Cách Tạo Chữ Ký Điện Tử Trong Word / Top 15 Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 9/2023 # Top Trend

Chữ ký điện tử và Chứng chỉ chữ ký:

Chữ ký điện tử cũng có điểm giống như chữ ký thông thường, nó được tạo ra để xác thực thông tin người kí, nó được mã hóa, không trùng lặp hay giống với bất kì chữ kí điện tử nào và không bị thay đổi sau khi đã đăng kí.

Chứng chỉ chữ ký: Để có thể tạo được chữ ký điện tử, bạn bắt buộc phải có chứng chỉ chữ ký, để chứng minh được danh tính của bản thân. Khi bạn gửi tài liệu có chữ ký điện tử của mình, cũng chính là bạn đang gửi chứng chỉ và khóa công khai của mình kèm theo. Chứng chỉ đó được cấp bởi một cơ quan cấp chứng chỉ, và giống như bằng lái xe hay các giấy tờ tùy thân, có thể bị thu hồi khi phạm phải những điều trong quy định.

Các tiêu chí đảm bảo của chữ ký điện tử:

Tính xác thực: Người kí phải được xác thực trước khi tạo được chữ kí.

Tính toàn vẹn: Nội dung không bị thay đổi kể từ lúc chữ kí được tạo.

Không bị thoái thác: Chữ kí có tính ràng buộc, khi chủ nhân của nó đã kí rồi thì không thể phủ nhận trách nhiệm của mình với chữ kí đó.

Công chứng: Chữ ký trong tệp Excel, Word, hoặc PowerPoint được một máy chủ dán thời gian bảo mật, trong một số trường hợp khác nó còn có tính hợp lệ như của dịch vụ công chứng.

Cách tạo chữ kí điện tử bằng Microsoft Office Word 2007: Bước 1:

Bước 2:

Bước 3:

Kết nối USB Token với máy tính, phần mềm sẽ tự động nhận được chữ ký số.

Lựa chọn các dạng chữ ký số có sẵn trong chương trình cho phù hợp nhất tùy theo ý bạn.

Bước 4:

Một hộp thoại Sign sẽ hiện ra, bạn cần viết ra lý do ký vào văn bản (không bắt buộc).

Bước 5:

Chương trình sẽ hiện ra cửa sổ “PIN Verification”sau đó bạn hãy nhập mật khẩu của thiết bị của USB Token.

Sau đó bạn nhập Mật khẩu và Đăng nhập để hoàn thành đăng ký chữ ký điện tử bằng Word 2007.

Trong một số văn bản dưới dạng file Word hoặc Excel, Anh/Chị có thể sử dụng chữ ký số để ký điện tử lên file đó. Quy trình ký số điện tử lên file word, excel được thực hiện khá đơn giản chỉ thông qua vài bước nhấp chuột, tuy nhiên nếu bạn chưa thực hiện lần nào thì đây là vấn đề khá phức tạp.

Hướng dẫn sử dụng chữ ký số Viettel để ký điện tử file WORD, EXCEL phiên bản 2003 hoặc 2007

Để tạo chữ ký số trên các file Microsoft Word, Excel ta làm như sau:

Với Microsoft Word, Excel 2003

 Nhấn chọn menu Tools Options 

 Chọn Tab Security, chọn nút Digital Signature

 Trong cửa sổ Digital Signature, Chọn Add để Tạo chữ ký số lên file

 Trong cửa sổ Select Certificate, NSD hãy chọn chứng thƣ số của mình và nhấn OK

 Tiếp theo, Người sử dụng hãy điền mã PIN của USB Token.

 Sau khi ký thành công, cửa sổ Digital Signature thể hiện chữ ký số như sau :

 Khi Người sử dụng đóng và mở lại file Word hay Excel 2003 sẽ có thông báo [Signed, unverified] như hình dưới, có ý nghĩa là văn bản đã ký.

Với Microsoft Word, Excel 2007 

 Cửa sổ Sign hiện ra như hình dưới cho phép Người Sử Dụng chọn chứng thư để ký. Ở đây, chương trình đã tự động chọn chứng thư như hình dưới (Lê Anh Quang – Issued by Viettel-CA).

 Để chọn chứng thư khác để ký, Người Sử Dụng có thể nhấn vào Change để chọn.

 Sau khi chọn xong chứng thư, Người Sử Dụng hãy chọn Sign để ký file.

 Tiếp theo chương trình soạn thảo sẽ yêu cầu Người Sử Dụng điền mã PIN của USB Token, có 2 cách điền mã PIN (gõ trực tiếp hoặc qua bàn phím ảo)

  

 Sau khi ký thành công, chữ ký số trên file Word, Excel hiển thị như sau :

 Khi tạo chữ ký số, văn bản không được phép chỉnh sửa nữa (với Office 2007). Nếu muốn chỉnh sửa Người sử dụng buộc phải xóa chữ ký này đi. Để xóa, Người sử dụng chọn Remove Signature như hình dưới :

Trân trọng cám ơn,

(nguồn : viettel-ca)

1. Cách chèn chữ ký tay lên văn bản Word

Để thực hiện thao tác này, trước hết người dùng cần có sẵn chữ ký tay trên giấy trắng, sau đó thực hiện theo các bước như sau:

Dùng điện thoại có ứng dụng scan quét chữ ký tay đã ký trên giấy và lưu ảnh dưới dạng .png hoặc .jpg

Cắt ảnh scan chữ ký sao cho ảnh chứa vừa đủ chữ ký và lưu file lại

Mở tài liệu cần chèn chữ ký, chọn tab Insert, sau đó ấn chọn Pictures

Chọn hình ảnh chứa chữ ký vừa lưu.

Kéo ảnh tới bất kỳ vị trí nào bạn muốn trên văn bản.

Lưu ý: Nếu không kéo thả được ảnh như ý muốn thì thao tác như sau:

2. Cách tạo chữ ký số trong Word

Để con trỏ văn bản tại nơi muốn chèn chữ ký.

Điền các thông tin vào hộp Signature Setup: người ký, chức danh…

Chọn Sign để hoàn tất.

Có thể thấy, tạo chữ ký điện tử trên Word vô cùng đơn giản, nhanh chóng và tiện lợi trong trường hợp người dùng muốn tạo chữ ký ngay lập tức. Tuy nhiên, chính vì vậy nên dạng chữ ký này lại không có tính bảo mật cao, dễ bị làm giả và mạo danh thông tin. Vì vậy, để đảm bảo an toàn cho tài liệu và người ký, các cá nhân hoặc doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số được cung cấp bởi các đơn vị chứng thực chữ ký số uy tín, đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép chứng nhận.

Một trong những đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín hàng đầu hiện nay không thể không nhắc tới MISA – đơn vị cung cấp chữ ký số với 25 năm kinh nghiệm chuyên phát triển phần mềm trong lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai thuế điện tử (T-VAN),… cho hơn 250,000 Doanh nghiệp và hàng triệu cá nhân kinh doanh.

Nổi bật trong hệ sinh thái các sản phẩm của MISA là chữ ký số MISA eSign được thiết kế dành cho mọi doanh nghiệp, tổ chức và cả các cá nhân có nhu cầu ký điện tử. Không chỉ có hệ sinh thái, khả năng tích hợp đa dạng cùng với độ bảo mật cao, chữ ký số eSign còn giúp người dùng điện tử hóa việc ký. MISA eSign có thể ký trên nhiều loại văn bản, tài liệu, chứng từ trên các dạng file có hỗ trợ ký số như file doc (Word, Excel), pdf, xml,… Ngoài ra, chữ ký số MISA eSign còn chiếm được lòng tin của cá nhân, tổ chức bởi sự tiện lợi, dễ sử dụng và tính an toàn:

Kết nối trực tiếp với các phần mềm kê khai thuế, hải quan, BHXH, DVC,… một cách nhanh chóng, tiện lợi, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức xử lý tài liệu thủ công.

Tích hợp trong hệ sinh thái MISA cùng với các phần mềm như: phần mềm kế toán MISA chúng tôi hóa đơn điện tử MISA meInvoice, phần mềm quản trị doanh nghiệp MISA AMIS,… giúp doanh nghiệp thực hiện các thao tác nhanh chóng, dễ dàng hơn do có độ tương thích cao cũng như khả năng kết nối vượt trội, ưu việt.

Hệ thống công nghệ đảm bảo chất lượng và an ninh thông tin được chứng nhận phù hợp theo tiêu chuẩn ISO 9001, ISO/IEC 27001, CMMI và CSA STAR, đảm bảo an toàn bảo mật thông tin tuyệt đối và hạn chế tối đa rủi ro gặp lỗi trong quá trình ký số.

Đội ngũ CSKH tận tình, chu đáo, sẵn sàng hỗ trợ ngay lập tức khi người dùng gặp khó khăn trong quá trình sử dụng chữ ký số tại nhà, nhằm đảm bảo mọi công việc của khách hàng không bị gián đoạn, trì hoãn quá lâu.

MyLiveSignature là dịch vụ trực tuyến miễn phí giúp người dùng tạo nên chữ ký điện tử mang phong cách riêng của mình

Trang web hiện ra sau đó cung cấp 3 cách tạo nên chữ ký điện tử cá nhân, bao gồm: Using the signature creation wizard (tạo chữ ký bằng “thuật sĩ” của dịch vụ), Draw a signature straight to the screen (tự cầm bút ảo để vẽ chữ ký), Using a scanned image (tạo chữ ký từ ảnh chứa tên mình). Trong đó, với cách tạo chữ ký Using a scanned image thì người dùng cần trả phí để nhận được kết quả.

Với cách Draw a signature straight to the screen, nhấn chuột trái, rồi tự vẽ các đường nét tạo nên chữ ký của mình. Sau đó, nhấn Create Signature để lưu lại. Lúc lưu thành phẩm, cửa sổ Save As… của trình duyệt sẽ hiện ra để chọn nơi lưu. Trong lúc đang vẽ, nếu muốn làm lại thì nhấn vào Start Over.

Dịch vụ này tỏ ra chuyên nghiệp nhất với cách tạo chữ ký từ cách nhập tên. Chọn Using the signature creation wizard, rồi nhập vào ô Name tên người dùng muốn tạo chữ ký. Do dịch vụ chỉ hỗ trợ các font trong bảng mã Unicode vì vậy tránh nhập tên có dấu nặng, tốt nhất là nhập tiếng Việt không dấu sẽ có kết quả chuẩn hơn. Nhấn Next Step.

Sau đó, chọn kích thước cho các ký tự của chữ ký. Dịch vụ cung cấp 10 kích thước khác nhau. Chọn xong, nhấn Next Step.

Tiếp theo, nhấn vào đường bôi màu đen trên cửa sổ để mở hộp chọn màu, chọn màu sắc cho chữ ký từ bảng màu này, rồi nhấn Next Step.

Bước kế tiếp dịch vụ cung cấp các kiểu nghiêng khác nhau cho chữ ký. Nhấn vào vào kiểu nghiêng muốn dùng, nhấn Next Step.

Lúc này, sẽ hiện thông báo “Finished! The signature is ready”, kèm chữ ký thành phẩm bên dưới. Để tải về máy, nhấn vào Want to download this signature?

Trên cửa sổ hiện ra, nhấn chuột phải vào thành phẩm, chọn Save Image As để lưu về máy hoặc tải bằng đường dẫn tại dòng URL.

Sau khi đã có tập tin ảnh của chữ ký điện tử, tải lên mạng để lấy đường dẫn và chèn vào phần thiết lập chữ ký của hộp thư mình đang dùng.

Tạo chữ ký điện tử khi sử dụng chữ ký số là điều cần thiết để danh tính của văn bản, đồng thời cũng là cách người dùng tự bảo vệ tài liệu, dữ liệu điện tử mà mình gửi đi, đảm bảo không bị can thiệp chỉnh sửa. Có nhiều cách để tự tạo chữ ký điện tử: Trên word, trên MyLiveSignature,… Nhưng để việc tạo được nhanh chóng, đơn giản nhất thì bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo chữ ký điện tử ngay trên word.

Tạo chữ ký điện tử cực nhanh chóng và đơn giản với word

Bước 1: Tạo file dữ liệu định dạng .docx

Bạn nhấp chuột vào biểu tượng Word để mở ra file dữ liệu định dạng .docx. Thông thường, Word đã được cài sẵn trên máy tính còn nếu như bạn chưa có thì chỉ cần cài đặt về máy, thao tác rất đơn giản.

Biểu tượng phần mềm Word để tạo chữ ký điện tử.

Trên giao diện file dữ liệu định dạng .docx mới mở ra ở bước 1, bạn chọn tính năng “Insert”, chọn tiếp “Signature Line” để có thể bắt đầu tạo ra chữ ký điện tử.

Chọn tính năng Insert.

Ngay sau đó, cửa sổ “Signature Setup” sẽ được mở ra, bạn điền đầy đủ thông tin được yêu cầu rồi nhấn “Ok”.

Tạo chữ ký điện tử trên Word.

Tới đây, việc tạo chữ ký điện tử của bạn coi như đã thành công. Bạn có thể gửi văn bản này cho người ký, nếu người ký chấp nhận thì có thể chèn vào đó một hình tùy thích.

Bước 3: Người nhận chèn chữ ký vào văn bản, tài liệu

Người nhận mở văn bản cần ký điện tử ra rồi nhấn 2 lần vào chỗ ký. Ngay sau đó, một cửa sổ “Sign” sẽ được mở ra, người nhận nhấn “Select Image” để có thể chèn hình chữ ký vào văn bản.

Người nhận chèn chữ ký vào văn bản, tài kiệu.

Bước 4: Hoàn tất chữ ký điện tử

Sau khi tạo chữ ký điện tử thành công và ký điện tử lên văn bản thì gần như không ai có thể chỉnh được văn bản này. Tuy nhiên, nếu ai đó cố nhấn “Edit Anyway” thì hình ảnh trên chữ ký điện tử sẽ mất đi và chữ ký điện tử sẽ hết giá trị.

Cũng bởi hạn chế và thiếu tính bảo mật nên hiện rất ít người còn tạo chữ ký điện tử trên word, thay vào đó, hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp đều áp dụng dịch vụ chữ ký số như của Thaison-CA.

Dịch vụ chữ ký số THAISON-CA được đánh giá là một trong những nhà cung cấp chữ ký số uy tín và giá rẻ hiện nay, đã được cấp giấy phép bảo mật và chất lượng của bộ Thông Tin & Truyền Thông.

Thái Sơn cung cấp tới khách hàng, doanh nghiệp các dịch vụ chứng thực chữ ký số, sử dụng ở nhiều lĩnh vực như thương mại điện tử hay dịch vụ hành chính công điện tử: hải quan, bảo hiểm y tế – bảo hiểm xã hội, khai & nộp thuế,… đáp ứng các quy định tại Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, Nghị định 130/2023/NĐ-CP, Thông tư số 133/2023/TT-BTC.

Mọi thắc mắc về tạo chữ ký điện tử, dịch vụ chữ ký số THAISON-CA hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7: