Xu Hướng 2/2024 # Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Vẽ Biểu Đồ Trong Excel Có Ví Dụ Cụ Thể # Top 7 Xem Nhiều

Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Vẽ Biểu Đồ Trong Excel Có Ví Dụ Cụ Thể được cập nhật mới nhất tháng 2 năm 2024 trên website Rafs.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Một số lưu ý khi vẽ biểu đồ

Không phải bất kỳ dữ liệu nào cũng có thể vẽ thành biểu đồ được. Bạn cần tuân thủ một số nguyên tắc sau đây trước khi bắt tay vào vẽ biểu đồ:

Thứ 1: Dữ liệu dùng để vẽ biểu đồ là dữ liệu đã được tổng hợp

Bởi vì khi thể hiện trên biểu đồ, chúng ta chỉ thể hiện được một số nội dung nhất định mà thôi. Số lượng đối tượng trên biểu đồ cũng cần hạn chế, tinh gọn lại để dễ nhìn, dễ thể hiện. Do đó bạn cần tổng hợp lại dữ liệu sao cho thật đơn giản và càng ít càng tốt.

Nếu quá nhiều nội dung, bạn cũng không biết lựa chọn loại biểu đồ nào cho phù hợp, hoặc phải thể hiện kích thước biểu đồ rất lớn, như vậy khó theo dõi.

Thứ 2: Dữ liệu dùng để vẽ biểu đồ đã được làm sạch và thống nhất

Điều này có nghĩa là:

Dữ liệu không được chứa lỗi hoặc sai chính tả

Các dữ liệu trên cùng 1 cột (hay 1 hàng) phải cùng 1 kiểu dữ liệu: là Text, là Number hoặc Date, không được lẫn lộn

Thống nhất về chiều của dữ liệu là chiều dọc hay chiều ngang (chiều là hướng tăng lên của bảng dữ liệu khi có thêm nội dung mới)

Thứ 3: Các trường dữ liệu (tên cột, tên hàng) phải có nội dung rõ ràng.

Bạn sẽ không biết dữ liệu vừa vẽ lên biểu đồ có ý nghĩa gì nếu không căn cứ vào tên tiêu đề của cột (hay hàng) chứa dữ liệu đó. Đây cũng là một thành phần quan trọng cần thể hiện trên biểu đồ khi vẽ (legend) dùng để ghi chú cho các nội dung thể hiện trên biểu đồ thuộc nhóm nào.

Năm bước cần thiết để vẽ biểu đồ trên Excel

Với các phiên bản Excel khác nhau thì tính năng vẽ biểu đồ cũng có thể có sự khác biệt. Trong những phiên bản Excel từ 2013 trở đi (2024, 2024, Office 365) thì tính năng làm việc với biểu đồ có tốt hơn nhiều so với các phiên bản trước (2010, 2007, 2003). Trong phạm vi bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu các kỹ thuật dùng chung trên các phiên bản Excel để vẽ 1 biểu đồ hoàn chỉnh từ con số 0

Bước 1: Chuẩn bị bảng dữ liệu để vẽ biểu đồ. Ở bước này bạn chú ý tuân thủ các nguyên tắc đã nói bên trên.

Khi đó sẽ xuất hiện cửa sổ như sau:

Trong đó:

Khi thực hiện thao tác này chúng ta thấy 1 khung màu trắng xuất hiện trong Sheet. Bạn chọn tiếp mục Chart Design để sửa lại dữ liệu nạp vào biểu đồ:

trong đó:

Legend Entries bạn sẽ Add 2 lần, cho 2 cột kế hoạch và thực hiện.

Series name chọn tại ô tên tiêu đề (B1 cho kế hoạch và C1 cho thực hiện)

Series values là vùng chứa dữ liệu tương ứng trên các cột kế hoạch (B2:B8) và thực hiện (C2:C8)

Horizontal sẽ bấm Edit và chọn lại vùng A2:A8

Kết quả chúng ta có biểu đồ như sau:

Đánh giá bài viết này

Tài liệu kèm theo bài viết

Ve-bieu-do-trong-Excel.xlsx

Tải xuống

Cách Dùng Hàm If Trong Excel, Có Ví Dụ Hướng Dẫn Cụ Thể

Hàm IF là một trong những hàm phổ biến và quan trọng nhất trong excel. Bạn dùng hàm để yêu cầu Excel kiểm tra một điều kiện và trả về một giá trị nếu điều kiện được đáp ứng, hoặc trả về một giá trị khác nếu điều kiện đó không được đáp ứng.

Trong bài viết này, Blog Học Excel Online sẽ tìm hiểu về cú pháp và cách dùng phổ biến của hàm IF, sau đó sẽ có cái nhìn sâu hơn bằng các ví dụ về công thức mà hy vọng là sẽ bổ ích cho cả những người mới dùng Excel và những người có kinh nghiệm.

Cú pháp hàm IF và cách dùng:

Hàm IF là một trong những hàm logic cho phép đánh giá một điều kiện nhất định và trả về giá trị mà bạn chỉ định nếu điều kiện là và trả về một giá trị khác nếu điều kiện là

Cú pháp cho hàm IF như sau:

(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

Như bạn thấy, hàm IF có 3 tham số, nhưng chỉ có tham số đầu tiên là bắt buộc phải có, còn 2 tham số còn lại là không bắt buộc

logical_test: Là một giá trị hay biểu thức logic có giá trị (đúng) hoặc (sai). Bắt buộc phải có. Đối với tham số này, bạn có thể chỉ rõ đó là ký tự, ngày tháng, con số hay bất cứ biểu thức so sánh nào.

Value_if_true: Là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu thức logic cho giá trị hay nói cách khác là điều kiện thỏa mãn. Không bắt buộc phải có.

Value_if_false: là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu thức logic cho giá trị hay nói cách khác là điều kiện không thỏa mãn. Không bắt buộc phải có.

Những điều cần nhớ về hàm IF trong Excel:

Mặc dù hai biến cuối cùng trong hàm IF là không bắt buộc nhưng công thức có thể trả về những giá trị không mong đợi nếu như bạn không nắm vững những quy tắc cơ bản nhất

Nếu biểu thức logic được cho là và thông số value_if_false bị bỏ qua (chỉ có một giá trị duy nhất ứng với tham số value_if_false) thì hàm IF sẽ trả về giá trị . Đây quả là một điều không mong muốn phải không nào?

Nếu bạn muốn giá trị “” và “” là ký tự thì hãy đặt chúng trong dấu ngoặc kép. Trong trường hợp này, giá trị được trả về sẽ nằm bên trái và được định dạng là dạng . Không có công thức Excel nào nhận dạng “” và “” là giá trị logic cả.

Làm cho hàm IF hiển thị một phép toán và trả về một kết quả

Công thức so sánh giá trị trong cột A1 và B1, và nếu giá trị trong cột A1 lớn hơn trong cột B1 thì kết quả sẽ là việc nhân giá trị trong ô C3 với C10, còn ngược lại sẽ nhân với 5

Công thức sẽ so sánh giá trị trong các ô A1 và B1, nếu giá trị trong ô A1 không bằng B1 thì công thức sẽ trả về giá trị là tổng của tất cả các giá trị từ ô A1 tới D1, ngược lại thì sẽ là một chuỗi ký tự rỗng.

Cách sử dụng hàm IF trong Excel và các ví dụ:

Bây giờ bạn đã quen thuộc với cú pháp của hàm IF, hãy xem xét một số ví dụ về công thức và tìm hiểu cách sử dụng hàm IF như là một hàm tính toán trong Excel

Công thức ví dụ về hàm IF cho phép so sánh số học như: lớn hơn, nhỏ hơn, bằng Ví dụ 1. Công thức hàm IF không phân biệt chữ hoa hay chữ thường cho các ký tự

Giống như phần lớn các chức năng của Excel, hàm được mặc định không phân biệt chữ hoa hay chữ thường. Điều này có nghĩa rằng các biểu thức logic có chứa ký tự không thể phân biệt được kiểu chữ hoa hay thường trong công thức hàm

Ví dụ 2. Công thức hàm IF phân biệt chữ hoa hay chữ thường cho các ký tự

Nếu như bạn muốn tạo một biểu thức logic có phân biệt kiểu chữ hoa hay thường thì dùng kết hợp hàm với hàm bằng cách so sánh hai chuỗi giá trị và trả về nếu xâu đúng, ngược lại thì trả về . Mặc dù hàm có sự phân biệt hoa hay thường nhưng vẫn bỏ qua sự khác biệt về định dạng.

Bạn sử dụng hàm EXACT bằng cách như sau:

=IF(EXACT(C2,”DELIVERED”), “No”, “Yes”)

Biểu thức logic bạn áp dụng và “DELIVERED” là giá trị văn bản in hoa mà bạn phải hiện thị một cách chính xác tương ứng với cột C.

Lưu ý. Khi sử dụng văn bản như một biến trong hàm IF thì hãy nhớ luôn phải đi kèm với dấu ngoặc kép.

Ví dụ 3. Công thức IF cho giá trị văn bản với việc tham chiếu từng phần

Nếu bạn muốn điều kiện mà bạn đưa ra dựa trên việc tham chiếu từng phần hơn mà tham chiếu chính xác, một giải pháp tức thì cho điều này đó là sử dụng ký tự đại diện (hoặc) trong biểu thức logic. Tuy nhiên cách tiếp cận đơn giản và dễ dàng này sẽ không hoạt động. Rất nhiều hàm trong Excel chấp nhận ký tự đại diện nhưng hàm IF là ngoại lệ.

Một giải pháp khác đó là dùng hàm kết hợp với hàm ISNUMBERvà SEARCH (không phân biệt chữ hoa chữ thường) hoặc hàm FIND (phân biệt chữ hoa chữ thường).

Ví dụ, nếu việc thực hiện điều kiện No là bắt buộc cho cả hai mục “Delivered” và “Out for delivery” thì công thức sau sẽ hiệu quả:

=IF(ISNUMBER(FIND(“ký tự“, nơi để tìm kiếm)), value_if_true, value_if_false)

Ví dụ về công thức hàm IF cho ngày, tháng:

Thoạt nhìn thì công thức hàm IF đối với ngày tháng giống như đối với số và ký tự chúng ta vừa đề cập. Nhưng đáng tiếc là không phải như vậy.

Ví dụ 1. Công thức hàm IF cho ngày tháng với hàm DATEVALUE

Để hàm IF có thể nhận dạng được ngày tháng trong một biểu thức logic, bạn phải đặt nó trong hàm DATEVALUE như thế này: DATEVALUE(“11/19/2014”). Công thức hoàn chỉnh có dạng như sau:

=IF(C2<DATEVALUE(“11/19/2014”), “Completed”, “Coming soon”)

Như minh họa của hình bên dưới, công thức hàm IF này đáng giá ngày tháng trong cột C và trả về giá trị “Completed” nếu như trò chơi này diễn tra trước ngày 11 tháng 11, còn ngược lại thì công thức sẽ trả về giá trị “Coming soon”.

=IF(C2<DATEVALUE(“11/19/2014”), “Completed”, “Coming soon”)

Hàm IF còn có thể hiểu những biểu thức logic phức tạp hơn như ví dụ tiếp theo:

Ví dụ 3. Công thức hàm IF mở rộng cho ngày tháng trong quá khứ và tương lai

Đôi khi bạn muốn đánh dấu ô dữ liệu hay ô trống nhất định thì bạn cần thực hiện một trong các cách sau:

Sử dụng kết hợp hàm IF với ISBLANK

Ô trống

=””

Được cho là nếu ô được chỉ định là ô trống, bao gồm cả các ô với độ dài xâu bằng 0.

Ngược lại thì là FALSE

=IF(A1=””, 0, 1)

Trả về 0 nếu A1 là ô trống. Ngược lại thì trả về 1

Nếu A1 là một chuỗi giá trị rỗng thì trả về 0

ISBLANK()

Được cho là nếu ô được chỉ định là ô rông hoàn toàn – không có công thức, không có cả chuỗi giá trị rỗng được trả về từ công thức khác.

Ngược lại thì là FALSE

=IF(ISBLANK(A1), 0, 1)

Trả lại kết quả giống với công thức trên nhưng xử lý các ô có độ dài chuỗi bằng 0 như các ô rỗng.

Tức là, nếu A1 chứa một chuỗi giá trị rỗng, công thức sẽ trả về 1.

Ô có chứa dữ liệu

Được cho là nếu ô chỉ định có chứa dữ liệu. Ngược lại thì là

Những ô với độ dài chuỗi bằng 0 thì là ô trống

Nếu A1 có chuỗi giá trị rỗng thì công thức trả về 0

ISBLANK()=FALSE

Được cho là nếu ô ấn định không phải ô rỗng. Ngược lại thì là

Ô với độ dài chuỗi bằng o thì là ô không rỗng

=IF(ISBLANK(A1)=FALSE, 0, 1)

Tương tự như các công thức trên, nhưng trả về 1 nếu A1 có bao gồm một chuỗi giá trị rỗng

Giả sử như dữ liệu trong cột C chỉ có được sau khi đã có dữ liệu trong cột B tương ứng với game đã diễn ra thì bạn có thể dùng công thức hàm IF sau để đánh dấu những game đã hoàn thành

Những kiến thức bạn đang xem thuộc khóa học Excel từ cơ bản tới nâng cao của Học Excel Online. Khóa học này cung cấp cho bạn kiến thức một cách đầy đủ và có hệ thống về các hàm, các công cụ trong excel, ứng dụng excel trong công việc… Hiện nay hệ thống đang có nhiều ưu đãi khi bạn đăng ký tham gia khóa học này. Hãy tham gia ngay tại địa chỉ: Học Excel Online

Cách Sử Dụng Mail Merge Trong Excel, Có Ví Dụ Cụ Thể

Khi bạn mail merge, tệp Excel sẽ được kết nối với tài liệu mail merge của Word. Microsoft Word sẽ lấy các thông tin như tên, địa chỉ và các chi tiết khác của người nhận trực tiếp từ bảng tính Excel.

Vì vậy, trước khi bắt đầu thưc hiện, Bạn hãy chắc chắn rằng tệp Excel đã có tất cả thông tin bạn muốn bao gồm tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn muốn thêm nhiều địa chỉ liên hệ hoặc thông tin khác, bạn cần phải thay đổi hoặc bổ sung ở trang tính Excel trước khi trộn thư.

Ngoài ra, bạn cần kiểm tra các thông tin quan trọng sau:

+ Các cột trong trang tính Excel phải khớp với các phần bạn muốn sử dụng khi trộn thư. Ví dụ: nếu bạn muốn xưng hô với người đọc bằng Tên, hãy chắc chắn rằng bạn đã tạo hai cột họ và tên riêng biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên người nhận theo vùng miền hoặc thành phố, xác định rằng bạn đã có hai cột vùng miền và thành phố riêng biệt.

+ Nếu tệp Excel bao gồm ngày, giờ, giá trị tiền tệ hoặc mã bưu điện bắt đầu hoặc kết thúc bằng 0, hãy định dạng đúng số, số ngày và đơn vị tiền tệ. Bạn cần kiểm tra kỹ định dạng ngày theo dd/mm/yyy để khi trộn thư thứ tự ngày tháng không bị nhảy sang mm/dd/yyy

+ Nếu bạn tạo trang tính Excel bằng cách nhập thông tin từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy sử dụng Text Import Wizard.

Hướng dẫn mail Merge từ Excel sang Word:

Sau khi bạn hoàn thành và kiểm tra lại trang tính Excel, bạn đã sẵn sàng để trộn thư. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ trộn thư với một danh sách người nhận trong Word 2010, tương tự cho Word 2013.

Nếu bạn đã soạn thư sẵn một lá thư, bạn có thể mở một tài liệu Word hiện có, hoặc tạo một tài liệu mới.

Kết nối trang tính Excel và bản Word. Bằng việc thiết lập kết nối giữa Excel và Word, hãy đảm bảo rằng nguồn dữ liệu trộn thư sẽ được tự động cập nhật mỗi lần bạn thay đổi dữ liệu người nhận trên tệp Excel.

Tìm hiểu thêm: Ứng dụng tin học văn phòng trong công việc với chuyên gia

Trong hộp thoại Select Data Source, tìm trang tính Excel và nhấp . Nếu Word yêu cầu bạn chọn từ bảng, hãy chọn và nhấp OK.

Hộp thoại Mail Merge Recipients¸ đánh dấu chọn hoặc bỏ chọn để thêm hoặc loại bỏ người nhận từ trộn thư.

Chú ý. Bạn cũng có thể sắp xếp, lọc danh sách người nhận và xác nhận địa chỉ email bằng cách nhấp vào tùy chọn Validate addresses… dưới phần Refine Recipients List.

Như vậy, chúng ta đã hoàn thành danh sách người nhận và sẵn sang điền chúng vào thư. Gõ thư mẫu vào Word hoặc sao chép/dán từ một nguồn khác.

Thêm chỗ điền. Bạn cần xác định vị trí điền địa chỉ Address Block và dòng chào hỏi Greeting Line. Tới phần Write & Insert Fields trong thẻ .

Tùy theo vị trí cần điền, hộp thoại sẽ mở ra rất nhiều sự lựa chọn. Chọn tùy chọn bạn muốn, xác nhận kết quả dưới phần và nhấn OK. Bạn có thể sử dụng phím mũi tên trái/phải để chuyển sang phần xem trước của người nhận trước/sau.

Đối với một vài lá thư, chỉ cần thêm Address Block và Greeting Line là đủ. Khi bức thư được in ra, tất cả các bản sao sẽ giống hệt nhau ngoại trừ tên và địa chỉ của người nhận.

Trong nhiều trường hợp khác, bạn có thể đặt dữ liệu của người nhận vào nội dung thư để tùy chỉnh chúng theo cá nhân. Để thực hiện việc này, nhấp Insert Merge Field và chọn dữ liệu bạn muốn chèn từ danh sách tùy chọn.

Xem trước lá thư. Chắc chắn rằng dữ liệu người nhận xuất hiện chính xác trong lá thư, nhấn nút Preview Results trên thẻ .

Bạn có thể sử dụng phím mũi tên trái/phải để xem mỗi lá thư chứa dữ liệu người nhận.

Hoàn tất trộn thư. Khi đã hài lòng, nhấn nút Finish & Merge trong nhóm để chọn in thư hoặc gửi mail chúng.

Nếu bạn muốn chỉnh sửa vài thứ trước khi in hoặc gửi email, nhấp vào Edit Individual Documents. Một cửa sổ mới sẽ mở ra và bạn có thể thay đổi từng phần của lá thư tùy thích.

Sao lưu văn bản trộn thư. Bạn sao lưu tệp trộn thư như tệp Word thông thường bằng cách nhấn nút hoặc nhấn phím .

Một khi đã sao lưu, tệp sẽ luôn kết nối với danh sách trong Excel. Khi bạn muốn sử dụng văn bản trộn thư lần nữa, mở nó ra và nhấn Yes khi Word yêu cầu bạn tiếp tục kết nối.

Ngoài tùy chọn trên thanh công cụ, Microsoft Excel cũng cung cấp tính năng tương tự trong Mail Merge Wizard.

Khi nhấp vào đó, Mail Merge Wizard hiển thị bên phải bàn hình và hướng dẫn bạn trộn thư theo từng bước.

Cách trộn thư với ngày tháng, tiền tệ và các loại số khác:

Khi trộn thư, bạn cần chú ý giá trị số như ngày tháng, tiền tệ và số. Trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách định dạng những giá trị như vậy.

Định dạng zip codes và các giá trị khác chứa số 0 trong Excel

Để không làm mất số 0 đứng đầu khi trộn thư, bạn chỉ cần định dạng cột ZIP code thành dạng text trong Excel.

Chọn cột ZIP code, nhấp phải, chọn Format Cells… từ danh sách tùy chọn.

Trộn thư với ngày tháng và số bằng Dynamic Data Exchange

Nếu trang tính Excel chứa ngày tháng, số thập phân, đơn vị tiền tệ, bạn có thể sử dụng Dynamic Data Exchange để đảm bảo rằng các giá trị này được định dạng đúng sau khi trộn thư.

CHỈ 7 GIỜ HỌC BÀI BẢN, TIẾP KIỆM HÀNG CHỤC NGHÌN GIỜ TRA CỨU

Bắt đầu trộn thư như đã hướng dẫn ở phần trước.

Khi Dynamic Data Exchange được kích hoạt, bạn có thể nhận được một vài yêu cầu, chỉ cần nhấn Yes hoặc Ok. điểm khác biệt duy nhất do với trộn thư thông thường là chọn nguồn dữ liệu, tiến hành theo các bước sau.

Dò tìm trên trang tính, nhấn đúp chuột chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) và nhấn OK.

Chú ý. Nếu tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) không hiển thị, đánh dấu chọn ở góc dưới bên trái.

Bây giờ bạn có thể tiếp tục trộn thư như cách thông thường.

Định dạng ngày tháng, giờ, số và tiền tệ khi trộn thư trong Word

Nếu bạn muốn định dạng số, ngày tháng hay tiền tệ theo nhiều cách khác với tệp nguồn trộn thư Excel, bạn có thể thực hiện trực tiếp trong văn bản Word.

Chọn vùng trộn thư muốn thay đổi định dạng. Chúng có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác.

Nhấn để hiển thị mã vùng. Ví dụ, bạn chọn vùng , bạn sẽ thấy {MERGEFIELD CURRENCY}.

Định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ và phần trăm

Chú ý. Thay vì kí hiệu $, bạn có thể thay bằng ký hiệu tiền tệ khác € hoặc £.

Bạn có thể sử dụng d, M, y cho ngày tháng và giờ, nhưng nhớ rằng M đại diện cho tháng còn m đại diện cho phút.

Thay đổi định dạng của ngày tháng và giờ hiện tại:

Nếu bạn thêm vùng DATE và TIME hiển thị thời gian hiện tại trong văn bản trộn thư, bạn có thể thay đổi định dạng của chúng.

Nhấn để hiển thị mã vùng. Nếu bạn chọn vùng , bạn sẽ thấy {DATE @ “M/d/yyyy”}

Nhấp phải vào vùng và chọn Edit Fields từ danh sách tùy chọn.

Chú ý. Nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng khi cập nhật, đánh dấu chọn Preserve formatting during updates ở góc trái bên dưới cửa sổ hộp thoại.

Một số Phím tắt Mail Merge:

Alt + F9

Mở tất cả vùng cần điền và kết quả trong văn bản trộn thư

Shift + F9

Hiện ra mã của những chỗ trống

F9

Cập nhật chỗ trống được chọn. đặt con trỏ vào bất cứ ô trống nào và nhấn F9 để cập nhật

F11

Đến chỗ trống cần điền sau

Shift + F11

Đến chỗ trống cần điền trước

Alt + Shift + E

Chỉnh sửa văn bản trộn thư. Chú ý: điều này sẽ ngắt kết nối giữa tệp Excel và văn bản Word, nguồn trộn thư sẽ không tự động cập nhật nữa.

Alt + Shift + F

Chèn vùng trộn thư mới từ nguồn trộn thư

Alt + Shift + M

In văn bản trộn thư

Ctrl + F9

Chèn thêm một chỗ trống

Ctrl + F11

Khóa chỗ trống cần điền. Kết quả sẽ không được cập nhật khi thông tin nguồn của Excel thay đổi.

Ctrl + Shift + F11

Mở khóa chỗ trống cần điền. Kết quả chỗ trống sẽ được cập nhật lần nữa.

Ctrl + Shift + F9

Bỏ liên kết chỗ trống cần điền. Chỗ trống sẽ được xóa vĩnh viễn khỏi văn bản và thay thế bằng giá trị hiện tại hiển thị dưới định dạng bình thường.

Alt + Shift + D

Chèn ngày tháng hiển thị theo ngày tháng hiện tại

Alt + Shift + P

Chèn số trang

Alt + Shift + T

Chèn thời gian hiển thị theo thời gian hiện tại

Alt + Shift + L

Chèn số thứ tự

GITIHO hi vọng rằng với bài viết này, sẽ giúp cho các bạn tạo được thư tự động từ dữ liệu Excel sang Word – Tính năng trộn thư Mail Merge một cách dễ dàng nhất. Để có thể trau dồi kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về Excel các bạn hãy đăng kí tham gia ngay những khóa Học excel cấp tốc với các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm về Excel sẽ hướng dẫn các bạn một cách tận tình nhất với giá thành cực hấp dẫn.

Ngoài ra để ứng dụng Excel vào công việc một cách hiệu quả thì bạn còn phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel:

Một số hàm cơ bản thường gặp như:

SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điều kiện, nhiều điều kiện

COUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiện

Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…

Các hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…

Một số công cụ hay sử dụng như:

Định dạng theo điều kiện với Conditional formatting

Thiết lập điều kiện nhập dữ liệu với Data Validation

Cách đặt Name và sử dụng Name trong công thức

Lập báo cáo với Pivot Table…

Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Vẽ Biểu Đồ Đường Thẳng Trong Excel

Biểu đồ đường (line) là một trong những loại biểu đồ khá thông dụng trong Excel. Đặc trưng của loại biểu đồ này là giúp chúng ta theo dõi được sự biến động, xu hướng diễn biến của các đối tượng được biểu diễn. Trong bài viết này Học Excel Online sẽ hướng dẫn chi tiết cách vẽ biểu đồ đường thẳng trong Excel. Cùng tìm hiểu ngay nào.

Đặc điểm dữ liệu vẽ biểu đồ đường thẳng

Không phải dữ liệu nào cũng vẽ biểu đồ đường thẳng. Chúng ta chỉ vẽ biểu đồ đường thẳng với các loại dữ liệu sau:

Gồm nhiều đối tượng và các đối tượng có tính liên tục về thời gian (ví dụ theo các tháng trong năm)

Giá trị của các đối tượng là độc lập với nhau

Nguyên nhân là do:

Mục đích của biểu đồ đường thẳng để theo dõi xu hướng diễn biến, do đó đòi hỏi quá trình diễn biến phải ghi nhận liên tục theo thời gian (Không áp dụng cho biểu đồ hình cột)

Nếu các đối tượng có mối quan hệ với nhau thường chỉ dùng để biểu diễn theo biểu đồ hình tròn (mỗi giá trị của 1 đối tượng là một phần trong tổng số).

Ví dụ ta có bảng dữ liệu và kết quả như sau:

Cách vẽ biểu đồ đường thẳng trong Excel

Để vẽ biểu đồ đường thẳng trong Excel, các bạn cần có 1 bảng dữ liệu trước.

Ví dụ chúng ta có bảng dữ liệu gồm 2 cột:

Các tháng trong năm: gồm 12 tháng

Số lượng theo từng tháng

Cách vẽ nhanh biểu đồ đường thẳng

Thao tác vẽ biểu đồ như sau:

Số 3 – Chọn 1 dạng biểu đồ theo ý muốn trong các dạng biểu đồ đường

Số 4 – Kết quả của biểu đồ sau khi được vẽ

Tuy nhiên không phải lúc nào việc vẽ nhanh cũng đúng như ý muốn. Bạn có thể tìm hiểu thêm cách vẽ chính xác hơn như sau:

Vẽ biểu đồ đường thẳng bằng cách nạp dữ liệu thủ công

Đầu tiên chúng ta sẽ thực hiện từ bước số 2 trong hình trên, tức là không chọn bất kỳ dữ liệu nào (bỏ qua bước 1), chọn 1 ô trống bên ngoài bảng dữ liệu, sau đó thực hiện vẽ biểu đồ Line. Kết quả là 1 khung hình trống.

Tiếp theo chúng ta nạp dữ liệu cho biểu đồ thông qua chức năng Select Data

Phần Horizontal (category) Axis Labels là nội dung sẽ hiển thị bên dưới trục hoành của biểu đồ (trục nằm ngang)

Nếu sử dụng cách vẽ nhanh mà ra kết quả chưa đúng ý muốn, các bạn có thể vào mục Select data để điều chỉnh lại dữ liệu trong biểu đồ.

Cách trang trí biểu đồ đường thẳng

Không phải ngay lập tức biểu đồ sẽ đẹp và đầy đủ các nội dung. Do đó chúng ta cần biết thêm một số thao tác về trang trí, trình bày biểu đồ như sau:

Chọn biểu đồ, sau đó chọn mục Add Chart Element

Axes: Chia tỷ lệ trên các trục tọa độ

Axis Titles: Tên tiêu đề của từng phần trên mỗi trục tọa độ

Chart Title: Tên biểu đồ

Data Labels: Nhãn số liệu trên các nội dung biểu đồ

Data Table: Dữ liệu của các nội dung biểu đồ thể hiện dưới dạng bảng

Error Bar: Thanh hiển thị lỗi/độ lệch của biểu đồ

Gridlines: đường kẻ mờ làm nền trong biểu đồ

Legend: Ghi chú cho các đối tượng thể hiện trong biểu đồ

Lines: Đường kẻ dóng xuống trục hoành (chỉ áp dụng cho biểu đồ dạng Line)

Trendline: Đường xu hướng của biểu đồ.

Ví dụ muốn thêm số liệu vào mỗi điểm trong đoạn Line của từng tháng, chúng ta làm như sau:

Chart Style là Style 15 (Chọn 1 phong cách thể hiện biểu đồ trong Chart Style)

Có Data Labels là Above

Có Lines là DropLines (đường kẻ dóng xuống các điểm trên trục hoành)

Đổi tên biểu đồ

Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ trong Excel 2010 2013 2024 Cách khắc phục lỗi chạy về 0 khi vẽ biểu đồ dạng đường thẳng trong Excel Hướng dẫn cách điều khiển biểu đồ tự động thay đổi theo nút tùy chọn trên Excel Tạo một biểu đồ trong Excel từ hai hoặc nhiều trang khác nhau

Hướng Dẫn Cách Vẽ Biểu Đồ 2 Trục Tung Trong Excel Chi Tiết, Dễ Làm

Khi nào cần vẽ biểu đồ 2 trục tung?

Vẽ biểu đồ 2 trục tung khi cần thể hiện 2 giá trị có đơn vị khác nhau trên cùng 1 biểu đồ. Mỗi trục tung sẽ thể hiện 1 giá trị tương ứng với 1 đơn vị đo lường.

Điển hình nhất cho biểu đồ 2 trục tung là biểu đồ thể hiện nhiệt độ (độ C) và lượng mưa (mm) của 1 địa điểm hoặc biểu đồ thể hiện 2 giá trị khác nhau như dân số (người) và sản lượng lúa (kg)…

Vẽ loại biểu đồ này trên giấy khá tốn thời gian bởi bạn sẽ phải chia đơn vị ở 2 trục tung thật hợp lý. Đảm bảo việc thể hiện các yếu tố trên biểu đồ 1 cách rõ ràng, dễ nhận biết nhất.

Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ 2 trục tung trong excel

Trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách vẽ biểu đồ 2 trục tung trong excel thể hiện nhiệt độ và lượng mưa của 1 địa điểm.

Bước 1: Nhập dữ liệu cần thể hiện vào trong excel

Như trong trường hợp cụ thể này, sẽ nhập số liệu nhiệt độ và lượng mưa của từng tháng vào trong excel như hình bên dưới.

Lúc này 1 biểu đồ sẽ hiện ra với 2 cột cạnh nhau. Bạn đừng lo lắng vì đơn vị, tên biểu đồ hay dạng biểu đồ chưa phù hợp. Bởi chúng ta sẽ lần lượt chỉnh sửa những yếu tố này trong các bước bên dưới.

Bước 3: Tại phần biểu đồ đã hiện ra bạn nhấn vào biểu tượng có hình cái phễu để chỉnh sửa tên các giá trị cần thể hiện.

Bước 4: Các giá trị thể hiện lúc này sẽ có tên là series 1, series 2.

Bước 5: Chỉnh sửa tên các series này về đúng với tên giá trị đúng để thể hiện. Như trong bảng này series 1, sẽ là nhiệt độ; series 2 là lượng mưa.

Bước 6: Trong biểu đồ này lượng mưa chúng ta sẽ để biểu diễn bằng cột, nhiệt độ biểu diễn bằng đường. Vì vậy chúng ta cần chỉnh sửa cột nhiệt độ thành đường biểu diễn. (Với các loại biểu đồ 2 trục tung nhưng được thể hiện bằng 2 cột ghép như biểu đồ dân số, sản lượng lúa chúng ta có thể bỏ qua bước này).

Khi thực hiện đến bước này, bạn đã thấy biểu đồ đã đúng đạng. Tuy nhiên 2 đơn vị vẫn bị dồn vào 1 trục tung. Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ 2 trục tung trong excel tiếp theo, chúng tôi sẽ giúp bạn chuyển 1 đơn vị sang trục tung còn lại.

Bước 7: Bạn nhấn vào chữ fomat trên đầu thanh công cụ, tại mục phía trên cùng bên tay trái chọn series nhiệt độ hoặc lượng mưa đều được. Mục đích của việc làm này là chuyển đơn vị của 1 trong 2 đối tượng này sang trục tung còn lại.

Bước 8 Khi thực hiện bước như trên, 1 bảng fomat dât series sẽ hiện ra. Bạn nhấn vào biểu tượng 3 cột và lựa chọn “secondary axis) tức là biểu diễn bằng 2 trục tung.

1 biểu đồ hoàn chỉnh sẽ phải có tên biểu đồ nữa. Bạn chỉ cần nhấn vào phần chart title ở trên biểu đồ và điền vào tên phù hợp. Như vậy bạn đã hoàn thành việc vẽ biểu đồ 2 trục tung trong excel rồi. Rất đơn giản và dễ dàng đúng không nào.

Hướng Dẫn Cách Vẽ Biểu Đồ Quản Lý Dự Án Trong Excel Chi Tiết Nhất

1. Chuẩn bị dữ liệu

Để có dữ liệu phục vụ cho nội dung này, mời các bạn xem lại hai bài sau:

Hướng dẫn cách lập bảng so sánh kế hoạch với thực hiện dự án trong Excel

Bảng dữ liệu của dự án sau khi hoàn thành của chúng ta như sau:

Nếu Project timeline (thời gian dự án) cho mục Plan thì sẽ không tính Days completed

Nếu Project timeline là Actual thì Days completed = % completion * Days

Bảng dữ liệu sau khi hoàn thành sẽ như sau:

2. Các bước vẽ biểu đồ gantt chart 2.1. Tạo mới 1 biểu đồ

Trong thẻ Insert trên thanh công cụ, chọn Chart / Bar / Stacked Bar

Trong thẻ Chart Tools (bấm vào biểu đồ vừa tạo sẽ xuất hiện thẻ Chart tools trên thanh công cụ) chọn mục Design, chọn tiếp Select Data

Trong biểu đồ trên chúng ta thấy các Task đang sắp xếp thứ tự ngược so với mong muốn. Do đó chúng ta sẽ sắp xếp lại thứ tự này bằng cách:

Bấm vào tên các Task trong biểu đồ

Trong cửa sổ Axis Options bấm chọn cho mục Categories in reverse order

Trong biểu đồ trên, phần tô màu xanh chính là phần số ngày thực hiện cho các Task, còn phần tô màu vàng là tính từ mốc bắt đầu. Mốc này được Excel tự động gợi ý. Do đó mục đích của chúng ta khi vẽ biểu đồ Gantt chart để quản lý tiến độ dự án chính là chỉ hiển thị phần Số ngày thực hiện các Task.

Khi vẽ biểu đồ dạng này, Excel sẽ tự động gợi ý cho chúng ta về khoảng thời gian. Tuy nhiên gợi ý này không phải lúc nào cũng chính xác. Do đó chúng ta sẽ cần điều chỉnh lại khoảng thời gian này cho sát với dự án mà chúng ta theo dõi.

Tuy nhiên khi chúng ta bấm chuột vào mục Ngày trong biểu đồ thì thấy:

Ngày nhỏ nhất được hiển thị dưới dạng số 43120 tương ứng với ngày 20/01/2024

Ngày lớn nhất được hiển thị dưới dạng số 43240 tương ứng với ngày 20/05/2024

Mục đích của chúng ta là thay đổi sang:

Ngày nhỏ nhất mà gần sát với dự án có thể chọn là ngày 01/03/2024

Ngày lớn nhất mà gần sát với dự án có thể chọn là ngày 10/05/2024

Nhập 2 ngày này vào vị trí bất kỳ trong Sheet, sau đó format cells cho 2 vị trí đó dưới dạng General chúng ta sẽ thấy giá trị ngày này được hiển thị dưới dạng con số. Nhập 2 số này vào phần trên ta được:

Để có thể theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc thì chúng ta phải biểu diễn phần Days completed vào trong biểu đồ và lồng vào trong phần Days. Để làm được điều này chúng ta sẽ thêm 1 đối tượng vào biểu đồ đó chính là Error Bar

Bấm chuột vào biểu đồ và chọn trong thẻ Chart Tools/ Design / Add Chart Element / Error Bars / More Error Bar Options…

Chọn màu (color): cần chọn màu có độ tương phản cao so với màu đang hiển thị trên biểu đồ

Chọn độ rộng (width): tùy theo độ rộng của vùng biểu đồ để chọn tương ứng sao cho Error Bar sẽ chèn lên toàn bộ vùng biểu đồ gốc

Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Vẽ Biểu Đồ Trong Excel Có Ví Dụ Cụ Thể trên website Rafs.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!