Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Sử Dụng Pivot Table Cơ Bản, Năng Cao 2022 được cập nhật mới nhất trên website Rafs.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Pivot table là một trong những tính năng hữu dụng và mạnh mẽ nhất của Excel dùng để tổng hợp, trích lọc, phân tích dữ liệu dễ dàng và nhanh chóng. Kết quả của PivotTable có thể tiếp tục được sử dụng để tính toán ra các chỉ tiêu mới nhằm phục vụ các mục đích khác nhau. Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng pivot table làm báo cáo thống kê doanh thu theo nhóm hàng, khu vực và tháng:
Hướng dẫn sử dụng pivottable cơ bản
– Đầu tiên, bạn cần có bảng dữ liệu như sau:
– Bạn chọn toàn bộ dữ liệu từ B3:G15, sau đó nhấp vào biểu tượng PivotTable như hình bên dưới:
– Một cửa sổ mới hiện lên, bạn nhấn chọn OK để thiết lập tạo một pivot table theo chế độ mặc định của excel.
Bảng pivottable hiện ra. Đầu tiên để tính tổng số tiền bán được của mỗi nhóm sản phẩm, thì bạn làm theo các bước
– Kéo cột Nhóm SP vào vùng Row Labels
– Kéo cột Tháng vào vùng Column Labels
– Kéo cột Số Tiền vào vùng Values area
– Kéo cột Khu Vực vào vùng Report Filter
– Và đây là kết quả sau khi hoàn thành các bước trên.
– Nếu bạn muốn lọc doanh thu theo 1 khu vực nào đó thì bạn chọn như hình bên dưới:
Download file mẫu PivotTable: PivotTable
Hướng dẫn sử dụng pivottable nâng cao
1. Sử dụng Slicer để lọc dữ liệu với Pivottable
Slicer là một công cụ mới xuất hiện từ Excel 2010 cung cấp các nút mà bạn có thể bấm vào để lọc dữ liệu bảng hoặc dữ liệu PivotTable. Ngoài việc lọc nhanh, slicer còn thể hiện trạng thái lọc hiện tại, giúp bạn dễ dàng hiểu nội dung chính xác được hiển thị trong PivotTable đã lọc.
Bạn có thể thấy là tất cả giá trị của trường Department và Status sẽ hiện lên rõ nét cho bạn. Và khi bạn cần lọc gì, bạn chỉ cần bấm nút tương ứng thay vì chọn Filter như cách truyền thống.
2. Sử dụng Calculated Field để thêm trường tính toán trong pivot table
Calculated Field là một chức năng vô cùng hay khác của PivotTable. Nó giúp bạn có thể thực hiện tính toán những số liệu khác dựa vào các trường mà bạn đã có sẵn. Ví dụ, nếu bạn có trường Ngày công và Lương, thay vì bạn kéo thành 2 cột Ngày công và Lương trong PivotTable để rồi sau đó tính toán bằng tay theo kiểu =Lương*Ngày công, bạn có thể sử dụng Calculated Field để trực tiếp tạo một field mới theo đúng công thức mà bạn cần.
Ưu điểm của cách làm này chính là việc bạn tạo mới được 1 field và nó sẽ cùng với bạn tạo nên những báo cáo tùy chỉnh kéo thả. Bởi vì, nếu bạn tính toán bằng tay dựa trên công thức ở ngoài PivotTable, khi PivotTable bạn thay đổi khi kéo thả, chắc chắn công thức tay này sẽ không còn đúng nữa.
Ngoài ra, một số vấn đề khác cũng cần lưu ý như bẫy Average trong PivotTable mà bạn sẽ dễ mắc phải nếu không sử dụng Calculated Field này.
3. Dùng Conditional Formatting cho PivotTable để định dạng dữ liệu theo điều kiện
Chẳng hạn như ví dụ của tôi, tôi chọn Conditional Formatting là Data Bars để xem tỷ lệ về dữ liệu của những người có trong danh sách.
Ưu điểm của vấn đề này chính là việc Conditional Formatting sẽ theo sát PivotTable của bạn, nghĩa là kể cả khi bạn kéo thả, Conditional Formatting sẽ chạy theo đúng với field mà bạn đã thiết lập từ trước và bạn sẽ không phải tốn công để chỉnh sửa lại điều kiện như phải làm với ô.
4. Chuyển đổi dữ liệu của bạn thành dạng %
Với bảng dữ liệu như bên trên, bây giờ bạn muốn thay đổi nó thành định dạng % tích lũy tăng dần để vẽ biểu đồ Pareto thì bạn phải làm như thế nào? Chắc chắn là bạn không nên tính toán bằng tay ra tỷ lệ % rồi sau đó cộng dồn lại.
Và dữ liệu của bạn sẽ biến chuyển thành % tích lũy ngay lập tức.
5/ Group (nhóm) các dữ liệu
Bạn có nhiều dữ liệu rời rạc chẳng hạn như các tháng với nhau, và bạn muốn tính toán theo từng quý chẳng hạn, vậy bạn sẽ làm thế nào? Chúng ta sẽ có vài cách như sau: Cách 1: Trình diễn hết 12 tháng cùng dữ liệu tương ứng, sau đó tính tổng bằng hàm SUM bên ngoài để lấy giá trị tổng. Cách 2: Hoặc bạn chuyển qua dữ liệu gốc và thêm một cột Quý để PivotTable có thêm Quý nhằm giúp bạn kéo thả dễ dàng hơn. Cách 3: Sử dụng chức năng Group của PivotTable
Chúng ta có thể phân định cách nào tốt hơn qua ví dụ rời rạc hơn nữa như bài toán, tìm trung bình của 3 tháng 1, 5 và 7. Bạn có thể thấy bài toán này không có quy luật như bài toán Quý kể trên.
Và bạn cũng sẽ dễ dàng nhận thấy, cách 1 chỉ mang tính chất mì ăn liền giải quyết ngay tại chỗ, nhưng nó không thể theo bạn trong việc chuyển đổi bằng kéo thả vốn dĩ là đặc trưng của PivotTable. Bên cạnh đó, trong trường hợp tính kết quả tháng 1, 5 và 7, sử dụng công thức rất cập rập và khó khăn.
Cách 2 cũng không tốt hơn vì không có quy luật nào tồn tại ở đây thì sao bạn có thể điền dữ liệu cho một cột mới?
Hướng dẫn sử dụng Pivot chart
Pivot Chart và Pivot Table là 2 công cụ của Excel có mối quan hệ mật thiết và có vai trò quan trọng trong việc phân tích, thống kê dữ liệu. Pivot Chart chính là một cách thể hiện khác trực quạn hơn của Pivot Table. Để tạo Pivot Chart từ Pivot Table, bạn vui long xem hướng dẫn ở đây: Sử dụng Pivot chart tạo biều đồ tự động theo tùy chọn người dùng
Pivot Table Trong Excel 2007 2010, Cách Sử Dụng Pivot Table
Cách sử dụng pivot table trong excel 2007 2010 – So với excel 2003, việc sử dụng pivot table trong excel 2007 và excel 2010 có nhiều thay đổi:
Cách tạo bảng pivot table: thuận tiện hơn excel 2003
Giao diện đẹp hơn
Tính năng: được nâng cấp
Thông qua bài viết này, Ad muốn chia sẻ với các bạn cách tạo một bảng Pivot table đơn giản trên excel 2010. Cách thực hiện trên excel 2007 tương tự.
1. Ví dụ cách sử dụng pivot table trong excel 2007 2010
Bảng kê trên tổng hợp doanh số bán hàng trong ngày của từng loại cam và quýt
Yêu cầu: Lập báo cáo bán hàng tổng cho Cam và Quýt.
2. Cách sử dụng pivot table trong excel để xử lý.
Để xử lý yêu cầu của bài đề ra, ngoài việc sử dụng pivot table, chúng ta cũng có thể sử dụng hàm sumif.
Tuy nhiên, đối với việc tổng hợp dữ liệu từ cơ sở dữ liệu lớn thì Pivot table được coi là “VƯƠNG” và không khuyến khích sử dụng hàm trong excel.
Bước 1: Kích chọn một ô bất kỳ trong Bảng kê bán hàng.
Bước 2:
Chọn Insert/ Pivot table
– Kiểm tra Data source:
Ở cửa sổ “Create pivot Table”: Phần đầu tiên là phần kiểm tra lại data source trước khi tạo pivot table.
Chooose the data that you want to analyze:
Table range: ‘pivot table’!$B$4:$E$19
Vùng dữ liệu $B$4:$E$19 là vùng được chọn để tạo pivot table. Đây cũng chính là toàn bộ Bảng kê bán hàng.
Vùng được chọn sẽ có đường kẻ đứt bao quanh và nhấp nháy liên tục. – Chọn nơi Đặt pivot table:
Choose where you want the pivot table report to be replaced
Bạn hãy chọn nơi bạn muốn đặt bảng pivot table.
+ New sheet: Đặt trong một sheet mới
+ Existing sheet: Đặt ngay tại sheet hiện hành: nếu lưu ở sheet hiện hành thì bạn cần chọn một ô nào đó trong sheet hiện hành để đặt pivot table.
Trong ví dụ trên, Ad chọn ô G4 để đặt pivot table:
Ô G4 sẽ sáng lên và nhấp nháy như hình sau.
Sau khi nhấn OK, cửa sổ insert pivot table sẽ biến mất, thay vào đó là
Vùng bảng pivot table
Pivot table Field list
Vùng bảng pivot table sẽ thay đổi theo những lựa chọn bên phần Pivot table field list.
Pivot table field list là nơi bạn kéo thả các trường (field) dữ liệu vào dòng, cột, filter và value) giúp tạo nên bảng dữ liệu pivot table.
+ Choose fields to add to report: Chọn các trường dữ liệu để thêm vào báo cáo pivot table
+ Drag fields between areas below: có 4 vùng để thả các trường dữ liệu được kéo từ “choose fields to add to report”
++ Column labels: Tên cột
++ Row labels: Tên dòng
++ Values: Giá trị muốn hiển thị.
Trong báo cáo bán hàng hoa quả, ad muốn tên các loại hoa quả sẽ nằm ở từng dòng trong 1 cột và tổng giá trị từng loại hoa quả tương ứng ở cột bên cạnh.
Khi đó ad sẽ chọn cột “Loại” – kéo và thả vào phần Row labels.
Tiếp đến là kéo cột “Thành tiền” và thả vào phần Values.
Dữ liệu bên “Báo cáo bán hàng” tự động được tính tổng và sắp xếp theo thứ tự alphabe. Bạn xem hình bên dưới.
Do đó, để hiển thị đúng, ta cần bỏ dòng tổng này ra ngoài báo cáo bán hàng. Cách làm như sau:
Mẹo Sử Dụng Pivot Tables Trong Excel
Lượt Xem:1465
Mẹo sử dụng Pivot Tables trong Excel
Bảng Excel Pivot tập hợp tất cả dữ liệu trong bảng tính (hoặc một phạm vi bảng tính) và trình bày tóm tắt dữ liệu này trong bảng, cho phép bạn xem nhanh thông tin như:
Tổng của một cột dữ liệu, được chia thành các loại dữ liệu.
Ví dụ sau cho thấy cách tạo Bảng tổng hợp từ bảng tính đơn giản bên dưới, trong đó có doanh số bán hàng của công ty cho năm 2015.
Làm thế nào để tạo một bảng Excel Pivot đơn giản
Để tạo Bảng tổng hợp từ bảng tính ví dụ trên:
Bước 1: Chọn dữ liệu được bao gồm trong bảng tổng hợp
Bạn có thể chọn toàn bộ phạm vi dữ liệu được bao gồm trong Bảng tổng hợp hoặc bạn có thể chỉ cần chọn một ô đơn lẻ bên trong bảng dữ liệu của mình.
(Lưu ý rằng bạn chọn một ô, Excel sẽ cố gắng xác định và sử dụng toàn bộ phạm vi dữ liệu trong bảng tổng hợp của bạn).
Bước 2: Nhấp vào nút Pivot Table
Bấm vào nút Pivot Table, nằm trong nhóm ‘Bảng’, trên tab ‘Chèn’ của ruy-băng Excel.
Tạo Hộp thoại Pivot Table
Bước 4: Chỉ định nội dung và cấu trúc của bảng tổng hợp
Danh sách trường bảng Excel Pivot
Excel sẽ trình bày cho bạn một đường viền của bảng tổng hợp trên trang tính của bạn và ở phía bên phải bảng tính của bạn, bạn sẽ thấy ngăn tác vụ có gắn nhãn ‘Danh sách Trường Pivot Table‘ (hoặc ‘Trường PivotTable‘, tùy thuộc vào phiên bản của bạn Excel). Bạn sẽ sử dụng ngăn tác vụ này để xác định cách cấu trúc bảng Pivot.
Trong ví dụ này, ban đầu chúng tôi muốn nhóm dữ liệu theo ngày, để tìm ra tháng nào có số lượng bán hàng lớn nhất. Để làm điều này:
Trong ngăn tác vụ ‘ Danh sách Trường Pivot Table‘, hãy kéo trường ‘Ngày’ vào vùng ‘Nhãn Hàng’ (hoặc ‘Hàng’).
(Điều này cho bảng tổng hợp mà chúng tôi muốn các hàng của chúng tôi được nhóm theo ngày) .
Một lần nữa, chọn trường ‘Ngày’ và lần này, kéo nó vào vùng ‘Giá trị’.
(Bảng tổng hợp sẽ mặc định hiển thị số lượng các mục nhập ngày tháng, tức là số hàng chứa mỗi ngày)
Bước 5 – Nhóm bảng tổng hợp (nếu cần)
Bạn sẽ nhận thấy rằng bảng tổng hợp hiện được điền bằng các ngày trong cột bên tay trái và số đếm của mỗi ngày (tức là số lượng mục nhập cho mỗi ngày) trong cột thứ hai của bảng, như được hiển thị bên dưới (bên trái) .
Bảng tổng hợp trong Excel 2010
Nhóm các tháng kết quả trong bảng tổng hợp được hiển thị bên phải . Từ điều này, chúng tôi có thể thấy rõ rằng tháng có số lượng bán hàng lớn nhất là tháng 3, với doanh thu 624.
Các chi tiết khác về nhóm bảng tổng hợp được cung cấp trong hướng dẫn bảng tổng hợp (phần 3) .
Tạo Bảng Pivot 2 chiều trong Excel
Kéo trường ‘ Chi tiết mục‘ vào vùng ‘Nhãn cột’ (hoặc ‘Cột’) của ngăn tác vụ. Bạn sẽ nhận thấy rằng Chi tiết mặt hàng được chèn ngay trên đầu bảng tổng hợp của bạn, dẫn đến bảng tổng hợp cuối cùng được hiển thị bên dưới.
Từ bảng tổng hợp cuối cùng, giờ đây bạn có thể dễ dàng thấy số lượng bán hàng hàng tháng cho từng loại mục riêng lẻ.
‘Bảng Pivot được đề xuất’ trong Excel 2013
Nếu bạn đang sử dụng một trong các phiên bản Excel mới nhất (Excel 2013 hoặc mới hơn), tab chèn của bạn cũng sẽ có tùy chọn để tạo ‘ Bảng Pivot được khuyến nghị’. Tùy chọn này trình bày cho bạn các định dạng bảng tổng hợp được đề xuất, dựa trên dữ liệu của bạn. Một ví dụ về điều này có sẵn trên trang web Microsoft Office .
Các bài viết mới
Các tin cũ hơn
Cách Sử Dụng Lệnh If Trong Excel Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao
Công thức hàm IF khá là đơn giản và dễ hiểu, cụ thể được chia làm hai loại:
Hàm IF cơ bản
Công thức: =IF(logical_test,”Value_IF_TRUE”,”Value_IF_FALSE”)
logical_test là điều kiện xét. Nếu thỏa mãn điều kiện thì hàm sẽ trả về giá trị đúng là Value_IF_TRUE, nếu không thỏa điều kiện thì hàm trả về giá trị sai tức là Value_IF_FALSE.
Hàm IF nâng cao hay hàm IF lồng nhau
Trong thực tế tính toán, ta sẽ có hơn 1 điều kiện để xét cho ra một kết quả nào đó. Người ta có thể kết hợp nhiều hàm IF với nhau còn gọi là hàm IF lồng hay hàm IF nhiều điều kiện.
Công thức: =IF(logical_test_1,”Value_IF_TRUE_1”,IF(logical_test_2,”Value_IF_TRUE_2”,”Value_IF_FALSE_3”))
Tức là ta có thể hiểu:
Nếu thỏa điều kiện 1 thì trả về giá trị 1, nếu không thỏa xét tiếp điều kiện 2.
Nếu thỏa điều kiện 2 thì trả về giá trị 2, nếu không thì trả về giá trị 3.
Những điều cần nhớ khi sử dụng hàm IF nâng cao
Hàm IF nhiều điều kiện khá đơn giản để sử dụng. Tuy nhiên nhiều người vẫn hay mắc phải các lỗi khi không để ý. Để cải thiện công thức hàm IF lồng nhau và tránh những lỗi thông thường, hãy luôn nhớ 3 điều cơ bản sau:
Trong Excel 2007-2016, bạn có thể kết hợp đến 64 điều kiện. Tuy nhiên, trong các phiên bản cũ hơn, cụ thể từ Excel 2003 về trước, bạn chỉ có thể dùng tối đa 7 điều kiện.
Luôn xét tới thứ tự các điều kiện trong công thức hàm IF nhiều điều kiện – nếu điều kiện đầu tiên đúng, những điều kiện phía sau sẽ không được xét tới.
Nếu công thức của bạn có nhiều hơn 5 chức năng hàm IF, hãy chuyển qua các công thức tối ưu hơn.
Xét các ví dụ từ cơ bản đến nâng cao
Ví dụ 1: Sử dụng hàm IF đơn giản
Điều kiện: Điểm số lớn hơn hoặc bằng 5
Giá trị 1: Đỗ
Giá trị 2: Trượt
D7 là ô chứa giá trị điểm số.
Sử dụng hàm IF cơ bản
Ví dụ 2: Sử dụng hàm IF lồng nhau
Giả sử bạn có một danh sách học sinh ở cột A và điểm số tương ứng ở cột B, bạn muốn phân loại ra theo những điều kiện sau:
Excellent: trên 249
Good: từ 200 đến 249
Satisfactory: từ 150 đến 199
Poor: dưới 150
Để phân loại kết quả tự động dựa vào số điểm ở cột B, bạn cần dùng hàm IF nhiều điều kiện. Công thức hàm IF ở hàng C2 của Brian sẽ như sau:
Và đây là kết quả:
Đánh giá bài viết này
Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Sử Dụng Pivot Table Cơ Bản, Năng Cao 2022 trên website Rafs.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!