Xu Hướng 12/2023 # Hướng Dẫn Viết Email Chuyên Nghiệp # Top 19 Xem Nhiều

Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Viết Email Chuyên Nghiệp được cập nhật mới nhất tháng 12 năm 2023 trên website Rafs.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

1. Tiêu đề email:

Trong trường hợp email được gửi đi gửi lại, forward nhiều lần, mail outlook sẽ xảy ra tình trạng tự động thêm “Re:” và “Fw” nhiều lần liên tiếp vào tiêu đề email: Re: Re: Fw: Re: Fw: Re: Re: Nếu là một người cẩn thận và tinh tế, bạn không nên để nguyên một email có đầu tiêu đề như vậy. Bạn hoàn toàn có thể chủ động xóa bớt, chỉ để lại 1 lần Fw: hay Re: lúc chính bạn gửi đi mà thôi.

2. Địa chỉ email:

3. Gửi cho ai thì chào người đó:

Nếu bạn muốn hơn một người đọc và chú ý đến email của mình, hãy chọn 1-2 người để “Dear” và một số người còn lại, bạn dùng “Cc”, mặc dù danh sách những người Cc nhiều hơn nhưng bạn cần nhấn mạnh tên một số người “nhất thiết phải đọc email này”, trình bày như sau:

“Dear Mr & Msr James,

Cc: Mr Celis, Miss Mclean & Miss Moris”

4. Nội dung email:

Thứ tư, đối với email trong công việc, tùy thời điểm phát sinh để có cách viết email cũng như trình bày nội dung phù hợp.

Từ email thứ 2 trở đi, nội dung thư chỉ cần đi thẳng vào vấn đề cần giải quyết, không cần phải dài dòng văn tự. Chỉ cần phải đảm bảo: 1) dễ hiểu để người đọc không mất quá nhiều thời gian phân tích email của bạn, 2) không quá dài, để người đọc luôn vui lòng và sẵn sàng dành thời gian đọc thư của bạn, 3) đủ ý và truyền tải được ý chính cũng như đạt mục đích của email.

5. Cách trình bày email:

Thứ năm, giữa các phần của email luôn để khoảng trống cách nhau 1 dòng (enter), email trông sẽ thoáng và giúp người đọc dễ theo dõi các ý chính. Ngôn ngữ email nên ngắn gọn, súc tích, không lan man cây cà ra cây kê, không lạm dụng các tính từ cảm xúc trong email công việc; tránh sử dụng các câu cảm thán hay những câu đùa cợt; tránh viết những cấu trúc và từ ngữ khó hiểu. Tránh dùng những từ ngữ mang tính ẩn ý, ẩn dụ, bóng gió, đối với tiếng Anh, nên dùng những từ đơn giản và phổ thông thay vì cố gắng thể hiện mình bằng việc dùng những từ ngữ mang tính học thuật, phức tạp và ít gặp.

Trong một email chỉ nên sử dụng thống nhất 1 font chữ, 1-2 size chữ, 1-2 màu chữ trong trường hợp bạn muốn nhấn mạnh đến 1 số cụm từ/câu quan trọng. Không tùy tiện viết tắt, viết hoa; viết thường tên riêng cũng là một điều bất lịch sự. Các bạn chỉ nên viết tắt những từ/cụm từ thông dụng chuyên ngành thay vì viết tắt theo style của chính bạn, đặc biệt KHÔNG SỬ DỤNG teen code trong email như: mk, hok, đc, bik, j, pm…; viết đầy đủ đại từ nhân xưng: ông, bà, anh, chị, em,… thay vì ô, b, a, c, e…

Khi bạn dùng câu có liệt kê, trong tiếng Việt bạn có thể dùng dấu ba chấm … để chỉ “còn nữa, vân vân” nhưng trong tiếng Anh bạn hãy cẩn thận, dùng etc. có nghĩa là “vân vân”, còn nếu bạn dùng dấu ba chấm sẽ khiến người đọc (là người nước ngoài) nghĩ rằng bạn đang ngập ngừng, chưa nói hết câu.

Có thể gạch đầu dòng để tách biệt các ý/các vấn đề mà bạn cần truyền tải trong email.

6. Sử dụng hình ảnh/file đính kèm:

Trong file đính kèm, những gì bạn cần người xem lưu ý bạn đều có thể đánh dấu bằng các công cụ có sẵn trong word, excel, pdf hoặc paint và nhắc người đọc chú ý những chỗ bạn đã bôi đỏ/khoanh tròn/đánh dấu…

7. Chữ ký cuối thư (signature):

Thứ bảy, đầu thư bạn không phải giới thiệu quá nhiều về mình thì chữ ký cuối thư chính là lúc bạn thể hiện mình là ai, đến từ đâu, bạn chuyên nghiệp như thế nào một cách khiêm nhường và đúng lúc. Vì lúc này người đọc thư sẽ quan tâm đến bạn là ai sau khi kiên nhẫn đọc hết thư của bạn. Do đó, chữ ký cuối thư là một phần giới thiệu bản thân rất lịch sự, tế nhị mà bạn rất cần thiết phải cài đặt cho tài khoản email cá nhân của mình cũng như email công ty cấp cho bạn. Cấu trúc một chữ ký bao gồm các phần sau:

Lời cảm ơn

Chức vụ/Vị trí công tác

Tel: Mã vùng quốc gia + Số điện thoại công ty + (số máy lẻ – nếu có)

Cellphone: Mã vùng quốc gia + Số cá nhân

Email:

Skype/Whatapps: Một vài ứng dụng chat trực tuyến công ty cho phép sử dụng trong công việc

Ví dụ:

Thanks and best regards,

Nếu bạn là sinh viên, chữ ký đơn giản hơn:

Lời cảm ơn

Tên khoa/ngành/trường học

Tel: Mã vùng quốc gia + Số cá nhân

Email:

Skype/Whatapps: Một vài ứng dụng chat trực tuyến bạn có thể sử dụng

8. Sử dụng tính năng Cc và Bcc:

Thứ tám, ngoài mục To (Đến) để điền địa chỉ email của người có trách nhiệm trực tiếp đối với việc xử lý email này, thì có 2 mục cũng dùng để điền thêm tên những người được nhận email nói trên là Cc (Carbon copy) và Bcc (Blind carbon copy). Hiểu một cách đơn giản, những địa chỉ email trong danh sách Bcc là những email được giấu đi, những người nhận khác không nhìn thấy địa chỉ email của họ trừ người gửi email đó cho họ; những địa chỉ email được Cc thì mọi người đều nhìn thấy được. Nếu bạn muốn gửi email cho một tập email mà không muốn lộ danh sách những người cùng được nhận email đó thì dùng chế độ Bcc là phù hợp.

9. Cẩn thận trước khi ấn nút “send”

Thứ chín, hãy tập thói quen nhập địa chỉ email sau cùng để tránh trường hợp “lỡ tay cướp cò” hoặc bất kỳ sơ suất nào khi bạn chưa kịp đọc lại email trước khi ấn gửi. Sau khi soạn xong email, kiểm tra đầy đủ các file đính kèm cần thiết cũng như nội dung trình bày trong email, lúc đó bạn mới nhập tên người nhận vào.

10. Không có gì là bí mật

Cuối cùng, trong công việc, tuyệt đối bạn không nên dùng email công việc để làm việc cá nhân hoặc trao đổi với ai đó những chuyện có tính chất cá nhân, riêng tư. Các bạn nên biết, email là một hệ thống điện tử, và người chủ của bạn có quyền cài đặt những tính năng thăm dò/theo dõi hoạt động của bạn qua email. Vì vậy, hãy chỉ dùng email công ty cho công việc. Và những gì bạn muốn người khác giữ bí mật, tốt nhất không nên trao đổi qua bất kỳ hình thức mạng gì (tùy mức độ nghiêm trọng mà bạn gán cho bí mật đó). Còn nếu như bạn không muốn ai biết được bí mật của mình? Tốt nhất bạn không nên có bí mật.

Mrs Đoàn Thúy- CEO HAN EXIM —————————————————————————- CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB) Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu& Logistics Mobile: 0906246584 / 0986538963 Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội Website: https://hanexim.edu.vn Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau

Hướng Dẫn Viết Email Ứng Tuyển Chuẩn Chuyên Nghiệp

Dòng tiêu đề của email (Subject Line) là một trong những phần quan trọng trong email của bạn gửi tới. Nội dung email bắt buộc phải bao gồm dòng tiêu đề này. Nếu bỏ trống thì email của bạn có thể đi vào Spam hoặc bị xóa; và thể hiện sự không chuyên nghiệp của bạn. Đây là một nguyên tắc cơ bản trong khi viết email ứng tuyển nhưng thường bị các ứng viên đặc biệt là những người lần đầu đi xin việc bỏ qua

Khi bạn ứng tuyển cho một vị trí; hãy chắc chắn bạn bao gồm công việc bạn ứng tuyển ở dòng tiêu đề. Điều này giúp nhà tuyển dụng thấy rõ vị trí bạn đang quan tâm. Khi bạn càng cụ thể về điều này thì email của bạn càng có cơ hội được xem cao hơn.

Ứng tuyển nhân viên kế toán – Nguyễn Văn A

Ứng tuyển cho vị trí nhân viên bán hàng

Hỏi về công việc – Nguyễn Văn A

Nội dung email

Rất nhiều bạn thắc mắc về cách viết mail ứng tuyển hay chính là phần nội dung email đặc biệt là các bạn sinh viên mới ra trường chưa biết phải viết email xin việc ra sao để “lấy lòng” nhà tuyển dụng. Trong phần nội dung email, các bạn sẽ trình bày ngắn gọn giới thiệu sơ qua về bản thân mình, vị trí mong muốn ứng tuyển. 

Mở đầu email, nếu bạn đã có tên của người liên lạc cụ thể; hãy viết lời chào đầu thư là Dear Mr/Ms tên của họ (ví dụ Dear Mr Minh,). Nếu bạn không có tên của người bạn gửi mail tới; bạn có thể viết Dear Hiring Manager. Bạn có thể xem yêu cầu gửi hồ sơ ứng tuyển tới địa chỉ nào ở tin tuyển dụng để có lời chào phù hợp.

Khi bạn ứng tuyển một vị trí công việc qua email; nên copy và paste đơn xin việc của bạn (Cover Letter) vào nội dung email hoặc viết phần thân của thư xin việc. Nếu người tuyển dụng yêu cầu bạn gửi cả sơ yếu lý lịch (Curriculum Vitae) thì bạn đính kèm luôn vào email này ở file PDF hoặc file Word.

Khi bạn có hỏi hay thắc mắc gì về vị trí bạn ứng tuyển; hãy nêu rõ lý do bạn viết và mục đích viết của email là gì.

Email của bạn nên được định dạng như email thương mại với khoảng cách giữa các đoạn; không viết tắt hoặc có bất kỳ lỗi ngữ pháp nào. Phần đầu thư là phần chào hỏi; kết thúc thư là ký tên của mình. Ví dụ: Nếu bạn gửi email cho công ty nước ngoài thì cách viết email xin việc bằng tiếng Anh sẽ có phần kết thúc như sau:

Many thanks and best regards,

Lan

Hoặc nếu bạn gửi email cho nhà tuyển dụng trong nước thì bạn chỉ cần viết đơn giản: 

Trân trọng!

Lan

Chữ ký email (email signature)

Chữ ký là một trong những phần quan trọng khi viết email ứng tuyển. Chữ ký giúp người đọc mail biết bạn là ai và giúp họ liên lạc với bạn một cách dễ dàng. Một email signature được đặt ở cuối mỗi email và bao gồm tên; địa chỉ; email; số điện thoại để người tuyển dụng có thể thấy để dễ dàng liên lạc với bạn.

Nguyễn Văn A

Email:…

Phone:…

LinkedIn:…

Cách đặt tên file khi viết email ứng tuyển

Khi bạn gửi email ứng tuyển; tên file đính kèm sẽ là một trong những điều nhà tuyển dụng nhìn vào đó để biết nội dung của file bạn gửi là gì. Do vậy tên file là một trong những phần quan trọng giúp cho nhà tuyển dụng có ấn tượng đầu tiên với bạn. Không nên đặt tên file chỉ là tên của nội dung file ví dụ “cover letter” mà bạn nên bao gồm cả tên của bạn ở đó vì nhà tuyển dụng có vô vàn hồ sơ được gửi đến; nếu chỉ đặt như thế họ sẽ khó biết đó là cover letter letter hay CV của ai. Do vậy chắc chắn tên file bạn đặt có cả tên nội dung file và tên của bạn. Ví dụ Cover letter_Nguyễn Văn A; CV Marketing_Nguyễn Văn A

Kiểm tra trước khi gửi email

Tốt nhất bạn nên gửi cho chính bạn trước để kiểm tra lại format và nội dung; đọc lại và kiểm tra thật kỹ các lỗi chính tả trước khi gửi chính thức cho nhà tuyển dụng.

Cuối cùng, bạn nhớ là đặt nick email của bạn thật nghiêm túc; tránh những nick name như [email protected], [email protected].

Viết email ứng tuyển không phải là một việc quá phức tạp nhưng bạn vẫn cần lưu ý một số nguyên tắc như đã nêu ở trên. Có một email xin ứng tuyển đúng chuẩn, chuyên nghiệp sẽ giúp bạn gia tăng cơ hội trúng tuyển. Trước khi bắt tay vào viết email ứng tuyển, bạn cần tìm một việc làm phù hợp trước. Mời bạn tham khảo các công việc uy tín, chất lượng tại Topcv.vn.

Hướng Dẫn Cách Viết Email Và Gửi Mail Chuyên Nghiệp

Luôn luôn có dòng tiêu đề

Không ít người gặp rắc rối với việc nghĩ ra một dòng tiêu đề để đặt cho email. Nếu bạn cũng rơi vào hoàn cảnh tương tự thì hãy bắt đầu bằng việc viết email trước. Sau đó hãy quay lại và lựa chọn một tiêu đề mà nó có thể giải thích đầy đủ nội dung email một cách tốt nhất.

Thay vì sử dụng những từ ngữ tối giản như quan trọng, gấp,…thì bạn nên viết câu ngắn gọn và đủ ý để đặt tiêu đề email. Chẳng hạn như Thông tin hợp đồng số 12456, Bài khóa luận tốt nghiệp.

Đưa ra điểm chính vào câu mở đầu

Một trong những cách viết email được coi là hiệu quả nhất chính là đưa ra điểm chính của vấn đề ngay câu mở đầu. Đa phần người đọc sẽ không để hết nội dung đến câu kết. Đặc biệt là những người mỗi ngày phải nhận hàng trăm, hàng ngàn email. Do vậy, hãy cho họ biết rằng bạn quý trọng thời gian bằng cách đi thẳng vào ngay vấn đề chính ở câu đầu tiên trong email.

Không bao giờ bắt đầu email với một mở đầu mơ hồ

Tuyệt đối không được mở đầu email bằng những câu như đây, nó,…Ví dụ như “Nó cần hoàn thành lúc 5 giờ”. Cần phải chỉ định cụ thể hóa bằng vấn đề mà bạn cần viết.

Không sử dụng chữ in hoa

Thông thường, mọi người hay dùng chữ viết in hoa khi cần đề cập một vấn đề quan trọng nào đó. Tuy nhiên, nếu bạn viết in hoa cả một câu thì điều đó giống như việc bạn đang hét vào mặt người đọc vậy. Thế nên, thay vì dùng chữ in hoa để làm nổi bật điều gì đó như thời gian, địa điểm thì bạn nên tìm ra một ý tưởng thích hợp hơn để giải thích điều mà bạn đang muốn nhắc đến. Hoặc bôi đậm thông tin đó lên là được.

Không viết tắt hoặc sử dụng từ viết tắt

Hãy ngắn gọn và lịch sự

Nếu email của bạn dài hơn 2 hoặc 3 đoạn văn thì hãy nghĩ đến việc rút gọn lại nội dung. Hoặc một giải pháp thay thế khác đó là dùng file đính kèm.

Hãy nhớ thưa gửi và cảm ơn

Thưa gửi, cảm ơn đều là những vấn đề cơ bản cần phải có trong một email chuyên nghiệp. Nó thể hiện sự tôn trọng và lịch sự của bạn dành cho người nhận email.

Thêm chữ ký

Cần phải chắc chắn rằng bạn có một chữ ký email chuyên nghiệp ở dưới mỗi email. Thông thường, nó sẽ bao gồm tên, địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ trang Web,…

Nếu không biết cách tạo chữ ký email thì cũng đừng lo lắng. Chỉ cần lên Google search các mẫu chữ ký gmail đẹp thì sẽ có hàng ngàn kết quả hiển thị. Tham khảo để lựa chọn một mẫu chữ ký nào phù hợp với lĩnh vực, ngành nghề của bạn và sáng tạo thêm để có nét riêng của mình là được.

Soát lại và chỉnh sửa

Trước khi nhấn nút gửi email bạn cần đảm bảo đọc, rà soát và chỉnh sửa lỗi đầy đủ. Những lỗi chính tả hay ngữ pháp nhỏ ở trong email cũng đủ làm cho người đọc cảm nhận được sự thiếu chuyên nghiệp và bất cẩn của bạn,…

Thêm vào đó, khi đọc lại email sẽ giúp bạn kiểm tra được các thông tin mà bạn muốn đề cập đến. Thật chẳng hay ho gì khi gửi đi gửi lại một email về vấn đề chỉ để bổ sung thông tin mà email trước đó gửi còn thiếu cả đúng không cả nhà?

Hãy đúng giờ

Cố gắng trả lời các email quan trọng trong vòng 24 giờ. Nếu bạn cần nhiều thời gian hơn để thu thập thông tin hay đưa ra quyết định thì hãy gửi một phản hồi ngắn giải thích sự chậm trễ. Điều đó sẽ cho người nhận biết được rằng bạn đã nhận được email của họ và đang trong quá trình giải quyết, cân nhắc vấn đề.

Các bước viết email theo chuẩn

Đặt tiêu đề cho email

Tiêu đề email đòi hỏi phải rõ ràng, đúng mục đích và không quá dài. Hãy cẩn trọng việc lựa chọn ngôn ngữ để thông báo cho người nhận nội dung chính xác của email.

Trường hợp email mang tính định kỳ, chẳng hạn báo cáo làm việc theo ngày, theo tuần thì bạn cần ghi rõ ràng trong tiêu đề email. Tuyệt đối không được bỏ trống tiêu đề email.

Ngoài ra, bạn cũng nên đặt tiêu đề email bằng tiếng việt không dấu để tránh bị lỗi font chữ, người nhận không đọc được.

Đính kèm tập tin vào email

Cách gửi mail có file đính kèm không quá khó. Bạn chỉ cần lên trên Google gõ là sẽ có video, bài viết hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện việc này. Điều quan trọng mà ở đây chúng tôi muốn chia sẻ với bạn đó là thao tác đính kèm tệp tin vào trong email khi viết một email chuẩn.

Theo đó, khi bạn muốn đính kèm một tập tin vào trong email thì nên gửi những file có định dạng chung. Chẳng hạn như định dạng file pdf, doc, xls,… vì nó dễ dàng mở cho tất cả các loại máy.

Trong trường hợp có nhiều file thì bạn nên nén lại thành file zip hoặc file rar. Dĩ nhiên, file đính kèm ở trong email cũng nên được đặt tên rõ ràng. Không viết tiếng việt có dấu để đặt tên file vì sẽ bị lỗi.

Viết nội dung email theo chuẩn

Điều tối kỵ nhất khi viết email đó là viết toàn bộ bằng chữ hoa, kích cỡ chữ nhỏ, lúc to lúc nhỏ, chữ in nghiêng, in đậm tùy ý. Mặc dù đó là yêu cầu tối thiểu ở trong trình bày văn bản, tuy nhiên vẫn có rất nhiều mắc người mắc lỗi này khi viết email, thậm chí là soạn thảo văn bản.

Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý dùng dấu câu đúng vị trí. Thực hiện theo đúng tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản. Cụ thể như sau:

+ Chữ cái đầu dòng luôn viết hoa. Nên nhớ là viết hoa, không phải viết in hoa. + Sau dấu chấm câu luôn phải viết hoa. Tên riêng, tên địa danh phải viết hoa. + Toàn bộ các dấu câu đều phải viết sát với chữ phía trước, khoảng trống và đến chữ sau. + Dấu ngoặc đơn, ngoặc kép phải viết sát với ký tự ở ngay trước và sau chúng. + Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau duy nhất một khoảng trống. + Viết đủ ý rồi mới được chấm câu. Dùng dấu phẩy nếu câu có nhiều ý. + Nếu viết dài hãy chia đoạn.

Lưu ý, có rất nhiều người hay lạm dụng dấu chấm than để nhấn mạnh ý. Tuy nhiên, nếu dùng quá nhiều trong email nó có thể gây phản tác dụng. Vậy nên, trong một email tốt nhất bạn chỉ nên sử dụng từ 2 dấu cảm thán trở xuống.

Nội dung của một email chuẩn

+ Phần chào hỏi: Tùy theo từng trường hợp mà bạn có thể sử dụng vài lời chào hỏi như Dear, Hi, Kính gửi,…

+ Phần nội dung: Đòi hỏi các thông tin ở trong email phải theo cấu trúc mạch lạc, dễ theo dõi. Nội dung cần được trình bày dễ hiểu, các thông tin quan trọng cần được in đậm lên. Ngôn từ sử dụng phải lịch sự, tôn trọng người nhận email.

+ Phần kết thúc: Cũng có nhiều người chưa biết cuối email nên viết gì. Có một vài cấu trúc kết thúc email thông dụng mà bạn có thể áp dụng như Thanks & B. Regards, Trân trọng, Em cảm ơn,…

+ Phần chữ ký email: Chữ ký email chuyên nghiệp rất quan trọng nhưng lại không được quá nhiều người quan tâm hoặc chưa tận dụng hết được sức mạnh của nó.

Với phần chữ ký email này, người nhận có thể biết thêm thông tin liên lạc với bạn, họ có thể liên hệ trực tiếp khi cần. Theo đó, khi tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp bạn phải đảm bảo có đầy đủ thông tin như họ tên, nghề nghiệp, số điện thoại, email, địa chỉ,…

Kiểm tra lại nội dung email và file đã đính kèm

Đây cũng chính là một bước cực kỳ quan trọng trong quá trình viết và gửi email chuẩn. Theo đó, bạn phải kiểm tra lại nội dung email và file đính kèm. Thông qua đó, nó thể hiện được sư chuyên nghiệp, khoa học của bạn.

Một bức email có quá nhiều lỗi chính tả sẽ thể hiện sự thiếu tôn trọng với người nhận. Hoặc một email có file đính kèm những file đính kèm bị lỗi thì bạn cũng sẽ gặp rắc rối không nhỏ khi đến tay người nhận.

Nhập địa chỉ email người nhận

Hẳn nhiều bạn sẽ thắc mắc rằng việc nhập email người nhận vì sao lại để gần ở thao tác cuối của quy trình viết email? Thực chất đó là để hạn chế tối đa việc email chưa hoàn thành mà bạn lỡ tay bấm gửi thì khó mà cứu vãn được tình hình.

Vậy nên, hãy đảm bảo nội dung email của bạn thật hoàn hảo rồi sau đó hãy gửi đến địa chỉ người nhận một cách an tâm nhất. Nếu không muốn gửi nhầm địa chỉ email đến cho người khác bạn hãy kiểm tra địa chỉ người nhận trước khi bấm nút send.

Tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp cuối thư

Đọc lại email lần nữa

Các mẫu chữ ký gmail đẹp

Một chữ ký email chuyên nghiệp đòi hỏi phải được thiết kế đẹp và đầy đủ thông tin, tính năng cần thiết.

Thông tin cơ bản cần có

+ Họ và tên + Tiêu đề, bộ phận + Tên doanh nghiệp

Thông qua đây người nhận sẽ xác định được rõ vai trò của bạn trong công ty. Tuyệt đối không dùng tên công ty làm đại diện gửi email.

Sử dụng hệ thống phân cấp tam giác

Tốt nhất bạn nên bắt đầu bằng những thông tin quan trọng nhất. Làm nổi bật thông tin mà bạn cần nhấn mạnh. Từ đó có thể điều hướng trải nghiệm đọc của người nhận theo một thứ tự cụ thể.

Vấn đề quan trọng hơn cả đó là bạn phải giúp người đọc giải quyết được văn bản nhanh chóng. Không phải ai cũng có thời gian quan tâm đến chữ ký của bạn. Vậy nên hãy làm sao tạo chữ ký email chuyên nghiệp, dễ tiếp thu nhất.

Thiết kế rõ ràng

Các mẫu chữ ký gmail đẹp nhưng điều đó không có nghĩa là lúc nào bạn cũng áp dụng được. Nên tránh các thiết kế chữ ký quá dài. Tuyệt đối không vượt quá 7 dòng.

Hãy đưa ra những thông tin cần thiết và ngắn gọn nhất. Đừng chia sẻ quá nhiều chi tiết giới thiệu vì sẽ làm cho người đọc cảm thấy như một bài viết truyền thông vậy.

Một số mẫu chữ ký email đẹp

Mẫu chữ ký Gmail 1

Mẫu chữ ký Gmail 2

Mẫu chữ ký Gmail 3

Mẫu chữ ký Gmail 4

Mẫu chữ ký Gmail 5

Mẫu chữ ký Gmail 6

Mẫu chữ ký Gmail 7

Mẫu chữ ký Gmail 8

Mẫu chữ ký Gmail 9

Mẫu chữ ký Gmail 10

Những câu hỏi thường gặp

CC trong gmail là gì?

Có rất nhiều người không biết cc trong email là gì? Thực chất đó là từ viết tắt của Carbon copy, nghĩa là tạo ra các bản sao.

CC khác với BCC, bởi BCC là viết tắt của cụm từ blind carbon copy, có nghĩa ta tạo ra các bản sao tạm. Như vậy, bạn có thể hiểu đơn giản CC chính là việc gửi thêm một bản sao email cho một người khác.

CC chính là cách gửi email cho nhiều người cùng một lúc. Và khi đó những người này cũng sẽ xem được danh sách những người nhận được nội dung mail.

Còn BCC cũng tương tự như vậy, điểm khác biệt là những người này sẽ không nhìn thấy được danh sách của những người cùng được nhận email. Nếu bạn muốn bảo mật danh sách nhận email thì hãy sử dụng tính năng BCC.

Email html là gì?

Tương tự như việc gửi mail cc là gì, nhiều người cũng thắc mắc email html là gì? Nói một cách đơn giản thì đó là một email được định dạng như một trang Web vậy. Nó dùng màu sắc, đồ họa, bảng biểu và liên kết.

Email html không giống với email dạng văn bản thông thường. Bởi email dạng văn bản thông thường chỉ bao gồm các dòng chữ và nhìn vào có thể dễ dàng hiểu được nội dung có gì. Còn email html luôn đi kèm rất nhiều vấn đề khác nhau như:

+ Nếu như không được mã hóa chặt chẽ, email html rất dễ bị đưa vào hộp thư spam

+ Email html cần thời gian mã hóa lâu hơn.

+ Có một số nhà cung cấp email như gmail sẽ loại bỏ yếu tố nhiều mã HTML dù bạn xây dựng nó như thế nào. Do vậy, dù bạn có thiết kế email html tuyệt vời đến đâu thì khi đến tay người nhận nó cũng sẽ trở thành một mớ hỗn độn.

+ Phần lớn người dùng đều không thể nhìn thấy được hình ảnh ở trong email. Bởi vì nó đã bị ẩn đi, trong email sẽ có nhiều không gian màu trắng và sẽ chẳng hay ho chút nào nếu khách hàng của bạn nhìn thấy điều đó.

+ Hiện nay, số lượng người dùng điện thoại di động để xem email ngày một nhiều hơn. Tuy nhiên với email html thì nội dung của nó dường như sẽ chẳng bao giờ hiển thị đủ trên các thiết bị này.

Cách gửi video qua gmail

Có nhiều cách gửi video qua gmail. Theo đó, bạn có thể áp dụng cách đơn giản như sau:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản gmail tại địa chỉ https://accounts.google.com/SignUp

Bước 3: Nhấp chuột vào biểu tượng google drive chọn “Tải lên”. Sau đó chọn tệp từ máy tính của bạn.

Bước 4: Chọn “Tải lên” và “Thêm các tệp khác” để thêm video mà bạn muốn.

Bước 5: Hoàn tất xong bạn hãy gửi đến người mà bạn muốn gửi.

Cách gửi ảnh qua gmail cũng tương tự như cách gửi video qua gmail. Bạn có thể áp dụng như các bước trên, nhưng thay vì gửi video thì gửi hình ảnh.

Đổi chữ ký email

Gmail cho phép tạo chữ ký tối đa 10.000 ký tự. Theo đó, để tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp hay đổi chữ ký gmail thì bạn phải làm như sau:

Bước 1: Mở email ra

Bước 2: Ở trên cùng bên phải nhập vào chữ Cài đặt.

Bước 3: Trong mục “Chữ ký” thêm văn bản chữ ký của bạn trong hộp. Nếu muốn, bạn có thể định dạng tin nhắn của mình bằng phương pháp thêm hình ảnh hay thay đổi kiểu văn bản.

Bước 4: Bên dưới cùng trang, nhấp vào “Lưu thay đổi” là xong.

Tổng hợp mẫu email đẹp chuẩn

Cách viết mail cho khách hàng

Nhắc đến khả năng phù hợp với sản phẩm: Tỉ lệ nhập vào email là 64%

Tiêu đề: Tên sản phẩm

Dear…,

Thời gian gần đây bạn có quan tâm đến [sản phẩm] hay không?

Nếu bạn cần nắm thêm thông tin về [sản phẩm] để xem nó có phù hợp với bản thân hay doanh nghiệp thì hãy liên hệ với chúng tôi.

Trong email này, chúng tôi đính kèm ebook, blog, ghi âm hội thảo,…về [chủ đề] bên dưới. Qua đó giúp bạn [giải quyết được vấn đề x, y, z]. Chúng tôi biết được vì trước đây rất nhiều khách hàng của chúng tôi gặp phải.

Trân trọng,

Ký tên,

Đây chính là mẫu email giới thiệu sản phẩm vô cùng tuyệt vời cho những khách hàng inbound tiềm năng. Bởi khách hàng đã tìm đến bạn, vậy nên hãy viết một email với nội dung ngắn gọn, dễ hiểu, dễ trả lời.

Tiêu đề: Bức thư cuối cùng

Anh/Chị…thân mến,

Mong rằng, em sẽ sớm nhận được phản hồi của anh/chị. Nếu không, em cũng hy vọng sẽ được hợp tác cùng anh/chị trong tương lai.

Trân trọng,

[Tên]

Hành động ngay: Tỉ lệ mở email 59%

Tiêu đề: Đơn hàng [Tháng] – Tên sản phẩm

Chào…,

Bạn còn nhớ tôi chứ? Vào tuần trước, chúng ta đã có trao đổi về [sản phẩm]. Nếu bạn vẫn [cần làm việc x] thì tôi có một thông báo quan trọng ngay sau đây. Trong tháng này, chúng tôi sẽ có một số khuyến mãi a, b, c,…

Cảm ơn vì đã hợp tác.

Ký tên

Đa phần khách hàng đều muốn thương lượng để nhận được dịch vụ, sản phẩm với mức giá hấp dẫn nhất. Đối với mẫu email chào hàng ấn tượng này bạn có thể giành lấy được sự chú ý của khách hàng tiềm năng, lượng khách hàng mà bạn đang dần đánh mất.

Tuy chiết khấu không phải là lý do chính để quyết định sự thành công của một hợp đồng. Tuy nhiên, nếu mẫu thư ngỏ hay gửi khách hàng đề cập đến vấn đề này thì nó sẽ nhắc nhở khách hàng rằng không phải lúc nào họ cũng có cơ hội nhận được dịch vụ, sản phẩm với mức giá ưu đãi như thế. Việc thông báo trước sẽ giúp khách hàng cảm thấy được coi trọng hơn.

Gửi email nhắc nhở: Tỉ lệ mở email 57%

Tiêu đề: Theo yêu cầu của [Tên] – [Tên sản phẩm]

Anh/chị ơi,

Em đã gửi cho anh/chị một email cung cấp thông tin về [sản phẩm]. Liệu anh/chị đã nhận được thư chưa ạ?

Trân trọng

Ký tên,

Bạn có thể gửi email này cho những khách hàng không phản hồi mà không làm họ cảm thấy có lỗi. Nó như là một lời nhắc nhở nhẹ nhàng về lý do ban đầu họ tìm hiểu sản phẩm.

Nhiều khả năng họ sẽ đồng ý tư vấn qua điện thoại. Hoặc chí ít cũng sẽ yêu cầu nhận được nhiều thông tin hơn từ phía bạn.

Hãy nói về mục tiêu của bạn: Tỉ lệ mở email là 64%

Tiêu đề: Các mục tiêu cho [quý, năm, tháng] [Tên] ơi,

[Ký tên]

[Ký tên]

Bạn thấy đấy, email này tương đối ngắn gọn, ngọt ngào và hiệu quả. Ngay từ câu mở đầu, người đọc có thể hiểu được ngữ cảnh của email. Họ xác định được mục tiêu của bạn là gì, biết bạn hiểu họ có điểm mạnh, điểm yếu gì. Và câu hỏi tiếp theo rất đơn giản, giúp người nhận không cần phải suy nghĩ nhiều trước khi trả lời.

Mẫu email gửi sếp

Email giới thiệu nhân viên mới

Chào…,

Tôi biết ông/bà chuẩn bị lập ngân sách cho năm sắp tới. Tôi muốn hỏi liệu chúng ta có nên bàn luận thêm về việc tuyển nhân sự mới cho bộ phận kinh doanh hay không?

Tôi đã xem xét các con số và việc bổ sung thêm người cho phép chúng ta tăng gấp đôi số lượng khách hàng mỗi năm. Nghĩa là chỉ cần 3 tháng nhân viên mới này đã mang lại giá trị cho công ty bù vào khoản lương mà anh ta nhận được.

Mong nhận phải hồi từ ông/bà.

Cảm ơn,

[Ký tên]

Email xin nghỉ phép

[Ký tên]

Chào…,

Tôi muốn xin ông/bà cho tôi nghỉ phép vào ngày/tháng/năm. Khi đó, chúng ta vừa hoàn thành việc giới thiệu Website, công việc thời điểm này cũng không bận rộn lắm. Đồng nghiệp [tên] cũng đồng ý thay thế tôi quản lý mọi khách hàng khi tôi vắng mặt.

Khi quay lại sau thời gian nghỉ, tôi sẽ sẵn sàng cho các chiến dịch bán hàng sắp tới của công ty.

Cảm ơn,

[Ký tên]

 Mẫu email gửi sếp đến dự một cuộc họp

[Ký tên]

Chào…,

Tôi đã suy nghĩ về việc mở rộng kỹ năng làm việc của bản thân và biết rằng có một số diễn giả, hội thảo trong năm tới sẽ giúp ích cho mình. Vậy nên, tôi muốn lập một báo cáo để chia sẻ những giif đã học được cho cả đội khi tôi quay lại làm việc.

Mong sớm nhận được phản hồi từ ông/bà

Cảm ơn,

Mẫu cách trả lời email

Mẫu thư gửi khách hàng trong trường hợp phản hồi đã nhận được email của khách hàng

Ông/bà…thân mến,

Cảm ơn ông/bà đã hỏi về [Tên dịch vụ] mới của công ty chúng tôi. Một nhân viên của chúng tôi sẽ liên lạc với ông/bà vào ngày mai và giải thích chi tiết về các dịch vụ phù hợp với nhu cầu của ông/bà.

Một lần nữa cảm ơn vì yêu cầu của ông/bà.

Trân trọng,

Ký tên

Mẫu email trả lời khách hàng chi tiết hơn trong trường hợp ghi nhận như trên

Ông/bà…thân mến,

Cảm ơn ông/bà đã đặt hàng 25 DVD. Chúng tôi sẽ gửi cho ông/bà trong thời gian 3 ngày sắp tới.

Tuy nhiên, trước khi gửi chúng xin ông/bà cho biết loại gói mà ông/bà thích. Vui lòng truy cập vào Website để xem và chọn loại theo sở thích của ông/bà. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, ông/bà vui lòng liên hệ theo số hotline … Chắc chắn ông/bà sẽ được phản hồi nhanh chóng bởi đội ngũ tư vấn của chúng tôi.

Một lần nữa, cảm ơn vì đơn đặt của ông/bà. Chúng tôi rất mong được hướng dẫn ông/bà đến bước cuối cùng.

Trân trọng,

Ký tên

Mẫu thư xin lỗi khách hàng

Dear anh/chị…,

Xin cho tôi cơ hội được giới thiệu, tôi là [tên] và là [chức vụ] của [tên doanh nghiệp]. Vào lúc…giờ, ngày/tháng/năm, nhân viên của chúng tôi đã mắc lỗi sai khiến anh/chị phải phiền lòng trong thời gian sử dụng dịch vụ của chúng tôi.

Tôi xin gửi lời xin lỗi chân thành về việc đã gây ra cho anh/chị nhiều điều phiền toái. Chúng tôi luôn cố gắng cung cấp cho anh/chị dịch vụ tốt nhất, đặc biệt là khách hàng thân thiết như anh/chị. Thành thật xin lỗi vì chúng tôi đã không làm tốt nhất có thể. Mong anh/chị cho chúng tôi một cơ hội để sửa lỗi.

Tôi gửi lời mời đến anh/chị và gia đình đến với chúng tôi trong lần tiếp theo. Hãy liên hệ với chúng tôi, tôi đảm bảo sẽ giúp anh/chị và gia đình có thời gian lưu trú đặc biệt nhất.

Nhân đây, chúng tôi cũng xin gửi đến anh/chị voucher dùng dịch vụ [tên dịch vụ] miễn phí tại [tên doanh nghiệp] của chúng tôi.

Tôi rất mong nhận được sự thông cảm và thứ lỗi của anh/chị dành cho công ty. Hi vọng, chúng tôi sẽ được chào đón anh chị tại công ty chúng tôi một lần nữa! Thân ái,

Giám đốc Điều hành

Ký tên

Viết thư chấp nhận công việc

Dear anh/chị…,

Cảm ơn vì vị trí [tên vị trí] tại [tên công ty] mà anh/chị đã dành cho tôi. Tôi rất vui mừng vì nhận được vị trí này và mong muốn bắt đầu công việc với công ty của anh/chị từ ngày/tháng/năm.

Cảm ơn anh/chị một lần nữa vì đã cho tôi cơ hội tuyệt vời này. Tôi mong chờ tham gia và đóng góp tích cực cho công ty.

Nếu có bất kỳ thông tin hay giấy tờ nào khác anh/chị cần tôi hoàn thành vui lòng cho tôi biết. Tôi sẽ sắp xếp nó trong thời gian sớm nhất.

Trân trọng,

Ký tên

5

/

5

(

4

bình chọn

)

Hướng Dẫn Tạo Chữ Ký Email Chuyên Nghiệp Cho Doanh Nghiệp

Bạn nhận được nhiều email và nhận thấy các email này có phần chữ ký email với HTML gồm logo, font chữ, màu chữ, các sắp xếp cực kỳ chuyên nghiệp và đẹp? Bạn muốn tạo một chữ ký email như vậy? MGA sẽ hướng dẫn bạn:

Chữ ký email (Email Signature) là gì?

Chữ ký email ở đây không phải là chữ ký của bạn, mà chữ ký email là phần thông tin luôn tự động xuất hiện ở cuối cùng của một nội dung email. Bạn chỉ cần thiết lập một lần và phần chữ ký này sẽ được hệ thống email tự động thêm vào cuối nội dung email mỗi lần gửi mail.

– Quan trọng nhất, chữ ký tại email là một tín hiệu rõ ràng cho người nhận, đồng thời cung cấp cho họ những thông tin quan trọng giúp họ nhận dạng được bạn, công ty của bạn (ví dụ họ tên, vị trí công việc, lĩnh vực kinh doanh, website..)

– Điều quan trọng nhất chính là mọi thành viên trong công ty sử dụng chung một mẫu chữ ký. Các chi tiết cụ thể như Tên, vị trí, email, điện thoại… tát nhiên là sẽ thay đổi. Tuy nhiên, một số yếu tố cơ bản (Tên tổ chức, địa chỉ, website, khẩu hiệu…) và thứ tự các yếu tố này cần là chuẩn cho chữ ký của mọi người trong công ty. Việc này giúp xây dựng thương hiệu hoặc sự nhận dạng cho công ty của bạn. Chữ ký đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu tổng thể. Làm cho người nhận email cảm thấy điểm chung, sự gắn kết của các thành viên trong công ty khi nhận được các email từ những người khác nhau trong công ty.

Hầu hết người dùng email đều muốn tạo cho mình một chữ ký cuối thư thật chuyên nghiệp với các thông tin liên lạc cơ bản cần thiết khi gửi email cho người nhận. Tuy nhiên, thật khó nếu như bạn không có “khiếu” để sáng tạo cho mình 1 chữ ký đẹp, hay còn gọi là sáng tạo. Như đã nói ở trên, bài viết này MGA sẽ hướng dẫn các bạn tạo chữ ký email bằng HTML gồm logo, font chữ, màu chữ và nhiều thông tin khác cùng với đó là cách sắp xếp định dạng chuyên nghiệp… bằng việc sử dụng các dịch vụ tạo chữ ký email trực tuyến. Có rất nhiều dịch vụ tạo email trực tuyến từ miễn phí đến trả phí như chúng tôi chúng tôi chúng tôi chúng tôi chúng tôi … trong khuân khổ bài viết này, MGA sẽ hướng dẫn bạn sử dụng 2 dịch vụ tạo chữ ký email từ htmlsign và hubspot. Tạo chữ ký email với HTMLSIG

Để sử dụng, bạn hãy truy cập vào địa chỉ này, ở đây chúng ta sẽ có 2 lựa chọn sử dụng là miễn phí và trả phí. Nếu không có yêu cầu cao, bạn hãy nhấn vào Or Create a Free Signature để tiến hành sử dụng miễn phí dịch vụ này, tất nhiên sẽ có một số giới hạn so với việc trả phí sử dụng.

Social (liên kết mạng xã hội của bạn), Disclaimer (quy định về nội dung – bạn có thể nhấn vào No để bỏ qua nó)

Banner (có thể hiểu đây là hình biểu ngữ của bạn), Style (tùy chỉnh hiển thị về màu sắc, font chữ,…) và Apps (phần liên kết ứng dụng của cá nhân của bạn- chỉ có thể sử dụng khi bạn đăng ký cho mình một tài khoản trên HTMLSig).

Hướng Dẫn 9 Bước Thiết Kế Email Marketing Chuyên Nghiệp

Email marketing hiện đang được sử dụng rộng rãi và phổ biến cho các chiến dịch marketing qua email. Nhờ tính khả thi và hiệu quả mà nó mang lại. Nhưng để Marketing hiệu quả bạn cần có một email marketing chuẩn, thu hút được người đọc.

1. Thiết kế tiêu đề email marketing (Subject Line)

Hầu hết 50% những người đăng ký sẽ mở một email khi có tiêu đề (Subject Line) thu hút họ. Vậy nên thiết kế email marketing nhất định phải quan tâm đến tiêu đề!

Như BuzzFeed – một công ty tin tức, truyền thông và giải trí trực tuyến có trụ sở tại New York, Mỹ, đã hiểu được tầm quan trọng của dòng tiêu đề email marketing (Subject Line) khi thực hiện chiến dịch tiếp thị qua email (email marketing campaign).

Khi hỏi lý do vì sao tiêu đề của họ cực kỳ thông minh và khéo léo, theo lời khuyên của một cựu biên tập bản tin. Ông ấy nói rằng chúng ta cần “Make your subject line clear. Nobody should open an email and not know what they’re about to read.”. Tạm dịch: “Hãy khiến dòng tiêu đề của bạn rõ ràng. Không ai muốn mở một email để đọc khi không biết rõ nó là gì cả.”

Với khoảng 40 – 50 kí tự trong dòng tiêu đề. Các nhà tiếp thị email marketing luôn nỗ lực để tạo được ấn tượng cho người đọc. Bạn cần phải có vài điều sau đây khi bị hạn chế độ dài tiêu đề:

Nói với họ những điều họ sẽ được nhận

Nói đến cá nhân – Bao gồm tên riêng của họ

Bât mí – Kích thích tò mò

Nói về lợi ích mà họ sẽ nhận được nếu mở email của bạn

Tránh những từ “spam” (ví dụ như “miễn phí” – free hoặc “tiền mặt” )

Tạo cảm giác cấp bách, thúc giục họ đọc email của bạ

Ví dụ:

2. Thiết kế email marketing với nội dung ấn tượng

Không ai muốn đọc một email marketing nhàm chán. Họ sẽ muốn được cung cấp thông tin hoặc ít nhất là có tính giải trí.

Trong suốt chiến dịch (campaign), bạn đừng chỉ tập trung vào bán một cái gì đó trong mọi email. Sự thật cho thấy chúng ta rất khó để bạn cho người lạ trên Internet; trừ khi bạn phải tạo được sự thiện cảm mạnh mẽ trong giao tiếp với họ để họ tin tưởng bạn.

Tạo thiện cảm bằng cách gửi những email có giá trị về mặt nội dung như mẹo vặt hay, bổ ích. Bạn có thể dùng những câu chuyện thương hiệu, cá nhân của bạn để tạo kết nối với người đọc của bạn. Bắt đầu làm quen với họ bằng một câu hỏi.

3. Phân loại danh sách email

Để thiết kế email marketing đúng ta cần phân loại danh sách email. Danh sách email được phân loại trả về gần 60% số lượt nhấp và tăng tỷ lệ mở thêm 14,64%.

Nếu bạn không phân khúc danh sách email của mình; thì về cơ bản, bạn sẽ gửi cùng một email cho tất cả khách hàng của mình. Những người có thị hiếu, sở thích và ưu tiên khác nhau. Theo thời gian, “chắc kèo” không ít người đăng ký sẽ cảm thấy như thể họ không nhận được giá trị từ email của bạn và sẽ ngừng mở chúng hoặc hủy đăng ký!

Có lẽ cách dễ nhất để phân khúc danh sách của bạn là thực hiện khảo sát hoặc quiz.

Một cuộc khảo sát không chỉ cung cấp cho bạn insight về những gì khách hàng thật sự mong muốn. Mà còn cho phép bạn phân khúc danh sách theo các mong muốn và nhu cầu khác nhau.

Mẹo nhỏ

Hãy nhớ rằng người làm khảo sát của bạn sẽ cần được “khuyến khích” – bởi không phải ai cũng dành thời gian để điền vào một bản khảo sát hoặc làm chúng một cách tận tâm.

Sau đó, bạn có thể thiết kế chiến dịch tiếp thị email của mình và có thể gửi được email nhắm target tốt hơn đến đúng nhóm khách hàng.

Một cách khác để phân khúc danh sách khách hàng chính là dựa theo các giao dịch mua trước đây.

Nếu một khách hàng đã mua sản phẩm X, hãy đảm bảo bạn retarget họ với một sản phẩm tương tự – hoặc trái ngược một cách ngẫu nhiên để kiểm tra sự hứng thú của họ.

Điều này điều chỉnh trải nghiệm mua sắm cho từng người và được cá nhân hoá hơn – chính xác hơn với những gì khách hàng muốn.

4. Thiết kế email marketing sử dụng màu sắc

Đây là một mẹo mà một số marketers email bỏ lỡ, nhưng nó cũng không bắt buộc là tất cả các nhà tiếp thị sử dụng màu sắc trong email của họ. Tất cả phụ thuộc vào thị trường lĩnh vực kinh doanh (ngách) của bạn.

Ví dụ, một bản tin thực phẩm hữu cơ sẽ thu hút hơn khi sử dụng một số đoạn có màu xanh lá cây mang lại cho email sự sinh động và tươi mới. Điều này làm cho một kết nối tốt hơn với đối tượng target.

Màu sắc có thể là một khía cạnh cực kỳ quan trọng trong cách thiết kế email marketing, bản tin email của bạn và nó có thể giúp bạn gây chú ý và tạo kết nối với người đăng ký.

Hãy nghĩ về khoảnh khắc Giáng Sinh. Những gam màu mà một email lễ hội (festive email) cần phải có để làm cho nó nổi bật và bắt mắt là gì? Chắc chắn là màu đỏ và màu xanh lá cây sẽ tạo được hiệu ứng tốt nhất.

Tất nhiên, có tâm lý đằng sau màu sắc và hầu hết người tiêu dùng đã nói rằng màu sắc ảnh hưởng đến việc ra quyết định của họ hơn bất cứ điều gì khác.

5. Kêu gọi khách hàng thực hiện hành động (CTA – Call to action)

Email với một lời kêu gọi hành động duy nhất, bạn có thể làm tăng số lần nhấp 371% và doanh số 1617%. Đây là một phần thiết yếu của email của bạn.

CTA là phần mà bạn nói với người đăng ký của mình chính xác những gì bạn muốn họ làm. Bạn muốn họ mua sản phẩm của bạn? Nói với họ với CTA của bạn. Muốn họ làm bài kiểm tra của bạn? Hỏi họ với CTA của bạn.

Trong thiết kế email marketing hãy làm cho nó một nút để nó trông cũng có thể nhấp được. Email phải thống nhất, hình ảnh trực quan nổi bật. Thay vì đặt một siêu liên kết trong phần thân văn bản và hy vọng bạn nhận được các nhấp vào, hãy tạo một CTA có thể nhấp và dễ tìm. Bạn có thể dùng các trang web như Design Wizard để tạo nút mà không cần người thiết kế đồ họa.

Giữ CTA trực quan đơn giản nhưng cũng giữ cho văn bản đơn giản. Don Patrick cho mọi người quá nhiều việc để làm. Cung cấp cho họ chỉ một sự lựa chọn.

6. Hướng dẫn thiết kế email marketing với các hình ảnh

Không cần phải quá nhiệt tình với hình ảnh. Chỉ cần một hình ảnh có thể nói một ngàn từ. Sử dụng hình ảnh trong mẫu email marketing của bạn sẽ cực kì hiệu quả.

Điều tuyệt vời về hình ảnh trong email là bạn không cần phải lãng phí thời gian và tiền bạc để tự chụp ảnh.

Thay vào đó, bạn có thể tải xuống một bức ảnh từ một trang web trực tuyến. Ví dụ như, Pik Wizard cung cấp rất nhiều hình ảnh miễn phí. Trong thực tế, có một số ít các trang web cung cấp hình ảnh miễn phí.

Nó phụ thuộc vào thông điệp và thương hiệu của bạn, nhưng bạn không phải luôn hướng đến những hình ảnh chất lượng cao. Rất nhiều nhà tiếp thị email sử dụng các meme không phải là những bức ảnh đỉnh cao, nhưng hài hước và hấp dẫn.

7. Sử dụng mẫu đã làm trước đó

Hình ảnh trực quan (visual) rất đáng sử dụng. Chúng ta sống trong một thế giới ngày càng trực quan và nếu bạn chưa bắt đầu tập trung vào nội dung trực quan (content visual) của email, thì bây giờ có thể là lúc để bắt đầu.

Trong năm 2023, hơn 35% các nhà tiếp thị trực quan cho biết tiếp thị trực quan hiện quan trọng hơn bất kỳ nội dung nào khác. Một năm trước đó vào năm 2023, hơn một nửa trong số tất cả các nhà tiếp thị B2B đang ưu tiên nội dung trực quan.

Khi bạn sử dụng một mẫu email marketing được tạo sẵn, hình ảnh sẽ dễ dàng thực hiện hơn trong các chiến dịch tiếp thị email của bạn.

Các mẫu email được tạo sẵn đặc biệt phù hợp với những người mới bắt đầu chưa bao giờ sử dụng hình ảnh trong email của họ trước đây. Chúng cung cấp một nền tảng khá tốt và bạn nên điều chỉnh mẫu email để thông điệp của bạn được rõ ràng.

Có những công cụ có sẵn rất phù hợp, giúp cho bạn tạo các mẫu tiếp thị qua email, mà không mất thời gian cho chúng. Tất cả những gì bạn cần làm là chọn một mẫu email và điều chỉnh nó sao cho phù hợp với nội dung và hình ảnh thương hiệu của bạn muốn thực hiện.

Mẫu email được tạo thành từ các khối nội dung mà bạn có thể dễ dàng xóa hoặc sao chép hoặc thay đổi xung quanh.

8. Tối ưu hoá trên thiết bị di động

Một mẫu email linh hoạt khi chúng hoạt động tốt trên các ứng dụng máy tính để bàn cũng như các thiết bị di động. Thiết kế email marketing các mẫu mặc định hầu hết là các email marketing dịch vụ, như MailChimp, Omnisend hoặc ConvertKit, đều thân thiện với thiết bị di động. Tuy nhiên, nếu bạn đang thiết kế một tùy chỉnh, hãy đảm bảo rằng nó đáp ứng nhanh. Kiểm tra thiết kế để đảm bảo nó hoạt động trong các ứng dụng từ Gmail đến Outlook. Kiểm tra thiết kế trên các thiết bị khác nhau cũng là một cách.

Tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng các công cụ phân tích để xem các sự cố chính xác về thiết bị và nền tảng cho người đăng ký. Bằng cách này, bạn không thể kiểm tra mọi tùy chọn có thể.

9. Kiểm tra, thử nghiệm, kiểm tra

Kiểm tra email là bước cuối cùng nhưng quan trong. Nó sẽ không có vấn đề gì. Hãy thử với tất cả mọi người, bạn bè, người thân của bạn để chắc chắn chiến lược tiếp thị qua email này làm có hiệu quả. Đây là một mẹo khá hay. Điều sẽ giúp email của bạn nhận được kết quả tốt nhất và chiến dịch của bạn chỉ có thể được xác định thông qua thử nghiệm các chiến lược khác nhau.

Bạn có thể kiểm tra ý tưởng này rất dễ dàng và có thể truy cập thông qua tất cả các dịch vụ tiếp thị qua email chính bao gồm Postcards, MailChimp hoặc ConvertKit.

Nếu bạn không có đội ngũ triển khai email marketing, hãy để GTV SEO trở thành một phần team marketing của doanh nghiệp bạn. Tham khảo dịch vụ email marketing của GTV ngay hôm nay!

PRO TIPS: Các xu hướng thiết kế email marketing hàng đầu

Trong thời đại của các ứng dụng web và điện toán di động, các email đã duy trì được vị trí của nó trên tất cả các kênh tiếp thị khác nhau. Là công cụ truyền thông kết nối hiệu quả với tất cả các khách hàng tiềm năng của bạn. Tiếp thị qua email là một lĩnh vực năng động, chuyển đổi mô hình với phạm vi đổi mới phong phú.

Trong suốt năm 2023 và 2023, nó đã thúc đẩy các xu hướng đa dạng như kiểu chữ, gamification, nội dung động, hình ảnh động dựa trên CSS

Năm 2023, email thậm chí còn hấp dẫn hơn, nơi những thứ phi thường có khả năng trở thành xu hướng, đang chờ đợi những người đam mê email.

APNG trong email

APNG là một phần mở rộng của định dạng Đồ họa mạng di động (PNG) có thêm hỗ trợ cho hình ảnh động.

Stuart Parmenter và Vladimir Vukićević từ Tập đoàn Mozilla đã tạo ra thông số kỹ thuật này vào năm 2004. Đáng buồn thay, nó đã bị nhóm PNG từ chối vào năm 2007.

Tuy nhiên, vào năm 2023, Apple đã chọn APNG là định dạng ưa thích cho nhãn dán ảnh động trong ứng dụng iMessage trên iOS 10. Nó có thể được so sánh trực tiếp với GIF vì cả hai đều là định dạng lossless hỗ trợ hình ảnh động.

Hình ảnh APNG hỗ trợ được màu sắc 24 bit và độ trong suốt 8 bit alpha.

Kích thước tệp APNG lớn hơn nhưng đem lại chất lượng tốt hơn.

GIF hỗ trợ 8 bit cho mỗi pixel cho mỗi hình ảnh mà không có bất kỳ độ trong suốt nào.

GIF có trọng lượng tương đối nhẹ hơn nhưng chất lượng của hình ảnh không được chuẩn.

Lấy ví dụ bên dưới:

Đối tượng bên trái có định dạng APNG, trong khi bên phải là GIF.Bạn có thể nhận ra sự khác biệt về chất lượng được thể hiện khá rõ trong cả hai hình ảnh.

Thiết kế thông minh

Năm 2023, dự kiến sẽ là năm của sự hợp nhất công nghệ với thiết kế.

Với sự ra đời của các thiết kế email thông minh, người đăng ký của bạn giờ đây có thể thực hiện hành động ngay trong hộp thư đến.

Một ví dụ điển hình là các khảo sát nhúng (embedded) trong email. Đó là một cách thuận tiện để thực hiện các cuộc khảo sát trong email, mà không được chuyển hướng đến một trang đích.

Khả năng truy cập đã loại bỏ các rào cản cho người nhận email và giúp mọi người trong nhóm mục tiêu tiềm năng của bạn dễ dàng truy cập email.

Nó giúp tạo ra nội dung hợp lý, chuyên nghiệp và dễ đọc hơn. Ngoài ra, thiết kế có thể hiểu được cho tất cả mọi người.

Tương tác và thiết kế động học ngoài di chuyển con trỏ và nhấp vào sẽ là xu hướng trong năm 2023. Nó sẽ đánh dấu sự tiếp tục của các microsites có sẵn, giúp tạo ra nhiều email thông tin hơn.

Các nhà thiết kế sẽ suy nghĩ của họ và tạo ra các email chơi game thông minh hơn để thu hút người đăng ký. Việc thực hiện gamification đã giúp đổi mới trong thế giới thiết kế email giúp email có tính tương tác hơn và chuyên nghiệp hơn.

Hãy tưởng tượng chơi một trò chơi trong hộp thư đến email và nhận phần thưởng dưới dạng ưu đãi hoặc giảm giá. Điều này nghe rất hấp dẫn đúng không?

Cá nhân hóa là xu hướng

Gửi email cá nhân hóa không chỉ là một cách thực hành tốt nhất, đó là một xu hướng hiện nay. Bạn có thể lấy dữ liệu trong email dựa trên tùy chọn của người đăng ký và trong thời gian gần đây. Sự xuất hiện của chức năng như vậy đã làm cho email có giá trị hơn cho người dùng.

Tạo sự mới lạ cho email của bạn (Defamiliarizing your email personality)

Làm thế nào về việc thử một bố cục bất đối xứng và các layouts “gãy” (Asymmetry and broken grid layouts)? Đây là một xu hướng này được sử dụng rộng rãi trong thiết kế trang web và nó cũng có thể được sử dụng trong email.

Hãy theo dõi ví dụ bên dưới của 960 grid system.

Vấn đề của grid là làm cho các thiết kế quen thuộc và đơn điệu mà grid truyền thống thường có được thay thế bằng các thiết kế bắt mắt, tạo cảm giác mới lạ hơn. Broken grids được giới thiệu là cách để loại bỏ những thiết kế bị hạn chế. Cho phép các email marketer định vị các yếu tố thiết kế theo cách khác biệt và có trải nghiệm độc đáo với hình ảnh “cut-out” .

Luôn nhớ rằng

Bạn có thể tạo sự khác biệt trong biểu tượng thiết kế và người đăng ký của mình, điều này giúp phá vỡ sự đơn điệu trong email của bạn.

Đó là ý tưởng tốt để thêm một yếu tố bất ngờ trong email của bạn, người đăng ký của bạn sẽ mong đợi một cái gì đó khác biệt

Vị trí của CTA được đặt ở nơi khác với thông thường để quyết định hành vi người đăng ký và đem sự mới mẻ cho các email đơn điệu.

Bạn có thể sử dụng không gian âm (negative space) và thiết kế nhiều email marketing có chiều rộng đầy đủ để cải thiện trải nghiệm người dùng và cho phép sử dụng hiệu quả không gian có sẵn.

Bạn có thể xem ví dụ email marketing của Levi lối đi để tạo ra broken grid layout với hình ảnh đẹp.

AMP in Email

Vào đầu năm 2023, Gmail đã công bố bổ sung hỗ trợ riêng cho các email động và tương tác được cung cấp bởi AMP (Accelerated Mobile Pages).

Một email được hỗ trợ AMP sẽ cho phép bạn ở lại email thay vì đưa bạn đến một trình duyệt web. Nó sẽ cách mạng hóa cách người dùng tương tác với email. AMP trông giống như một xu hướng đầy hứa hẹn vì bạn có thể cập nhật thông tin theo thời gian real-time.

Do đó, email marketing của bạn sẽ luôn mới với nội dung chính xác bất cứ khi nào nó được mở. Phiên bản AMP của email yêu cầu phải có một văn bản x-amphtml loại MIME riêng biệt để hoạt động trong Gmail. Tất nhiên, nó sẽ là công việc bổ sung cho các thương hiệu và được dự đoán sẽ được người đăng ký.

Cải tiến trong hình ảnh

Các meme 3D đã vào Facebook đánh dấu kỷ nguyên của hình ảnh 3D trong các email. Nó sẽ đưa hình ảnh tĩnh trong email lên cấp độ tiếp theo trong những ngày tới.

Với các công cụ như Adobe Dimension CC, các nhà thiết kế email có thể tạo ra các hình ảnh quang học có tác động mạnh hơn và điều trị trực quan cho người đăng ký. Nó sẽ giúp bạn cải tiến lại những quan điểm mới trong cách kể chuyện và thiết kế email.

Trello thực hiện công việc tuyệt vời trong việc gửi email dựa trên độ dốc bằng thẻ trắng nổi bật và truyền tải thông điệp

Các email đơn sắc và thiết kế dựa trên độ dốc sẽ vượt ra khỏi các thiết kế email đã được thiết lập từ lâu.

Hãy xem email đơn sắc, tối giản này theo Tradesy.

Nguồn cấp dữ liệu truyền thông xã hội trực tiếp trong email

Nguồn dữ liệu Twitter và Instagram sẽ chia sẻ trực tiếp sẽ vào email, tạo điều kiện tích hợp tốt hơn cho tiếp thị truyền thông xã hội và tiếp thị qua email. Có nghĩa là khi người đăng ký mở email, bạn có thể sẽ lấy tweet bài mới nhất vào email tại thời điểm đó.

Các nhà tiếp thị cũng có thể thử nghiệm với nguồn cấp dữ liệu Pinterest nếu thương hiệu của họ phụ thuộc vào kênh này. Những nguồn cấp dữ liệu truyền thông xã hội trực tiếp này sẽ giúp thu hút nhiều khách truy cập organic hơn trên trang web của bạn và cũng tăng cường khả năng hiển thị thương hiệu của bạn.

Typography and fonts

Phông chữ và kiểu chữ sáng tạo thêm một yếu tố đáng kinh ngạc vào email để thu hút sự chú ý của người đăng ký. Các thương hiệu thương mại điện tử và bán lẻ đã sử dụng kiểu chữ để làm nổi bật các ưu đãi quan trọng và nó đã được chứng minh là một mẹo hiệu quả để cám dỗ khách hàng mua hàng.

Aeropostale kết hợp kiểu chữ trong email của họ để làm nổi bật tất cả những thứ quan trọng cho người đọc.

Video on Emails

Bao gồm video trong email, bạn có thể giúp tăng tỷ lệ mở email thêm 19% và tỷ lệ nhấp qua lên đến 50%. Nó sẽ là xu hướng đầy hứa hẹn cho các nhà tiếp thị sự kiện và chủ doanh nghiệp dựa trên dịch vụ. Ưu điểm chính của video là cho phép truyền thông điệp hiệu quả hơn.

Độ tương thích: Ngoại trừ Gmail, Yahoo! và Outlook tất cả các email video đều được hỗ trợ.

Hướng Dẫn Cách Tạo Chữ Ký Chuyên Nghiệp Cho Email Doanh Nghiệp

Bạn nhận được nhiều email và nhận thấy các email này có phần chữ ký email với HTML gồm logo, font chữ, màu chữ, các sắp xếp cực kỳ chuyên nghiệp và đẹp? Bạn muốn tạo một chữ ký email như vậy?

Chữ ký email (Email Signature) là gì?

Chữ ký email ở đây không phải là chữ ký của bạn, mà chữ ký email là phần thông tin luôn tự động xuất hiện ở cuối cùng của một nội dung email. Bạn chỉ cần thiết lập một lần và phần chữ ký này sẽ được hệ thống email tự động thêm vào cuối nội dung email mỗi lần gửi mail.

Chữ ký tại email hữu ích thế nào trong marketing?

– Việc bạn (hay toàn bộ nhân viên của công ty sử dụng dịch vụ Email Doanh Nghiệp theo tên miền riêng) để lại chữ ký trong các email họ gửi đi giống như việc để lại danh thiếp của bạn – thậm chí còn mạnh hơn.

– Quan trọng nhất, chữ ký tại email là một tín hiệu rõ ràng cho người nhận, đồng thời cung cấp cho họ những thông tin quan trọng giúp họ nhận dạng được bạn, công ty của bạn (ví dụ họ tên, vị trí công việc, lĩnh vực kinh doanh, website..)

– Điều quan trọng nhất chính là mọi thành viên trong công ty sử dụng chung một mẫu chữ ký. Các chi tiết cụ thể như Tên, vị trí, email, điện thoại… tát nhiên là sẽ thay đổi. Tuy nhiên, một số yếu tố cơ bản (Tên tổ chức, địa chỉ, website, khẩu hiệu…) và thứ tự các yếu tố này cần là chuẩn cho chữ ký của mọi người trong công ty. Việc này giúp xây dựng thương hiệu hoặc sự nhận dạng cho công ty của bạn. Chữ ký đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu tổng thể. Làm cho người nhận email cảm thấy điểm chung, sự gắn kết của các thành viên trong công ty khi nhận được các email từ những người khác nhau trong công ty.

Hầu hết người dùng email đều muốn tạo cho mình một chữ ký cuối thư thật chuyên nghiệp với các thông tin liên lạc cơ bản cần thiết khi gửi email cho người nhận. Tuy nhiên, thật khó nếu như bạn không có “khiếu” để sáng tạo cho mình 1 chữ ký đẹp, hay còn gọi là sáng tạo. Như đã nói ở trên, bài viết này MGA sẽ hướng dẫn các bạn tạo chữ ký email bằng HTML gồm logo, font chữ, màu chữ và nhiều thông tin khác cùng với đó là cách sắp xếp định dạng chuyên nghiệp… bằng việc sử dụng các dịch vụ tạo chữ ký email trực tuyến. Có rất nhiều dịch vụ tạo email trực tuyến từ miễn phí đến trả phí như chúng tôi chúng tôi chúng tôi chúng tôi chúng tôi … trong khuân khổ bài viết này, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn sử dụng 2 dịch vụ tạo chữ ký email từ htmlsign và hubspot. Tạo chữ ký email với HTMLSIG

Để sử dụng, bạn hãy truy cập vào địa chỉ này, ở đây chúng ta sẽ có 2 lựa chọn sử dụng là miễn phí và trả phí. Nếu không có yêu cầu cao, bạn hãy nhấn vào Or Create a Free Signature để tiến hành sử dụng miễn phí dịch vụ này, tất nhiên sẽ có một số giới hạn so với việc trả phí sử dụng.

Bạn sẽ được đưa đến phần thiết lập thông tin liên lạc. Ở đây bạn sẽ được cung cấp các khung thông tin liên lạc khá đầy đủ với các tab bao gồm Main (phần thông tin chính)

Social (liên kết mạng xã hội của bạn), Disclaimer (quy định về nội dung – bạn có thể nhấn vào No để bỏ qua nó)

Banner (có thể hiểu đây là hình biểu ngữ của bạn), Style (tùy chỉnh hiển thị về màu sắc, font chữ,…) và Apps (phần liên kết ứng dụng của cá nhân của bạn- chỉ có thể sử dụng khi bạn đăng ký cho mình một tài khoản trên HTMLSig).

Sau khi đã điền đầy đủ thông tin, bạn hãy nhấn vào Create Signature để bắt đầu việc khởi tạo chữ ký. Sau khi quá trình khởi tạo kết thúc, bạn sẽ được đưa đến trang Preview với mẫu email với chữ ký mà bạn đã tạo bên dưới. Nếu chưa ưng ý, hãy nhấn Edit để chỉnh sửa lại, còn nếu đã ưng ý bạn hãy nhấn Show source code để lấy mã nhúng HTML hoặc Download để lấy tập tin chữ ký sử dụng vào Gmail hoặc các dịch vụ email khác.

Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Viết Email Chuyên Nghiệp trên website Rafs.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!