Cách Tạo Group Mail Outlook / Top 2 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 1/2023 # Top View | Rafs.edu.vn

Cách Tạo Mail Group Miễn Phí Với Google Groups.

Bài viết này hướng dẫn cách tạo Mail Group miễn phí với Google Groups.

Đối với những nhóm người thường xuyên trao đổi e-mail với nhau thì các website cung cấp dịch vụ Mail Group hay Mailing List rất có ích:

+ Mail Group giúp đơn giản hóa việc gởi email cùng lúc cho nhiều người: chỉ cần gởi cho 1 địa chỉ duy nhất thay vì đồng gởi cho cả danh sách dài.

+ Mail Group là công cụ quản lý danh sách thành viên, cung cấp không gian để lưu trữ tất cả thông tin trao đổi và giúp bạn dễ dàng theo dõi, tra cứu về sau.

Tuy nhiên, các dịch vụ này dễ bị người dùng lạm dụng để gửi spam email nên có thể bị các máy chủ ở Việt Nam ngăn chặn.

Google Groups là một trong số các dịch vụ Mail Group đáng tin cậy hiện nay vì họ có chính sách chống spam mail tốt và phục vụ miễn phí cho mọi người.

1. Đăng ký sử dụng dịch vụ Google Groups

– Sau đó, bạn cần login = tài khoản Gmail.

– Địa chỉ group sẽ có dạng:

3. Nhập danh sách thành viên

– Bạn có thể nhập danh sách email của các thành viên cho nhóm ngay sau khi tạo nhóm hay bất kỳ lúc nào bạn cần.

– Bạn chọn 1 trong 2 hình thức tạo danh sách là

+ Invite (Gửi thư mời tham gia): mỗi địa chỉ sẽ nhận được thư mời và họ có quyền quyết định tham gia hay không.

+ Add (Thêm vào danh sách): trở thành thành viên ngay lập tức.

– Mỗi thành viên trong danh sách sẽ nhận được thư chào mừng tham gia, nếu bạn muốn họ khỏi thắc mắc thì nên viết thêm vài dòng giải thích vào khung “Viết thông điệp chào mừng”.

Đối với nhóm mail do bạn tạo, bạn có quyền truy cập vào phần dữ liệu của nhóm để thay đổi thông tin về nhóm, xóa nhóm; sửa chữa, xóa mail; bổ sung, phân quyền cho thành viên.

Để thực hiện, bạn bấm chuột vào tên nhóm trong danh sách.

5. Những điều cần biết khi sử dụng

– Dung lượng lưu trữ hiện nay không hạn chế, tất cả các thư (kể cả file đính kèm) sẽ được nén lại.

– Không cho phép gửi kèm file thi hành (exe, com…).

– Những địa chỉ không gửi mail được (sai địa chỉ, họp thư bị đầy) sẽ bị “cấm” trong danh sách.

– Bạn có thể tạo form đăng ký email để nhúng vào website (cho phép khách hàng nhập email vào group).

– Để xóa tên khỏi danh sách thành viên, bạn có thể gởi e-mail cho địa chỉ

[Groupname]-unsubscribe@googlegroups.com.

Cách Tạo Chữ Ký Trong Mail Outlook

Trong Outlook, bạn có thể tạo một hoặc nhiều chữ ký được cá nhân hóa cho email của mình. Chữ ký của bạn có thể bao gồm văn bản, hình ảnh, danh thiếp điện tử, biểu trưng hoặc thậm chí là hình ảnh chữ ký viết tay. Bạn có thể thiết lập để chữ ký tự động thêm vào tất cả các thư gửi đi hoặc tùy theo từng trường hợp.

Lưu ý: Nếu bạn có tài khoản Microsoft Office 365, đồng thời sử dụng Outlook và Outlook trên web hoặc Outlook trên web cho doanh nghiệp, bạn cần phải tạo chữ ký trong cả hai sản phẩm. Để tạo và sử dụng chữ ký email trong Outlook trên web, Create và thêm chữ ký email trong chúng tôi hoặc Outlook trên web.

Bước 1: Mở một email mới.

Tùy thuộc vào kích thước cửa sổ Outlook, menu nút Message menu và Signature có thể ở hai vị trí khác nhau.

Bước 3: Chọn New, trong hộp thoại New Signature, nhập tên cho chữ ký.

Bước 4: Trong Edit signature, gõ vào chữ ký của bạn. Bạn có thể thay đổi phông chữ, màu chữ và kích thước cũng như căn chỉnh văn bản. Nếu bạn muốn tạo chữ ký với dấu đầu dòng, bảng hoặc đường viền, hãy sử dụng Word để định dạng văn bản, sau đó sao chép và dán chữ ký vào hộp Edit signature.

Lưu ý:

Bạn có thể thêm liên kết và hình ảnh vào chữ ký email, thay đổi phông chữ và màu sắc,… bằng cách sử dụng mini formatting bar trong Edit signature.

Bạn cũng có thể thêm các icons và liên kết vào chữ ký của mình.

Bước 5: Trong Choose default signature, hãy đặt các tùy chọn sau cho chữ ký của bạn

Trong E-mail account, chọn một tài khoản email để liên kết với chữ ký. Bạn có thể đặt chữ ký khác nhau cho mỗi tài khoản email.

Nếu bạn muốn chữ ký mặc định được thêm vào tất cả thư mới, trong hộp thả xuống New messages, hãy chọn một trong các chữ ký của bạn. Nếu bạn không muốn tự động thêm chữ ký vào thư mới, hãy chọn none.

Nếu bạn muốn chữ ký của mình xuất hiện trong các thư bạn trả lời và chuyển tiếp, trong menu Replies/forwards, chọn một trong các chữ ký của bạn. Nếu không, hãy chấp nhận tùy chọn mặc định của (none).

Bước 6: Chọn OK để lưu chữ ký mới và quay lại tin nhắn. Outlook sẽ không thêm chữ ký mới vào thư bạn đã mở ở Bước 1, ngay cả khi bạn chọn áp dụng chữ ký cho tất cả thư mới. Bạn sẽ phải thêm chữ ký theo cách thủ công vào thư này. Tất cả các thư trong tương lai sẽ có chữ ký được thêm tự động. Để thêm chữ ký theo cách thủ công, hãy chọn Signature từ Message menu và sau đó chọn chữ ký bạn vừa tạo.

Thêm logo hoặc hình ảnh vào chữ ký của bạn

Nếu bạn muốn thêm logo công ty hoặc hình vào chữ ký, hãy sử dụng các bước sau.

Trong hộp Select signature to edit, hãy chọn chữ ký bạn muốn thêm biểu tượng hoặc hình ảnh vào.

Chọn Image icon, Chèn hình ảnh từ biểu tượng thiết bị, định vị tệp hình ảnh của bạn và chọn Insert.

Để thay đổi kích thước hình ảnh, nhấp chuột phải vào hình ảnh, sau đó chọn Picture. Chọn tab Size và sử dụng các tùy chọn để thay đổi kích thước hình ảnh. Để giữ tỷ lệ hình ảnh, hãy đảm bảo chọn Lock aspect ratio.

Khi hoàn tất, chọn OK, sau đó chọn OK lần nữa để lưu các thay đổi cho chữ ký.

Chèn chữ ký theo cách thủ công

Nếu bạn không chọn chèn chữ ký cho tất cả thư hoặc trả lời mới và chuyển tiếp, bạn vẫn có thể chèn chữ ký theo cách thủ công.

Trong email, trên tab Message, chọn Signature.

Chọn chữ ký của bạn từ menu xuất hiện. Nếu có nhiều chữ ký, bạn có thể chọn bất kỳ chữ ký nào bạn đã tạo.

Cách Tạo Group Mail Miễn Phí Với Tài Khoản Gmail

Vậy để tạo Google Group, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác đơn giản với 3 bước như sau:

Group name: Đặt tên cho nhóm, ví dụ: mkt1234

Group email address: Đặt địa chỉ Email chung cho nhóm, ví dụ: mkt1234

Nhóm này sẽ có địa chỉ Email chung mkt1234@googlegroups.com và đường link truy cập nhóm là http://groups.google.com/group/mkt1234

Group description: Mô tả một vài đặc điểm về nhóm.

Group’s primary language: Lựa chọn ngôn ngữ.

Group type: Lựa chọn loại nhóm phù hợp với mình. Hiện tại Google có 4 loại nhóm để bạn lựa chọn sao cho phù hợp với mục đích sử dụng của cả nhóm

Email list: Danh sách email được sử dụng để phân phối bản tin hoặc để cho mọi người biết về các sự kiện hoặc diễn biến quan trọng.

Collaborative inbox: Hộp thư đến cộng tác.

Bước 2: Mời thành viên

Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn có thể thêm các thành viên vào group vừa được tạo bằng 2 cách:

Cách 1: Invite members by email (M ời thành viên qua Email). Bạn nhập địa chỉ email của các thành viên mà bạn muốn mời và chú ý phân cách các địa chỉ Email bằng dấu “,”. Ở bên dưới, bạn điền vào phần thông điệp. Từng người sẽ nhận được thư mời tham gia nhóm của bạn và họ phải nhấn nút chấp nhận trước khi nhận được bất kì email nào trong tương lai. Lưu ý, lời mời chỉ có hiệu lực trong 1 tuần.

Trong bảng điều khiển bên trái, bạn có thể thêm thành viên vào group mail bằng hai cách

Cách 2: Add members directly (Thêm người dùng trực tiếp) bạn có thể nhập địa chỉ email của người được mời giống như cách trên, các địa chỉ Email cũng được phân cách nhau bằng dấu “,”. Khi bạn dùng cách này, người đó sẽ ngay lập tức trở thành thành viên và bắt đầu nhận được thư luôn. Tuy nhiên cách này không được khuyến khích và bạn cần phải cẩn trọng khi sử dụng tính năng này. Chỉ thêm những người bạn biết, tránh trường hợp gửi Email mà người nhận không mong muốn, điều này có thể khiến tài khoản của bạn bị vô hiệu hóa bởi google.

Bước 3: Sử dụng Group mail

Ngay bây giờ, bạn có thể làm việc và trao đổi với tất cả mọi người đang sử dụng Email thông qua Google Group.

Cập nhật: Gimasys

Cách Backup Mail Trong Microsoft Outlook

Trong bài này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo file backup của Inbox trong Microsoft Outlook. Thủ tục này có thể áp dụng cho cả Microsoft Office Outlook 2003 và 2007, chỉ có một chút khác biệt về giao diện. Chỉ cần thực hiện theo các bước sau bạn sẽ không gặp phải vấn đề gì.

Đầu tiên, mở Microsoft Outlook. Vào menu File chọn Import and Export.

Phần Import and Export Wizard sẽ được khởi chạy. Chọn Export to a file và nhấn Next.

Trong cửa sổ Export to a File bạn có thể chọn loại file backup tạo ra. Đối với người dùng thông thường, chúng tôi khuyên bạn nên dùng định dạng Personal Folder File (.pst). Sau khi đã lựa chọn định dạng cho file, nhấnNext.

Trong cửa sổ Export Personal Folders, bạn có thể chọn các thư mục muốn backup. Bạn nên chọn toàn bộ mailbox và chọn lựa chọn Include subfolders. Với các lựa chọn này, bạn có thể backup toàn bộ thư, địa chỉ liên lạc, lịch biểu, nhiệm vụ và ghi nhớ trong email.

Sau đó nhấn Next, bạn sẽ được hỏi đường dẫn của file được lưu trữ. Kích vào Browse để chọn vị trí đặt file backup. Sau đó kích Finish.

Cửa sổ Create Microsoft Personal Folders sẽ được mở. Tùy theo phiên bản Outlook đang sử dụng bạn sẽ thấy các tùy chọn khác nhau như tùy chọn mã hóa hay mật khẩu bảo vệ. Bạn có thể thiết lập mức độ mã hóa và bảo mật như ý muốn cho file backup của mình bằng mật khẩu. Khi đã hoàn thành, nhấnOK.

Microsoft Office Outlook sẽ khởi tạo file backup. Bạn có thể phải chờ vài phút hoặc hơn tùy thuộc vào dung lượng Inbox.

Ngoài ra còn một cách khác để backup mà không phải mất thời gian đó là chỉ cần lưu lại file chúng tôi của Outlook, và nhớ là bạn hãy copy lại file đó vào vị trí an toàn chứ không phải di chuyển cả file đó.

Đầu tiên hãy đóng Outlook lại sau đó vào C:Documents and Settings[username]Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlook (vị trí file chúng tôi khi cài đặt mặc định, username là tên người dùng hiện thời) và copy file chúng tôi vào vị trí an toàn (thay đổi tên file nếu bạn muốn nhưng không được thay đổi phần đuôi mở rộng).

Để khôi phục lại, bạn chỉ cần sử dụng công cụ import trong Outlook hoặc copy file backup đó trở về vị trí như trên (nhớ đổi lại tên là chúng tôi nếu bạn đã đổi tên).