Hộp thư đến email của bạn dưng như luôn trong trạng thái đầy ắp các tin nhắn mới. Quyết định phải làm gì với mỗi thư đến có vẻ là quá sức đối với bạn. Bạn thậm chí có thể trả lời trễ một lá thư quan trọng vì bạn không thấy nó trong mớ lộn xộn đó. Tạo các quy tắc (Rules) trong MS Outlook có thể giúp bạn.
Nếu bạn biết cách thiết lập quy tắc trong Outlook, bạn có thể an tâm rằng những email tương tự luôn được nhóm lại với nhau. Cách này sẽ giúp bạn ưu tiên thư đến và được sắp xếp theo trật tự. Bạn cũng có thể sử dụng các quy tắc Outlook để giải quyết các loại thư email mà bạn thường xuyên nhận như thư bản tin và các thông báo. Bạn thậm chí có thể thiết lập một quy tắc để tự động xóa một số loại email nhất định.
Trong bài hướng dẫn này, chúng tôi sẽ trả lời cho câu hỏi: Một quy tắc trong Outlook là gì? Bạn cũng sẽ biết được các tạo quy tắc trong Outlook và biết cách nhập và xuất các quy tắc Outlook. Cuối cùng, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách chỉnh sửa và xóa các quy tắc trong Out look.
Trước khi tìm hiểu về cách sử dụng Microsoft Outlook, hãy đảm bảo tải ebook miễn phí: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Nó đi kèm với các chiến lược và thủ thuật hay nhất về cấu trúc email để quản lý tất cả các email đến hiệu quả hơn.
Bạn có thể sẽ thắc mắc: Quy tắc (Rules) là gì? Một quy tắc trong Microsoft Outlook là một quy trình tự động thực hiện khi thỏa mãn các điều kiện đặt ra. Bạn có thể định nghĩa các điều kiện đó cho một quy tắc bằng cách sử dụng công cụ Outlook’s Manage Rules & Alerts. Một quy tắc có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian nếu bạn thường phải thực hiện các hành động giống nhau trong các email tương tự.
Outlook cũng có một Rules Wizard có sẵn để làm cho quá trình tạo ra các quy tắc dễ dàng hơn. Rules Wizard thường sử dụng các quy tắc đã được thiết lập. Tất cả những điều bạn phải làm là tùy chỉnh từng quy tắc trong Wizard đó với các lựa chọn của riêng bạn.
Làm thế nào để tạo các quy tắc trong MS Outlook bằng cách sử dụng Rules Wizard (Video)
Trong screencast trên, tìm hiểu cách sử dụng Rules Wizard trong Microsoft Outlook. Hoặc đọc các hướng dẫn được viết toàn diện để giúp bạn tạo và sửa đổi các quy tắc trong Outlook.
1. Làm thế nào để di chuyển một thư vào một thư mục bằng cách sử dụng Rule
Phần trên của hộp thoại Create Rule đã được điền đầy đủ dựa trên email mà bạn đã chọn.
Ở phần dưới cùng, bạn có thể chọn tối đa ba tác vụ để thực hiện trên một email để đáp ứng các tiêu chí đã xác định.
Hiển thị email trong cửa sổ New Item Alert trên máy tính của bạn.
Phát âm thanh khi một email đến đáp ứng tiêu chí đặt ra.
Di chuyển thư vào một thư mục bạn chọn
Chọn một hoặc nhiều tác vụ từ danh sách. Xác định những tác vụ đó và sau đó nhấp vào nút OK để lưu các lựa chọn của bạn. Tiếp tục nhấn OK. Một hộp nhắc xuất hiện để hỏi bạn có muốn chạy quy tắc trên email đã có trong hộp thư đến của bạn không. Bạn đã vừa tạo một quy tắc.
2. Cách sử dụng Rules Wizard
Nếu bạn cần thêm các tuỳ chọn cho quy tắc MS Outlook của mình, hãy sử dụng Rules Wizard. Bắt đầu nào:
Bước 1. Truy cập vào Rules Wizard
Mở hộp thư email của bạn. Nhấp vào tab File. Cửa sổ Account Information sẽ hiển thị:
Từ cửa sổ Account Information, hãy nhấp vào hộp Manage Rules & Alerts.
Nhấp vào hộp Manage Rules & Alerts để truy cập vào hộp thoại Rules and Alerts:
Nhấp vào tùy chọn New Rule ở phía trên bên trái của hộp thoại. Rules Wizard xuất hiện:
Màn hình đầu tiên của Outlook Rules Wizard.
Chú ý: Bạn cũng có thể truy cập vào Rules Wizard từ Advanced Option của hộp thoại Create Rule.
Bước 2. Chọn một mẫu từ Outlook Rules Wizard
Ở phía trên cùng của Rules Wizard, bạn sẽ thấy một danh sách các mẫu quy tắc được xác định trước trong hai mục:
Giữ lại sắp xếp (Stay Organized)
Giữ lại cho đến ngày (Stay Up to Date)
Bạn cũng sẽ thấy mục Start từ một quy tắc trống. Bạn sẽ sử dụng mục này để tạo một quy tắc nếu bạn không muốn bắt đầu bằng một trong các mẫu đã được xác định trước.
Xem lại danh sách mẫu quy tắc hiện có và nhấp vào mẫu phù hợp với nhu cầu của bạn để chọn nó. Sau đó nhấp vào nút Next. Với mục đích của bài hướng dẫn này, tôi đã chọn mẫu “Move messages from someone to a folder”. Nếu bạn chọn một mẫu khác, các lựa chọn của bạn có thể khác nhau.
Bước 3. Tùy chỉnh các điều kiện quy định
Sau khi bạn chọn một mẫu với các quy tắc, Rules Wizard sẽ hiển thị một danh sách các điều kiện để áp dụng cho mẫu đó với một hộp kiểm theo từng điều kiện:
Chọn các điều kiện cho quy tắc của bạn
Bạn có thể chọn mức độ quan trọng cho những email bạn muốn áp dụng quy tắc.
Tiếp tục bấm vào mỗi hyperlink để tạo điều kiện cụ thể cho nhu cầu của bạn. Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào nút Next .
Bước 4. Tùy chỉnh Rule Actions
Khi bạn đã tùy chỉnh các điều kiện quy tắc, bạn đã sẵn sàng để tùy chỉnh tác vụ của quy tắc đó. Rules Wizard hiển thị các tác vụ khác nhau mà bạn có thể áp dụng cho quy tắc này:
Chọn một tác vụ để thực hiện cho các thư đáp ứng các điều kiện.
Màn hình này hoạt động giống như màn hình Rules Wizard trước đó. Chọn các tác vụ bạn muốn thêm vào quy tắc này bằng cách chọn hộp kiểm bên cạnh mỗi tác vụ đã chọn. Nhấp vàohyperlink trong phân đoạn Bước 2 của màn hình để làm cho tác vụ cụ thể hơn. Khi bạn đã hoàn tất các lựa chọn của mình, hãy nhấp vào nút Next để chuyển sang màn hình tiếp theo trong Rules Wizard.
Bước 5. Thiết lập ngoại lệ cho Quy tắc
Màn hình Rules Wizard tiếp theo rất giống với hai phần trước, ngoại trừ trong trường hợp này, bạn đang định nghĩa các trường hợp ngoại lệ bất kỳ cho quy tắc. Khi bạn đã hoàn thành xác định các ngoại lệ quy tắc, hãy nhấp vào nút Next một lần nữa.
Trong màn hình Rules Wizard cuối cùng, bạn sẽ được cảnh báo đặt tên cho rule đó:
Khi bạn đã xác định quy tắc trong Outlook, bạn đã sẵn sàng để đặt tên cho quy tắc đó.
Nhập tên quy tắc vào ô chỉ định. Nếu bạn muốn thực hiện quy tắc đó đối với thư hiện có, hãy đánh dấu vào ô bên cạnh hộp đầu tiên. Để bật quy tắc, đánh dấu vào ô thứ hai. Nếu bạn có nhiều tài khoản, hãy chọn ô thứ ba.
Khi bạn đã hoàn tất việc tùy chỉnh quy tắc, hãy nhấp vào nút Finish. Hộp thoại Rules and Alerts xuất hiện. Nhấp vào Apply và sau đó nhấp vào Ok để kích hoạt quy tắc đó.
Bắt đầu nào
Bước 1: Xuất một Quy tắc
Bắt đầu bằng mở hộp thư email mở của bạn. Nhấp vào tab File. Cửa sổ Account Information sẽ hiển thị. Nhấp vào hộp Manage Rules & Alerts để truy cập vào hộp thoại Rules and Alerts. Nhấp vào Options từ trình đơn ở đầu màn hình. Hộp thoại Options xuất hiện:
Bạn có thể xuất các quy tắc mà bạn đã tạo.
Bạn cũng có thể truy cập hộp thoại Rules and Alerts từ tùy chọn Rules bên dưới tab Home trên ribbon của bạn.
Nhấp vào nút Export Rules. Cửa sổ File Explorer mở ra:
Nhập tên tệp của quy tắc bạn muốn xuất.
Điều hướng tới thư mục nơi bạn muốn lưu tệp các quy tắc đã xuất của mình. Nhập tên của tệp mà bạn muốn lưu trữ các quy tắc và nhấp vào Save.
Bắt đầu bằng hộp thư email mở của bạn. Nhấp vào tab File. Cửa sổ Account Information sẽ hiển thị. Nhấp vào hộp Manage Rules & Alerts để truy cập vào hộp thoại Rules and Alerts. Nhấp vào Options từ trình đơn ở đầu màn hình.
Khi hộp thoại Options xuất hiện, nhấp vào Import Rules thay vì Export Rules. Khi cửa sổ File Explorer mở ra, điều hướng đến thư mục nơi bạn đã có các quy tắc nhập khẩu được lưu. Nhấp vào tên tệp để chọn và nhấp vào Open. Nhấp OK để nhập quy tắc đó.
Nếu một số thông số bị thiếu đối với quy tắc nhập, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi. Ví dụ, nếu một thư mục được sử dụng bởi quy tắc không được thiết lập trong email của bạn.
Giả sử bạn đã có một quy tắc được thiết lập để xử lý một loại email nhất định trong Outlook, nhưng bạn cần phải thay đổi quy tắc đó. Với Outlook, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa một quy tắc hiện có để thay đổi nó. Đây là cách thực hiện:
Chọn một quy tắc từ danh sách. Nhấp vào tùy chọn Change Rule ở phía trên cùng của hộp thoại. Menu pop-up Change Rule xuất hiện:
Bạn có thể thay đổi tên của một quy tắc hiện có trong Microsoft Outlook.
chỉnh sửa nhiều thiết lập quy tắc tại một thời điểm
nhanh chóng đổi tên quy tắc
nhanh chóng thêm hoặc thay đổi một tác vụ quy tắc đơn lẻ
Để chỉnh sửa nhiều thiết lập quy tắc, hãy nhấp vào tùy chọn Edit Rule Settings trên trình đơn thả xuống Change Rule. Hệ thống sẽ mở lại Rules Wizard cho quy tắc đã chọn. Sử dụng Rules Wizard để thay đổi các điều kiện, tác vụ và các ngoại lệ.
Nếu tất cả những gì bạn muốn làm là đổi tên các quy tắc đã chọn, bạn không cần phải mở lại Rules Wizard nữa. Thay vào đó, chọn tùy chọn Rename Rule từ menu Change Rule. Hệ thống sẽ nhắc bạn nhập tên mới cho quy tắc đã chọn:
Bạn có thể đổi tên một quy tắc trong Microsoft Outlook.
Khi bạn nhập xong tên quy tắc, nhấp vào nút OK.
Cũng không cần phải mở lại Rules Wizard nếu tất cả những gì bạn muốn làm là thay đổi một số tác vụ thông thường. Trình đơn Change Rule bật lên có một số phím tắt cho các tác vụ thông thường bên dưới tùy chọn Rename Rule:
Bạn có thể thay đổi một vài tác vụ Rule của Microsoft mà không cần mở lại Rules Wizard.
Các tác vụ mở xuất hiện với hộp màu xanh xung quanh biểu tượng tác vụ đó trong trình đơn pop-up. Để bật hoặc tắt một tác vụ cho quy tắc đã chọn, chỉ cần đơn giản nhấp vào nó.
Đối với một số tác vụ, đó là tất cả những gì bạn cần làm. Đối với các tác vụ khác, hộp thoại thứ hai hiển thị khi bạn thêm hành động đó. Hộp thoại thứ hai cho phép bạn cung cấp thông tin cụ thể hơn.
Ví dụ: Nếu bạn nhấp vào tùy chọn Copy to Folder, thì một hộp thoại sẽ xuất hiện để bạn có thể chọn đúng thư mục:
Bạn có thể sao chép một Quy tắc trong Microsoft Outlook.
Khi bạn đã hoàn tất thay đổi cho quy tắc đã chọn, hãy nhấp vào OK trên hộp thoại Rules and Alerts.
6. Làm thế nào để Xóa một Quy tắc
Trong Outlook, bạn có thể xóa các quy tắc mà bạn không còn cần nữa.
Chọn quy tắc mà bạn muốn xóa bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh. Sau đó, nhấp vào tùy chọn Delete (trông giống như dấu X) trên menu phía trên cùng của hộp thoại Rules and Alerts. Một dấu nhắc xuất hiện hỏi nếu bạn thực sự muốn: Delete rule [tên của Quy tắc]. Nhấp vào Yes, sau đó nhấp vào nút OK ở cuối cửa sổ Rules and Alerts.
Tìm hiểu thêm về Outlook
Nghiên cứu các hướng dẫn bên dưới để tìm hiểu thêm về MS Outlook:
Đừng quên đăng ký bản tin Tuts + Business và tải eBook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Nó bao gồm các chiến lược tổ chức hộp thư và các thủ thuật hàng đầu để quản lý tất cả các email đến hiệu quả hơn.
Giữ các thư trong hộp thư của bạn được sắp xếp bằng cách sử dụng các quy tắc của Outlook. Bạn có thể tự động sắp xếp thư vào các thư mục thích hợp bằng cách thiết lập các quy tắc trong Outlook. Bây giờ bạn đã biết cách sử dụng các quy tắc của Outlook, thư của bạn sẽ luôn được xử lý đúng cách và hộp thư đến của bạn sẽ có tổ chức.