Bạn đang xem bài viết Quản Lý Fanpage: Hướng Dẫn Quản Trị Fanpage Facebook Full được cập nhật mới nhất trên website Rafs.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Có một sự thật ai cũng phải thừa nhận rằng, trong bối cảnh Internet và mạng xã hội phát triển mạnh như ngày nay, có rất nhiều những người kiếm tiền từ nền tảng Facebook. Bạn có thể đồng thời đảm nhiệm các vị trí khác nhau ở một trang fanpage trên Facebook như:
Administrator (Admin – Quản trị viên)
Editor (Biên tập viên)
Moderator (Mod- Người điều hành)
Việc quản lý quá nhiều fanpage sẽ dẫn đến những khó khăn trong việc chăm sóc hiệu quả trang mà bạn muốn. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn một số cách quản lý fanpage facebook một cách hiệu quả, nhanh chóng.
Truy cập trang Facebook
Có nhiều cách để truy cập vào trang Facebook, tùy vào nhu cầu và thói quen thì mỗi người sẽ chọn một hay các cách riêng.
Để hiển thị danh sách những fanpage mà bạn quản lý, bạn vào Pages Bookmarks. Những trang liên kết với tài khoản của bạn sẽ hiện ra. Từ bảng này, bạn có thể đi tới trang mà bạn muốn nhanh chóng.
Mở danh sách những fanpage mà bạn quản lý bằng cách vào Pages Bookmarks
Đăng nhập vào trang fanpage bằng lựa chọn Use Facebook as
Điều hướng trang Menu
Ở đầu trang Fanpage của bạn, sẽ có bảng Menu điều hướng bao gồm những tính năng chính của Trang như Page – Messages – Notifications – Insights – Publishing Tools – Ad centre.
Menu này sẽ hiện ra dù bạn đang đăng nhập bằng tài khoản của mình hay tài khoản của Fanpage.
Điều hướng trang Menu của Fanpage
Tôi sẽ đi sơ qua từng tính năng này ngay bây giờ…
1. Tính năng Page
Khi nhấp vào Page, Facebook sẽ điều hướng bạn về trang chính của Fanpage. Đây là giao diện mọi người tiếp cận khi truy cập vào trang của bạn
2. Tính năng Inbox
Tính năng Inbox (nhắn tin) giúp bạn tương tác với người dùng một cách riêng tư qua tin nhắn.
Tính năng Inbox (nhắn tin)
Bạn có thể lựa chọn cài đặt và trả lời khách hàng thông qua bảng Inbox này.
3. Tính năng Notifications
Có thể nói Notifications (thông báo) cung cấp cho bạn một bản tóm tắt những người đã tương tác với Fanpage của bạn.
Tính năng Notifications (thông báo)
Thông tin trang (About)
4. Tính năng phân tích với Insights
Insights là nơi thể hiện phân tích Fanpage của bạn. Sự tăng trưởng cũng như sự tương tác của khách hàng của bạn sẽ được thể hiện ở đây.
Phân tích với Insights
Những số liệu này có thể giúp bạn đưa ra phương án cải tiến nội dung để quảng bá thương hiệu, hình ảnh của công ty. Từ đó thu hút thêm nhiều khách hàng trên Facebook mua sản phẩm của doanh nghiệp bạn.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm hiểu cách mọi người tìm tới Fanpage bằng cách nhấp vào Visits tab.
5. Tính năng Publishing Tools
Tính năng Publishing Tools (công cụ xuất bản) cho phép bạn tạo các bài đăng có thể đăng tức thì, lên lịch sẵn để bài có thể đăng trong khoảng thời gian bạn muốn hoặc lưu lại những bản nháp sử dụng cho sau này.
Tính năng Publishing Tools (công cụ xuất bản)
Để đăng trạng thái (status), hình ảnh, video, ưu đãi, sự kiện hoặc cột mốc, bạn có nhấn vào Published Posts và chọn Create.
Để đặt lịch hoặc tạo bản nháp, bạn vào Scheduled Posts và nhấn Create. Sử dụng nút Drop-down bên cạnh nút Publish để chọn ngày giờ hoặc lưu thành bản nháp.
Bạn cũng có thể dùng Published Posts tab để xem các số liệu phân tích của bài bạn đã đăng. Dữ liệu này sẽ cho bạn biết mức độ tương tác của từng bài để bạn có thể tạo Content phù hợp với thị yếu khách hàng hơn.
Cài đặt cấu hình trang
Cài đặt trang sẽ giúp bạn kiểm soát fanpage của mình hiệu quả hơn: từ khả năng hiển thị đến vai trò quản trị viên và nhiều thứ khác.
Phần cài đặt này nằm ở góc phải màn hình, Settings. Khi nhấn vào nút này, bạn sẽ được điều hướng qua trang với những thông tin chính như bên dưới.
Cài đặt cấu hình quản lý trang facebook
Có những cài đặt thường được sử dụng như sau:
1. Cài đặt cấu hình chung
Cài đặt cấu hình chung
Khi bạn ấn Edit, các lựa chọn sẽ hiện ra để bạn lựa chọn.
2. Cập nhật thông tin trang
Cập nhật thông tin fanpage
Để sửa những thông tin trong phần About này, bạn rê chuột đến những phần bạn muốn chỉnh sửa, nút Edit sẽ hiện ra.
3. Xác định thuộc tính bài đăng
Trong phần cài đặt thuộc tính, sẽ có 2 lựa chọn dành cho bạn: bạn muốn bài viết thể hiện người đăng là trang fanpage của bạn hay là trang cá nhân. Nó sẽ hiện ra dưới hình thức là dòng chữ nhỏ đầu bài đăng, gần phần thời gian.
Xác định thuộc tính bài đăng
Hầu hết doanh nghiệp trên Facebook sẽ muốn bài viết được đăng với tư cách là Trang Fanpage. Nhưng khi chỉnh sửa hoặc cập nhật bài đăng, bạn vẫn có thể quy đổi về trang cá nhân.
4. Thông báo có chọn lọc
Từ đây bạn cần loại bỏ những thông báo không đáng quan tâm, tập trung vào những thông báo bạn cần. Việc này giúp giảm thiểu vấn đề không thể kiểm tra hết gây đầy thông báo.
Thông báo có chọn lọc
Việc lựa chọn thông báo hay không ở Messages (tin nhắn Facebook) – Email và Text Messages (tin nhắn điện thoại) này tùy vào số lượng tương tác bạn nhận được và việc bạn tương tác lại trong thời gian nhanh hay chậm. Và việc chọn bật hoặc tắt chế độ thông báo này là tuỳ thuộc ở bạn.
5. Thêm hoặc chỉnh sửa chức danh
Page Roles Setting sẽ dễ dàng giúp bạn thêm người dùng vào trang Facebook và thay đổi chức danh của họ nếu cần thiết.
Lưu ý: Bạn chỉ nên trao quyền Admin Fanpage cho người bạn tin tưởng 100%. Họ có quyền hạn thêm, xóa và thay đổi vai trò của những người khác, ngay cả vai trò của bạn.
Kết luận
Như bạn thấy đấy, Facebook đưa ra cho bạn rất nhiều tính năng, công cụ và những cài đặt tuyệt vời giúp quản lý Fanpage của bạn một cách hiệu quả nhất. Vì thì, bạn còn đắn đo gì mà không thử áp dụng ngay những tính năng hữu ích này cho Fanpage của riêng bạn?
Hướng Dẫn Cách Tạo Và Quản Lý Fanpage Trên Facebook Cho Người Mới Bắt Đầu
Facebook đang trở thành công cụ bán hàng và quảng bá thương hiệu quan trọng đối với các cửa hàng, doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên làm thế nào để có thể tạo và quản lý Fanpage Facebook một cách hiệu quả nhất.
Thương mại điện tử ngày càng phát triển đi cùng với đó là sự phát triển người dùng Internet tại Việt Nam. Theo thống kê hiện nay, cả nước có khoảng 41 triệu người dùng Internet và con số này dự kiến còn tăng lên nhanh chóng trong thời gian sắp tới. Bên cạnh đó, xu hướng sử dụng Facebook đang trở thành trào lưu trên Internet.
1. Cách tạo tài khoản Fanpage Facebook.
Cách tạo Fanpage Facebook
Việc xây dựng trang Fanpage cũng giống như việc bạn xây nhà. Cần phải tạo dựng một nền móng chắc chắn để từng bước phát triển, thu hút và giữ chân các thành viên theo dõi nội dung trên Fanpage.
Để thu hút thêm thành viên tham gia Fanpage. Bạn cũng phải xây dựng được một giao diện với những hình ảnh bắt mắt; Nội dung càng phong phú, càng chất lượng thì khả năng tương tác càng cao.
2. Xây dựng Fanpage Facebook
Trang Fanpage của bạn có lượng người like càng nhiều. Thì việc bán hàng của bạn sẽ càng thuận lợi. Điều đó cho thấy bạn lượng khách hàng của bạn ngày một tăng.
Vậy làm sao để tăng lượng like trên Fanpage?
Mời bạn bè Like trang:
Hãy là người đầu tiên like trang của bạn.
Mời bạn bè của bạn like trang của bạn.
Thông tin giới thiệu về Fanpage của bạn:
Đơn giản, ngắn gọn nhưng phải đầy đủ.
Xuất xứ sản phẩm ở đâu, số hotline, thông tin sản phẩm…
Nhớ cung cấp địa chỉ website (nếu có).
Liên kết Fanpage với website (nếu có) thông qua Like Box.
Việc này rất cần thiết và mang tính tương hỗ.
Khách hàng sẽ biết đến website thông qua địa chỉ website trên fanpage. Và ngược lại khách hàng sẽ biết đến fanpage thông qua Like Box.
Liên kết với Twitter:
Thực sự thì người dùng Việt không mặn mà với Twitter lắm. Nên bạn có thể bỏ qua chức năng này.
Tuy nhiên nếu bạn đang PR cho một thương hiệu mang tính quốc tế thì không nên bỏ qua nó.
3. Cách quản trị Fanpage Facebook bán hàng hiệu quả
Thiết lập vai trò trên trang
Đăng bài viết
Xem số liệu thống kê và tương tác với thành viên
Nếu Muốn Quản Lý Fanpage Hiệu Quả Thì Đừng Bỏ Qua Những Điều Này
Với tốc độ phát triển chóng mặt thì mạng xã hội Facebook đang là miếng thịt béo bở cho các doanh nghiệp nhưng không phải ai cũng biết cách tận dụng và đạt được nó. Để có thể bán hàng online trên facebook hiệu quả thì trước tiên bạn cần biết cách quản lý fanpage hiệu quả. Bài viết này sẽ chia sẽ những thủ thuật quản lý fanpage và những sai lầm mà bạn không nên mắc phải.
9 thủ thuật quản lý fanpage hiệu quả
Nếu bạn nắm vững được 9 thủ thuật này, tôi chắc chắn rằng bạn sẽ rất thành công trong việc chăm sóc fanpage facebook của mình đấy.
1. Đăng bài đều đặn khi quản lý Fanpage
Để có một trang Facebook năng động và thu hút sự tham gia của cộng đồng, bạn cần đăng bài thường xuyên. Thông thường bạn nên gửi ít nhất 1 ngày 1 lần. Tốt nhất là bạn nên kiểm tra tần suất đăng bài và kiểm tra xem đăng bài thời điểm nào thu hút được cộng đồng tham gia nhiều nhất.
2. Lên kế hoạch nội dung cho từng tháng
Điều quan trọng là nội dung của bạn phù hợp, kịp lúc, đồng thời những tin tức hay cập nhật cụ thể cũng là điểm thu hút. Việc lên kế hoạch nội dung trước khi quản lý page facebook giúp bạn tiết kiệm thời gian và tạo cho bạn có thời gian chu đáo hơn và có chiến lược trong từng bài viết của mình.
3. Tận dụng chức năng lên lịch đăng bài của Fanpage.
Fanpage cung cấp cho chúng ta một chức năng lên lịch bài đăng rất hữu ích. Bằng cách bấm vào hình đồng hồ ở góc trái trong khung đăng bài, bạn có thể lên lịch đăng bài cho bài viết của mình. Với chức năng này bạn có thể lên lịch đăng bài cho 1 ngày, 1 tuần, 1 tháng thậm chí cả 1 năm miễn là bạn đã chuẩn bị sẵn nội dung.
Tuy nhiên, không có nghĩa là bạn lên lịch đăng bài cho một thời gian dài và bỏ mặc nó suốt thời gian đó. Quản lý trên fanpage bạn cũng cần chú ý tới các bài đăng của mình để có sự điều chỉnh phù hợp khi nội dung bài đăng không phù hợp với hoàn cảnh thực tế tại thời điểm mà bài viết được đăng lên. Rất nhiều thương hiệu lớn đã gặp rắc rối trong vấn đề này khi không chú ý đến những gì họ đã dự kiến.
Ví dụ bạn lên lịch đăng bài vào cuối tuần như sau: Một cuối tuần đẹp trời, hãy đi cắm trại và thưởng thức những giây phút tuyệt vời bên những người thân yêu của bạn.
Nhưng thật không may vào cuối tuần đó thì cả thành phố lại mưa tầm tã, thậm chí có nhiều người thiệt mạng vì bị dòng nước lớn cuốn trôi.
Chắc bạn cũng hình dung được phản ứng của cộng đồng thế nào nếu như bài đăng của bạn vẫn được đăng lên theo lịch trình mà bạn đã sắp sẵn.
Do đó, điều quan trọng là vẫn dành một sự chú ý nhất định đến các bài đăng của bạn để có sự điều chỉnh cho phù hợp với hoàn cảnh.
4. Tạo nội dung định kỳ
Một nội dung định kỳ nào đó sẽ được công bố vào một ngày cụ thể của tuần, tháng hoặc năm. Ví dụ như: fan sôi nổi của tuần, sản phẩm nổi bật của tháng hay quà tặng của tháng,….. Các này sẽ giúp tạo sự mong đợi, hồ hởi của fan, tạo được sự gắn kết lâu dài của fan.
5. Phát triển nội dung nhóm
– Khuyến mãi: các tin tức khuyến mãi của công ty bạn vừa giúp sự gắn kết cũng như tăng doanh số bán hàng
– Văn hóa: chia sẻ văn hóa của doanh nghiệp bạn, những chính sách thăng tiến, đào tạo, nghỉ dưỡng, du lịch hay những cảm nhận tốt đẹp của nhân viên sẽ giúp tạo dựng danh tiếng tốt cho doanh nghiệp.
6. Sử dụng hình ảnh
Hình ảnh đẹp là yếu tố quan trọng để thu hút fan. Một avatar và Cover Timeline đẹp, chuyên nghiệp là yếu tố không thể thiếu cho trang fanpage của bạn. Nó vừa có chức năng quảng bá thương hiệu, hình ảnh của công ty vừa là điểm nhấn tạo ấn tượng cho cộng đồng.
Các bài post cũng cần có hình ảnh đi kèm, hình ảnh giúp nội dung của bạn dễ dàng đi vào tâm trí của fan và lưu lại lâu hơn, nó cũng kích thích like và share nhiều hơn.
7. Duy trì sự tham gia
Hãy dành thời gian tiết kiệm được từ việc lên lịch đăng bài để tham gia nhiều hơn vào Fanpage bằng cách hồi đáp các nhận xét của fan, đôi khi cũng được xem là hỗ trợ trực tuyến khi fan có thắc mắc. Điều này giúp fan của bạn cảm thấy được quan tâm và tạo được sự tương tác, gắn kết bền lâu với fan.
8. Phân tích và tối ưu hóa
9. Tương tác với khách hàng
Bằng việc lên kế hoạch nội dung, đăng bài thường xuyên, tham gia và đo lường kết quả, bạn hoàn toàn có thể tối đa hóa sự thể hiện tuyệt vời trên Facebook của doanh nghiệp. Đừng ngại nói về những tính cách của doanh nghiệp mình, điều này cũng giúp cộng đồng hiểu về doanh nghiệp của bạn hơn. Mở lòng và thân thiện, bạn sẽ dành được những tình cảm tuyệt vời từ cộng đồng.
Ngoài việc nắm được các thủ thuật, cách quản trị fanpage thì bạn cũng cần tránh một số sai lầm không đang có. Đã thế nhiều doanh nghiệp và người bán hàng trên Facebook còn gặp phải rất nhiều lỗi không đáng có trong quá trình tìm kiếm khách hàng trên mạng xã hội. Những sai lầm này không những làm cho bạn mất những khách hàng tiềm năng mà thậm chí còn làm bạn mất luôn những khách hàng hiện tại.
5 lỗi thường gặp cần tránh khi quản lý fanpage
1. Không xem khách hàng là trung tâm
Luôn nói về bản thân là một trong những sai lầm lớn nhất mà con người có thể gặp phải trong quá trình giao tiếp. Nhiều người quản trị viên quản lý fanpage thậm chí còn bê luôn mớ sai lầm của bản thân lên mạng xã hội. Thay vì coi khách hàng là trung tâm, trở thành một phần của cộng đồng những người đã, đang và sẽ sử dụng sản phẩm của mình thì nhiều doanh nghiệp lại coi trọng và chăm chút nói về sản phẩm của họ hơn mà bỏ qua suy nghĩ của khách hàng.
Facebook là một cộng đồng, và điểm quan trọng nhất của một cộng đồng là lòng tin tưởng và sự chân thành. Vì thế tôi có có thể khẳng định rằng nếu bạn không biết cách quan tâm đến những khách hàng của mình, không chia sẻ thật lòng vời nhau thì họ sớm muộn sẽ nhận ra thôi. Bằng cách quan sát và lắng nghe, bạn sẽ biết được khách hàng của mình đang đi đâu, làm gì và họ nghĩ gì về những sản phẩm của bạn.
Ví dụ sau đây: CocaCola đã làm nắm được tâm tư, tình cảm của khách hàng và sử dụng luôn ảnh khách hàng chụp để làm nội dung cho fanpage. Rất gần gũi và thể hiện sự quan tâm đến những “thượng đế”. Hãy xem bài post của họ được tương tác nhiều như thế nào:
Tóm lại: Khi bạn tạo nội dung cho fanpage của bạn, hãy chú ý điều quan trọng là luôn hướng về phía khách hàng. Hãy nói những điều về họ và hãy lắng nghe họ. Bạn luôn nói khách hàng là thượng đế, vậy thì hãy để thượng đế được làm thượng đế một cách đúng nghĩa.
2. Không để ý đến tính cách của thương hiệu
Nhiều doanh nghiệp nhỏ đã bỏ qua tầm quan trọng của việc giữ cho hình ảnh của trang fanpage Facebook đi cùng hướng với văn hoá doanh nghiệp và tính chất của sản phẩm và khách hàng. Có thể coi Fanpage và các kênh mạng xã hội khác đối với một doanh nghiệp như là khuôn mặt hay giọng nói đối với một con người, đó là nơi mà bạn thể hiện tính cách của mình.
Vì thế khi tạo ra các nội dung độc đáo để post hoặc khi bạn tương tác với khách hàng, là một cách quản lý page trên facebook, người quản trị đừng quên thể hiện tính cách của mình và lưu ý là phải biết thể hiện như thế nào cho phù hợp. Ví dụ nếu doanh nghiệp của bạn hướng đến đối tượng khách hàng trung niên thì không thể thể hiện cá tính và cách nói chuyện đối với tuổi mới lớn được. Khách hàng của bạn ngay lập tức sẽ nghĩ là không thể tin tưởng được thương hiệu này, nghe không nghiêm túc một tí nào. Còn đây là một ví dụ về cách thể hiện một hình ảnh tươi vui, trẻ trung rất phù hợp với đối tượng khách hàng:
Cửa hàng Nồi Chocolate – một cửa hàng bánh và đồ uống dành cho lứa tuổi teen hiểu rất rõ sản phẩm cũng như đối tượng của mình để đưa ra cách nói chuyện phù hợp. Khách hàng sẽ thấy cách họ nói chuyện rất thân thiện và phù hợp với hình ảnh những loại kem, bánh và nước uống nhiều màu sắc của cửa hàng.
Tóm lại: Hãy xác định cho thương hiệu mình một tính cách trên mạng xã hội sao cho phù hợp với sản phẩm và đối tượng khách hàng.
3. Không sử dùng Facebook Ads!
Vì thế, chạy Facebook Ads không chỉ là một lựa chọn rất khôn ngoan mà nếu bạn không sử dụng nó thì bạn đã bỏ lỡ một cơ hội lớn rồi đấy. Mạng xã hội lớn nhất thế giới này đã tạo ra một nền tảng rất mạnh mẽ để hỗ trợ các doanh nghiệp mở rộng danh sách khách hàng tiềm năng của họ. Thông thường, bạn có thể định vị khách hàng của mình thông qua sở thích, địa điểm và thói quen mua sắm.
4. Không sáng tạo nội dung!
Đôi lúc bạn muốn an toàn. Hơi nhàm chán cũng được, nhưng an toàn. OK thôi, đó là lựa chọn của bạn. Vừa an toàn lại vừa nhàn, chỉ cần chọn lấy một kiểu nội dung nhất định nào đó rồi cứ thế mà làm..
Thế nhưng, theo quan điểm của tôi: tạo lập và phát triển một trang fanpage Facebook không phải là việc dành cho người lười suy nghĩ. Tôi muốn nói rằng với bạn một điều là nếu bạn cứ muốn fanpage của bạn vắng như chùa bà Đanh không có ai quan tâm thì cứ việc thế thôi, haha. Còn nếu không muốn như vậy thì chắc chắn rằng bạn phải chịu khó sáng tạo hơn. Phải thử nghiệm đủ các loại nội dung và các hình thức để xem đâu là cách tốt nhất để thu hút sự chú ý của khách hàng. Tạo ra một chiến lược nội dung tốt cơ bản sẽ bao gồm infographics, video, ảnh, v.v… Nói như thế có nghĩa là sẽ không có giới hạn nào cho bạn, giới hạn duy nhất ở đây là trí tưởng tượng của bạn đên đâu ^^. Thậm chí bây giờ Facebook còn cho phép bạn đăng ảnh GIF – một định dạng thường gặp của những nội dung vui nhộn, thú vị và rất dễ tạo ra tương tác với khách hàng. Mặc dù vậy thì theo quan sát của tôi thì định dạng này hiện nay còn chưa được sử dụng rộng rãi. Đây có thể là cơ hội để bạn có thể gây ấn tượng với các khách hàng của mình trên Facebook.
Một số nội dung có thể trở thành nội dung viral (được lan truyền rộng rãi). Đây là dạng nội dung giá trị nhất đối với một trang fanpage mà người làm truyền thông nào cũng ước mong có được. Một nội dung viral có thể mang lại cho bạn tỉ lệ tiếp cận tự nhiên (organic reach) tăng vọt lên trông thấy, ví dụ như:
Tóm lại: Đừng thiếu sáng tạo. Hãy chịu khó suy nghĩ và thử nghiệm những nội dung khác nhau. Nếu những bức ảnh bạn đăng không được khách hàng chú ý thì hãy thử cách khác là đăng video. Hãy thử tạo ra infographic, hãy thử làm thơ, không ngừng sáng tạo với những bức ảnh GIF để xem kiểu nội dung nào được khách hàng yêu thích nhất.
5. Không sử dụng các công cụ Facebook
Hiện tại trên thị trường đã có rất nhiều công cụ hỗ trợ việc quản lý và thậm chí là bán hàng qua Facebook một cách rất thông minh. Nếu bạn không muốn tụt hậu và mất khách hàng vào tay đối thủ thì bạn nên tìm hiểu những công cụ sau:
Còn rất rất nhiều những công cụ hữu ích khác mà chúng tôi chưa thể nêu ra hết trong nội dung một bài viết, các bạn có thể tự tìm hiểu. Tìm hiểu và sử dụng các công cụ trong công việc là một công việc rất thú vị và có ích!
Tóm lại: Hãy học cách sử dụng các công cụ để vượt qua các đối thủ của bạn và làm việc một cách hiệu quả hơn. Việc nào khó khăn thì hãy dùng các công cụ, tiết kiệm thời gian và tiền bạc để đầu tư cho doanh nghiệp của bạn.
4.3
Hướng Dẫn Cách Quản Lý Kho Bằng Excel
Việc quản lý kho hàng không hề đơn giản đối với các chủ cửa hàng bởi số lượng hàng nhiều, đôi khi rất khó kiểm soát cùng khá nhiều thông tin phức tạp đi kèm như ngày, hạn sử dụng,…Tuy nhiên, nếu bạn biết sử dụng công cụ hỗ trợ thì công việc quản lý kho của bạn sẽ đơn giản hơn nhiều đấy.
1. Tại sao cần phải quản lý kho hàng bằng Excel
Kho hàng là module cho phép doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ xuất nhập kho, chuyển kho, quản lý tồn kho, kiểm kho, lưu lại toàn bộ lịch sử xuất nhập kho của doanh nghiệp. Đây là công việc khó khăn nhất đối với bất cứ chủ kinh doanh nào.
Quản lý kho bằng excel là cách thực hiện các thao tác quản lý đối với hàng tồn – xuất và nhập kho, báo cáo,… mỗi thao tác quản lý đều đem lại hiệu quả và lợi ích khác nhau. Chủ shop sẽ biết chính xác lượng hàng mà mình nên hạn chế nhập, đồng thời biết được số lượng hàng hóa mà cửa hàng đang thiếu nếu làm tốt công tác quản lý tồn kho trên excel.
Tương tự như vậy, file excel quản lý bán hàng sẽ giúp bạn quản lý và thống kê được tổng số hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về một cách nhanh chóng. Các chủ tiệm có thể kiểm tra bất kỳ lúc nào để biết được tốc độ buôn bán của cửa hàng bằng file excel quản lý bán hàng.
2. Quản lý kho bằng Excel
2.1 Ưu điểm của quản lý kho bằng Excel
Miễn phí là ưu điểm lớn nhất. Bạn không phải trả bất kỳ chi phí nào khi bạn có thể tự lập được 1 file quản lý kho, bán hàng đơn giản trên excel.
Chỉ cần máy tính của bạn có cài Microsoft Office là có thể bắt đầu tạo file quản lý kho luôn rồi.
Bạn có thể làm được rất nhiều báo cáo, chỉ tiêu phục vụ mục đích quản lý của bạn khi dùng Excel. Không giống như các phần mềm dựng sẵn, bạn bị bó buộc bởi các tính năng mà công ty phần mềm/ chuyên gia xây dựng sẵn.
Bạn có thể thao tác trực tiếp trên database để sửa lại các giao dịch nhập xuất, thông tin hàng hóa, khách hàng… Hoặc có thể tạo thêm báo cáo theo nhu cầu thực tế tại từng thời điểm.
Có thể share cho nhiều người dùng. Tuy nhiên điểm này chỉ áp dụng với các file excel bán hàng đơn giản được lập hoàn toàn bằng công thức. Cần có google sheet để sử dụng tính năng này.
2.2 Nhược điểm của quản lý kho bằng Excel
Không có tính bảo mật, độ an toàn cho dữ liệu kém do đây là phần mềm offline, mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên một máy tính. Như vậy, trong các trường hợp không may xảy ra như máy tính bị hỏng, hoặc nhiễm virus… các dữ liệu có nguy cơ bị mất trắng hoàn toàn.
Các hàm trong excel khá phức tạp, do vậy người dùng phải thực sự hiểu về các hàm này mới có thể sử dụng tốt. Đây là hạn chế khá lớn vì không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ nhân viên giỏi đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ.
Nếu doanh nghiệp cần một công cụ hỗ trợ linh hoạt trong thống kê xem xét dữ liệu ngay cả khi lượng hàng hóa quá lớn và đa dạng về mẫu mã thì thật tiếc, excel không làm tốt việc này.
Nếu doanh nghiệp có các thiết bị ngoại vi hỗ trợ công tác quản lý kho vật tư thì excel sẽ không hỗ trợ kết nối với chúng.
3. Các bước quản lý kho bằng Excel
3.1.Tạo lập file dữ liệu kho hàng và tiến hành nhập liệu
Bước 1: Mở một file mới
Bước 2: Bạn tạo 5 sheet mới và sửa lại tên từng sheet với tiêu đề như sau: HOME, NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.
Bước 3: Nhập dữ liệu cho từng sheet
Với sheet NHAP
Bạn sẽ nhập các thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng nhập, Đơn giá, Thành Tiền, Nhà cung cấp
Có thể sẽ cần thêm: Số chứng từ, mã nhà cung cấp, SĐT, Địa chỉ nhà cung cấp, ghi chú.
Nhập tên hàng hóa và dữ liệu
Với sheet XUAT
Bạn sẽ nhập các thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá bán, Doanh thu, Giá vốn, khách hàng.
Có thể sẽ cần thêm: Số chứng từ, mã khách hàng, SĐT, Địa chỉ khách hàng, ghi chú.
Nhập dữ liệu xuất hàng
Dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn
Quản lý chặt chẽ tồn kho, hạn chế tối đa thất thoát, mất mát hàng hóa
Với sheet DANH MUC
Đây là phần quan trọng trong bất kỳ ứng dụng hay phần mềm.
Khi nhập, xuất thực tế bạn chỉ cần nhập mã hàng thì các thông tin còn lại sẽ tự động hiển thị lên.
Với sheet BAO CAO
Thông thường ta chỉ cần tới báo cáo Bán hàng và nhập xuất tồn.
Với báo cáo bán hàng, bạn cần: Tên hàng, Số lượng bán, Doanh thu
Báo cáo Nhập xuất tồn: Tên hàng, Tồn đầu, nhập, xuất và Tồn cuối
Báo cáo nhập xuất kho
Ở trong các Phần mềm quản lý bán hàng Excel chuyên nghiệp bạn sẽ nhận được nhiều thông tin quản trị hơn, ví dụ:
Xem được báo cáo bán hàng từ ngày … tới ngày… (ngày, tuần, tháng, năm)
Lãi lỗ từng mặt hàng
Tồn kho tới hiện tại
Tồn kho tối thiểu
Cảnh báo hết hàng khi xuất kho
3.2 Sử dụng công thức để tính toán số lượng tồn kho và giá trị hàng tồn kho
Nhiều người nghĩ là phải học excel thật siêu thì mới làm được phần quản lý kho hàng. Hoặc phải học nhiều hàm excel, giỏi đủ các hàm khó….
Tuy nhiên lại không phải thế.
Trên thực tế với các hàm excel phổ biến ta có thể làm hầu hết các yêu cầu của công việc.
Và với 1 file excel quản lý kho, bán hàng đơn giản, bạn chỉ cần biết tới 3 hàm sau:
Vlookup: Đây là hàm tìm kiếm theo cột.
Khi nhập, xuất ta chỉ nhập mã hàng là đủ.
Điều này đảm bảo thông tin chính xác, nhất quán và tiết kiệm thời gian.
Sumif(s): Hàm này cực kỳ quan trọng và không thể thiếu.
Tính tổng số lượng và thành tiền nhập, xuất theo điều kiện: Từng mã hàng
Từ đó xác định được số tồn cuối kỳ.
Iferror: Hàm này có thể dùng hoặc không, nhưng WPRO khuyên bạn nên dùng.Bởi lẽ khi viết hàm vlookup thì ta sẽ áp dụng cho cả nghìn dòng để khi điền mã hàng thì giá tự lên.
Vấn đề phát sinh khi dùng vlookup ở dòng chưa có tên hàng thì sẽ trả về #N/A
Ta dùng hàm Iferror để bẫy lỗi #N/A để làm cho file excel quản lý nhập xuất tồn kho, bán hàng chuyên nghiệp hơn.
Đối với các mặt hàng phải tốn chi phí bảo quản như thực phẩm thì nên đưa thêm cột chi phí bảo quản. Còn với các loại hàng thông thường, thì bạn chỉ cần ghi nhớ một vài công thức đơn giản mà thôi.
VD: Số lượng tồn = Số lượng nhập – Số lượng bán
Giá trị hàng tồn = Số lượng tồn*Giá bán
4. Quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàng
Dễ cài đặt, dễ sử dụng, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
Báo cáo số lượng hàng hóa trong kho chính xác theo số lượng, size, màu sắc.
Tra cứu thông tin hàng hóa dễ dàng.
Sử dụng tốt với cả cửa hàng đơn lẻ và chuỗi cửa hàng với số lượng mặt hàng lớn.
Tự động tính toán chính xác số lượng sản phẩm tồn tương ứng khi bán hàng cho khách. Không mất thời gian tính toán thủ công.
Báo cáo về các mặt hàng bán chạy, mặt hàng còn tồn nhiều một cách chính xác giúp chủ cửa hàng có kế hoạch nhập hàng, xả hàng tồn một cách hiệu quả.
Phân quyền cho nhân viên thực hiện các thao tác về nhập kho, xuất kho, điều chuyển kho.
Thống kê được lượng tiền tương ứng với từng loại mặt hàng còn tồn, giúp chủ shop luôn nắm được giá trị vốn đọng thực tế của cửa hàng là bao nhiêu.
Bảo mật thông tin, tự động lưu lại mọi thông tin ngay cả khi xảy ra lỗi trên máy tính, không lo mất dữ liệu.
Kết nối tương thích với nhiều thiết bị in ấn hóa đơn, máy đọc mã vạch….
Có thể xem lại lịch sử mua hàng của khách, lịch sử điều chuyển/xuất/nhập kho của nhân viên.
Dễ sử dụng, nhận được sự hỗ trợ, hướng dẫn sử dụng phần mềm trực tiếp và qua ultraview nếu chưa rõ về các thao tác trên phần mềm.
4.2 Nhược điểm của quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàng
Nhược điểm duy nhất của quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàng là sẽ mất phí.
5. Lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng của chúng tôi
Phần mềm quản lý kho hàng, bán hàng chúng tôi đang được hơn 80.000 doanh nghiệp, cửa hàng lựa chọn và tin dùng. Phần mềm quản lý kho hàng của chúng tôi ra đời nhằm giúp các doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong việc quản lý hàng hóa, quản lý bán hàng. Đối với các chủ shop khi mới kinh doanh thì việc sắp xếp và quản lý hàng hóa là cực kỳ khó khăn , nhưng đến với chúng tôi mọi việc trở nên dễ dàng hơn.
Phần mềm quản lý bán hàng chúng tôi
Tính năng của phần mềm quản lý kho hàng :
Nhập hàng, trả hàng nhà cung cấp
Điều chuyển hàng giữa các kho hàng / cửa hàng
Đính kèm ảnh chứng từ lên các phiếu xuất nhập kho
Kiểm kho nhanh chóng, hỗ trợ dùng máy quét mã vạch
Cho phép kiểm tra tồn kho giữa các cửa hàng
Kiểm soát hàng lỗi, hỏng, mất mát
Theo dõi hạn sử dụng sản phẩm
Theo dõi lịch sử sửa xóa phiếu xuất nhập kho
Phiếu yêu cầu xuất nhập kho
Cài đặt hạn mức tồn kho tối thiểu, tối đa
Dự báo nhập hàng dựa theo tồn kho thực tế và tốc độ bán hàng
Sắp xếp vị trí sản phẩm trong kho
Báo cáo diện tích lưu kho còn trống
Cập nhật thông tin chi tiết về Quản Lý Fanpage: Hướng Dẫn Quản Trị Fanpage Facebook Full trên website Rafs.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!