Cách Tạo Thư Mục Email Trong Outlook / TOP 8 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 3/2023 # Top View

Để tất cả các thư sẽ được lưu trữ có tổ chức giúp cho thời gian làm việc trên Outlook của bạn đạt hiệu quả tốt nhất.

Vậy cách làm thế nào? Trong bài viết này cùng chúng tôi hướng dẫn các bạn cách tự động chuyển email gửi tới vào một thư mục trong Outlook.

Chú ý:

Bài viết áp dụng được với hầu hết các phiên bản: Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007, Outlook Office 365 và Outlook trên web. Bản dành cho Mac cũng tương tự.

1. Tạo thư mục trong Outlook

Nhấn vào hộp thoại tạo thư mục mới Create New Folder và lưu trữ email của bạn.

Nhập tên thư mục mà bạn muốn tạo vào trường Name. Nhấp chuột vào thư mục mà bạn muốn đặt thư mục mới và nhấp vào OK khi bạn vừa mới thực hiện xong.

2. Đổi tên thư mục

Bạn sẽ nhận thấy một hộp xuất hiện xoay quang tên thư mục đó:

3. Duy chuyển thư vào thư mục mới của bạn

Sau khi bạn tạo một thư mục hãy duy chuyển những là thư vào thư mục đó để hộp thư của bạn gọn gàng và khoa học hơn. Quay lại màn hình chính trong hộp của bạn để chọn những email mà bạn muốn di chuyển:

Nhấp chuột vào lá thư để chọn nó kéo thả email mà bạn muốn duy chuyển vào thư mục của bạn.

Nhấp vào một lá thư để chọn nó và chỉ dễ dàng dẫn lá thư đó vào thư mục lựa chọn của bạn.

Ví dụ, tôi đang dẫn email “Project estimates” vào thư mục Memos:

Thư “Project estimates” bây giờ đã ở trong thư mục Memos.

4. Xóa thư trong thư mục

Khi sử dụng lâu ngày hộp thư của bạn sẽ đầy thêm vậy xóa một email để giải phóng dung lượng chúng ta sẽ làm thế nào.

Nhấp vào thư mục mà bạn mong muốn xóa trong bảng điều hướng Navigation (bên trái) để chọn nó:

Nhấp vào biểu tượng Delete trong Ribbon. (Trông như dấu X.) Thư mục đó sẽ bị xoá.

Khi bạn xóa thư mục tất cả thư trong thư mục đó sẽ bị xóa.

Sử dụng màu phân biệt các thư mục trong Outlook.

5. Đổi màu trong thư mục

Để đổi tên thư mục nhấp chuột phải vào mũi tên hướng xuống ở bên phải của biểu tượng Categorize. Từ trình đơn thả xuống chọn tất cả Categories. Hộp điều khiển Color Categories sẽ xuất hiện:

Nhấp vào màu mà bạn muốn đổi và nhấn nút Rename. Hoặc gõ đè lên thư mục mà bạn muốn đổi tên. Nhấp vào nút Ok thi thao tác xong với thư mục đó.

6. Xóa một màu thư mục

Khi sử dụng email của bạn lâu năm thì hộp thư của bạn bạn đầy lên vậy làm gì để xóa những email trong hộp thư của mình.

Để xóa một thư muc, nhấp vào tùy chọn tất cả Categories trong trình đơn Categories thả xuống loại. Hộp thoại tất cả Categories mở ra:

Nhấp vào hộp đánh dấu bên cạnh các màu sắc mà bạn muốn xóa. Ở ví dụ trên tôi xóa thư mục màu cam vì tôi không sử dụng nó. Nhấp vào nút Delete.

Xác nhận việc xóa hộp thư và nhấn vào nút Yes. Khi hoàn tất các thay đổi các hạng mục đó, nhấn vào OK. Hình thức màu cam không còn xuất hiện trên trình đơn Categorize thả xuống và bạn không thể gán nó vào một thư email.

7. Gán một màu cho email

Nhấp vào màu mà bạn muốn gán cho những email của mình đã lựa chọn. Bạn sẽ thấy màu sắc của hình thức màu là một hình vuông ở bên phải tên người gửi thư trong hộp thư của bạn.

Trong content của lá thư đó, nó xuất hiện bên dưới tên người gửi.

8. Xóa thư cũ dọn dẹp hộp thư của bạn

Các bạn thường lưu trữ email quá nhiều, làm cho hộp thư của bạn bị lộn xộn. Như vậy để tổ chức lại hộp thư Outlook của bạn là lưu trữ hoặc xóa các thư cũ..

Archive. Chuyển một lá thư đến một thư mục Archive. Thư mục Archive đó được thiết kế cho các sms cũ hơn mà bạn dự định để lại. Khi bạn lưu trữ một mail, bạn đủ sức không khó khăn truy xuất nó vào một ngày nào đó trong tương lai.

Delete. Chuyển một lá thư vào thư mục Deleted Items (nó trông như một thùng rác). Nếu thư mục Deleted Items rỗng, nó rất khó khăn để truy xuất thư. Xóa thường dành riêng cho các mail mà bạn không trông mong để sử dụng trong tương lai.

Outlook cũng cho người dùng dọn dẹp Cleanup tool. Khi sử dụng Cleanup tool vào một cuộc trò chuyện hoặc một thư mục hoặc một thư mục con công cụ này sẽ loại bỏ những lá thư trùng lặp.

Cleanup tool giúp các bạn loại bỏ những là thư giúp bạn có nhiều bộ nhớ lưu trữ trong hộp thư. Như vậy chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những mẹo làm sao để sử dụng những tool này:

8.1 Xóa những bức thư cũ

Để xóa một email rất đơn giản chỉ cần chọn những email mà bạn cần xóa:

Nhấp vào biểu tượng Delete ở thanh Ribbon (nó trông giống như dấu X). Lá thư đó được chuyển tới thư mục Deleted Items.

Sau khi nhấp vào biểu tượng xóa email của bạn sẽ nằm trong thư mục Deleted Items để mở nó ra. (Nó nằm trong Navigation Pane ở bên trái và trông giống như một thùng rác).

Để xóa hẳn email các bạn phải Deleted Items (Thùng rác) Nhấp vào lá thư đó một lần nữa để chọn nó.

Nhấp vào biểu tượng Delete để xoá trọn đời lá thư vừa mới lựa chọn.

8.2 Lưu trữ thư thủ công

Ta có thể di dời các email cũ từ hộp thư của bạn để lưu trữ chúng. Để lưu trữ email, nhấp vào là thư để chọn nó. Nhấp vào biểu tượng Archive trong thanh Ribbon bên cạnh biểu tượng Delete:

Nếu không sử dụng thư mục Archive thì các bạn có thể tạo một lưu mục và lưu trữ email của mình ở thư mục trên. Nhấp vào nút Create archive folder. Outlook sẽ xây dựng một thư mục mới có tên Archive và chuyển các email mà bạn đã lựa chọn vào đó:

Nếu nhận được nhiều email mỗi ngày từ cùng 1 người gửi, thì tại sao không tạo riêng 1 thư mục riêng biệt dành cho địa chỉ đó. Và để giữ trật tự sắp xếp cho mục Inbox này, hãy tạo riêng Rule để di chuyển và lưu trữ khi bạn nhận được email.

Cách tạo rules để quản lý email

Hướng dẫn này áp dụng cho Outlook for Office 365, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007

Bước 2. Chọn một trong các tùy chọn. Outlook sẽ tự động đề xuất tạo quy tắc dựa trên người gửi và người nhận. Để xem các tùy chọn khác, chọn Create Rule.

Bước 3. Trong hộp thoại Create Rule, chọn một hoặc nhiều tùy chọn trong ba tùy chọn đầu tiên.

Tạo quy tắc bằng cách sử dụng Rules Wizard

Có ba loại quy tắc bạn có thể tạo với Rules Wizard:

Stay organized: Các quy tắc này giúp bạn lọc, gửi và theo dõi các email.

Stay up to date: Các quy tắc này thông báo cho bạn khi nhận được email phù hợp với các tiêu chí cụ thể.

Custom rules: Đây là những quy tắc bạn tạo mà không có mẫu.

2. Trên tab Email Rules, chọn New Rule.

3. Chọn một trong các mẫu từ Step 1. Để bắt đầu từ quy tắc trống, hãy chọn Apply rule on messages I receive hoặc Apply rule on messages I send.

1. Trong Step 1: Select condition(s) box, bất kỳ điều kiện nào bạn thiết lập ở màn hình trước đó đều được chọn. Bạn có thể chọn các điều kiện bổ sung bằng cách tích vào hộp checkbox.

Bước 3:

Trên trang thứ ba của Rules Wizard, bạn có thể chọn các hành động bổ sung để nhận thư. Ví dụ: bạn có thể gắn cờ email để theo dõi và đánh dấu email quan trọng.

1. Trong Step 1: Select condition(s) box, bất kỳ điều kiện nào bạn thiết lập ở màn hình trước đó đều được chọn. Bạn có thể chọn các điều kiện bổ sung bằng cách tích vào hộp checkbox.

Bước 4:

Trên trang thứ tư của Rules Wizard, bạn có thể thêm bất kỳ ngoại lệ nào trong quy tắc của mình.

Trong Step 1: Select condition(s) box, chọn bất kỳ ngoại lệ nào cho quy tắc của bạn bằng cách chọn hộp checkbox.

Bước 5:

1. Trên trang thứ tư của Rules Wizard, nhập tên cho quy tắc.

2. Nếu bạn muốn áp dụng quy tắc cho email vừa nhận được, chọn tùy chọn Run this rule now on messages already in “Inbox“.

3. Theo mặc định, tùy chọn Turn on this rule sẽ được chọn. Bạn có thể bỏ chọn nó nếu không muốn quy tắc này được bật trong thời điểm này.

Xóa rule

Bạn có thể xóa quy tắc khi không còn cần thiết nữa.

Bước 1. Trên tab File, chọn Manage Rules & Alerts.

Bước 2. Trong hộp thoại Rules and Alerts, trên tab E-mail Rules, hãy chọn quy tắc bạn muốn xóa.

Áp dụng quy tắc theo cách thủ công

Bước 1. Trên tab File, chọn Manage Rules & Alerts và trên tab E-mail Rules, chọn Run Rules Now.

Bước 2. Trong hộp Run Rules Now, trong Select rules to run, hãy chọn hộp kiểm cho từng quy tắc mà bạn muốn sử dụng.

Bước 4. Chọn tùy chọn Include subfolders để bao gồm tất cả các thư mục bạn đã chọn. .

Bước 5. Trong danh sách Apply rules to, hãy chấp nhận cài đặt mặc định của tất cả email hoặc thay đổi thành email đã đọc hoặc chưa đọc.

Tạo một nhóm email trong Outlook có thể giúp gửi tin nhắn đến nhiều người cùng lúc dễ dàng hơn. Tính năng, trước đây được gọi là “danh sách phân phối”, rất lý tưởng để tạo điều kiện giao tiếp trong các nhóm dự án, ủy ban hoặc một nhóm bạn. Bằng cách đó, khi gửi email đến nhóm, tất cả những người là một phần của nó sẽ nhận được tin nhắn mà không cần người dùng phải thêm từng liên hệ trong các trường “Tới”, “Cc” hoặc “Bcc”.

ĐỌC: 6 công nghệ hứa hẹn thay thế mật khẩu; Thủ tục thanh toán

Trong hướng dẫn sau, hãy xem cách tạo nhóm email trong ứng dụng Outlook. Quy trình được thực hiện trong phiên bản mới nhất của Office 2016, nhưng các mẹo cũng áp dụng cho người dùng các phiên bản trước của chương trình Microsoft.

1 trên 7 Tìm hiểu cách tạo nhóm email trong Outlook – Ảnh: Helito Beggiora / TechTudo

Tìm hiểu cách tạo nhóm email trong Outlook – Ảnh: Helito Beggiora / TechTudo

Bạn muốn mua điện thoại di động, TV và các sản phẩm giảm giá khác? Khám phá So sánh TechTudo

Bước 1. Mở Outlook và truy cập tab mọi người, ở góc dưới bên trái của cửa sổ. Sau đó bấm vào “Nhóm liên hệ mới”;

2 trên 7 Tạo nhóm liên hệ trong Outlook – Ảnh: Sinh sản / Helito Beggiora

Tạo nhóm liên hệ trong Outlook – Ảnh: Sinh sản / Helito Beggiora

Bước 2. Nhập tên của nhóm. Khi điều này được thực hiện, nhấp vào “Thêm thành viên” và chọn nếu bạn muốn nhập từ danh bạ Outlook, danh sách địa chỉ hoặc chèn một email riêng lẻ;

3 trên 7 Tạo nhóm liên hệ trong Outlook – Ảnh: Sinh sản / Helito Beggiora

Tạo nhóm liên hệ trong Outlook – Ảnh: Sinh sản / Helito Beggiora

Bước 3. Chọn các liên hệ mong muốn và nhấp vào “Người tham gia” để thêm họ vào nhóm. Sau đó nhấn “OK” để lưu;

4 trên 7 Tạo nhóm liên hệ trong Outlook – Ảnh: Sinh sản / Helito Beggiora

Tạo nhóm liên hệ trong Outlook – Ảnh: Sinh sản / Helito Beggiora

Bước 4. Cuối cùng, bấm vào “Lưu và Đóng” ở góc trên bên trái của cửa sổ để tạo nhóm liên hệ mới.

5 trên 7 Tạo nhóm liên hệ trong Outlook – Ảnh: Sinh sản / Helito Beggiora

Tạo nhóm liên hệ trong Outlook – Ảnh: Sinh sản / Helito Beggiora

Cách gửi email đến một nhóm trong Outlook

Bước 1. Trong cửa sổ soạn thư điện tử mới, bấm “Đến …”;

6 trên 7 Gửi email đến một nhóm – Ảnh: Sinh sản / Helito Beggiora

Gửi email đến một nhóm – Ảnh: Sinh sản / Helito Beggiora

Bước 2. Bây giờ, chọn tên của nhóm của bạn và nhấp vào trường mà bạn muốn chèn nó (To, CC hoặc CCO). Cuối cùng, nhấn “OK” tất cả những người trong nhóm trong email.

7 trên 7 Gửi email cho một nhóm – Ảnh: Sinh sản / Helito Beggiora

Gửi email đến một nhóm – Ảnh: Sinh sản / Helito Beggiora

Lỗi Outlook: làm thế nào để giải quyết? Tìm hiểu trong Diễn đàn TechTudo

Chế độ ban đêm Instagram: cách tạo ứng dụng với nền tối

1. Thư mục là gì

Thư mục trong máy tính còn gọi là Folder, là nơi chứa dữ liệu như: tập tin, thư mục con…

Mình có ví dụ sau đây để bạn hiểu rõ hơn như thế nào là thư mục.

Ví dụ: Nếu nói ổ cứng(HDD, SSD) là ngôi nhà, thì các ổ đĩa(D, E..) là phòng, còn thư mục là tủ đồ và trong tủ đồ có thể chứa các vật dụng: quần áo, cà vạt…, Quần áo, cà vạt có thể được coi như: File ảnh, file word, File mp3….

2. Cách tạo thư mục

Có rất nhiều cách để tạo thư mục, tuy nhiên trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn cho bạn cách đơn giản và hiệu quả nhất.

Thực hiện:

Bước 1: Vào nơi mà bạn muốn tạo thư mục, có thể là ổ đĩa(D, E…) hoặc là ở màn hình máy tính(Desktop).

Bước 2: Bấm phải chuột tại 1 khu vực trống, sau đó chọn vào New tiếp theo là chọn vào Folder.

Bước 3: Lúc này sẽ xuất hiện 1 thư mục(Folder) mới, bạn gõ tên cho thư mục mới tạo. Sau đó Bấm Enter hoặc bấm chuột ra 1 vùng trống khác.

3. Cách đổi tên thư mục

Nếu bạn không thích tên cũ hoặc có nhu cầu muốn đổi tên mới cho thư mục.

Thì bạn làm như sau:

Bước 1: Bấm phải chuột vào thư mục muốn đổi tên, sau đó phải chuột chọn vào Rename.

Bước 2: Lúc này tên thư mục sẽ được bôi đen, bạn đặt tên mới cho thư mục. Sau đó bạn bấm Enter hoặc Bấm chuột trái ra 1 vùng trống khác.

Kết quả: Lúc này thư mục đã được đổi tên.

Cách 2:

Bấm chọn vào thư mục, sau đó bấm phím F2 trên bàn phím.

Lúc này tên thư mục sẽ được bôi đen và bạn tiến hành gõ tên mới cho thư mục. Sau khi gõ xong thì bấm phím Enter.

Lúc này thư mục sẽ được đổi thành tên mới.

4. Cách sao chép thư mục

Để sao chép thư mục trong máy tính thì chúng ta có 3 cách sau đây:

+ Cách 1: Bấm phải chuột vào thư mục mà bạn muốn sao chép, sau đó chọn vào Copy.

sau đó bạn di chuyển đến nơi cần để thư mục đã sao chép và bấm phải chuột chọn Paste.

+ Cách 2: Bấm chuột trái vào thư mục cần sao chép, sau đó bạn bấm tổ hợp phím Ctrl + C trên bàn phím.

Sau đó bạn di chuyển đến nơi mà bạn muốn dán thư mục đã sao chép và bấm tổ hợp phím Ctrl + V.

+ Cách 3: Chọn vào thư mục mà bạn muốn sao chép, sau đó chọn vào copy to và dẫn đến nơi mà bạn muốn để dữ liệu trong máy tính.

Lưu ý: Nếu bạn muốn Copy thư mục trên màn hình máy tính với cách thứ 3 này thì bạn phải bấm chọn vào thư đó sau đó làm như hướng dẫn ở trên.

5. Cách di chuyển thư mục

Để di chuyển thư mục sang ổ đĩa hoặc thư mục khác trong máy tính, thì chúng ta cũng có 3 cách sau.

+ Cách 1: Bấm phải chuột vào thư mục mà bạn muốn di chuyển sau đó chọn Cut

Vào nơi mà bạn muốn di chuyển thư mục và bấm phải chuột chọn Paste.

+ Cách 2: Bấm chuột trái vào thư mục muốn di chuyển sau đó bấm tổ hợp phím Ctrl + X. Tiếp theo vào nơi mà bạn muốn di chuyển thư mục bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán.

+ Cách 3: Chọn vào thư mục mà bạn muốn di chuyển, sau đó chọn vào Move to và chọn đến đích mà bạn muốn di chuyển thư mục

6. Cách xóa thư mục

Nếu không không sử dụng thư mục nữa, thì bạn có thể xóa thư mục đi, bằng 2 cách như sau:

Cách 1: Bấm chuột trái vào thư mục, sau đó phải chuột chọn vào Delete.

Cách 2: Bấm chuột trái vào thư mục muốn xóa sau đó bấm phím Delete trên bàn phím, thì thư mục sẽ được xóa.

Nếu bạn muốn xóa vĩnh viễn 1 file hoặc 1 thư mục nào đó, thì bạn bấm chọn vào thư mục, sau đó bấm tổ hợp phím Shirt + Delete, thì nó sẽ xóa vĩnh viễn không lưu ở thùng rác như cách xóa thông thường.

7. Video hướng dẫn cách tạo thư mục

8. KẾT LUẬN

Như vậy là trong bài viết này, mình đã hướng dẫn các bạn cách tạo thư mục, thay đổi tên và xóa thư mục trong máy tính.

Đây là được gọi là kiến thức nền tảng mà bạn phải biết, nếu muốn sử dụng máy tính thành thạo.