Cách Tạo Thư Mục Riêng Trong Outlook / TOP 12 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 3/2023 # Top View

Nếu bạn đã quen Outlook, chắc hẳn bạn đã quen với cách sử dụng của công cụ quản lý hòm thư xuất sắc này. Outlook cho phép bạn đồng bộ và thực hiện gửi/nhận hàng nghìn mail từ các dịch vụ hòm thư online. trong đó, bạn sẽ tạo Rule để thiết lập cho Outlook tự động chắt lọc những mail được gởi từ một hòm thư cụ thể nào đó vào thư mục riêng. Hôm nay chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn tạo thư mục trong Outlook

Hướng dẫn cách tạo thư mục trong outlook mới nhất 2020

1. Cách dùng các thư mục

Các thư mục trong Outlook khá dễ sử dụng nếu bạn biết phải sử dụng gì. phía dưới là một vài những điều căn bản để dùng các thư mục:

Bước 1. Tạo một thư mục mới New Folder

Nhập tên của thư mục mới vào trường Name. Nhấp chuột vào thư mục mà bạn muốn đặt thư mục mới và nhấp vào OK khi mà bạn đã thực hiện xong.

Trong gợi ý này, tôi đã xây dựng một thư mục có tên là Memos và đặt nó dưới thư mục From My Boss. phía dưới là cách sắp xếp các thư mục hiện tại:

Bước 2. Đổi tên một thư mục

Bạn có thể chỉnh sửa tên của thư mục đó sau khi bạn đã xây dựng nó. lựa chọn thư mục bạn mong muốn đổi tên bằng hướng dẫn nhấp chuột vào nó. Nhấp vào biểu tượng đổi tên thư mục Rename Folder trong tab Folder. bạn sẽ nhận thấy một hộp xảy ra xoay quang tên thư mục đó:

Gõ vào tên thư mục mới vào hộp thư. khi mà bạn đã thực hiện xong, nhấn phím Enter trên bàn phím của bạn. Tên thư mục mới của bạn có thể được lưu lại.

Bước 3. Di chuyển một lá thư vào một thư mục

Sau khi bạn đã làm ra một vài thư mục, bạn đã chuẩn bị để tiếp tục đưa những lá thư vào đó. Quay trở lại hộp thư chính của bạn để nhìn thấy các lá thư của bạn:

Bước 4. Xóa một thư mục

Thỉnh thoảng bạn đủ nội lực thấy rằng bạn không còn mong muốn sư dụng một thư mục mà bạn vừa mới tạo. Khi Điều này xảy ra, bạn có thể đơn giản xoá thư mục đấy đi.

Nhấp vào thư mục mà bạn mong muốn xóa trong bảng điều hướng Navigation (bên trái) để chọn nó:

Nhấp vào biểu tượng Delete trong Ribbon. (Trông như dấu X.) Thư mục đó sẽ bị xoá.

Chú ý: nếu bạn xoá một thư mục, bất kỳ lá thư nào trong thư mục đó cũng sẽ bị xóa.

2. Hướng dẫn dùng các thể loại màu để có công ty hơn trong Outlook

Con người hãy có một cái Nhìn sâu sắc hơn về làm sao để tuỳ chỉnh và sử dụng các hạng mục để tổ chức các hộp thư của bạn.

Bước 1. Đổi tên hạng mục

Theo mặc định, các hạng mục đó được đặt tên theo màu sắc. Để đổi tên một hạng mục, nhấp chuột vào mũi tên hướng xuống ở bên phải của biểu tượng Categorize. Từ trình đơn thả xuống chọn toàn bộ Categories. Hộp điều khiển Color Categories sẽ xuất hiện:

Đặt một dấu tích cạnh màu mà bạn mong muốn đổi tên và nhấn vào nút Rename. Gõ đè lên tên mặc định của hạng mục để đổi tên. Nhấp vào nút OK khi mà bạn vừa mới thực hiện xong các hạng mục đấy.

Các hạnh mục tùy chỉnh riêng của bạn đủ sức không giống nhau.

Bước 2. Xóa một hạng mục

Một khi bạn đang tùy chỉnh toàn bộ các hạng mục của bạn, bạn đủ sức thấy rằng bạn sẽ k dùng all các hạng mục này. nếu điều đó xảy ra, bạn đủ nội lực xoá các hạng mục không dùng.

Để xoá một hạng mục, nhấn vào tùy chọn toàn bộ Categories trong trình đơn Categories thả xuống loại. Hộp thoại tất cả Categories mở ra:

Khi một lời nhắc xảy ra đòi hỏi bạn công nhận xóa, bấm nút Yes. khi mà bạn vừa mới hoàn tất các thay đổi cho các hạng mục đó, nhấp vào OK. hình thức màu cam không còn xuất hiện trên trình đơn Categorize thả xuống và bạn k thể gán nó vào một thư email.

Bước 3. Gán một hình thức màu cho một tin nhắn

Bước 4. Làm thế nào để loại bỏ một thể loại màu từ một lá thư hoặc refresh nó

Theo thời gian, các thể loại màu của một lá thư có thể refresh. Bạn có hình thức bỏ một hình thức màu từ một lá thư hoặc sửa đổi và nâng cấp nó. phía dưới là những điều cần sử dụng.

Để loại bỏ một thể loại màu từ một lá thư, nhấn vào lá thư trong hộp thư của bạn để chọn lựa nó. Nhấp vào biểu tượng Categorize. Từ trình đơn thả xuống, nhấp vào thể loại màu mà hiện đã gán cho mail để loại bỏ nó:

Bạn đủ sức gán một hình thức màu mới cho thư từ trình đơn thả xuống Categorize hoặc k gán màu cho nó.

Vũ – Tổng hợp Tham khảo ( chúng tôi … )

Việc tạo ra các rule – quy tắc trong Microsoft Outlook để lưu trữ tất cả các thư từ một địa chỉ vào thư mục cụ thể là việc rất dễ dàng. Bạn có thể sử dụng tính năng này để sắp xếp hộp thư inbox của mình một cách gọn gàng sạch đẹp, tất cả các thư sẽ được lưu trữ có tổ chức giúp cho thời gian làm việc trên Outlook của bạn đạt hiệu quả tốt nhất.

Vậy cách làm thế nào? Ở bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tự động chuyển email gửi tới vào một thư mục trong Outlook. Mời bạn đọc theo dõi.

Chú ý: Bài viết áp dụng với hầu hết các phiên bản: Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007, Outlook Office 365 và Outlook trên web. Bản dành cho Mac cũng tương tự nhưng có đôi chút khác biệt.

Cách chuyển tiếp email đến thư mục trong Outlook

Để chuyển email đến một thư mục cụ thể, bạn làm như sau:

Bước 1: Mở email từ người gửi bạn muốn cài đặt di chuyển tự động đến thư mục cụ thể.

Mở email Outlook từ người gửi bạn muốn di chuyển đến folder riêng biệt

Với Outlook 2010 và 2007 thì nhấn chuột phải lên email bạn muốn đặt di chuyển tự động đến thư mục cụ thể và chọn Create Rule.

Create Rule trên Outlook 2010 và 2007

Bước 3: Trong hộp thoại Create Rule mở ra, bạn tích chọn ô From [Người gửi] và Move the item to folder.

Chọn người gửi cố định muốn chuyển toàn bộ mail sang folder riêng biệt

Thao tác này sẽ đánh dấu việc từ sau này, các thư được gửi từ [Người gửi] sẽ chuyển trực tiếp vào một thư mục sẽ tạo ở bước sau.

Bước 4: Sau khi tích mục Move the item to folder, hộp thoại Rules and Alerts sẽ được hiển thị, bạn chọn thư mục để lưu trữ mail từ [Người gửi].

Nếu muốn tạo folder mới, chọn New, nhập tên cho thư mục trên cửa sổ Create New Folder và chọn OK.

Tạo thư mục lưu trữ email trên Outlook

Bước 5: Nhấn OK trong cửa sổ Create Rule sau đó OK trên hộp thoại xác nhận sau. Tất cả đã hoàn tất, bây giờ tất cả các email được gửi từ [Người gửi] sẽ được chuyển đến một thư mục cụ thể đúng như mong muốn của bạn.

Cách chuyển email vào folder trong Outlook trên web

Bước 1: Đăng nhập tài khoản tại chúng tôi và chọn Thiết đặt (biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải). Outlook trên web giờ có Tiếng Việt nên bạn sẽ rất dễ dàng thao tác.

Mở cài đặt Outlook trên web sau khi đăng nhập

Bước 2: Chọn Xem tất cả cài đặt Outlook (View all Outlook settings)

Mở tất cả cài đặt Outlook để tùy chỉnh chuyển email tự động vào một thư mục

Bước 4: Nhập tên cho thư mục mới trên giao diện Quy tắc (Rules).

Bước 5: Ở phần Thêm điều kiện (Add a condition), nhấn vào mũi tên chỉ xuống của Chọn điều kiện (Choose a condition) và chọn điều kiện bạn cần.

Thêm điều kiện và địa chỉ người gửi sẽ tự động thêm mail vào thư mục mới

Có thể đặt nhiều điều kiện lồng nhau ở bước này nếu bạn muốn

Bước 6: Ở phần Thêm hành động (Add an action), nhấn vào mũi tên chỉ xuống của Chọn hành động (Choose an action) rồi chọn Di chuyển tới (Move to), sau đó thêm thư mục đích để lưu trữ mail theo điều kiện vào ô bên cạnh.

Thêm hành động di chuyển thư tới folder mới trong Outlook

Bước 7: Chọn Lưu (Save). Email đến từ người gửi đó sẽ tự động chuyển đến thư mục bạn đã chọn.

1. Thư mục là gì

Thư mục trong máy tính còn gọi là Folder, là nơi chứa dữ liệu như: tập tin, thư mục con…

Mình có ví dụ sau đây để bạn hiểu rõ hơn như thế nào là thư mục.

Ví dụ: Nếu nói ổ cứng(HDD, SSD) là ngôi nhà, thì các ổ đĩa(D, E..) là phòng, còn thư mục là tủ đồ và trong tủ đồ có thể chứa các vật dụng: quần áo, cà vạt…, Quần áo, cà vạt có thể được coi như: File ảnh, file word, File mp3….

2. Cách tạo thư mục

Có rất nhiều cách để tạo thư mục, tuy nhiên trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn cho bạn cách đơn giản và hiệu quả nhất.

Thực hiện:

Bước 1: Vào nơi mà bạn muốn tạo thư mục, có thể là ổ đĩa(D, E…) hoặc là ở màn hình máy tính(Desktop).

Bước 2: Bấm phải chuột tại 1 khu vực trống, sau đó chọn vào New tiếp theo là chọn vào Folder.

Bước 3: Lúc này sẽ xuất hiện 1 thư mục(Folder) mới, bạn gõ tên cho thư mục mới tạo. Sau đó Bấm Enter hoặc bấm chuột ra 1 vùng trống khác.

3. Cách đổi tên thư mục

Nếu bạn không thích tên cũ hoặc có nhu cầu muốn đổi tên mới cho thư mục.

Thì bạn làm như sau:

Bước 1: Bấm phải chuột vào thư mục muốn đổi tên, sau đó phải chuột chọn vào Rename.

Bước 2: Lúc này tên thư mục sẽ được bôi đen, bạn đặt tên mới cho thư mục. Sau đó bạn bấm Enter hoặc Bấm chuột trái ra 1 vùng trống khác.

Kết quả: Lúc này thư mục đã được đổi tên.

Cách 2:

Bấm chọn vào thư mục, sau đó bấm phím F2 trên bàn phím.

Lúc này tên thư mục sẽ được bôi đen và bạn tiến hành gõ tên mới cho thư mục. Sau khi gõ xong thì bấm phím Enter.

Lúc này thư mục sẽ được đổi thành tên mới.

4. Cách sao chép thư mục

Để sao chép thư mục trong máy tính thì chúng ta có 3 cách sau đây:

+ Cách 1: Bấm phải chuột vào thư mục mà bạn muốn sao chép, sau đó chọn vào Copy.

sau đó bạn di chuyển đến nơi cần để thư mục đã sao chép và bấm phải chuột chọn Paste.

+ Cách 2: Bấm chuột trái vào thư mục cần sao chép, sau đó bạn bấm tổ hợp phím Ctrl + C trên bàn phím.

Sau đó bạn di chuyển đến nơi mà bạn muốn dán thư mục đã sao chép và bấm tổ hợp phím Ctrl + V.

+ Cách 3: Chọn vào thư mục mà bạn muốn sao chép, sau đó chọn vào copy to và dẫn đến nơi mà bạn muốn để dữ liệu trong máy tính.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Copy thư mục trên màn hình máy tính với cách thứ 3 này thì bạn phải bấm chọn vào thư đó sau đó làm như hướng dẫn ở trên.

5. Cách di chuyển thư mục

Để di chuyển thư mục sang ổ đĩa hoặc thư mục khác trong máy tính, thì chúng ta cũng có 3 cách sau.

+ Cách 1: Bấm phải chuột vào thư mục mà bạn muốn di chuyển sau đó chọn Cut

Vào nơi mà bạn muốn di chuyển thư mục và bấm phải chuột chọn Paste.

+ Cách 2: Bấm chuột trái vào thư mục muốn di chuyển sau đó bấm tổ hợp phím Ctrl + X. Tiếp theo vào nơi mà bạn muốn di chuyển thư mục bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán.

+ Cách 3: Chọn vào thư mục mà bạn muốn di chuyển, sau đó chọn vào Move to và chọn đến đích mà bạn muốn di chuyển thư mục

6. Cách xóa thư mục

Nếu không không sử dụng thư mục nữa, thì bạn có thể xóa thư mục đi, bằng 2 cách như sau:

Cách 1: Bấm chuột trái vào thư mục, sau đó phải chuột chọn vào Delete.

Cách 2: Bấm chuột trái vào thư mục muốn xóa sau đó bấm phím Delete trên bàn phím, thì thư mục sẽ được xóa.

Nếu bạn muốn xóa vĩnh viễn 1 file hoặc 1 thư mục nào đó, thì bạn bấm chọn vào thư mục, sau đó bấm tổ hợp phím Shirt + Delete, thì nó sẽ xóa vĩnh viễn không lưu ở thùng rác như cách xóa thông thường.

7. Video hướng dẫn cách tạo thư mục

8. KẾT LUẬN

Như vậy là trong bài viết này, mình đã hướng dẫn các bạn cách tạo thư mục, thay đổi tên và xóa thư mục trong máy tính.

Đây là được gọi là kiến thức nền tảng mà bạn phải biết, nếu muốn sử dụng máy tính thành thạo.

Các quy tắc là một công cụ quan trọng có thể giúp bạn sử dụng Microsoft Outlook hiệu quả hơn. Nếu bạn theo dõi loạt bài hướng dẫn này, chắc bạn đã biết cách tạo các quy tắc trong Outlook. Nếu chưa, bạn có thể tìm hiểu tất cả về cách tạo một quy tắc trong Outlook từ hướng dẫn này về cách tạo quy tắc.

Hướng dẫn về Inbox Zero Mastery (Tải xuống ebook miễn phí)

Trước khi tiếp tục tìm hiểu cách tạo quy tắc tự động lọc trong Microsoft Outlook, hãy chắc chắn tải ebook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Sách này bao gồm các chiến lược sắp xếp hộp thư đến và các thủ thuật hay để quản lý tất cả email đến của bạn hiệu quả hơn.

Tại sao bạn lại nhận những lá không mong muốn

Nếu bạn nhận được email, có thể bạn cũng sẽ nhận được các email không mong muốn. Thật không may, trong môi trường trực tuyến ngày nay tất cả đều quá phổ biến đối với những người gửi spam để có quyền truy cập vào email doanh nghiệp hoặc email cá nhân của bạn. Ngay cả khi bạn nghĩ rằng bạn đang thận trọng với địa chỉ email của mình, thì những hacker và những thứ khác nữa có nhiều cách để tìm ra hoặc mua thông tin email của bạn. Hầu hết các hệ thống email, chẳng hạn như MS Outlook, có sẵn các hệ thống để giúp bạn quản lý spam. Ví dụ, trong Outlook, bạn có thể báo cáo email rác – nhưng một vài thư spam vẫn có thể len lỏi và chuyển vào hộp thư đến của bạn.

Spam chỉ là một loại email không mong muốn mà bạn có thể nhận được. Các loại thư không mong muốn khác có thể bao gồm:

Các email đăng ký. Điều quan trọng cần lưu ý là các email đăng ký không phải là spam. Bạn đã chọn nhận các thư này tại một thời điểm nào đó. Bạn thậm chí có thể vẫn muốn nhận thư đăng ký đó (bạn sẽ đọc nó một ngày nào đó), bạn chỉ không muốn nó nằm trong hộp thư đến của bạn.

Email đến từ những nhân viên cũ hoặc đồng nghiệp. Những nhân viên cũ có địa chỉ email của bạn, tất nhiên là như thế, bởi vì họ đã từng làm việc với bạn. Nếu họ rời khỏi công ty hoặc ở trong các lĩnh vực ít quan trọng hơn, thì bạn có thể sẽ không muốn nhận các email của họ trong hộp thư.

Những email cá nhân mà bạn không muốn nó nằm trong hộp thư đến của mình. Cũng giống như bạn không muốn nhận email từ một số đồng nghiệp cũ, bạn cũng có thể có những người bạn cũ có email của bạn mà bạn không muốn chạy vào trong hộp thư đến của mình. Hoặc, bạn có thể chỉ muốn giữ email cá nhân tách riêng khỏi email công việc của mình.

Email bán hàng. Nếu bạn đã từng tham dự một triển lãm thương mại hoặc thậm chí hợp tác kinh doanh với một công ty, thì bạn có thể sẽ nhận được các email bán hàng. Nếu bạn hiện không còn hoạt động trên thị trường cho sản phẩm đó nữa, bạn có thể sẽ muốn để các email này không nằmg trong hộp thư đến của mình.

Thế còn về bắt nạt?

Bắt nạt trên mạng là một loại email không mong muốn đặc biệt cần phải được xử lý theo một cách khác. Thật không may, bắt nạt trên mạng là một vấn đề nghiêm trọng ngày càng trở nên phổ biến. Nó rất nghiêm trọng, do đó chúng ta cần đề cập đến nó ở đây.

Bạn có thể nghĩ rằng đe doạ trên mạng là điều gì đó xảy ra với trẻ em, nhưng nó cũng có thể ảnh hưởng đến cả người lớn. chúng tôi định nghĩa đe doạ trên mạng là:

“Bắt nạt trên mạng bao gồm gửi, đăng hoặc chia sẻ nội dung tiêu cực, có hại, sai trái hoặc bất lịch sự về người khác. Nó có thể bao gồm chia sẻ thông tin cá nhân hoặc riêng tư về người khác khiến bị xấu hổ hoặc sỉ nhục”.

Nếu bắt nạt trên mạng xảy ra với bạn, hãy thực hiện các bước sau:

Lưu lại bằng chứng. Bạn sẽ cần điều này nếu bạn cần liên hệ với các cơ quan chính quyền pháp lý hoặc với bộ phận nhân sự của công ty bạn.

Báo cáo tin nhắn đó. Nếu bắt nạt là từ một người nào đó trong công ty của bạn, bạn có thể báo cáo tin nhắn đó tới bộ phận nhân sự. Nếu tin nhắn đó từ bên ngoài công ty của bạn, hãy báo cáo cho nhà cung cấp dịch vụ trực tuyến của bạn và Outlook. Ngoài ra, nếu bạn cảm thấy bị đe dọa, hãy báo cáo thông điệp đó cho các cơ quan chính quyền pháp lý.

Chặn người gửi đó. Bạn có thể chặn các tin nhắn từ một người gửi cụ thể trong Outlook. Xem các hướng dẫn bên dưới trong hướng dẫn này.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về bắt nạt trên mạng từ trang Dịch vụ về Sức khỏe và con người của Bộ Y tế Hoa Kỳ – chúng tôi

Cách chặn vả bỏ chặn thư từ một người gửi cụ thể

Bạn có thể sử dụng các công cụ Outlook để chặn tất cả thư từ một người gửi cụ thể và tự động gửi chúng vào thư mục Email Rác của bạn.

1. Chặn thư email

Bước 1. Chọn thư sẽ được chặn

Từ hộp thư đến Outlook, chọn một thư từ người gửi mà bạn muốn chặn. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng một cựu nhân viên hư cấu, Timothy Tester:

Bạn có thể chặn thư email từ một người gửi cụ thể trong Outlook.

Nhấp chuột phải vào thư đó. Một menu bật mở xuất hiện:

Để chặn thư trong Outlook, hãy phân loại một trong các thư đó dưới dạng Thư rác rồi sau đó chặn người gửi.

Bước 2. Chọn tùy chọn Block Sender

Chọn tùy chọn Junk từ trình đơn. Một menu bật mở khác sẽ hiển thị:

Thư bị chặn sẽ chuyển trực tiếp đến thư mục Junk Email của bạn.

Chọn tùy chọn đầu tiên, Block Sender. Dấu nhắc hiển thị cho biết người gửi của email đã chọn sẽ được đưa vào danh sách Blocked Senders của bạn. Nhấp vào nút OK để xác nhận hành động này.

Lưu ý: Có giới hạn về số lượng địa chỉ email bạn có thể chặn trong MS Outlook. Giới hạn đó là 500.

Khi thư đó đã bị chặn, nó sẽ biến mất khỏi hộp thư đến của bạn. Các thư sau này từ địa chỉ email đó sẽ chuyển đến thư mục Junk Email của bạn.

2. Bỏ chặn thư email

Sau khi bạn đã chặn người gửi, bạn có thể đổi ý. Thật may mắn, bạn có thể bỏ chặn người gửi bị chặn. Để bỏ chặn một người gửi:

Bước 1. Chọn tùy chọn Junk Option

Nhấp vào tin nhắn bất kỳ. Nhấp chuột phải để hiển thị menu bật mở và nhấp vào tùy chọn Junk. Một menu khác xuất hiện:

Lựa chọn Junk E-mail Options sẽ mở hộp thoại Junk Email options.

Lần này, chọn tùy chọn Junk Email từ menu thả xuống. Hộp thoại Junk Email options hiển thị:

Chọn tab Blocked Senders từ hộp thoại Junk Email Options.

Bước 2. Bỏ chặn người gửi đó

Nhấp vào tab Blocked Senders để xem danh sách các địa chỉ email bị chặn:

Nhấp vào địa chỉ email mà bạn muốn xóa khỏi danh sách.

Nhấp vào nút Remove ở bên phải hộp thoại. Địa chỉ đó được xóa khỏi danh sách Blocked Senders. Nhấp vào OK ở cuối hộp thoại để lưu các thay đổi của bạn. Các thư trong tương lai từ người gửi này sẽ không bị chuyển đến thư mục Junk Email.

Lưu ý: Các thư cũ hơn từ người gửi bị chặn trước đó sẽ vẫn nằm trong thư mục Junk Email của bạn. Nếu bạn muốn chúng nằm trong một thư mục khác, bạn sẽ phải di chuyển chúng theo cách thủ công.

Ba lý do phổ biến để thiết lập Outlook AutoFilter (Thực tiễn tốt nhất)

Thông thường, các email “không mong muốn” mà bạn nhận được trong Outlook không phải là spam và chúng không cần bị chặn. Thay vào đó, chúng có thể là những lá thư mà bạn muốn xử lý cùng lúc hoặc những thư bạn muốn xem sau này. Đối với các thư này, bạn nên thiết lập bộ lọc email tự động trong Outlook. Bộ lọc Outlook này, được tạo bằng cách sử dụng Quy tắc Rules trong Outlook, tự động gửi thư cụ thể đến các thư mục Outlook.

Để giữ các email từ cùng một người gửi ở cùng một nơi. Giả sử bạn đang cố vấn cho một nhân viên. Họ gửi cho bạn rất nhiều email với các câu hỏi và bạn muốn theo dõi những gì bạn đã trải qua với họ. Một bộ lọc email có thể giúp bạn.

Cách thiết lập một quy tắc AutoFilter Rule trong Outlook (Video)

Tìm hiểu cách tạo một bộ lọc Outlook để tự động lọc thư email trong video ngắn này:

Làm thế nào để lọc email trong Outlook bằng cách sử dụng quy tắc Rules

Bạn có thể sử dụng tính năng Rules của Outlook để thiết lập một quy tắc, mà nó đặt tất cả email từ một người gửi cụ thể (hoặc một nhóm gửi) vào một thư mục được chỉ định. Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp hộp thư đến của mình và cũng giúp bạn tìm các email quan trọng một cách nhanh chóng. Để biết thêm chi tiết về cách sử dụng các quy tắc, hãy nghiên cứu hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo quy tắc trong MS Outlook:

Lưu ý: Trước khi tạo quy tắc Autofilter cho ví dụ này, tôi đã tạo một thư mục MS Outlook có tên là Subscriptions. Để biết thêm thông tin về cách tạo thư mục trong Outlook cho các email cụ thể, hãy tham khảo hướng dẫn này:

Cách tự động lọc thư từ một người gửi đơn lẻ hoặc nhiều người gửi

Bạn có thể sử dụng công cụ Rules của Microsoft Outlook để lọc thư email của bạn.

Bước 1. Mở trình Rules Wizard

Đảm bảo rằng bạn có một thư mục để lọc thư. Trong trường hợp này, chúng ta sẽ sử dụng một hư mục mới mà tôi đã tạo có gắn nhãn Subscriptions:

Đảm bảo bạn có một thư mục để lọc thư của mình vào đó. Bạn có thể truy cập Rules Wizard từ hộp thoại Rules and Alerts.

Bước 2. Chọn mẫu Move Messages From Someone to a Folder

Có một mẫu được thiết lập để tự động lọc thư vào một thư mục, vì vậy hãy chọn tùy chọn đó. (Nó là tùy chọn đầu tiên trong tiêu đề Stay Organized). Nhấp vào Next ở cuối Rules Wizard.

Cách dễ nhất để thiết lập quy tắc tự động lọc trong Outlook là sử dụng mẫu.

Màn hình tiếp theo của trình hướng dẫn xuất hiện:

Sử dụng màn hình tiếp theo của Rules Wizard để xác định các điều kiện cho quy tắc tự động lọc mới của bạn.

Bước 3. Chọn địa chỉ email hoặc địa chỉ cần lọc

Chọn (các) địa chỉ email mà bạn muốn áp dụng quy tắc tự động lọc.

Ở trên cùng, bạn sẽ thấy thông tin liên hệ cho email đăng ký có tên là Daily. Chọn cả hai mục liên lạc cho Daily và sau đó nhấp vào nút From ở cuối trang. Bạn sẽ thấy Outlook tự động điền vào trường bên cạnh From với địa chỉ email của các liên hệ đã chọn

Trong màn hình Rules Wizard này, cho Outlook biết những hành động cần thực hiện.

Bước 4. Chọn thư mục cho Autofilter

Chọn tùy chọn Move it to the specified folder. Sau đó nhấp vào liên kết được chỉ định trong phần Bước 2 của trình hướng dẫn:

Chọn thư mục mà bạn muốn tự động lọc những lá thư của mình.

Trình Rules Wizard sẽ hỏi xem có bất kỳ ngoại lệ nào đối với quy tắc tự động mà bạn vừa thiết lập hay không. Nếu có, bạn có thể nhập chúng ngay bây giờ. Nếu không, hãy chọn nút Next ở cuối trình hướng dẫn đó.

Bước 5. Áp dụng quy tắc Autofilter

Để hoàn tất quy trình thiết lập quy tắc, bạn được nhắc đặt tên cho quy tắc mà bạn vừa tạo ra và kích hoạt nó:

Kích hoạt quy tắc Autofilter mà bạn vừa thiết lập và hoàn tất.

Bạn cũng có thể chọn chạy quy tắc trên đối với những thư đã có trong hộp thư đến của mình bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh tùy chọn đó. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào nút Finish. Tiếp theo, nhấn Apply và sau đó OK trên hộp thoại Rules and Alerts để lưu các thay đổi của bạn.

Bạn đã vừa tạo xng quy tắc Autofilte r để sắp xếp thư email từ những người gửi cụ thể đến một thư mục trong MS Outlook. Khi thư mới đến từ những người gửi này, chúng sẽ chuyển trực tiếp đến thư mục mà bạn đã chọn thay vì hộp thư đến của bạn. Bạn có thể xem lại chúng một cách thuận tiện.

Các thủ thuật và chiến lược email hữu ích khác

Đừng quên đăng ký nhận bản tin Tuts+ Business và tải ebook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Sách này có các chiến lược tổ chức hộp thư đến và các thủ thuật hay để quản lý tất cả email đến của bạn hiệu quả hơn.

Bạn vừa được tìm hiểu về việc thiết lập các quy tắc trong Outlook để tự động lọc thư email Outlook của bạn. Bạn cũng đã được tìm hiểu một số điều cơ bản bắt nạt trên mạng và xử lý các thư spam. Bây giờ bạn đã hiểu rõ hơn về cách tạo các quy tắc tự động lọc trong Outlook, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu quản lý thư email của mình một cách hiệu quả hơn.