Google Docs Là Gì? Cách Sử Dụng Google Docs Trên Google Driver

Trong bài này mình sẽ giúp bạn hiểu khái niệm Google Docs là gì? Cũng như cách đăng ký tài khoản Google Docs và cách sử dụng Google Docs cơ bản.

Nếu bạn đã từng sử dụng qua Word thì sẽ thấy tầm quan trọng của nó trong việc lưu trữ tài liệu trong văn phòng. Tuy nhiên, điểm yếu của Word là bạn không thể chia sẻ online được, hay bạn phải cài đặt phần mềm MS Office thì mới sử dụng được.

Bạn đừng quá lo lắng, bởi hiện nay đã xuất hiện thêm một phiên bản Word Online, và ta gọi nó là Google Docs.

1. Google Docs là gì?

Google Docs hay còn gọi là Google tài liệu, đây là một trình xử lý văn bản dựa trên web hoàn toàn miễn phí được Google cung cấp như một phần của bộ công cụ văn phòng hoàn chỉnh của Google Drive, để cạnh tranh với Microsoft Office. Ngoài Google Docs, cácchức năng chính khác có trong Google Drive đó là Sheets (Excel) và Slides (Powerpoint).

Điều thuận tiện của Google Docs đó là bạn có thể được truy cập ở bất cứ nơi đâu mà chúng ta không cần phải cài đặt chương trình trên máy tính của mình. Tất cả những gì bạn cần là có kết nối internet, có một tài khoản Goolge và cập vào Google Tài liệu để sử dụng.

Những công cụ có sẵn trong Google Docs được thiết kế với bố cục rất rõ ràng cùng rất nhiều tính năng độc đáo và tiện lợi cho người dùng như khả năng làm việc, chia sẻ và cộng tác từ bất cứ đâu. Đặc biệt, khi làm việc trên Google Docs nó sẽ tự động đồng bộ hóa và lưu tất cả các công việc của bạn, vì vậy bạn không phải lo lắng về bất cứ vấn đề gì.

2. Cách đăng ký tài khoản Google Docs

Điều đầu tiên bạn cần làm trước khi có thể sử dụng Google Docs là đăng ký tài khoản Google (tài khoản @gmail). Nếu bạn đã có tài khoản, vui lòng chuyển sang phần tiếp theo. Nếu không, chúng ta sẽ thực hiện một cách đơn giản để tạo tài khoản Google và giúp bạn thiết lập với Docs.

Truy cập vào tài khoản.google.com , nhấp vào trên Tạo tài khoản

Trên trang tiếp theo, bạn sẽ cần cung cấp một số thông tin để tạo tài khoản, như tên, họ, tên và mật khẩu.

Ngoài ra, bạn phải xác minh số điện thoại của mình để đảm bảo bạn là người thật chứ không phải robot.

Sau khi bạn xác minh số điện thoại của mình, các trang tiếp theo yêu cầu bạn cung cấp địa chỉ email khôi phục, ngày sinh và giới tính, cũng như đồng ý với điều khoản về quyền riêng tư và điều khoản dịch vụ. Hoàn thành điều đó và bạn là chủ sở hữu mới của tài khoản Google.

3. Cách tạo một tài liệu trống 4. Cách tạo một liên kết có thể chia sẻ

Đây là cách đơn giản nhất để một ai đó có thể truy cập vào liên kết và xem tài liệu của bạn. Nếu bạn muốn chia sẻ đến những người khác thì hãy nhấn vào nút chia sẻ màu xanh ở góc trên bên phải của tài liệu mà bạn muốn chia sẻ.

Tiếp đến bạn chọn quyền chia sẻ cho tài liệu của bạn, tùy vào quyền mà bạn cấp mà người chia sẻ có thể chỉnh sửa, nhận xét hoặc xem.

Sau khi đã chọn được quyền, thì bạn ấn sao chép liên kết. Lúc này bạn có thể gửi liên kết này cho bất kỳ ai bạn muốn.

5. Chia sẻ qua địa chỉ email

Trong trường hợp bạn cần chia sẻ tài liệu cho bạn với một địa chỉ email nào đó, bạn cũng ấn vào nút chia sẻ như cách làm tạo liên kết để chia sẻ như trên rồi chọn quyền mà bạn muốn, sau đó nhập email người muốn chia sẻ vào ô trong hình, rồi ấn xong là được.

6. Cách sử dụng một số phim tắt trong Google Docs

Cách Tạo Một Khảo Sát Trong Google Docs Forms

Có rất nhiều cách để tạo ra các form trực tuyến, Google Docs có thể là lựa chọn hoàn hảo cho nhu cầu của bạn. Nhiều người cho rằng, nó là công cụ mạnh mẽ nhất mà bạn đang sử dụng miễn phí-nó là một phần của Google Drive. Drive là một phần không thể tách rời trong mỗi tài khoản Google, và được biết đến như là một dịch vụ lưu trữ đám mây và cho tài liệu văn phòng. Một tính năng ít được biết đến của nó là Forms, một công cụ xây dựng khảo sát đơn giản và cần thiết cho nhu cầu của bạn. Cho dù bạn đang thu thập địa chỉ email, thực hiện cuộc thăm dò trên trang web của bạn, hoặc xây dựng một cuộc khảo sát dịch vụ khách hàng chuyên sâu, Forms là công cụ lý tưởng để sử dụng.

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách bắt đầu với Google Docs Forms. Tôi sẽ giải thích những loại câu hỏi khác nhau mà bạn có thể tạo ra với nó, cách bạn có thể tạo các câu hỏi khác nhau tùy thuộc vào các câu trả lời người dùng cung cấp, và cuối cùng là cách bạn có thể truy cập và phân tích các dữ liệu mà bạn nhận được. Hãy bắt đầu nào.

Làm quen

Trong trình duyệt của bạn, vào chúng tôi và đăng nhập vào tài khoản Google. Ở góc trên bên trái của màn hình nhấp vào Create và chọn Form.

Xác định vị trí tùy chọn Forms ở góc trên bên trái của màn hình

Có một vài mẫu thiết kế sẵn mà bạn có thể sử dụng

Bây giờ bạn ở trang Form chính, và bạn có thể làm việc để sắp xếp mọi thứ đã được thống kê.

Đầu tiên, Form Settings. Nếu form của bạn có là hai hoặc nhiều trang dài, sau đó đánh dấu vào ô đã dán nhãn Show progress bar… để hiển thị thời gian phản hồi để họ điền vào cuộc khảo sát.

Phần tiếp theo là số lượng cuộc khảo sát. Nó chia thành nhiều trang, nhưng hiển thị chỉ từng trang một. Tiêu đề của form và mô tả của nó ở trên cùng-bấm vào thêm hoặc chỉnh sửa chúng.

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để thêm câu hỏi đầu tiên. Nhấp vào trong hộp Question Title để thêm câu hỏi và thêm Help Text nếu các câu hỏi cần giải thích.

Chọn loại câu hỏi bạn muốn hỏi bằng cách nhấp vào hộp thả xuống. Một câu hỏi nhiều lựa chọn được thiết lập theo mặc định, nhưng có chín loại khác nhau của bạn có thể yêu cầu thực hiện. Chúng ta sẽ xem xét sáu trong số chúng.

Trang Form được sắp xếp theo phần mà bạn cần chỉnh sửa.

Loại câu hỏi Text

Phần này yêu cầu văn bản rất ngắn gọn, chẳng hạn như của tên hoặc địa chỉ email. Để đảm bảo nhập địa chỉ email hợp lệ nhấp vào Advanced Settings. Đánh dấu vào Data validation và chọn Text trong hộp đầu tiên và Email address trong hộp thứ hai. Trong hộp Custom error text nhập “Vui lòng nhập một địa chỉ email hợp lệ”.

Thêm xác nhận dữ liệu vào câu hỏi

Paragraph Text Multiple Choice

Phần này cung cấp một danh sách các câu trả lời, và người dùng có thể chọn chỉ một đáp án. Thêm câu trả lời đầu tiên của bạn trong hộp được gán nhãn Option 1, sau đó nhấp vào hộp tiếp theo để thêm câu trả lời thứ hai và cứ tiếp tục. Bạn cũng có thể nhấp vào Add “Other” để thêm một hộp văn bản nhỏ ở cuối danh sách. Người dùng có thể thêm sự lựa chọn riêng của họ cho câu trả lời ở đây.

Nhiều lựa chọn trong Google form

Checkboxes

Phần này là một danh sách nhiều lựa chọn, người dùng có thể lựa chọn nhiều hơn một câu trả lời. Cũng như loại nhiều lựa chọn, nhập trong danh sách câu trả lời và sử dụng tùy chọn Add “Other” nếu bạn cần. Bạn có thể chỉ định tối thiểu, tối đa hoặc chính xác số lượng các câu trả lời người dùng phải đánh dấu vào bằng cách sử dụng tùy chọn Data Validation trong Advanced Settings.

Chọn cách bạn muốn để xác nhận câu trả lời của bạn

Chọn từ một danh sách

Đây là một sự lựa chọn nhiều kiểu câu hỏi trình bày dưới dạng một danh sách thả xuống. Người dùng chỉ có thể chọn một câu trả lời, và không thể thêm sự lựa chọn riêng của họ. Nó tốt cho các câu hỏi dùng để xác nhận, chẳng hạn như câu hỏi Nam hoặc nữ, thay vì câu hỏi dựa trên quan điểm.

Danh sách các câu hỏi trong một cuộc khảo sát

Scale

Scale yêu cầu các phản hồi phải xếp hạng, theo mặc định từ một đến 5. Bạn nên chọn nhãn cao nhất vào thấp nhất theo hướng dẫn. Một câu hỏi ví dụ có thể là “Bạn hài lòng với dịch vụ mà bạn nhận được như thế nào?” Nhãn số 1 là “Rất không hài lòng” và 5 là “Rất hài lòng”.

Tùy chọn Scale cho phép thêm vào nhiều câu hỏi, nhưng bạn chỉ có thể thêm cùng một lúc. Tạo ra nhiều câu hỏi một cách nhanh chóng bằng cách nhấp vào nút Duplicate, sau đó viết lại Tiêu đề câu hỏi – Question Title trong phần sao chép.

Thêm một thang câu hỏi, không có câu trả lời hoàn hảo tuyệt đối

Thêm câu hỏi

Khi hoàn thành xong câu hỏi, nhấp vào Done để thêm nó vào. Sau đó nhấp vào Add item để bắt đầu câu hỏi khác, chọn loại câu hỏi từ danh sách.

Ngoài ra, bạn cũng được phép thêm phần mới (Section Header). Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp khảo sát dài hơn. Ít nhất, đó là một ý tưởng tốt để có thông tin cá nhân, những câu hỏi nhóm lại thành phần riêng của họ “About you”. Bạn cũng có thể thêm ngắt trang Page break để chia khảo sát dài trên nhiều trang.

Thêm nhiều phần mới để làm cho khảo sát dễ dàng theo dõi hơn

Tạo Dynamic Forms

Ngắt trang cũng là cách hữu ích để xây dựng các khảo sát sinh động hơn, nó sẽ hiển thị các câu hỏi khác nhau dựa trên các phản hồi của người dùng.

Sử dụng nhiều trang để tạo ra nhiều dynamic forms

Trang 1 chứa câu hỏi nhiều sự lựa chọn “Bạn có sở hữu một điện thoại thông minh?”. Option 1 là Yes; Option 2 là No. Đánh dấu vào nhãn Go to page based on answer, sau đó đối với option 2 chọn Go to page 3.

Bạn có thể gửi tới người dùng một trang cụ thể dựa dựa vào phản hồi của họ

Trang 2 chứa những câu hỏi của bạn về điện thoại thông minh.

Trang 3 có câu hỏi nhiều lựa chọn “Bạn có sở hữu một máy tính bảng không?”. Một lần nữa, Option 1 là Yes; Option 2 là No. Đánh dấu nhãn Go to page based on answer, và đối với option 2 chọn Go to page 5.

Trang 4 chứa câu hỏi về máy tính bảng.

Trang 5 chứa câu hỏi về nhân thân của bạn.

Trong ví dụ này, nếu ai đó trả lời Yes cho câu hỏi trên trang 1 nó sẽ dẫn tới các câu hỏi về điện thoại thông minh trên trang 2, và sẽ lần lượt dẫn tới trang 3.

Nếu họ trả lời No trên trang 1 nó sẽ bỏ qua các câu hỏi về điện thoại thông minh và đi thẳng tới câu hỏi máy tính bảng trên trang 3. Trả lời Yes sẽ hiển thị trang 4 và câu hỏi dành riêng cho máy tính bảng; trả lời No sẽ nhảy tới trang 5 và câu hỏi giới thiệu về bạn.

Hoàn thành

Sắp xếp lại các câu hỏi, các phần và các trang của bạn bằng cách di chuột con chuột qua chúng và kéo chúng vào vị trí. Nhấp vào View live form để xem trực tiếp trên thanh công cụ ở phía trên của màn hình để kiểm tra form bất cứ lúc nào.

Bạn có thể kiểm form của bạn

Khi bạn hài lòng, đi tới Confirmation page ở dưới màn hình. Cảm ơn người họ đã tham gia và hủy đánh dấu tất cả các hộp, sau đó nhấp Send.

Thêm một thông điệp gần gũi và hành động tới form của bạn

Bây giờ, bạn sẽ thấy một cửa sổ cung cấp một liên kết chia sẻ qua email hoặc mạng xã hội. Nếu bạn muốn đặt các form trên trang web thì nhấp vào nút Embed. Thay đổi chiều cao và rộng để form phù hợp với trang web (chiều rộng là quan trọng nhất), sau đó sao chép embed code và dán nó lên trang web của bạn.

Điều chỉnh lại kích thước của khảo sát cho phù hợp với trang web của bạn

Nhận kết quả

Bạn có thể kiểm tra kết quả bất kỳ lúc nào. Mở Form từ tài khoản Drive. Trong thanh menu ở trên bạn sẽ thấy một con số kế tiếp để phản hồi – Responses. Đây là con số những người đã phản hồi form của bạn.

Tinh chỉnh cuộc khảo sát của bạn khi hoàn thành

Các kết quả từ cuộc khảo sát của bạn

Ngoài ra, hãy nhấp vào View responses để xem tất cả các dữ liệu thô được lưu trong một bảng tính. Không phải tốt nhất để chỉnh sửa bảng tính trực tiếp, nhưng bạn có thể sao chép và dán các dữ liệu vào một bảng tính hoặc tài liệu khác để tiếp tục phân tích.

Bạn cũng có thể xem tất cả kết quả chi tiết trong bảng tính

Khi bạn đã nhận đầy đủ các phản hồi, bạn có thể đóng cuộc khảo sát. Nhấp vào Accepting Responses và thay đổi thành Not accepting responses. Bạn có thể thêm các thông điệp ngắn gọn thông báo cuộc khảo sát đã đóng, và tất nhiên, bạn có thể mở lại khảo sát bất cứ lúc nào.

Kết luận

Các tính năng của Forms trong Google Drive là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ có khả năng tạo ra các cuộc khảo sát phức tạp nhất. Nó đủ khách quan nếu bạn muốn thực hiện một cuộc thăm dò ý kiến nhanh hoặc cuộc tranh luận, bạn có thể thực hiện chỉ trong 5 phút. Sự trợ giúp từ các công cụ khảo sát khác là cách bổ sung đầy đủ với Google Docs và các dịch vụ Google khác. Điều này có nghĩa bạn có thể cộng tác với những người khác để tạo ra các cuộc khảo sát, hoặc chia sẻ các sản phẩm đã hoàn thành với những người được chọn, và sau đó sử dụng sức mạnh của một bảng tính để phân tích các phản hồi.

Cách Tạo Confession Đơn Giản Trên Facebook Với Google Docs

Confession đã trở nên quen thuộc với cộng đồng mạng, nơi để mọi người có thể giải cảm xúc, suy nghĩ hay nhắn gửi mà không bị ai phát hiện. Trong bài viết này, Guru sẽ hướng dẫn cách tạo Confession đơn giản.

Cách tạo Confession đơn giản trên Facebook với Google Docs

Về phương thức hoạt động, các fanpage về Confessions thường sử dụng một biểu mẫu Google Docs để lấy những lời “thú tội” của  mọi người, sau đó admin của fanpage (cũng là admin của Google Docs) sẽ đăng những lời thú nhận của bạn lên fanpage Facebook.

Đầu tiên tạo Google Docs, bạn cần phải có tài khoản Gmail. Đăng nhập tài khoản Gmail vào Google sau đó bấm vào chức năng Driver.

Tiếp theo tại giao diện chính Google Drive, bạn chọn ‘Tạo’ và chọn tiếp ‘Mẫu’ để bắt đầu tạo một mẫu Google Docs.

Cách tạo Confession đơn giản trên Facebook với Google Docs

Sau đó, bạn nhập tiêu đề và chọn giao diện mà sau khi tạo Confessions xong Google Docs sẽ hiển thị.

Cách tạo Confession đơn giản trên Facebook với Google Docs

Cách tạo Confession đơn giản trên Facebook với Google Docs

Tiếp theo là bạn nhập thêm thông tin để xác nhận đã nhận. Ở khung ‘Trang xác nhận’ như bạn thấy, bạn thiết lập như mô tả bên dưới, sau đó ấn vào nút Gửi biểu mẫu.

Sau đó, để xem danh sách câu trả lời bạn chọn vào tab CÂU TRẢ LỜI trên giao diện chỉnh sửa form

Cách tạo Confession đơn giản trên Facebook với Google Docs

Ở đây bạn đã hoàn thành việc thiết lập một Google Docs để nhận những lời thổ lộ từ mọi người. Bạn có thể ấn vào Xem biểu mẫu trực tiếp để xem lại thành quả của mình. Thử nhập nội dung vào khung trả lời, sau đó gửi, một cửa sổ sẽ hiện ra xác nhận việc gửi tin của bạn có thành công không.

Cách tạo Confession đơn giản trên Facebook với Google Docs

Nên copy link đường dẫn Confessions để mọi người truy cập bạn nha!

Để  xem những câu trả lời mà bạn nhận được tại Google Drive, bạn chọn ‘Câu trả lời’ thì một trang mới được mở ra, ở đó sẽ lưu lại những thông tin của người gửi.

Cách tạo Confession đơn giản trên Facebook với Google Docs

Cách tạo Confession thật đơn giản phải không. Hãy tạo một Confession trong cộng đồng của bạn để gắn kết mọi người, qua đó có thể thấu hiểu được tâm tư, suy nghĩ của các thành viên. Đó cũng là một cách để thu thập insight hiệu quả.

Cách Tạo Và Soạn Thảo Văn Bản Trên Google Docs

Cách tạo văn bản trên Google Docs

Bước 1: Bạn truy cập vào link docs.google.com

Bạn nhập tên tài khoản google của mình ấn Tiếp theo, sau đó điền mật khẩu tài khoản để hoàn thành quá trình đăng nhập. Còn nếu bạn đang đăng nhập sẵn một tài khoản Google thì bạn sẽ được chuyển tới bước 3 ngay.

Bước 3: Sau khi đăng nhập bạn sẽ được chuyển tới Google Docs. Bạn có thể chọn 1 mẫu văn bản có sẵn hoặc chọn tài liệu trống để bắt đầu soạn thảo văn bản của mình.

Bước 4: Một tài liệu mới hiện ra bạn có thể bắt đầu soạn thảo văn bản của mình như phần mềm word thông thường.

Các tính năng soạn thảo văn bản trên Google Docs

Google Docs cung cấp cho bạn các tính năng soạn thảo văn bản trên thanh menu bao gồm các tab như sau:

Tab Tệp: Tại đây bạn có thể thực hiện các lệnh như mở, tạo bản sao, tải xuống, gửi tài liệu qua email, đổi tên, xuất bản lên web, thiết lập trang, in tài liệu…

Tab Chỉnh sửa: Các lệnh trong tab này bao gồm cắt, sao chép, dán, hoàn tác, làm lại, chọn tất cả, tìm kiếm và thay thế.

Tab Xem: Bạn có thể xem bố cục in, chọn chế độ xem thích hợp, hiển thị đường viền, thanh công cụ…

Tab Định dạng: Bạn có thể định dạng chữ, một đoạn văn, căn lề, thụt dòng, giãn cách dòng cho cả văn bản, sử dụng đánh số…

Tab Công cụ: Tab này giúp bạn kiểm tra chính tả, số từ trong văn bản, xem lại các chỉnh sửa được đề xuất, từ điển, dịch văn bản, nhập văn bản bằng giọng nói…

Tab Tiện ích bổ sung: Cung cấp các tiện ích hỗ trợ soạn thảo văn bản tốt hơn

Ở phía dưới Thanh Menu là thanh công cụ. Tại đây sẽ đưa ra một số lệnh cụ thể được tổng hợp từ các tab phía trên giúp bạn có thể sử dụng chúng nhanh hơn khi soạn thảo văn bản.

Cách chia sẻ văn bản tài liệu trên Google Docs

Để chia sẻ tài liệu cho người khác bạn thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Ấn vào nút Chia sẻ màu xanh ở góc trên bên phải

Bước 2: Nhập địa chỉ email người bạn muốn chia sẻ

Bước 3: Kích vào biểu tượng cài đặt, chọn quyền cho người bạn chia sẻ

Bạn cũng có thể cài đặt chia sẻ link liên kết của file tài liệu bạn vừa soạn thảo trên Google Docs bằng cách nhấn vào Thay đổi trong ô nhận đường dẫn liên kết, kích vào mũi tên đi xuống để chọn tùy chọn chia sẻ hợp lý nhất. Cuối cùng ấn Xong để xác nhận.

Tạo Phiếu Khảo Sát Trực Tuyến Với Google Docs.

Tạo phiếu khảo sát trực tuyến với Google Docs. Nhiều người cho rằng, nó là công cụ mạnh mẽ nhất mà bạn đang sử dụng miễn phí-nó là một phần của Google Drive. Drive là một phần không thể tách rời trong mỗi tài khoản Google, và được biết đến như là một dịch vụ lưu trữ đám mây và cho tài liệu văn phòng. Một tính năng ít được biết đến của nó là Forms, một công cụ xây dựng khảo sát đơn giản và cần thiết cho nhu cầu của bạn. Cho dù bạn đang thu thập địa chỉ email, thực hiện cuộc thăm dò trên trang web của bạn, hoặc xây dựng một cuộc khảo sát dịch vụ khách hàng chuyên sâu, Forms là công cụ lý tưởng để sử dụng.

Trong hướng dẫn này, La Trọng Nhơn sẽ chỉ cho bạn cách tạo phiếu khảo sát trực tuyến với google docs. Tôi sẽ giải thích những loại câu hỏi khác nhau mà bạn có thể tạo ra với nó, cách bạn có thể tạo ra với nó, các bạn có thể tạo ra các câu hỏi khác nhau tùy thuộc vào các câu trả lời người dùng cung cấp, và cuối cùng là cách bạn có thể truy cập và phân tích các dữ liệu mà bạn nhận được. Hãy bắt đầu nào.

Làm quen với google docs

Trong trình duyệt của bạn, vào chúng tôi và đăng nhập vào tài khoản Google. Ở góc trên bên trái của màn hình nhấp vào Create và chọn Form.

Bây giờ bạn ở trang Form chính, và bạn có thể làm việc để sắp xếp mọi thứ đã được thống kê.

Đầu tiên, Form Settings. Nếu form của bạn có là hai hoặc nhiều trang dài, sau đó đánh dấu vào ô đã dán nhãn Show progress bar… để hiển thị thời gian phản hồi để họ điền vào cuộc khảo sát.

Phần tiếp theo là số lượng cuộc khảo sát. Nó chia thành nhiều trang, nhưng hiển thị chỉ từng trang một. Tiêu đề của form và mô tả của nó ở trên cùng-bấm vào thêm hoặc chỉnh sửa chúng.

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để thêm câu hỏi đầu tiên. Nhấp vào trong hộp Question Title để thêm câu hỏi và thêm Help Text nếu các câu hỏi cần giải thích.

Chọn loại câu hỏi bạn muốn hỏi bằng cách nhấp vào hộp thả xuống. Một câu hỏi nhiều lựa chọn được thiết lập theo mặc định, nhưng có chín loại khác nhau của bạn có thể yêu cầu thực hiện. Chúng ta sẽ xem xét sáu trong số chúng.

Phần này yêu cầu văn bản rất ngắn gọn, chẳng hạn như của tên hoặc địa chỉ email. Để đảm bảo nhập địa chỉ email hợp lệ nhấp vào Advanced Settings. Đánh dấu vào Data validation và chọn Text trong hộp đầu tiên và Email address trong hộp thứ hai. Trong hộp Custom error text nhập “Vui lòng nhập một địa chỉ email hợp lệ”.

Phần này cung cấp một danh sách các câu trả lời, và người dùng có thể chọn chỉ một đáp án. Thêm câu trả lời đầu tiên của bạn trong hộp được gán nhãn Option 1, sau đó nhấp vào hộp tiếp theo để thêm câu trả lời thứ hai và cứ tiếp tục. Bạn cũng có thể nhấp vào Add “Other” để thêm một hộp văn bản nhỏ ở cuối danh sách. Người dùng có thể thêm sự lựa chọn riêng của họ cho câu trả lời ở đây.

Phần này là một danh sách nhiều lựa chọn, người dùng có thể lựa chọn nhiều hơn một câu trả lời. Cũng như loại nhiều lựa chọn, nhập trong danh sách câu trả lời và sử dụng tùy chọn Add “Other” nếu bạn cần. Bạn có thể chỉ định tối thiểu, tối đa hoặc chính xác số lượng các câu trả lời người dùng phải đánh dấu vào bằng cách sử dụng tùy chọn Data Validation trong Advanced Settings.

Đây là một sự lựa chọn nhiều kiểu câu hỏi trình bày dưới dạng một danh sách thả xuống. Người dùng chỉ có thể chọn một câu trả lời, và không thể thêm sự lựa chọn riêng của họ. Nó tốt cho các câu hỏi dùng để xác nhận, chẳng hạn như câu hỏi Nam hoặc nữ, thay vì câu hỏi dựa trên quan điểm.

Scale yêu cầu các phản hồi phải xếp hạng, theo mặc định từ một đến 5. Bạn nên chọn nhãn cao nhất vào thấp nhất theo hướng dẫn. Một câu hỏi ví dụ có thể là “Bạn hài lòng với dịch vụ mà bạn nhận được như thế nào?” Nhãn số 1 là “Rất không hài lòng” và 5 là “Rất hài lòng”.

Tùy chọn Scale cho phép thêm vào nhiều câu hỏi, nhưng bạn chỉ có thể thêm cùng một lúc. Tạo ra nhiều câu hỏi một cách nhanh chóng bằng cách nhấp vào nút Duplicate, sau đó viết lại Tiêu đề câu hỏi – Question Title trong phần sao chép.

Khi hoàn thành xong câu hỏi, nhấp vào Done để thêm nó vào. Sau đó nhấp vào Add item để bắt đầu câu hỏi khác, chọn loại câu hỏi từ danh sách.

Ngoài ra, bạn cũng được phép thêm phần mới (Section Header). Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp khảo sát dài hơn. Ít nhất, đó là một ý tưởng tốt để có thông tin cá nhân, những câu hỏi nhóm lại thành phần riêng của họ “About you”. Bạn cũng có thể thêm ngắt trang Page break để chia khảo sát dài trên nhiều trang.

Thêm nhiều phần mới để làm cho khảo sát dễ dàng theo dõi hơn

Ngắt trang cũng là cách hữu ích để xây dựng các khảo sát sinh động hơn, nó sẽ hiển thị các câu hỏi khác nhau dựa trên các phản hồi của người dùng.

Trang 1 chứa câu hỏi nhiều sự lựa chọn “Bạn có sở hữu một điện thoại thông minh?”. Option 1 là Yes; Option 2 là No. Đánh dấu vào nhãn Go to page based on answer, sau đó đối với option 2 chọn Go to page 3.

Trang 2 chứa những câu hỏi của bạn về điện thoại thông minh.

Trang 3 có câu hỏi nhiều lựa chọn “Bạn có sở hữu một máy tính bảng không?”. Một lần nữa, Option 1 là Yes; Option 2 là No. Đánh dấu nhãn Go to page based on answer, và đối với option 2 chọn Go to page 5.

Trang 4 chứa câu hỏi về máy tính bảng.

Trang 5 chứa câu hỏi về nhân thân của bạn.

Trong ví dụ này, nếu ai đó trả lời Yes cho câu hỏi trên trang 1 nó sẽ dẫn tới các câu hỏi về điện thoại thông minh trên trang 2, và sẽ lần lượt dẫn tới trang 3.

Nếu họ trả lời No trên trang 1 nó sẽ bỏ qua các câu hỏi về điện thoại thông minh và đi thẳng tới câu hỏi máy tính bảng trên trang 3. Trả lời Yes sẽ hiển thị trang 4 và câu hỏi dành riêng cho máy tính bảng; trả lời No sẽ nhảy tới trang 5 và câu hỏi giới thiệu về bạn.

Hoàn thành

Sắp xếp lại các câu hỏi, các phần và các trang của bạn bằng cách di chuột con chuột qua chúng và kéo chúng vào vị trí. Nhấp vào View live form để xem trực tiếp trên thanh công cụ ở phía trên của màn hình để kiểm tra form bất cứ lúc nào.

Khi bạn hài lòng, đi tới Confirmation page ở dưới màn hình. Cảm ơn người họ đã tham gia và hủy đánh dấu tất cả các hộp, sau đó nhấp Send.

Bây giờ, bạn sẽ thấy một cửa sổ cung cấp một liên kết chia sẻ qua email hoặc mạng xã hội. Nếu bạn muốn đặt các form trên trang web thì nhấp vào nút Embed. Thay đổi chiều cao và rộng để form phù hợp với trang web (chiều rộng là quan trọng nhất), sau đó sao chép embed code và dán nó lên trang web của bạn.

Nhận kết quả

Bạn có thể kiểm tra kết quả bất kỳ lúc nào. Mở Form từ tài khoản Drive. Trong thanh menu ở trên bạn sẽ thấy một con số kế tiếp để phản hồi – Responses. Đây là con số những người đã phản hồi form của bạn.

Các kết quả từ cuộc khảo sát của bạnNgoài ra, hãy nhấp vào View responses để xem tất cả các dữ liệu thô được lưu trong một bảng tính. Không phải tốt nhất để chỉnh sửa bảng tính trực tiếp, nhưng bạn có thể sao chép và dán các dữ liệu vào một bảng tính hoặc tài liệu khác để tiếp tục phân tích.

Khi bạn đã nhận đầy đủ các phản hồi, bạn có thể đóng cuộc khảo sát. Nhấp vào Accepting Responses và thay đổi thành Not accepting responses. Bạn có thể thêm các thông điệp ngắn gọn thông báo cuộc khảo sát đã đóng, và tất nhiên, bạn có thể mở lại khảo sát bất cứ lúc nào.

Kết luận

Các tính năng của Forms trong Google Drive là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ có khả năng tạo ra các cuộc khảo sát phức tạp nhất. Nó đủ khách quan nếu bạn muốn thực hiện một cuộc thăm dò ý kiến nhanh hoặc cuộc tranh luận, bạn có thể thực hiện chỉ trong 5 phút. Sự trợ giúp từ các công cụ khảo sát khác là cách bổ sung đầy đủ với Google Docs và các dịch vụ Google khác. Điều này có nghĩa bạn có thể cộng tác với những người khác để tạo ra các cuộc khảo sát, hoặc chia sẻ các sản phẩm đã hoàn thành với những người được chọn, và sau đó sử dụng sức mạnh của một bảng tính để phân tích các phản hồi.