Cách Tạo Email Outlook / TOP 12 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 6/2023 # Top View

Tạo một nhóm email trong Outlook có thể giúp gửi tin nhắn đến nhiều người cùng lúc dễ dàng hơn. Tính năng, trước đây được gọi là “danh sách phân phối”, rất lý tưởng để tạo điều kiện giao tiếp trong các nhóm dự án, ủy ban hoặc một nhóm bạn. Bằng cách đó, khi gửi email đến nhóm, tất cả những người là một phần của nó sẽ nhận được tin nhắn mà không cần người dùng phải thêm từng liên hệ trong các trường “Tới”, “Cc” hoặc “Bcc”.

ĐỌC: 6 công nghệ hứa hẹn thay thế mật khẩu; Thủ tục thanh toán

Trong hướng dẫn sau, hãy xem cách tạo nhóm email trong ứng dụng Outlook. Quy trình được thực hiện trong phiên bản mới nhất của Office 2016, nhưng các mẹo cũng áp dụng cho người dùng các phiên bản trước của chương trình Microsoft.

1 trên 7 Tìm hiểu cách tạo nhóm email trong Outlook – Ảnh: Helito Beggiora / TechTudo

Tìm hiểu cách tạo nhóm email trong Outlook – Ảnh: Helito Beggiora / TechTudo

Bạn muốn mua điện thoại di động, TV và các sản phẩm giảm giá khác? Khám phá So sánh TechTudo

Bước 1. Mở Outlook và truy cập tab mọi người, ở góc dưới bên trái của cửa sổ. Sau đó bấm vào “Nhóm liên hệ mới”;

2 trên 7 Tạo nhóm liên hệ trong Outlook – Ảnh: Sinh sản / Helito Beggiora

Tạo nhóm liên hệ trong Outlook – Ảnh: Sinh sản / Helito Beggiora

Bước 2. Nhập tên của nhóm. Khi điều này được thực hiện, nhấp vào “Thêm thành viên” và chọn nếu bạn muốn nhập từ danh bạ Outlook, danh sách địa chỉ hoặc chèn một email riêng lẻ;

3 trên 7 Tạo nhóm liên hệ trong Outlook – Ảnh: Sinh sản / Helito Beggiora

Tạo nhóm liên hệ trong Outlook – Ảnh: Sinh sản / Helito Beggiora

Bước 3. Chọn các liên hệ mong muốn và nhấp vào “Người tham gia” để thêm họ vào nhóm. Sau đó nhấn “OK” để lưu;

4 trên 7 Tạo nhóm liên hệ trong Outlook – Ảnh: Sinh sản / Helito Beggiora

Tạo nhóm liên hệ trong Outlook – Ảnh: Sinh sản / Helito Beggiora

Bước 4. Cuối cùng, bấm vào “Lưu và Đóng” ở góc trên bên trái của cửa sổ để tạo nhóm liên hệ mới.

5 trên 7 Tạo nhóm liên hệ trong Outlook – Ảnh: Sinh sản / Helito Beggiora

Tạo nhóm liên hệ trong Outlook – Ảnh: Sinh sản / Helito Beggiora

Cách gửi email đến một nhóm trong Outlook

Bước 1. Trong cửa sổ soạn thư điện tử mới, bấm “Đến …”;

6 trên 7 Gửi email đến một nhóm – Ảnh: Sinh sản / Helito Beggiora

Gửi email đến một nhóm – Ảnh: Sinh sản / Helito Beggiora

Bước 2. Bây giờ, chọn tên của nhóm của bạn và nhấp vào trường mà bạn muốn chèn nó (To, CC hoặc CCO). Cuối cùng, nhấn “OK” tất cả những người trong nhóm trong email.

7 trên 7 Gửi email cho một nhóm – Ảnh: Sinh sản / Helito Beggiora

Gửi email đến một nhóm – Ảnh: Sinh sản / Helito Beggiora

Lỗi Outlook: làm thế nào để giải quyết? Tìm hiểu trong Diễn đàn TechTudo

Chế độ ban đêm Instagram: cách tạo ứng dụng với nền tối

Khi bạn nhận ra rằng bạn thường xuyên gửi các email rất giống nhau , đừng nhấp vào Gửi ngay lập tức. Lưu tin nhắn dưới dạng mẫu tin nhắn đầu tiên trong Outlook , và thành phần của tuần tiếp theo sẽ có nhiều swifter bắt đầu từ văn phòng phẩm đó (không được nhầm lẫn với văn phòng phẩm email, tất nhiên …).

Tạo mẫu email (cho thư mới) trong Outlook

Để lưu thư dưới dạng mẫu cho các email trong Outlook trong tương lai:

Tạo một thư email mới trong Outlook.

Đi tới Thư (nhấn Ctrl-1 , ví dụ).

Nhấp vào Email mới trong phần Mới của băng nhà hoặc nhấn Ctrl-N .

Bây giờ hãy nhập nội dung văn bản của mẫu email.

Không xóa bất kỳ chữ ký nào nếu bạn đã thiết lập Outlook để tự động thêm chữ ký khi soạn.

Nhấp vào Tệp trong thanh công cụ của thư.

Chọn Save As trên trang tính đã xuất hiện.

Trong Outlook 2010, nhấp vào nút Office và chọn Save As .

Chọn Outlook Template trong Save as type: trong hộp thoại Save As .

Outlook sẽ tự động chọn thư mục “Mẫu” để lưu.

Nhấp vào Lưu .

Đóng cửa sổ soạn thảo email.

Nếu bị xúi giục:

Nhấp vào Không trong Chúng tôi đã lưu bản nháp của tin nhắn này cho bạn. Muốn giữ nó? .

Tất nhiên, bạn cũng có thể gửi tin nhắn – sử dụng, theo cách này, mẫu cho lần đầu tiên – thay vì loại bỏ nó.

Soạn email bằng cách sử dụng mẫu trong Outlook

Để viết một tin nhắn mới (xem bên dưới để trả lời) bằng cách sử dụng mẫu tin nhắn trong Outlook:

Chuyển đến Thư trong Outlook.

Ví dụ: bạn có thể nhấn Ctrl-1 .

Đảm bảo rằng dải Home (hoặc HOME ) được chọn và mở rộng.

Nhấp vào Mục mới trong phần Mới .

Đảm bảo Mẫu Người dùng trong Hệ thống Tệp được chọn trong Tìm trong:.

Bấm đúp vào mẫu thư email mong muốn.

Địa chỉ, thích nghi và cuối cùng gửi email.

Tạo mẫu email đơn giản để trả lời nhanh trong Outlook

Để thiết lập mẫu cho các câu trả lời cực nhanh trong Outlook:

Chuyển đến Thư trong Outlook.

Đảm bảo ruy-băng Trang chủ đang hoạt động và được mở rộng.

Chọn Tạo mới trong phần Các bước nhanh .

Bạn cũng có thể nhấp vào nút Quản lý các bước nhanh ở góc dưới bên phải của phần, nhấp vào Mới và chọn Tùy chỉnh .

Nhập tên viết tắt cho mẫu trả lời của bạn dưới Tên:.

Ví dụ: đối với mẫu để trả lời bằng mô tả sản phẩm và danh sách giá, bạn có thể sử dụng ví dụ như “Trả lời (Giá)”.

Nhấp vào Chọn hành động trong Hành động .

Chọn Trả lời (trong phần Trả lời ) từ trình đơn đã xuất hiện.

Sử dụng Tin nhắn Mới (thay vì Trả lời ), bạn cũng có thể thiết lập mẫu đơn giản cho các tin nhắn mới, bao gồm cả người nhận mặc định.

Nhấp vào Hiển thị tùy chọn .

Nhập tin nhắn cho thư trả lời của bạn dưới Tiêu đề:.

Có thể, hãy chọn Tầm quan trọng: Bình thường để trả lời của bạn đi ra ngoài với tầm quan trọng bình thường bất kể cấp độ của thư gốc.

Tùy chọn, chọn Tự động gửi sau 1 phút trì hoãn. .

Điều này có nghĩa là bạn sẽ không nhận được để chỉnh sửa hoặc thậm chí xem trả lời theo mặc định trước khi Outlook cung cấp nó.

Trong 1 phút, thông báo sẽ nằm trong thư mục Hộp thư đi , tuy nhiên; bạn có thể xóa nó từ đó hoặc mở nó để chỉnh sửa để tránh trả lời nhanh.

Tùy chọn, thêm các hành động khác bằng cách sử dụng Thêm hành động .

Thêm một hành động để di chuyển thư gốc vào thư mục lưu trữ của bạn, ví dụ, hoặc phân loại nó bằng một màu nhất định để giúp bạn phát hiện các thư nhận được câu trả lời soạn sẵn.

Cũng có thể tùy chọn, chọn lối tắt bàn phím cho tác vụ bên dưới Phím tắt: để thực hiện hành động nhanh hơn.

Nhấp vào Kết thúc .

Trả lời email nhanh bằng cách sử dụng Mẫu trả lời nhanh trong Outlook

Để gửi trả lời với mẫu Bước Nhanh được xác định trước:

Đảm bảo rằng thư mà bạn muốn trả lời được chọn trong danh sách thư hoặc mở (trong ngăn đọc Outlook hoặc trong cửa sổ riêng của nó).

Đảm bảo ruy-băng Trang chủ (sử dụng danh sách thư hoặc ngăn đọc) hoặc ruy-băng Tin nhắn (có mở email trong cửa sổ riêng) được chọn và mở rộng.

Nhấp vào bước trả lời mong muốn trong phần Các bước nhanh .

Để xem tất cả các bước, hãy nhấp vào Thêm .

Nếu bạn đã xác định lối tắt bàn phím cho hành động, bạn cũng có thể nhấn phím tắt, tất nhiên.

Nếu bạn chưa thiết lập Bước Nhanh để tự động gửi thư, hãy điều chỉnh email khi cần và nhấp Gửi .

(Được thử nghiệm với Outlook 2013 và Outlook 2016)

Alike posts

Sapid posts

Không chỉ hữu ích trong việc gửi một email đến nhiều người trong cùng nhóm, bạn còn có thể sử dụng nhóm địa chỉ email (Contact Group) để gán yêu cầu tác vụ (task request), yêu cầu họp nhóm (meeting request).

Việc tạo nhóm địa chỉ email (Contact Group với MS. Outlook 2010 hoặc Distribution List với MS. Outlook 2007) giúp bạn tiện dụng hơn trong việc gửi cùng một email đến nhiều người nhận trong cùng nhóm. Thay cho việc nhập từng địa chỉ email cần gửi trong mục To, bạn chỉ việc nhập tên nhóm và MS.

Outlook sẽ tự động bổ sung những địa chỉ email tương ứng có trong nhóm. Không chỉ hữu ích trong việc gửi email, bạn còn có thể sử dụng nhóm địa chỉ email để gán yêu cầu tác vụ (task request), yêu cầu họp nhóm (meeting request), v.v… Điều này đặc biệt hữu ích với người dùng máy tính văn phòng làm việc trong môi trường cộng tác.

1. Tạo Contact Group

– Khởi chạy MS. Outlook. Trong tab Home, chọn mục Contact (hoặc nhấn Ctrl + 3). (Hình 1)

– Chọn New Contact Group trong giao diện chính của mục Contact và đặt tên nhóm theo nhu cầu cá nhân; chẳng hạn ” BanCongNghe”.

– Bạn có thể nhập địa chỉ email người nhận từ Address Book, Outlook Contacts và cả trong New Email Contact. Chẳng hạn với Address Book, chọn Add Members và nhấn chọn From Address Book. Duyệt qua danh sách hiển thị, chọn tên người dùng (hoặc địa chỉ email) cần tạo nhóm và nhấn chọn Members.

Nhấn giữ Ctrl để chọn nhiều người dùng, nhiều địa chỉ email cùng lúc. Kiểm tra thông tin cá nhân như tên, địa chỉ email để tránh nhầm lẫn (Hình 2).

– Chọn Save & Close để kết thúc việc tạo Contact Group.

Như vậy, để gửi thư cho nhóm địa chỉ vừa tạo, chọn New (hoặc Ctrl + N) để mở cửa sổ, chọn Address Book và nhấn chọn tên Group cần gửi trong cửa sổ Select Name: Contacts. Bạn có thể kiểm tra danh sách địa chỉ email trong nhóm bằng cách nhấn vào dấu “+”.

Bạn cũng có thể sử dụng thông tin người dùng qua những email nhận được để đưa vào Contact Group.

Thực hiện như sau:

– Trở lại mục Mail ( Ctrl + 1), nhấn phải chuột trên tên (hoặc địa chỉ email) người gửi trong email nhận được, chọn Copy.

– Trong tab Home, chọn New Items và nhấn chọn Contact Group trong More Items.

– Nhập tên nhóm địa chỉ email, chẳng hạn BanCongNghe trong khung Name. Chọn Add Members và nhấn chọn From Outlook Contacts.

– Nhấn phải chuột trong khung Members và chọn Paste để nhập thông tin người dùng.

– Nhấn OK và chọn Save & Close để kết thúc việc bổ sung tên (hoặc địa chỉ email) mới.

2. Chỉnh sửa Contact Group

Trong mục Contacts, chọn tên nhóm địa chỉ cần thay đổi thông tin. Nhấn chọn Add Members trong cửa sổ hiển thị tên nhóm vừa xuất hiện. Với Address Book, nhấn chọn From Address Book và duyệt qua danh sách hiển thị để chọn những địa chỉ email cần bổ sung. Chọn Save & Close để kết thúc.

Thực hiện tương tự để xóa địa chỉ email trong nhóm. Chọn tên nhóm cần thay đổi, duyệt qua danh sách hiển thị, chọn những địa chỉ email cần loại bỏ và nhấn chọn Remove Member. Chọn Save & Close để kết thúc.

Trần Thế Vinh 26/05/2020 155 lượt xem

1. Chữ ký tại email hữu ích thế nào trong marketing

– Việc bạn (hay toàn bộ nhân viên của công ty) để lại chữ ký trong các email họ gửi đi giống như việc để lại danh thiếp của bạn – thậm chí còn hiệu quả hơn.

– Trong giai đoạn công nghệ 4.0 hiện tại, mỗi ngày số email nhận được của bạn lên tới hàng chục, thì chữ ký tại email là một nhận dạng rõ ràng cho người nhận, đồng thời cung cấp cho họ những thông tin quan trọng giúp họ xác định được bạn, công ty của bạn (Ví dụ: họ tên, vị trí công việc, lĩnh vực kinh doanh, website..)

2. Mẫu chữ ký tại email có lợi ích thế nào cho công ty của bạn

– Điều quan trọng nhất chính là mọi thành viên trong công ty sử dụng chung một mẫu chữ ký. Các chi tiết cụ thể như Tên, vị trí, email, điện thoại… tất nhiên là sẽ thay đổi cho phù hợp. Tuy nhiên, một số yếu tố cơ bản (Tên tổ chức, địa chỉ, website, khẩu hiệu…) và thứ tự các yếu tố này cần là chuẩn cho chữ ký của mọi người trong công ty.

– Cụ thể, việc này đem lại lợi ích cho công ty của bạn như:

Xây dựng thương hiệu hoặc sự nhận dạng cho công ty của bạn. Chữ ký đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu tổng thể.

Làm cho người nhận email cảm thấy điểm chung, sự gắn kết của các thành viên trong công ty khi nhận được các email từ những người khác nhau trong công ty.

3. Ví dụ về mẫu chữ ký

Mobile: 0901.885.185 (Mobile)

Địa chỉ website www.matbao.net

4. Làm thế nào để tạo chứ ký email hiệu quả

– Đầu tiên là giữ cho nó thật ngắn gọn. Một quy luận chung là chiều dài tốt nhất là từ 4-6 dòng và tối đa là 8 dòng. Nên nhớ rằng, những người mà bạn liên lạc sẽ thấy chữ ký của bạn thường xuyên, nên chúng cần chứa những thông tin sau:

Phải gồm: tên, chức danh, tên tổ chức, số điện thoại, địa chỉ web.

– Không khuyến khích để địa chỉ email của bạn vào chữ ký, vì người nhận có thể thấy nó trên khung “from” của email.

– Nên hướng người nhận vào website của công ty để biết thêm các chi tiết như địa chỉ, số fax…

5. Một số ứng dụng trong chữ ký của bạn

Một khẩu hiệu, slogan mô tả công ty của bạn.

Một dòng mô tả, mời gọi dùng thử sản phẩm, dịch vụ mới.

Một lời mời tham gia sự kiện, hội nghị.

Một liên kết đăng kí nhận bản tin, email.

– Cuối cùng, luôn luôn giữ chữ ký email của bạn trong trạng thái cập nhật. Kiểm tra tính khả dụng của các thông tin (VD như số điện thoại, địa chỉ mail, website…). Hướng dẫn mọi thành viên trong công ty sử dụng chung một mẫu chữ ký trong email.