Cách Tạo Mail Merge Word 2010 / TOP 11 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 3/2023 # Top View

Hãy tưởng tượng xem bạn cần gửi hàng ngàn thư mời cho các phụ huynh học sinh để đến họp phụ huynh, nếu bạn gõ thủ công từng người, từng người một, bạn sẽ cần bao nhiêu thời gian để làm việc đó? Tôi dám chắc rằng bạn sẽ cần ít nhất là 2 ngày lao động để hoàn thành việc gõ 1000 tên phụ huynh cho 1000 học sinh khác nhau.

Do vậy, sử dụng được công cụ cách trộn thư trong word 2010 sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng trăm giờ làm việc thay vì làm thủ công như trước đây. Ngoài ra có thể áp dụng với các văn bản như: gửi bảng lương hàng tháng, thông báo mời họp, thư cảm ơn….

Để làm được điều đó Tại TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TIN HỌC VĂN PHÒNG TRÍ TUỆ VIỆT sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện:

Để có thể hoàn thành quy trình trộn thư bạn cần phải có 02 file tài liệu sau:

– Văn bản gốc: Nội dung văn bản đã được soạn thảo sẵn và bỏ trống các thông tin cần điền

Ví dụ: thư mời, thư cảm ơn, giấy báo trúng tuyển, không trúng tuyển, thư mời phỏng vấn, thư báo thầu….bỏ trống tên người nhận, đơn vị nhận, địa chỉ, điện thoại, ngày tháng năm sinh….

– Dữ liệu gốc: Thông tin dữ liệu cho mỗi cá nhân, mỗi đơn vị để điền vào các ô trống trong văn bản đã được soạn sẵn, và dữ liệu gốc này thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như Table, Sheet của Excel.

Cách trộn thư trong word 2010 tuân theo các bước sau:

Bước 1: Ở đây, mình soạn file Văn bản gốc trên Word như sau, từ đó bạn có thể tạo cho mình file văn bản theo ý muốn:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC

Kính gửi Ông/bà:

Phụ huynh em: Học sinh lớp 8/4

Đến tại phòng A1 để tham gia buổi họp phụ huynh tổng kết học kỳ I vào lúc 07h ngày 25 tháng 11 năm 2014.

Rất mong quý Ông/bà đến đúng giờ.

Trân trọng!

Gò vấp, ngày 28 tháng 12 năm 2014

Hiệu trưởng

(Đã ký )

Nguyễn Trọng Hiếu

Bước 2: Và Dữ liệu gốc mình làm trên file Excel và được lưu ở Desktop với tên là “tronthu.xlsx”

Kích vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Mergerồi chọn chức năng Step by Step Mail Merge Wizard…

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC

Kính gửi Ông/bà:

Phụ huynh em: Học sinh lớp 8/4

Đến tại phòng A1 để tham gia buổi họp phụ huynh tổng kết học kỳ I vào lúc 07h ngày 25 tháng 11 năm 2014.

Rất mong quý Ông/bà đến đúng giờ.

Trân trọng!

Gò vấp, ngày 28 tháng 12 năm 2014

Hiệu trưởng

(Đã ký )

Nguyễn Trọng Hiếu

– Tại Kính gửi Ông/bà: chọn trường Phụ huynh, Chọn Insert

– Tại Phụ huynh em: chọn trường Học sinh, chọn Insert

Với Word 2007, 2013 thì cách làm cũng tương tự.

Incoming search terms:

trộn thư trong word 2010

cách trộn thư trong word 2010

trộn văn bản trong word 2010

trộn thư word 2010

cách trộn thư

cách trộn văn bản trong word 2010

hướng dẫn trộn thư trong word 2010

cách trộn thư word 2010

Share and Enjoy

Trộn thư là tính năng hữu ích trong Word, tính năng này cho phép bạn tiết kiệm được nhiều thời gian khi phải thao tác với văn bản dạng chèn danh sách vào một tài liệu cố định như thư mời, thư cảm ơn, giấy chứng nhận…

1. Giới thiệu:

Mail Merge (trộn thư) trong Microsoft Word nghĩa là điền dữ liệu trong danh sách vào những vị trí tương ứng trên văn bản, mặc định của chương trình là ứng với mỗi một dòng (Record) dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang văn bản tương ứng.

Tài liệu văn bản chứa nội dung không đổi (như thư mời, phiếu điểm) gọi là tài liệu chính (Main Document). Danh sách dữ liệu chứa nội dung thay đổi gọi là nguồn dữ liệu (Data Source). Mỗi cột dữ liệu trong danh sách gọi là Field. Mỗi dòng dữ liệu gọi là mẫu tin hoặc Record.

2. Cách thực hiện:

Bước 1: Tạo File (tập tin) nguồn dữ liệu (Data Source), có thể là bảng (Table) trong Word hoặc là bảng tính (Wordsheet) trong Excel.

Ví dụ: tập tin văn bản có bảng như sau và được lưu với tên DSKH.

STT

Họ

Tên

Địa chỉ

1

Trần Thanh

Tùng

123 Nguyễn Huệ, Q1, TP.HCM

2

Lê Thanh

Phúc

144 Linh Trung, Q. Thủ Đức, TP.HCM

3

Hồ Thị Thu

Hằng

45 Nguyễn Trãi, Q5, TP.HCM

Bước 2: Tạo tập tin chính (Main Document)

Ví dụ: tạo tập tin thư mời như sau, với những vị trí cần điền dữ liệu Ông bà, Địa chỉ thì bỏ trống và lưu với tên GiayMoi.

GIẤY MỜI

Kính gửi:        Ông/bà:

Địa chỉ:

Trung tâm Sao Mai xin mời quý vị đến dự buổi họp mặt.

Địa điểm:

Thời gian:

Trân trọng kính mời!

Đại diện tổ chức

Phó giám đốc

Bước 3: Thực hiện trên tập tin chính các khai báo:

Thứ nhất: Khai báo kết nối với tập tin nguồn dữ liệu:

Nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Start Mail Merge, chọn  Select Recipients (R), chọn Use An Existing List, tiếp đó chương trình hiện hộp thoại Open, bạn tìm đến tập tin DSKH rồi Enter.

Tiếp đó nhấn Nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Edit Recipients List (D), để kiểm tra nguồn dữ liệu được chèn ở Listview. Không muốn chèn dòng dữ liệu nào thì nhấn khoảng trắng để bỏ chọn. Cuối cùng nhấn OK.

Thứ hai: Chèn các Field vào những vị trí tương ứng:

Chèn họ và tên: Di chuyển con trỏ về phía sau chữ Ông/ bà, nơi cần chèn dữ liệu: họ, tên.

– Nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Insert Merge Field (I), mũi tên xuống chọn Họ rồi Enter. Để chèn Họ.

– Cách khoảng trắng rồi nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Insert Merge Field (I), mũi tên xuống chọn Họ rồi Enter. Để chèn Tên.

Chèn địa chỉ: di chuyển con trỏ về sau chữ địa chỉ, nơi cần chèn dữ liệu rồi:

– Nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Insert Merge Field (I), mũi tên xuống chọn địa chỉ rồi Enter.

Kết quả:

GIẤY MỜI

Kính gửi:        Ông/bà:«Họ» «Tên»

Địa chỉ:«Địa_chỉ»

Trung tâm Sao Mai xin mời quý vị đến dự buổi họp mặt.

Địa điểm:

Thời gian:

Trân trọng kính mời!

Đại diện tổ chức

Phó giám đốc

Thứ ba: Xem kết quả

Nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Preview Result (P), chúng ta sẽ thấy kết quả như sau thể hiện thông tin của dòng dữ liệu đầu tiên.

GIẤY MỜI

Kính gửi:        Ông/bà:Trần Thanh Tùng

Địa chỉ:123 nguyễn Huệ, Q1, TP.HCM

Trung tâm Sao Mai xin mời quý vị đến dự buổi họp mặt.

Địa điểm:

Thời gian:

Trân trọng kính mời!

Đại diện tổ chức

Phó giám đốc

Sau khi kiểm tra kết quả, nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Preview Result (P) một lần nữa để bỏ xem kết quả.

Thứ tư: Trộn thành tập tin kết quả

Nhấn Alt + M vào Mailings Tab, chọn Finish & Merge (F), chọn mục Edit Individual Document. Xuất hiện hộp thoại Merge To New Document, chọn All rồi nhấn Ok.

Kết quả là văn bản mới có số trang tương ứng với số dòng của bảng dữ liệu, mỗi trang là một giấy mời.

Phạm Thị Kim Thoa

congnghe@trungtamsaomai.org

Cách sử dụng mail merge để trộn thư và gửi email cũng khá đơn giản ngay cả khi bạn là người không thường xuyên sử dụng máy tính.

Mail merge giúp bạn gửi thư tới hàng loạt địa chỉ, thường được sử dụng gửi thư cảm ơn tới hàng ngàn khách hàng, hay kết quả thi tuyển sinh tới hàng vạn thí sinh, …

Để tiến hành mail merge, bạn cần chuẩn bị 2 file:

– Một file văn bản dạng Word (chứa mẫu nội dung thư cần gửi)

Nội dung thư mẫu có dạng word

– Một file nguồn thường có dạng Excel (chứa thông tin khách hàng: họ tên, địa chỉ . . .)

Thông tin nguồn thường có dạng Excel

Để thực hành theo hướng dẫn các bạn có thể tải 2 file này ở liên kết sau:

– file mẫu nội dung thư dạng Word: https://goo.gl/3aBBps

– file mẫu thông tin nguồn dạng Excel: https://goo.gl/cqdyYQ

Bước 1: Mở file word với nội dung thư mẫu đã được soạn, ở bài viết này là file chứa nội dung thông báo kết quả tuyển sinh, chọn Mailings → Start Mail Merge → Step by step mail merge wizad… như hình sau

Bước 2: Chọn Use the current document và nhấn Next

Bước 3: Chọn đường dẫn chứa file dữ liệu nguồn dạng Excel

Bước 4: chọn sheet dữ liệu và nhấn OK như hình sau

Bước 5: Hộp thoại Mail Merge recipients xuất hiện, nhấn OK

Bước 6: Sau bước 5, bạn để chuột ở vị trí cần chèn như hình sau

Bước 7: Thực hiện lại bước 6 với các thông tin ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ, khối thi, điểm, . . . ta sẽ được hình sau

Bước 8: Sau khi chèn các field như trên, bạn nhấn vào Next: Preview your let (step 5, step 6) và kết thúc quá trình mail merge ta được kết quả.

sau khi nhấn OK mail merge sẽ kết nối tới Email của bạn qua Outlook để bạn tiến hành gửi Email.

có thể bạn muốn xem:

TOP Marketing chia sẻ cách gửi mail hàng loạt cá nhân hóa Mail Merge bằng Gmail. Hướng dẫn mới nhất 2020 về cách gửi email hàng loạt miễn phí chi tiết từ A đến Z.

Để cá nhân hóa khi gửi bằng Gmail, có 3 cách phổ biến thường dùng:

Sử dụng tiện ích Mail Merge trong Google Sheets (Trang tính)

Sử dụng Word để cá nhân hóa email.

Cá nhân hóa email hàng loạt bằng Excel

Trong bài hôm nay, TOP sẽ chia sẻ với các bạn cách làm Mail Merge trên Google Sheets trước.

Hướng dẫn gửi email hàng loạt cá nhân hóa bằng tính năng Mail Merge trong Google Sheet (Trang Tính)

Mail Merger là một tiện ích mở rộng dành cho Google Sheets. Nó giúp bạn gửi nội dung email tới cho nhiều người, với mỗi người nhận sẽ khác nhau ở một số thông tin nhất định. Chẳng hạn như Họ tên, địa chỉ, giới tính, thời gian,…. tùy mục đích của người gửi. Để bắt đầu, trước tiên, bạn cần cài đặt tiện ích Mail Merge.

Bước 1 – Cài đặt Mail Merge

Bạn truy cập vào Gsuite . Bấm Install để cài đặt tiện ích Merge tích hợp vào tài khoản Google của mình.

Tiếp theo, bạn cần chọn tài khoản Google để tích hợp Mail Merge. Đây cũng chính là tài khoản Gmail sử dụng để gửi email hàng loạt tới danh sách của bạn.

Bước 2 – Tạo mẫu Mail Merge (Tạo mẫu nội dung cần cá nhân hóa)

First Name (Họ)

Last Name (Tên)

Email Adress (Địa chỉ email)

File Attrachment (File đính kèm)

Scheduled Date (Hẹn ngày gửi)

Mail Merge Status (Trạng Thái Email gửi đi)

Bước 3 – Nhập danh sách địa chỉ liên hệ của người nhận

Nếu bạn đã có sẵn nhóm địa chỉ liên hệ cần gửi email trên Danh Bạ (Google Contact). Bạn thao tác theo các bước sau:

Ngoài ra, một cách đơn giản hơn để nhập data lên trang tính. Đó là bạn có thể copy dữ liệu khách hàng paste/dán trực tiếp lên Trang, tương ứng theo các cột thông tin của trang. Lưu ý, mỗi ô excel trên Trang Tính chỉ chứa 1 địa chỉ email, không được viết 2 địa chỉ email trong 1 ô.

Quay trở lại Trang Tính, bạn hãy tải lại Trang để update nhóm danh bạ vừa tạo mới.

Bước 4 – Hẹn thời gian gửi mail và thêm các nội dung tùy chỉnh khác

Bạn có thể bỏ qua bước này nếu không cần thêm trường thông tin cá nhân hóa hoặc cài đặt lịch gửi thư tự động.

Cột Scheduled Date cho phép thiết lập lịch hẹn gửi email. Thời gian có thể đặt khác nhau ở mỗi người nhận. Định dạng thời gian cần theo thứ tự mm/dd/yyyy hh:mm (tháng/ngày/năm giờ:phút). Ví dụ: Bạn cần đặt lịch gửi ngày 9 tháng 8 năm 2020 lúc 9h00p. Bạn sẽ viết : 08/09/2020 09:00. Nếu bạn gửi cần gửi mail hàng loạt luôn, hãy để trống cột này.

Thêm trường thông tin cá nhân hóa : Ngoài các thông tin có sẵn Mail Merge trên Trang Tính (Họ, tên, file đính kèm,…). Bạn có thể thêm các trường tùy chỉnh khác.

Bước 5 – Đính kèm tệp file

Nếu nội dung gửi không cần chèn thêm file đính kèm gửi riêng từng người nhận. Bạn có thể bỏ qua bước này.

Bước 6 – Cấu hình Mail Merge

#1 – Configure Mail Merge: Điền các thông tin người gửi. Rồi bấm Continue.

Bước 8 – Gửi email cá nhân hóa hàng loạt

#4 – Send Email Campaign: Gửi chiến dịch email.

Bài viết đã hướng dẫn các bạn cách gửi email hàng loạt mail merge trong Gmail. Trong các kỳ sau, phần mềm marketing sẽ hướng dẫn cách gửi mail merge bằng word và excel.

Comments