Cách Tạo Thư Mục Người Gửi Trong Outlook / TOP 3 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 3/2023 # Top View

Để tất cả các thư sẽ được lưu trữ có tổ chức giúp cho thời gian làm việc trên Outlook của bạn đạt hiệu quả tốt nhất.

Vậy cách làm thế nào? Trong bài viết này cùng chúng tôi hướng dẫn các bạn cách tự động chuyển email gửi tới vào một thư mục trong Outlook.

Chú ý:

Bài viết áp dụng được với hầu hết các phiên bản: Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007, Outlook Office 365 và Outlook trên web. Bản dành cho Mac cũng tương tự.

1. Tạo thư mục trong Outlook

Nhấn vào hộp thoại tạo thư mục mới Create New Folder và lưu trữ email của bạn.

Nhập tên thư mục mà bạn muốn tạo vào trường Name. Nhấp chuột vào thư mục mà bạn muốn đặt thư mục mới và nhấp vào OK khi bạn vừa mới thực hiện xong.

2. Đổi tên thư mục

Bạn sẽ nhận thấy một hộp xuất hiện xoay quang tên thư mục đó:

3. Duy chuyển thư vào thư mục mới của bạn

Sau khi bạn tạo một thư mục hãy duy chuyển những là thư vào thư mục đó để hộp thư của bạn gọn gàng và khoa học hơn. Quay lại màn hình chính trong hộp của bạn để chọn những email mà bạn muốn di chuyển:

Nhấp chuột vào lá thư để chọn nó kéo thả email mà bạn muốn duy chuyển vào thư mục của bạn.

Nhấp vào một lá thư để chọn nó và chỉ dễ dàng dẫn lá thư đó vào thư mục lựa chọn của bạn.

Ví dụ, tôi đang dẫn email “Project estimates” vào thư mục Memos:

Thư “Project estimates” bây giờ đã ở trong thư mục Memos.

4. Xóa thư trong thư mục

Khi sử dụng lâu ngày hộp thư của bạn sẽ đầy thêm vậy xóa một email để giải phóng dung lượng chúng ta sẽ làm thế nào.

Nhấp vào thư mục mà bạn mong muốn xóa trong bảng điều hướng Navigation (bên trái) để chọn nó:

Nhấp vào biểu tượng Delete trong Ribbon. (Trông như dấu X.) Thư mục đó sẽ bị xoá.

Khi bạn xóa thư mục tất cả thư trong thư mục đó sẽ bị xóa.

Sử dụng màu phân biệt các thư mục trong Outlook.

5. Đổi màu trong thư mục

Để đổi tên thư mục nhấp chuột phải vào mũi tên hướng xuống ở bên phải của biểu tượng Categorize. Từ trình đơn thả xuống chọn tất cả Categories. Hộp điều khiển Color Categories sẽ xuất hiện:

Nhấp vào màu mà bạn muốn đổi và nhấn nút Rename. Hoặc gõ đè lên thư mục mà bạn muốn đổi tên. Nhấp vào nút Ok thi thao tác xong với thư mục đó.

6. Xóa một màu thư mục

Khi sử dụng email của bạn lâu năm thì hộp thư của bạn bạn đầy lên vậy làm gì để xóa những email trong hộp thư của mình.

Để xóa một thư muc, nhấp vào tùy chọn tất cả Categories trong trình đơn Categories thả xuống loại. Hộp thoại tất cả Categories mở ra:

Nhấp vào hộp đánh dấu bên cạnh các màu sắc mà bạn muốn xóa. Ở ví dụ trên tôi xóa thư mục màu cam vì tôi không sử dụng nó. Nhấp vào nút Delete.

Xác nhận việc xóa hộp thư và nhấn vào nút Yes. Khi hoàn tất các thay đổi các hạng mục đó, nhấn vào OK. Hình thức màu cam không còn xuất hiện trên trình đơn Categorize thả xuống và bạn không thể gán nó vào một thư email.

7. Gán một màu cho email

Nhấp vào màu mà bạn muốn gán cho những email của mình đã lựa chọn. Bạn sẽ thấy màu sắc của hình thức màu là một hình vuông ở bên phải tên người gửi thư trong hộp thư của bạn.

Trong content của lá thư đó, nó xuất hiện bên dưới tên người gửi.

8. Xóa thư cũ dọn dẹp hộp thư của bạn

Các bạn thường lưu trữ email quá nhiều, làm cho hộp thư của bạn bị lộn xộn. Như vậy để tổ chức lại hộp thư Outlook của bạn là lưu trữ hoặc xóa các thư cũ..

Archive. Chuyển một lá thư đến một thư mục Archive. Thư mục Archive đó được thiết kế cho các sms cũ hơn mà bạn dự định để lại. Khi bạn lưu trữ một mail, bạn đủ sức không khó khăn truy xuất nó vào một ngày nào đó trong tương lai.

Delete. Chuyển một lá thư vào thư mục Deleted Items (nó trông như một thùng rác). Nếu thư mục Deleted Items rỗng, nó rất khó khăn để truy xuất thư. Xóa thường dành riêng cho các mail mà bạn không trông mong để sử dụng trong tương lai.

Outlook cũng cho người dùng dọn dẹp Cleanup tool. Khi sử dụng Cleanup tool vào một cuộc trò chuyện hoặc một thư mục hoặc một thư mục con công cụ này sẽ loại bỏ những lá thư trùng lặp.

Cleanup tool giúp các bạn loại bỏ những là thư giúp bạn có nhiều bộ nhớ lưu trữ trong hộp thư. Như vậy chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những mẹo làm sao để sử dụng những tool này:

8.1 Xóa những bức thư cũ

Để xóa một email rất đơn giản chỉ cần chọn những email mà bạn cần xóa:

Nhấp vào biểu tượng Delete ở thanh Ribbon (nó trông giống như dấu X). Lá thư đó được chuyển tới thư mục Deleted Items.

Sau khi nhấp vào biểu tượng xóa email của bạn sẽ nằm trong thư mục Deleted Items để mở nó ra. (Nó nằm trong Navigation Pane ở bên trái và trông giống như một thùng rác).

Để xóa hẳn email các bạn phải Deleted Items (Thùng rác) Nhấp vào lá thư đó một lần nữa để chọn nó.

Nhấp vào biểu tượng Delete để xoá trọn đời lá thư vừa mới lựa chọn.

8.2 Lưu trữ thư thủ công

Ta có thể di dời các email cũ từ hộp thư của bạn để lưu trữ chúng. Để lưu trữ email, nhấp vào là thư để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Archive trong thanh Ribbon bên cạnh biểu tượng Delete:

Nếu không sử dụng thư mục Archive thì các bạn có thể tạo một lưu mục và lưu trữ email của mình ở thư mục trên. Nhấp vào nút Create archive folder. Outlook sẽ xây dựng một thư mục mới có tên Archive và chuyển các email mà bạn đã lựa chọn vào đó:

thuy linh

Trả lời 11 năm trước

Outlook express Trong ô Group name : đặt tên nhóm, ví dụ “BGD” nút select member để chọn những địa chỉ đã lưu trong danh bạ Nút add contact để thêm những địa chỉ chưa có trong danh bạ. Chọn xong bấm OK để hoàn tất. Từ sau khi gửi email cho cả nhóm chỉ cần gõ vào địa chỉ từ “BGD” hoặc tìm trong danh bạ. Vơi Ms Outlook cũng tương tự thôi

Làm cách nào để thêm thư chưa đọc vào thư mục yêu thích trong Outlook?

Đôi khi các thư email chưa đọc có thể nằm giữa một số thư, mặc dù Outlook cho bạn biết số lượng thư email chưa đọc, chẳng hạn như Hộp thư đến (5), bạn không thể tìm ra chúng cùng một lúc. Trên thực tế, bạn có thể gom tất cả các email chưa đọc vào một thư mục yêu thích, giúp bạn làm việc thuận tiện và nhanh chóng.

Hướng dẫn sau đây sẽ giúp bạn thu thập tất cả các email chưa đọc vào một thư mục Thư chưa đọc và hiển thị thư mục đó trong mục yêu thích của bạn.

Bước 1: Chuyển sang chế độ xem Thư bằng cách nhấp vào email trong Ngăn Dẫn hướng.

Bước 2: Tạo một thư mục tìm kiếm mới:

Trong Outlook 2010/2013, nhấp vào Thư mục Tìm kiếm Mới nút trong Mới nhóm trên Thư mục tab.

Trên thực tế, có một phương pháp thay thế để tạo một thư mục tìm kiếm mới: nhấp chuột phải vào Thư mục Tìm kiếm trong Ngăn Dẫn hướng và nhấp vào Thư mục Tìm kiếm Mới trong menu chuột phải.

Và phương pháp này có sẵn trong tất cả Microsoft Outlook 2007, 2010 và 2013.

Bước 2: Trong hộp thoại Thư mục Tìm kiếm Mới, chọn và đánh dấu Thư chưa đọc mục và nhấp vào OK.

Bây giờ Thư chưa đọc thư mục được tạo và hiển thị trong ngăn điều hướng. Và tất cả các email chưa đọc sẽ được tự động thu thập vào thư mục này. Khi một thư email chưa đọc được mở, nó sẽ tự động bị xóa khỏi thư mục Thư chưa đọc.

Bước 3: Nhấp chuột phải vào Thư chưa đọc và nhấp vào Hiển thị trong Mục yêu thích trong menu chuột phải.

Bây giờ thư mục Thư chưa đọc được sao chép và thêm vào mục yêu thích của bạn ở đầu Ngăn Dẫn hướng.

Mẹo: Nếu bạn muốn thêm tất cả các email chưa đọc của tất cả các tài khoản vào một thư mục, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Public WithEvents OlExplprer As Outlook.Explorer Public WithEvents OlMailItem As Outlook.MailItem Dim xSelMail As MailItem Private Sub Application_NewMail() AddAllAccountsUnreadMailsToAFolder IniEvent End Sub Public Sub Initialize_handler() Set OlExplprer = Application.ActiveExplorer Set OlMailItem = OlExplprer.Selection.Item(1) End If End Sub Private Sub OlExplprer_BeforeFolderSwitch(ByVal NewFolder As Object, Cancel As Boolean) Dim xOlApp As Outlook.Application Dim xNameSpace As NameSpace Dim xMailItem, xSelMail As MailItem Dim xTargetFld As Folder On Error Resume Next Set xOlApp = Outlook.Application Set xNameSpace = xOlApp.GetNamespace("MAPI") If chúng tôi = "Unread Mail" Then For Each xMailItem In NewFolder.Items If xMailItem.UnRead = False Then xMailItem.Delete End If Next Else For Each xTargetFld In xNameSpace.Folders.Item(1).Folders If chúng tôi = "Unread Mail" Then For Each xMailItem In xTargetFld.Items Set xSelMail = OlExplprer.Selection.Item(1) If xSelMail.UnRead Then xSelMail.UnRead = False End If End If Next End If Next End If Cancel = False End Sub Private Sub OlExplprer_FolderSwitch() Dim xOlApp As Outlook.Application Dim xNameSpace As NameSpace Dim xMailItem As MailItem Dim xAccountFld, xTargetFld, xSubFolder As MAPIFolder Dim xObjItem As Object On Error Resume Next Set xOlApp = Outlook.Application Set xNameSpace = xOlApp.GetNamespace("MAPI") Refresh For Each xTargetFld In xNameSpace.Folders.Item(1).Folders If chúng tôi = "Unread Mail" Then For Each xMailItem In xTargetFld.Items If xMailItem.UnRead = False Then For Each xAccountFld In xNameSpace.Folders For Each xSubFolder In xAccountFld.Folders For Each xObjItem In xSubFolder.Items If xObjItem.Class = olMail Then If (xObjItem.Subject = xMailItem.Subject) And (xObjItem.SenderName = xMailItem.SenderName) And _ (xObjItem.Body = xMailItem.Body) And (xObjItem.Attachments.Count = xMailItem.Attachments.Count) And _ (xObjItem.SentOn = xMailItem.SentOn) Then xObjItem.UnRead = False End If End If Next End If Next Next End If Next End If Next End If End Sub Private Sub OlExplprer_SelectionChange() Dim xOlApp As Outlook.Application Dim xNameSpace As NameSpace On Error Resume Next Set xOlApp = Outlook.Application Set xNameSpace = xOlApp.GetNamespace("MAPI") SelUnreadMailFld OlExplprer.CurrentFolder.Items, xNameSpace.Folders Else SelOtherFld xNameSpace.Folders.Item(1).Folders End If End If End Sub Sub SelUnreadMailFld(EMails As Outlook.Items, Flds As Folders) Dim xMailItem As MailItem Dim xAccountFld, xSubFolder As Folder Dim xObjItem As Object On Error Resume Next For Each xMailItem In EMails 'OlExplprer.CurrentFolder.Items If xMailItem.UnRead = False Then For Each xAccountFld In Flds For Each xSubFolder In xAccountFld.Folders For Each xObjItem In xSubFolder.Items If xObjItem.Class = olMail Then If (xObjItem.Subject = xMailItem.Subject) And (xObjItem.SenderName = xMailItem.SenderName) And _ (xObjItem.Body = xMailItem.Body) And (xObjItem.Attachments.Count = xMailItem.Attachments.Count) And _ (xObjItem.SentOn = xMailItem.SentOn) Then If xObjItem.UnRead Then xObjItem.UnRead = False End If End If End If Next End If Next Next End If Next End Sub Sub SelOtherFld(Flds As Folders) Dim xSelItem, xMailItem As MailItem Dim xTargetFld As Folder On Error Resume Next Set xSelItem = OlExplprer.Selection.Item(1) If xSelItem.UnRead = False Then For Each xTargetFld In Flds If chúng tôi = "Unread Mail" Then For Each xMailItem In xTargetFld.Items If (xSelItem.Subject = xMailItem.Subject) And (xSelItem.SenderName = xMailItem.SenderName) And _ (xSelItem.Body = xMailItem.Body) And (xSelItem.Attachments.Count = xMailItem.Attachments.Count) And _ (xSelItem.SentOn = xMailItem.SentOn) Then xMailItem.UnRead = False End If Next End If Next End If End If End Sub Sub Refresh() Dim xOlApp As Outlook.Application Dim xNameSpace As NameSpace Dim xTargetFld As MAPIFolder Dim xAllUnreadMails As Integer On Error Resume Next Set xOlApp = Outlook.Application Set xNameSpace = xOlApp.GetNamespace("MAPI") xAllUnreadMails = AllUnreadMails() For Each xTargetFld In xNameSpace.Folders.Item(1).Folders If chúng tôi = "Unread Mail" Then AddAllAccountsUnreadMailsToAFolder Exit For End If End If Next End Sub Function AllUnreadMails() Dim xOlApp As Outlook.Application Dim xNameSpace As NameSpace Dim xAllUnreadMails As Integer On Error Resume Next Set xOlApp = Outlook.Application Set xNameSpace = xOlApp.GetNamespace("MAPI") xAllUnreadMails = 0 For Each xFolders In xNameSpace.Folders For Each xSubFolder In xFolders.Folders For Each xObjItem In xSubFolder.Items If xObjItem.Class = olMail Then If xObjItem.UnRead Then xAllUnreadMails = xAllUnreadMails + 1 End If End If Next End If End If Next Next AllUnreadMails = xAllUnreadMails End Function

2. Sau đó, chèn một Mô-đun mới và dán mã bên dưới vào tập lệnh Mô-đun.

Public Sub AddAllAccountsUnreadMailsToAFolder() Dim xOlApp As Outlook.Application Dim xNameSpace As NameSpace Dim xFolders, xSubFolder As MAPIFolder Dim xObjItem As Object Dim xDelFld As Folder Dim xUnreadMailFld, xOldUnreadMailFld As Folder Dim xCopiedItem, xMailItem As MailItem On Error Resume Next Set xOlApp = Outlook.Application Set xNameSpace = xOlApp.GetNamespace("MAPI") For Each xOldUnreadMailFld In xNameSpace.Folders.Item(1).Folders If chúng tôi = "Unread Mail" Then xOldUnreadMailFld.Delete Exit For End If Next For Each xDelFld In xNameSpace.Folders.Item(1).Folders If chúng tôi = "Deleted Items" Then For Each xMailItem In xDelFld.Items xMailItem.Delete Next For Each xSubFolder In xDelFld.Folders 'For i = xDelFld.Folders.Count To 1 Step -1 xSubFolder.Delete Next End If Next Set xUnreadMailFld = xNameSpace.Folders.Item(1).Folders.Add("Unread Mail") If xUnreadMailFld = nil Then Exit Sub End If For Each xFolders In xNameSpace.Folders For Each xSubFolder In xFolders.Folders For Each xObjItem In xSubFolder.Items If xObjItem.Class = olMail Then If xObjItem.UnRead Then Set xCopiedItem = xObjItem.Copy chúng tôi xUnreadMailFld End If End If Next End If End If Next Next IniEvent End Sub Public Sub IniEvent() Dim xFld As ThisOutlookSession Set xFld = ThisOutlookSession xFld.Initialize_handler End Sub

3. Chạy mã có tên AddAllAccountsUnreadMailsToAFolder. Sau đó, tất cả các email chưa đọc đã được đặt vào một thư mục có tên Thư chưa đọc.

Auto CC / BCC bởi các quy tắc khi gửi email; Tự động chuyển tiếp Nhiều Email theo tùy chỉnh; Tự động trả lời không có máy chủ trao đổi và các tính năng tự động khác …

Cảnh báo BCC – hiển thị tin nhắn khi bạn cố gắng trả lời tất cả nếu địa chỉ thư của bạn có trong danh sách BCC; Nhắc nhở khi thiếu tệp đính kèmvà các tính năng nhắc nhở khác …

Công cụ Tệp đính kèm: Quản lý Tất cả Tệp đính kèm trong Tất cả Thư, Tự động tách, Nén tất cả, Đổi tên tất cả, Lưu tất cả … Báo cáo nhanh, Đếm thư đã chọn…

Email rác mạnh mẽ Theo phong tục; Xóa thư và liên hệ trùng lặp… Cho phép bạn làm việc thông minh hơn, nhanh hơn và tốt hơn trong Outlook.

BlogRadio

BlogRadio

,

14 Okt 2019

–

250 halaman

0

Resensi

Cuốn sách “Thư gửi người yêu cũ” giống lời tự sự của một cô gái: “Phía sau một cô gái là gì bạn biết không? Phía sau một cô gái là những nỗi nhớ xếp thành dãy”.

Nhưng những tình cảm còn vương vấn ấy không hề ủy mị, gửi lại những gì chân thành nhất đã qua đi, cô gái ấy sẽ mạnh mẽ vượt qua sự đổ vỡ để tiếp tục tìm kiếm hạnh phúc thực sự đang chờ đợi mình: “Anh sẽ nhẹ nhàng bước ra góc khuất trái tim em, và ra khỏi con tim em. Anh sẽ như cơn gió vô tình, vô tình đến làm mát cuộc đời em trong thoáng giây… Em sẽ nói lời cám ơn anh, vì đã đánh mất em!”

Bao giờ vào thời điểm giao mùa hay cận kề mỗi dịp đặc biệt, người ta lại cho mình cái quyền được nhìn ngắm lại những yêu thương, những cảm xúc mình đã từng có. Có thể là, cảm giác khó lòng quên đi những kỷ niệm ngọt ngào đã có cùng người cũ của mình.

Có thể là, cảm giác nhớ nhung đến nghẹn thở một bóng hình từng thuộc về ta… Cảm giác bản thân trở nên mạnh mẽ vì nhận ra đã đến lúc tự mình phải đứng dậy thoát ra khỏi những hoang mang, những giấc mơ về hình ảnh của một ai đó đã từng ghi dấu ấn trong trái tim.

Phải bước qua những bão giông, những thử thách của cuộc sống để hướng về tương lai phía trước tươi đẹp. Tất cả những cảm xúc ấy bỗng hiển hiện về ngay trong trái tim bạn và bạn có thể trao gửi những điều đó vào từng trang sách, chia sẻ nó với biết bao con tim khác cũng đang trĩu nặng tâm tư.

Đọc Thư gửi người yêu cũ, độc giả còn nhận ra tình yêu là vô cùng bởi người ta không thể tìm được lý do để bắt đầu một tình yêu, không thể tìm ra lý do cụ thể để kết thúc tình yêu, chỉ biết rằng khi tình yêu kết thúc rồi mà còn đó vô cùng những xúc cảm, nỗi nhớ xếp thành dãy, những kỷ niệm mà năm tháng cũng khó lòng xóa hết. Đó mới đích thực là tình yêu, là cung bậc cảm xúc đặc biệt nhất và cũng day dứt nhất của tình yêu.

Nếu bạn đã từng yêu và phải chia tay với tình yêu của mình, bạn sẽ tìm thấy những cung bậc cảm xúc mình đã trải qua, đôi khi vẫn trở về khi bắt gặp một không gian cũ như những câu chuyện của “Thư gửi người yêu cũ!”

Nếu bạn mới chia tay với một mối tình và cảm thấy lòng không chút bình yên, bạn chông chênh, bạn cần được an ủi, cần một lời chỉ dẫn để bước tiếp thì cuốn sách “Thư gửi người yêu cũ” như một người bạn ở bên, lắng nghe và sẻ chia với bạn.

Nếu bạn may mắn được cập bến với tình yêu đầu đời của mình, “Thư gửi người yêu cũ” sẽ đưa bạn trải nghiệm qua những cung bậc xúc cảm đặc biệt này, để ta thêm trân trọng và đắp xây tình yêu đã kết trái của mình.

Pratinjau buku ini

»