Cách Tạo Outlook 2010 / TOP 6 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 6/2023 # Top View

Bạn cần thêm chữ ký trong Outlook? Bạn chưa biết cách tạo chữ ký Outlook 2016 như thế nào? Thực tế, chúng ta hoàn toàn dễ dàng thêm chữ ký mail tùy chọn với các hình ảnh liên kết cũng như logo công ty trong Outlook 2016 dành cho Windows. 

Làm cách nào để tạo và thêm chữ ký email mới:

Bước 3: Hộp thư mới xuất hiện, chọn hộp Signature trên thanh Include.

Bước 4: Chọn Signatures trong thanh thả xuống.

Bước 6: Ở phần Type a name for this signature, điền tên của chữ ký.

Bước 7: Ấn OK

Bước 8: Trên màn hình tiếp theo, đánh dấu tên chữ ký trong mục Select Signature to Edit.

Bước 9: Hộp trống lớn phía dưới Edit Signaute, nhập tên, chức danh, tên công ty, địa chỉ email, thông tin mạng xã hội hoặc những thông tin cá nhân khác mà bạn muốn xuất hiện trong chữ ký mới.

Phía dưới Edit signature, có các lựa chọn font chữ khác nhau và tùy chỉnh định dạng. Bạn có thể tạo các kiểu đáng và đường viền phong phú để tạo sự độc đáo.

Bước 10: Thêm hình ảnh tùy chỉnh như logo công ty, hãy xác định vị trí muốn chèn ảnh và kích vào biểu tượng Insert picture.

Bước 11: Lựa chọn hình ảnh trong trình duyệt file của máy tính và chọn Insert.

Bước 12: Để chèn link website vào ảnh hoặc logo, hoặc bất cứ chữ nào trong chữ ký của bạn. Đầu tiên, hãy làm nổi bật hình ảnh hoặc chữ muốn chèn.

Bước 14: Cửa sổ mới xuất hiện, nhập đầy đủ URL của website vào ô cuối cùng. Rồi ấn OK.

Bước 15: Đặt tùy chỉnh cho New messages và Replies/Forward.

Nếu muốn áp dụng chữ ký cho tất cả các tin nhắn mới, chọn tên chữ ký từ menu thả xuống của New messages.

Còn nếu muốn sử dụng cho những tin nhắn trả lời hoặc chuyển tiếp, ở menu thả xuống chọn tên chữ ký của Replies/Forward.

Hơn nữa, bạn không muốn áp dụng chữ ký cho tin nhắn mới, tin nhắn trả lời hoặc chuyển tiếp, thì chọn (none) cho menu thích hợp.

Bước 16: Sau khi thiết lập xong, ấn nút Save phía dưới.

Bước 17: Cuối cùng, chọn OK ở hợp Signatures and Stationary để lưu những thay đổi.

Khi mở hộp thư mới, thư trả lời hoặc chuyển tiếp khác, chữ ký tự động xuất hiện ở cuối trang.

(Nguồn Sưu Tầm)

Việc tạo và sử dụng các mẫu email có sẵn trong Outlook sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Điều này đặc biệt hữu ích với các đơn vị chăm sóc khách hàng qua email.

Cách tạo mẫu email trong Outlook

Để tạo mẫu email thời trong Outlook, hãy thực hiện các bước sau:

Lưu ý: Không thay đổi thư mục đích nơi lưu mẫu email, nếu không Outlook sẽ không thể định vị được. Theo mặc định, Outlook lưu tất cả các file mẫu vào thư mục: C:UsersUserNameAppDataRoamingMicrosoftTemplates.

Trong đó UserName chính là tên tài khoản của Windows mà bạn đang sử dụng.

Cách sử dụng mẫu email trong Outlook

Để tạo một email dựa trên mẫu email, bạn thực hiện theo cách sau đây:

Bước 1: Điều hướng đến thẻ Developer rồi bấm nút Choose Form từ nhóm tính năng Custom Forms.

Lưu ý: Trong trường hợp thẻ Developer không xuất hiện trên giao diện ribbon của Outlook, kích chuột phải vào bất kỳ vị trí bất kỳ trên giao diện ribbon và chọn tùy chọn Customize the Ribbon …

Trong hộp thoại Outlook Options hiển thị, kích vào tùy chọn Developer ở cột bên trái.

Bước 2: Trong hộp thoại Choose Form xuất hiện, chọn tùy chọn User Templates in file System. Một danh sách tất cả các mẫu email sẽ hiển thị, kích chọn mẫu email bạn cần và bấm nút Open.

Cách chỉnh sửa mẫu email trong Outlook

Để sửa đổi một mẫu email hiện có, hãy mở dưới dạng một email (như được mô tả ở trên) và thực hiện các thay đổi bạn muốn. Sau đó, lưu lại mẫu một lần nữa.

Cách ghim mẫu email vào thanh tác vụ hoặc tạo shortcut trên màn hình

Nếu thường xuyên sử dụng một hoặc nhiều mẫu email trong công việc, việc điều hướng đến thẻ Developer mỗi lần muốn chọn mất khá nhiều thời gian.

Trong trường hợp này, bạn có thể tạo một shortcut và đặt trên màn hình hoặc ghim mẫu vào thanh tác vụ. Trong đó, tùy chọn ghim mẫu vào thanh tác vụ là nhanh và đơn giản hơn.

Bước 1: Truy cập đến thư mục chứa tất cả các mẫu email trong Outlook: C:UsersUserNameAppDataRoamingMicrosoftTemplates

Bước 2: Tìm mẫu email sử dụng thường xuyên, kích chọn tên file và kéo thả về phía biểu tượng Outlook trên thanh tác vụ. Như vậy mẫu email được chọn sẽ được ghim vào menu ngữ cảnh của biểu tượng Outlook.

Bước 3: Lần tới khi cần gửi e-mail với mẫu email trong Outlook, kích chuột phải vào biểu tượng Outlook trên thanh tác vụ và chọn tên mẫu email bạn muốn.

Nếu bạn không muốn ghim một mẫu email cụ thể trên thanh tác vụ nữa, kích chuột phải vào nó và chọn Unpin from this list.

Thao tác này sẽ tạo ngay một shortcut của mẫu email thường sử dụng, từ đây bạn chỉ cần kích đúp vào file này mỗi khi cần tạo và gửi một email mới từ mẫu này.

Cách chia sẻ các mẫu email trong Outlook

Các mẫu email trong Outlook là một tệp thông thường (.oft), vì vậy bạn có thể chọn bất kỳ mẫu nào từ thư mục lưu trữ tất cả các mẫu Outlook (C:UsersUserNameAppDataRoamingMicrosoftTemplates) và gửi dưới dạng tệp đính kèm email hoặc lưu vào một chia sẻ mạng.

Bước 1: Thiết kế mẫu email của bạn và mở như một email thông thường.

Bạn cũng có thể thiết kế mẫu email Outlook của mình bằng bất kỳ trình soạn thảo HTML nào khác và lưu tệp html kết quả vào cùng một thư mục đều được.

Từ giờ trở đi, mẫu email Outlook mới của bạn sẽ tự động được áp dụng cho tất cả các email gửi đi.

Có gì khác biệt giữa Office 2010 và Microsoft 365?

Office 2010 bao gồm các ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint và Outlook. Các ứng dụng này sẵn có dưới dạng gói mua một lần để sử dụng trên một PC duy nhất.

Các gói Microsoft 365 tích hợp phiên bản cao cấp của các ứng dụng này, cùng các dịch vụ khác được hỗ trợ qua Internet, trong đó có dung lượng lưu trữ trực tuyến với OneDrive và những phút gọi điện với Skype để sử dụng cho gia đình.. Với Microsoft 365, bạn có được trải nghiệm Office đầy đủ, được cài đặt trên PC, máy Mac, máy tính bảng (gồm iPad® và máy tính bảng chạy Android™) và điện thoại. Các gói Microsoft 365 cũng sẵn có dưới dạng đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm.

Làm thế nào để biết máy tính của tôi có thể chạy Microsoft 365 hay không?

Xem yêu cầu hệ thống để biết các phiên bản tương thích của Windows và macOS, cùng các yêu cầu tính năng khác.

Tôi có cần truy nhập Internet để sử dụng Microsoft 365 không?

Bạn không cần kết nối internet để sử dụng các ứng dụng Office như Word, Excel và PowerPoint vì các ứng dụng đó đã được cài đặt đầy đủ trên máy tính của bạn.

Tuy nhiên, bạn cần truy nhập Internet để cài đặt và kích hoạt mọi bản phát hành mới nhất của bộ Office, cùng toàn bộ các gói đăng ký Microsoft 365. Đối với gói Microsoft 365, bạn cũng cần truy nhập Internet để quản lý tài khoản đăng ký của mình, chẳng hạn như để cài đặt Office trên PC khác hoặc thay đổi tùy chọn thanh toán. Bạn còn cần truy nhập internet để truy nhập các tài liệu được lưu trữ trên OneDrive, trừ khi bạn cài đặt ứng dụng OneDrive trên máy tính.

Bạn cũng nên kết nối Internet thường xuyên để cập nhật phiên bản Office của mình và hưởng lợi từ các bản nâng cấp tự động. Nếu bạn không kết nối Internet trong ít nhất 31 ngày một lần thì ứng dụng của bạn sẽ chuyển sang chế độ giảm chức năng, nghĩa là bạn có thể xem hoặc in tài liệu nhưng không thể chỉnh sửa tài liệu hay tạo tài liệu mới. Để kích hoạt lại các ứng dụng Office, hãy kết nối lại Internet.

Tôi vẫn sẽ có quyền kiểm soát tài liệu của mình với Microsoft 365 chứ?

Có. Các tài liệu mà bạn đã tạo hoàn toàn thuộc về bạn. Bạn có thể lựa chọn lưu trữ các tài liệu này trực tuyến trên OneDrive hoặc cục bộ trên PC hay máy Mac của mình.

Nếu bạn hủy bỏ đăng ký hoặc đăng ký hết hạn thì bạn vẫn có thể truy nhập và tải xuống toàn bộ tệp của mình bằng cách đăng nhập trực tiếp vào OneDrive bằng tài khoản Microsoft mà bạn đã sử dụng để thiết lập Microsoft 365. Vì bạn sẽ mất dung lượng lưu trữ bổ sung đi kèm với đăng ký nên hãy lưu tệp của mình ở nơi khác hoặc mua thêm dung lượng lưu trữ OneDrive nếu tài khoản OneDrive của bạn vượt quá hạn mức dung lượng lưu trữ miễn phí.

Khi nào thì đăng ký của tôi bắt đầu?

Nếu bạn mua đăng ký tự động gia hạn thì đăng ký của bạn sẽ bắt đầu khi bạn hoàn tất việc mua. Bạn có thể mua đăng ký tự động gia hạn từ chúng tôi chúng tôi iTunes® và một số nhà bán lẻ khác. Nếu bạn mua đăng ký trả trước thì đăng ký của bạn sẽ bắt đầu khi bạn kích hoạt đăng ký của mình và được đưa đến trang Tài khoản của Tôi. Bạn có thể mua đăng ký trả trước từ nhà bán lẻ hoặc đại lý hay nhân viên hỗ trợ của Microsoft.

Làm thế nào để tôi chia sẻ Microsoft 365 với những người còn lại trong gia đình?

Nếu sở hữu đăng ký Microsoft 365 Family hiện hoạt, bạn có thể chia sẻ đăng ký với tối đa năm thành viên trong gia đình (tổng cộng sáu người dùng). Mỗi thành viên trong gia đình được bạn chia sẻ đăng ký có thể sử dụng mọi bản cài đặt sẵn có của bạn trên PC, máy Mac, iPad, máy tính bảng chạy Android, máy tính bảng chạy Windows, iPhone® hoặc điện thoại chạy Android của họ, nhận thêm 1 TB dung lượng lưu trữ OneDrive và quản lý các bản cài đặt riêng của họ từ chúng tôi

Để thêm người vào đăng ký của bạn, truy nhập chúng tôi và làm theo các hướng dẫn trên màn hình để thêm người dùng. Mỗi người bạn thêm sẽ nhận được một email cho biết các bước họ cần thực hiện theo. Khi họ đã chấp nhận và hoàn thành các bước, thông tin của họ, bao gồm cả bản cài đặt họ đang sử dụng, sẽ xuất hiện trên trang Tài khoản của tôi của bạn. Bạn có thể ngừng chia sẻ đăng ký của mình với một người hoặc loại bỏ thiết bị họ đang sử dụng tại www.office.com/myaccount.

“Đám mây” là gì?

“Đám mây” là cách mô tả thân thiện về các dịch vụ điện toán nền web được lưu trữ bên ngoài gia đình hoặc tổ chức của bạn. Khi bạn sử dụng các dịch vụ điện toán đám mây, cơ sở hạ tầng CNTT của bạn sẽ nằm ngoài cơ sở của bạn (bên ngoài) và được duy trì bởi một bên thứ ba (lưu trữ), thay vì nằm tại một máy chủ ở gia đình hoặc doanh nghiệp của bạn (tại chỗ) mà bạn duy trì. Ví dụ: với Microsoft 365, lưu trữ, thông tin, điện toán đám mây và phần mềm được định vị và quản lý từ xa trên máy chủ do Microsoft sở hữu. Rất nhiều dịch vụ bạn sử dụng hàng ngày là một phần của đám mây-mọi thứ từ email nền web cho tới giao dịch ngân hàng di động và lưu trữ ảnh trực tuyến. Vì hạ tầng này được đặt trực tuyến hay “trên đám mây” nên bạn có thể truy nhập vào đó ở hầu hết mọi nơi, từ PC, máy tính bảng, điện thoại thông minh hay thiết bị khác có kết nối Internet.

Hiện nay các doanh nghiệp sử dụng email theo tên miền đã trở nên rất phổ biến. Để đăng nhập và sử dụng mail tên miền thì có nhiều cách nhưng một trong những phương pháp đơn giản và thuận tiện đó là sử dụng công cụ Microsoft Outlook. Phương pháp này giúp chúng ta có thể thao tác gửi nhận email một cách đơn giản, nhanh chóng và có thể sao lưu dữ liệu thư điện tử ra thiết bị lưu trữ bên ngoài như máy tính hoặc ổ cứng di động. Tuy nhiên, việc cài đặt email trên Outlook 2007 và 2010 đôi lúc lại gây khó khăn đối với nhiều người dùng. Trong bài viết này, kỹ thuật viên Phương Nam Vina xin chia sẻ một số hướng dẫn cách cài đặt email trên Outlook 2007 và 2010 để bạn đọc cùng tham khảo và thao tác tùy theo Windows máy tính đang sử dụng.

Bước 1: Bạn mở công cụ Microsoft Outlook 2007 lên. Trên thanh Menu, bạn chọn thư mục ” Tools“. Sau đó, chọn ” Account Settings“.

Bước 2: Sau khi cửa sổ ” Email Accounts” xuất hiện, nhấp chọn Tab ” New” để thêm địa chỉ Email mới.

Trong mục “Yourname“: Điền tên tài khoản email của bạn (Ví dụ: phuongnamvina)

Trong mục “E-mail Address“: Điền địa chỉ email cần tạo (Ví dụ: kythuat@phuongnamvina.vn,…)

Trong mục “Account Type“: Chọn loại giao thức kết nối với server mail (Thông thường sử dụng giao thức mail là POP3)

Trong mục “Username“: Bạn gõ địa chỉ email sao cho trùng với mục Email Address ở phía trên.

Trong mục “Password“: Gõ mật khẩu cho email mà bạn cần tạo.

Sau khi xuất hiện của sổ mới, tại mục ” Outgoing Server“, bạn check vào nút ” My outgoing server (SMTP) requires authentication“.

Đối với mục ” Advanced“, bạn lưu ý là phần ” Leave a copy of messages on the server” cho phép lưu lại một bản sao lưu trên server mail. Bạn có thể sử dụng chức năng này nếu muốn cài đặt email trên nhiều máy tính hoặc muốn sử dụng webmail.

Remove from server after…days: Chức năng này cho phép xóa email đã lưu trữ trên server sau X ngày kể từ khi Outlook tải dữ liệu email về nơi lưu trữ. X là số ngày do bạn lựa chọn và ấn định.

Remove from server when deleted from “Deleted Items”: Chức năng này cho phép xóa email đã lưu trữ trên server khi thực hiện xóa email trên Outlook. Sau khi chọn xong, bạn nhấn OK để lưu cài đặt và đóng cửa sổ lại.

Nếu thấy trong mục ” Bước 7: Sau khi thực hiện xong thao tác của Status” báo ” Completed” thì quá trình cài đặt email đã thành công. Bước 6, hệ thống sẽ tự động chuyển về cửa sổ của Bước 5 là ” Internet E-mail Setting“. Tại đây, bạn chọn ” Test Account Settings” để kiểm tra việc tạo email.

Sau đó, bạn nhấn ” Close” để đóng cửa sổ hiện tại. Nhấn ” Finish” để hoàn thành quá trình tạo mail và bắt đầu sử dụng trên Outlook 2007.

II. Hướng dẫn cách cài đặt email trên Outlook 2010

Cách sắp xếp thư mục và bố cục giao diện của Outlook 2010 có một số điểm khác so với Outlook 2007. Tuy nhiên, v iệc thao tác như cài đặt email trên Outlook 2010 về cơ bản cũng tương tự cài đặt email trên Outlook 2007 và cũng bao gồm 7 bước như sau:

Quá trình cấu hình email trên Outlook 2010 của các bước tiếp theo, bạn thực hiện tương tự như hướng dẫn cài đặt email đối với Outlook 2007 mà chúng tôi đã hướng dẫn ở trên. Các bạn có thể tham khảo tiếp các bước theo hình bên dưới.