèn chữ ký cho tất cả thư hoặc trả lời mới và chuyển tiếp, bạn vẫn có thể chèn chữ ký theo cách thủ công.

Trong email, trên tab Message, chọn Signature.

Chọn chữ ký của bạn từ menu xuất hiện. Nếu có nhiều chữ ký, bạn có thể chọn bất kỳ chữ ký nào bạn đã tạo.

Hướng dẫn cách tạo chữ ký trong mail Outlook (Update 2020)

Microsoft hỗ trợ người dùng dễ dàng tạo các chữ ký trong mail tùy chỉnh, với các hình ảnh chứa liên kết đến website hoặc logo công ty bằng phần mềm Outlook 2016, 2019, trang web chúng tôi cho Windows. Bạn cần phải có một chút kinh nghiệm để lựa chọn font chữ, màu sắc, và thiết kế của chữ ký phù hợp với doanh nghiệp hoặc mục đích mong muốn, và sau đây sẽ là những bước chi tiết để bạn có thể tạo chữ ký trong Uutlook và tùy chỉnh những cài đặt bên trong phần mềm này một cách dễ dàng.

Ghi chú: Nếu như bạn thường xuyên gửi thư bằng Gmail thay vì Outlook, hãy tham khảo bài viết Cách tạo chữ ký trong Gmail của chúng tôi.

Những phần mềm giúp gửi/nhận Email của Microsoft

Để bắt đầu, mình xin liệt kê những phiên bản phần mềm gửi/nhận email của Microsoft:

chúng tôi – Đây là phiên bản web miễn phí là đối thủ ngang tầm với Gmail của Google. Là phiên bản kế thừa của Window Live Mail và Hotmail.

Outlook Office 365 – Là một phần mềm có trong phiên bản trả phí hàng tháng của dịch vụ Microsoft Office 365. Với tính năng được cập nhật hàng tháng.

Outlook 2019 – Lại là một phiên bản trả phí khác nữa, tuy nhiên sự khác biệt là bạn chỉ cần thanh toán một lần là có thể sử dụng mãi mãi.

Cách tạo chữ ký trên trang web Outlook.com

Bước 1: Truy cập trang chủ chúng tôi và đăng nhập bằng tài khoản Outlook hoặc Microsoft mà bạn đã tạo trước đó.

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Cài đặt (Settings), sau đó trong ô tìm kiếm bạn hãy nhập vào từ khóa “Chữ ký email“. Ngay khi bạn bắt đầu nhập thì Outlook đang lọc ra các kết quả phù hợp. Sau khi lọc thành công thì bạn hãy nhấp vào tính năng Chữ ký email.

Bước 3: Sau đó sẽ có một cửa sổ hiện lên. Và bạn như đã thấy thì nó đã chọn sẵn chức năng Thảo và trả lời (Compose and reply).

Bước 4: Tại mục Email signature, bạn hãy tạo chữ ký phù hợp với ý định của mình, ngoài ra hãy lựa chọn thêm các định dạng ưa thích bằng thanh công cụ phía trên.

Bước 5: Nếu muốn, chúng ta có thể thêm vào hình ảnh để tăng sự nổi bật cho chữ ký bằng nút Insert Pictures.

Bước 6: Sau khi đã tùy biến xong chữ ký, bạn hãy nhớ đánh dấu vào hai ô phía dưới để nó tự động hiển thị chữ ký mỗi khi bạn gửi, chuyển tiếp mail đến người khác. Nếu không bạn phải chèn thủ công ở mỗi email.

Bước 7: Cuối cùng nhấn Lưu (Save).

Bước 8: Để thử xem chữ ký đã hoạt động hay chưa, thì bạn hãy nhấn chọn Thư mới (New message). Và ngay lập tức thấy chữ ký đã được hiển thị.

Cách chèn chữ ký thủ công trong Outlook.com

Nếu trong các bước tạo chữ ký Outlook phía trên mà bạn không cho nó được hiển thị tự động, thì chúng ta cũng có thể chèn chữ ký một cách thủ công như sau:

Bước 1: Nhấn vào Thư mới (New message).

Bước 2: Nhấp chuột vào biểu tượng Dấu ba chấm, và chọn Chèn chữ ký.

Cách tạo chữ ký Email trong Outlook 2010, 2013, 2016, 2019

Để có thể chèn chữ ký vào mỗi Email bạn gửi đi trong Outlook khá là dễ. Thứ mà bạn sẽ gặp khó khăn chính là bộ chỉnh sửa chữ ký của phần mềm Outlook có tính năng khá sơ sài. Để có thể cài đặt chữ ký trong Outlook, bạn hãy thực hiện những bước sau:

Bước 1: Mở Microsoft Outlook từ Start Menu hoặc cửa sổ Desktop của bạn.

Bước 3: Tiếp theo, trong cửa sổ Outlook Options, bạn hãy chọn mục Mail tại danh sách tính năng bên trái, sau đó nhấp chuột vào nút Signatures.

Ghi chú: Bạn cũng có thể mở tính năng Signatures để thêm chữ ký trong khi đang soạn Mail, bằng cách chọn Signatures ngay tại thanh Menu phía trên.

Bước 4: Trong cửa sổ Signatures and Stationery, nhấn New để tạo chữ ký Outlook. Sau đó nhập tên cho chữ ký đó.

Bước 5: Sau đó, bạn chuyển sang khung lớn phía dưới, tạo chữ ký phù hợp với doanh nghiệp, hoặc cá nhân. Chúng ta cũng có thể sử dụng thanh công cụ phía trên để định dạng hoặc chèn ảnh để tạo sự đặc biệt.

Bước 6: Trong mục “Choose default signature”, lựa chọn tài khoản Email sẽ sử dụng chữ ký này. Và nếu muốn tự động áp dụng chữ ký này cho tất cả bức thư mới thì bạn hãy chọn tên của chữ ký mà bạn đã tạo từ Menu của New messages. Tương tự như vậy, nếu muốn mỗi khi bạn trả lời tin nhắn hoặc chuyển tiếp, thì cũng chọn tên của chữ ký tại Menu của Replies/forwards. Hoặc bạn cũng có thể để None cho cả 2 chế độ này, và thêm chữ ký thủ công.

Bước 7: Để kiểm tra xem chữ ký đã hoạt động chưa thì bạn hãy thử tạo một Email và sẽ thấy chúng nằm phía dưới bức thư.

Lưu ý: Nếu bạn không thấy bất kỳ chữ ký nào, thì do bạn không cài đặt để sử dụng nó tự động, và do đó bạn cần phải thêm chúng một cách thủ công bằng nút Signature phía trên thanh công cụ.

Hướng dẫn cài chữ ký thủ công trong Microsoft Outlook 2010, 2013, 2016, 2019

Bước 1: Nhấn New Email trong phần mềm Outlook.

Bước 2: Nhấp chuột vào Signature phía trên, chọn tên của chữ ký mà bạn đã tạo.

Bước 3: Ngay lập tức, nó sẽ hiển thị phía dưới nội dung của Email.

Chỉ như vậy thôi. Nếu muốn tạo những chữ ký khác nhau cho nhiều mục đích, bạn chỉ cần làm lại các bước trong bài viết này. Bạn cũng có thể tạo nhiều chữ ký cho một tài khoản Outlook, và thêm chúng một cách thủ công bằng nút Signatures.

Tùy thuộc theo kích thước cửa sổ Outlook, thực đơn nút Message thực đơn và Signature có thể ở hai vị trí không giống nhau.

Bước 3: Chọn New, trong hộp thoại New Signature, nhập tên cho chữ ký.

Bước 4: Trong Edit signature, gõ vào chữ ký của bạn. Bạn có thể thay đổi phông chữ, màu chữ và kích thước cũng như căn chỉnh văn bản. nếu bạn muốn tạo chữ ký với dấu đầu dòng, bảng hoặc đường viền, hãy dùng Word để định dạng văn bản, sau đó sao chép và dán chữ ký vào hộp Edit signature.

Lưu ý:

Bạn sẽ thêm liên kết và hình ảnh vào chữ ký mail, chỉnh sửa phông chữ và sắc màu,… bằng cách dùng mini formatting bar trong Edit signature.

Bạn cũng có thể thêm các icons và liên kết vào chữ ký của mình.

Bước 5: Trong Choose default signature, hãy đặt các tùy chọn sau cho chữ ký của bạn

Trong E-mail account, chọn một tài khoản email để liên kết với chữ ký. bạn sẽ đặt chữ ký khác nhau cho mỗi tài khoản email.

Nếu bạn muốn chữ ký mặc định được thêm vào tất cả thư mới, trong hộp thả xuống New messages, hãy chọn một trong các chữ ký của bạn. nếu như bạn không muốn tự động thêm chữ ký vào thư mới, hãy chọn none.

Nếu như bạn muốn chữ ký của mình xuất hiện trong các thư bạn giải đáp và chuyển tiếp, trong thực đơn Replies/forwards, chọn một trong các chữ ký của bạn. nếu như không, hãy chấp thuận tùy chọn mặc định của (none).

Bước 6: Chọn OK để lưu chữ ký mới và quay lại tin nhắn. Outlook sẽ không thêm chữ ký mới vào thư bạn đã mở ở Bước 1, Ngay cả khi bạn chọn áp dụng chữ ký cho tất cả thư mới. bạn sẽ phải thêm chữ ký theo cách thủ công vào thư này. tất cả các thư trong tương lai sẽ có chữ ký được thêm tự động. Để thêm chữ ký theo cách thủ công, hãy chọn Signature từ Message thực đơn và sau đó chọn chữ ký bạn vừa tạo.

Nếu như bạn mong muốn thêm logo công ty hoặc hình vào chữ ký, hãy sử dụng các bước sau.

Trong hộp Select signature to edit, hãy chọn chữ ký bạn mong muốn thêm biểu tượng hoặc hình ảnh vào.

Chọn Image icon, Chèn hình ảnh từ biểu tượng thiết bị, định vị file hình ảnh của bạn và chọn Insert.

Để chỉnh sửa kích thước hình ảnh, nhấp chuột phải vào hình ảnh, sau đó chọn Picture. Chọn tab Size và dùng các tùy chọn để thay đổi kích thước hình ảnh. Để giữ phần trăm hình ảnh, hãy đảm bảo chọn Lock aspect ratio.

Khi hoàn tất, chọn OK, sau đấy chọn OK lần nữa để lưu các thay đổi cho chữ ký.

Chèn chữ ký theo cách thủ công

Nếu như bạn không chọn chèn chữ ký cho tất cả thư hoặc giải đáp mới và chuyển tiếp, bạn vẫn có thể chèn chữ ký theo cách thủ công.

Trong email, trên tab Message, chọn Signature.

Chọn chữ ký của bạn từ thực đơn xảy ra. nếu như có nhiều chữ ký, bạn có thể chọn bất kỳ chữ ký nào bạn đã tạo.

Một chữ ký mail chuyên nghiệp phải thể hiện phong phú các thông tin cá nhân, doanh nghiệp, số điện thoại, nút liên kết tới các mạng xã hộ và banner. Để thực hiện được việc đó các bạn truy cập vào trang https://htmlsig.com để tạo cho mình một chữ ký mail theo cách điệu chuyên nghiệp.

Bước 3: Tại hình H08 là trang website đã tạo xong cho ta một chữ ký email theo phong cách chuyên nghiệp. Các bạn chỉ phải copy nội dung chữ ký và Paste vào Outlook hay Gmail.

Tham khảo ( chúng tôi chúng tôi … )

Outlook là một trong những dịch vụ Mail hoạt động ổn định và an toàn bậc nhất trên thế giới. Outlook mang đến cho doanh nghiệp gói Microsoft 365 cho các bạn đăng ký và dùng thử.

Để sử dụng email doanh nghiệp hiệu quả cá bạn nên đọc bài viết những điều cần biết khi sử dụng email doanh nghiệp.

1. Outlook là gì?

Outlook là dịch vụ email cung cấp miễn phí đến với người dùng của Microsoft. Khi sử dụng Outlook các bạn có luôn cả hệ sinh thái của Microsoft bao gồm: một ứng dụng email, Outlook cũng tích hợp các tính năng khác như lịch, quản lý công việc, quản lý liên lạc, ghi chú…

Ngoài ra các tính năng trao đổi dành cho công việc trong doanh nghiệp tổ chức cũng được chú trọng.

Chẳng hạn như chia sẻ các hộp thư và lịch biểu, trao đổi thư mục công cộng, danh sách SharePoint và lịch trình cuộc họp.

Khi sở hữu một tài khoản, Outlook sẽ tự động kết nối bạn với một loạt các ứng dụng và dịch vụ của Microsoft bao gồm OneDrive, Skype, Office Online, OneNote và nhiều tiện ích thú vị khác.

Các phiên bản hiện tại của email Outlook bao gồm Microsoft Outlook 2013 cho Windows và 2011 cho Mac.

Mail Outlook cho phép người dùng cá nhân tạo email sử dụng miễn phí. Nhưng một số tính năng dành cho doanh nghiệp bạn phải nâng cấp và tính phí.

2. Các bước tạo email tên miền  với Outlook

Bước 1: Vào trang đăng ký của Outlook

Chọn Get Started.

Bước 2 Nhập tên miền mà bạn muốn tạo.

Trong giao diện Get Started nhập vào địa chỉ tên miền của bạn ở mục Provide your domain name. Tiếp theo bạn chọn mục Set up Windows Live Hotmail for my domain rồi nhấn Continue để chuyển sang bước kế tiếp.

Giả sử bạn có website gia sư thì bạn nhận giasu.com

Bước 5: Cấu hình DNS

Đăng nhập vào tài khoản quản trị doamin để cấu hình DNS theo các thống số nhà cung cấp đã cho ở bước 4.

Như vậy trên hệ thống của Outlook đã có tài khoản của bạn.

Bắt đầu tạo người dùng mới.

Bước 7: Bạn đăng nhập tại chúng tôi và sử dụng

Bước 8: Tạo đường dẫn đăng nhập cho Admin.

Phần này định dạng cho đường dẫn vào link, bạn muốn đường dẫn vào email có dạng: chúng tôi thì làm như sau:

3. Một số tính năng email doanh nghiệp phải có

3.1 Họp video trực tuyến

Với Outlook họp trực tuyến không thể dễ dàng hơn. Bạn có thể thiết lập cuộc họp lên tới 1000 người trên mọi thiết bị.

Nó cũng cho phép phát các lớp học để đào tạo lên tới hàng nghìn người tham gia cùng lúc.

Ngoài tính năng họp Outlook còn cung cấp cho chúng ta công cụ chat trao đổi thông tin tức thời trong công việc.

3.2 Chia sẻ dữ liệu dễ dàng

Outlook mang đến cho bạn một trải nghiệm trong công việc tuyệt vời chỉ với một vài thao tác đơn giản các bạn có thể chia sẻ tập tin đến với bạn bè đồng nghiệp.

Mọi người có thể thao tác trên cùng một file tài liệu, mọi thao tác, sẽ được lưu lại tự động.

Mà bạn có thể chia sẻ tới nhiều người trong nhóm cùng lúc.

3.3 Lưu trữ email làm bằng chứng pháp lý

Là một doanh nghiệp lớn hàng ngàn nhân viên các bạn không thể kiểm soát hết dữ liệu.

Với tính năng lưu trữ email hệ thống tự động tạo bản sao dữ liệu của người dùng, một nhóm người dùng trong tổ chức để chuyển về một mail được chỉ định nhằm lưu trữ và khôi phục khi cần.

3.4 Bảo mật và an toàn

Đây là yếu tố bắt buộc đối với bất kỳ hệ thống mail nào. Hiện nay ở Việt Nam có 3 dịch vụ mail có tính năng an toàn bảo mật hàng đầu là Zoho Mail, Gmail và Outlook.

Ngoài ra trên thị trường có rất nhiều gói email doanh nghiệp giá rẻ. Email này là các công ty tự mua thiết bị cấu hình phát triển dịch vụ mail cho riêng mình.

Điểm yếu của các dịch vụ mail này là tính an toàn bảo mật chưa cao hoạt động không ổn định.

Các bạn có thể tham khảo chi phí email doanh nghiệp của 3 nhà cung cấp email hàng đầu Zoh Mail, G Mail, Microsoft 365.

3.5 Lọc thư rác mạnh mẽ

Ngày nay hầu nhưng chúng ta đang sống chung với thư rác. Với các gói của email doanh nghiệp email rác hầu nhưng được lọc lên đến 99,9%.

3.6 Giao diện sử dụng đơn giản

Mail thiết kế giao diện sử dụng đơn giản, khoa học và đẹp mắt nhưng không hề thiếu các trải nghiệm của một ứng dụng thư đa năng và hiện đại.

Bất cứ ai dù là chưa quen với việc sử dụng cũng có thể lập tức làm việc ngay với Zoho Mail trong lần truy cập đầu tiên.

3.7 Nhiều tính năng có thể tùy chỉnh

Trang cài đặt của Mail có nhiều tính năng giúp cho người dùng dễ dàng tùy chỉnh một giao diện ưa thích từ nền, màu sắc, font chữ, chữ ký, cách hiển thị bố cục…

3.8 Ổn định cao

Rất hiếm khi chúng ta có thể thấy tình trạng gián đoạn của Mail.

Bởi vì nó được vận hành trên trung tâm dữ liệu mạnh mẽ của nhà cung cấp và luôn được giám sát bởi hàng trăm kĩ thuật viên chuyên nghiệp.

Cho dù bạn muốn sử dụng Mail cho mục đích cá nhân hay cho doanh nghiệp, Mail đều có bản miễn phí dành cho bạn.

3.9 Nhiều tính năng cho quản trị viên

Nếu bạn đang sử dụng Mail cho doanh nghiệp, các tính năng dành cho quản trị viên của Mail là rất mạnh mẽ để giúp doanh nghiệp của bạn có thể quản lý và kiểm soát hệ thống.

Đăng ký dùng thử, trải nghiệm thật email doanh nghiệp nền tảng điện toán đám mây nổi tiếng từ Google, Microsoft và Zoho: