Xu Hướng 2/2023 # Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Tạo Gantt Chart Excel Nâng Cao # Top 11 View | Rafs.edu.vn

Xu Hướng 2/2023 # Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Tạo Gantt Chart Excel Nâng Cao # Top 11 View

Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Tạo Gantt Chart Excel Nâng Cao được cập nhật mới nhất trên website Rafs.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Chuẩn bị dữ liệu cho biểu đồ Gantt

Và bắt đầu với những dữ liệu được cung cấp như sau:

Các Cột được cung cấp như sau:

Cột A là Các dự án như:

            – Design completed: Những thiết kế hoàn thiện

            – Admin training: Đào tạo những người quản lý

            – Address IT issues: Nhận biết các vấn đề về Công nghệ thông tin

            – Initial build: Lập nền móng căn bản

            – Data migration: Chuyển đổi dữ liệu

            – User training: Đào tạo về người dùng

            – Testing: Thử nghiệm

            – Parallel run: Chạy song song nhiều thử nghiệm

            – Sign – off: Kết thúc dự án

Phần Plan

Phần Plan là liệt kê các dự định của chúng ta; những gì chúng ta nghĩ sẽ xảy ra trong quá trình thực hiện dự án

Cột B – Ngày bắt đầu:

Cột C – Số ngày dự án đã được tiến hành

Cột D – Ngày kết thúc dự án

Ở đây là công thức để tính ngày kết thúc dựa trên Ngày bắt đầu (Cột B) và Số ngày dự án đã được tiến hành (Cột C). Một ví dụ cho việc này chính là tính Ngày kết thúc cho dự án đầu tiên với công thức như sau:

Phần Actual

Phần Actual là những gì thực sự đã diễn ra trong quá trình thực hiện dự án. Đây là lúc mà những yếu tố thực tế nảy sinh và tác động đến quá trình thực hiện của dự án.

Cột F –Ngày bắt đầu thực tế

Cột G – Số ngày dự án đã được tiến hành trong thực tế

Cột H – Ngày kết thúc dự án

Ở đây là công thức để tính ngày kết thúc dựa trên Ngày bắt đầu thực tế (Cột F) và Số ngày dự án đã được tiến hành trong thực tế (Cột G). Một ví dụ cho việc này chính là tính Ngày kết thúc cho dự án đầu tiên với công thức như sau:

Cột I – Phần trăm hoàn tất

Trong Cột này, phần trăm được nhập thủ công, thể hiện cho số lượng công việc đã được hoàn tất cho từng dự án. Lý tưởng nhất sẽ là mọi dự án đều sẽ đạt 100% nếu như dự án đó được hoàn thành.

Ngoài ra, bạn có thể truy cập ngay chúng tôi để tìm hiểu thêm các khóa học hấp dẫn về tin học văn phòng: Word, Excel, Power Point. Có rất nhiều ưu đãi hấp dẫn đang chờ bạn.

Đánh giá bài viết này

Hướng Dẫn Cách Vẽ Biểu Đồ, Tạo Chart Trong Excel

Biểu đồ trong Excel là gì?

Biểu đồ là một hình ảnh trực quan của dữ liệu trong cả hàng và cột. Biểu đồ trong Excel thường được sử dụng để phân tích, đánh giá nhanh các dữ liệu quan trọng. Lấy ví dụ như bạn đã tổng hợp số liệu bán hàng trong ba năm qua bằng Excel, và với việc sử dụng biểu đồ, bạn sẽ có thể dễ dàng nhìn thấy được rằng năm nào có doanh thu cao nhất và năm nào có doanh thu thấp nhất. Ngoài ra, bạn cũng có thể vẽ biểu đồ để so sánh các mục tiêu đã đặt ra trước đó với những thành tích thực tế.

Lưu ý: Phiên bản Microsoft Excel mà chúng tôi dùng để thực hiện là Excel 2013. Nếu như bạn đang sử dụng phiên bản thấp hơn, có thể bạn sẽ không thể tìm thấy một số tính năng nâng cao.

Các loại biểu đồ trong Excel

Tùy theo thông tin mà bạn muốn truyền tải đến người đọc, bạn cần phải sử dụng các loại biểu đồ khác nhau. Microsoft Excel cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn biểu đồ khác nhau để bạn có thể trực quan hóa mọi thông tin dữ liệu của mình. Và đây là một vài dạng biểu đồ trong Excel mà bạn nên sử dụng:

Biểu đồ tròn (Pie Chart): Khi bạn muốn hiển thị các thông tin số liệu dưới dạng phần trăm.

Biểu đồ đường (Line chart) Khi bạn muốn hiển thị trực quan các số liệu, xu hướng trong mộ khoảng thời gian cụ thể (ngày, tháng, năm).

Biểu đồ kết hợp: Khi bạn muốn làm nổi bật nhiều thông tin khác nhau.

Tại sao bạn nên sử dụng biểu đồ trong Excel?

Cho phép bạn có thể biểu diễn trực quan các số liệu bằng đồ họa.

Giúp bạn dễ dàng theo dõi và phân tích số liệu hơn.

Hiển thị được nhiều thông tin hơn so với trình bày dạng văn bản.

Hướng dẫn cách tạo biểu đồ trong Excel

Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Excel.

Bước 2: Chọn bảng dữ liệu mà bạn cần để tạo biểu đồ.

Bước 3: Nhấp vào tab INSERT trên thanh Menu ngang.

Bước 4: Nhấp vào biểu tượng Column chart.

Có thể bạn muốn xem:

Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Tạo Lịch Trong Excel Chuyên Nghiệp

Công cụ Date and Time Picker Controlcủa Microsoft hoạt động với các phiên bản 32-bit của Excel 2016, Excel 2013 và Excel 2010, nhưng nó sẽ không hoạt động trên Excel 64-bit. Việc chèn lịch thả xuống trong Excel rất dễ dàng nhưng hầu hết chúng ta ít để ý tới công cụ Date and Time Picker Control.

Để chèn lịch trong Excel, hãy thực hiện các bước sau:

Bước 1: mở tthẻ Developer trên thanh công cụ

Bấm chuột phải vào bất kỳ vị trí nào trên thanh công cụ (ribbon) sau đó chọn mục Customize the Ribbon

Ở phần bên phải của cửa sổ, chọn Main Tabs (thường là tab được chọn theo mặc định), đánh dấu chọn vào mục Developer và nhấn OK

Bộ chọn ngày trong excel thuộc nhóm ActiveX Controls trong thẻ Developer. Thông thường thẻ Developer bị ẩn trên thanh công cụ của Excel, nhưng bạn có thể thiết lập để hiển thị thẻ này bằng cách:

Khi đó trên thanh công cụ của Excel sẽ xuất hiện thêm thẻ Developer.

Bước 2: Chèn lịch vào Excel

Trong cửa sổ hộp thoại More Controls , hãy tìm mục Microsoft Date and Time Picker Control 6.0 (SP6), chọn rồi bấm nút OK (Nếu bạn không thể tìm thấy Date and Time Picker Control trong danh sách này thì cũng đừng lo lắng, hãy đọc tiếp phần ở cuối nội dung này)

Cuối cùng, nhấp vào ô mà bạn muốn chèn lịch, bạn sẽ nhận được kết quả như sau:

Bộ lịch chọn ngày trong Excel có tên là Microsoft Date and Time Picker Control. Để chèn nó vào trang tính của mình, bạn chỉ cần làm theo các bước sau:

Khi bạn chèn bất kỳ đối tượng nào trong bộ điều khiển ActiveX của thẻ Developer, chế độ thiết kế Design Mode sẽ tự bật, cho phép bạn sửa đổi giao diện và thuộc tính của các đối tượng mới được thêm vào. Để bắt đầu sử dụng các đối tượng, bạn hãy bấm vào vị trí mục Design Mode một lần nữa để tắt chế độ chỉnh sửa.

Bây giờ bạn có thể sử dụng bảng chọn lịch bằng cách bấm vào vị trí dấu mũi tên hướng xuống trong Date and Time Picker. Bạn sẽ nhìn thấy một bảng lịch, trong đó bạn có thể chọn ngày theo ý muốn một cách dễ dàng:

Bạn đang sử dụng phiên bản Office 64 bit. Rất tiếc, không có điều khiển bộ chọn ngày chính thức cho Office 64-bit. Giải pháp duy nhất là sử dụng lịch của bên thứ ba cho Excel .

Điều khiển lịch (mscomct2.ocx) không khả dụng hoặc chưa được đăng ký trên máy của bạn. Để khắc phục điều này, vui lòng làm theo hướng dẫn ở phần Cách đăng ký calendar control bên dưới.

Nếu Microsoft Date Piker không có sẵn trong danh sách More Controls, rất có thể là do các lý do sau:

Bước 3: Tùy chỉnh bộ điều khiển lịch

Để thay đổi kích thước: giữ chuột vào vị trí hình tròn ở các góc của bộ điều khiển lịch, sau đó kéo để mở rộng hoặc thu nhỏ kích thước theo ý muốn.

Để thay đổi phông chữ, bạn bấm chọn bộ điều khiển lịch, sau đó vào thẻ Home để chính lại phông chữ theo ý muốn: font chữ, cỡ chữ, màu sắc…

Để thiết lập thay đổi cho bộ điều khiển lịch, bạn cần mở chế độ Design Mode. Hãy kiểm tra xem chế độ này đã mở chưa, nếu đang mở thì biểu tượng Design Mode sẽ có màu nền chìm và khung viền bao quanh. Hãy nhấn vào biểu tượng Design Mode nếu nó đang chưa được kích hoạt.

Tiếp theo bạn có thể thực hiện một số thay đổi như:

Bước 4: Liên kết bộ điều khiển lịch với một ô trong Excel

Việc này là cần thiết bởi bạn sẽ muốn sử dụng được giá trị ngày mà bạn chọn trong bộ điều khiển lịch. Khi đó bạn có thể sử dụng các giá trị ngày được tạo bởi bộ điều khiển lịch trong các hàm, công thức tính của Excel

Ví dụ: Bạn có 2 bộ điều khiển lịch thể hiện các giá trị Từ ngày và Đến ngày như sau:

Bật chế độ Design Mode, chọn 1 bộ điều khiển lịch (ví dụ là bộ điều khiển lịch tại ô A2)

Bấm chuột phải vào bộ điều khiển lịch này, chọn Properties

Bạn muốn sử dụng công thức tại ô C2 để đếm các giá trị ngày trong khoảng từ ngày 01/09/2016 tới ngày 15/09/2016, nhưng kết quả là 0. Bởi vì nếu bạn chỉ đặt bộ điều khiển lịch tại ô A2 mà không liên kết giá trị vào ô này thì ô đó sẽ không nhận giá trị ngày được chọn trong bộ điều khiển lịch.

Để khắc phục điều này bạn hãy thiết lập để liên kết giá trị trong bộ điều khiển lịch vào 1 ô như sau:

Trong cửa sổ Properties, hãy tìm thuộc tính LinkedCell và nhập tham chiếu ô bên cạnh nó (A3 trong ví dụ này):

Nếu Excel hiển thị lỗi “Can’t set cell value to NULL…” , chỉ cần nhấp vào OK để bỏ qua.

Lúc này công thức có thể tính được dựa trên giá trị tại ô A3, B3 như với điều kiện ngày thông thường.

Cách cài đặt Calendar Control trên máy tính của bạn

Bấm vào vị trí nút Start (ở góc dưới bên trái màn hình Desktop),

Chọn mục Run (hoặc bấm vào khung tìm kiếm)

Nhập chúng tôi (hoặc chúng tôi trong Excel 2007 trở về trước) rồi nhấn nút OK để tìm.

Trong các phiên bản Excel trước, bộ điều khiển lịch chọn ngày và giờ (mscomct2.ocx trong Excel 2010 và 2013 và chúng tôi trong Excel 2007) thường có sẵn trong bộ cài đặt mặc định. Nhưng với các phiên bản cao hơn (từ Excel 2016 trở đi) có thể không có sẵn. Bạn cần kiểm tra xem máy tính đã có công cụ này chưa. Nếu chưa có thì bạn cần tải Add-in này và cài đặt lại để sử dụng.

Kiểm tra xem file chúng tôi có tồn tại trên máy tính không

Để bắt đầu, hãy kiểm tra xem Microsoft Calendar Control có sẵn trên máy của bạn không. Các bước thực hiện như sau:

Trên Windows 32-bit: C: Windows System32

Trên Windows 64-bit: C: Windows SysWoW64

Nếu tìm thấy tệp chúng tôi hãy bỏ qua bước 2 và tiếp tục với bước 3.

Nếu không tìm thấy Microsoft Date Picker Control trên máy tính, bạn có thể tải về và cài đặt nó để sử dụng. Hãy nhớ rằng bộ điều khiển lịch này chỉ hoạt động cho phiên bản 32-bit của Excel mà thôi (từ phiên bản 2010 trở lên).

Nhấp vào nút Start và nhập “command” vào hộp tìm kiếm, nhưng không nhấn phím Enter.

Bấm chuột phải vào Command Prompt ở đầu kết quả tìm kiếm, sau đó bấm Run as Administrator.

Trong hộp thoại Administrator , hãy nhập một trong các lệnh sau, rồi nhấn Enter:

Khi tệp chúng tôi được tải xuống, hãy giải nén chúng tôi và sao chép nó vào một trong các thư mục sau tùy thuộc vào các bit Windows của bạn (Để kiểm tra xem máy tính của bạn là 32bit hay 64bit, bạn có thể nhấp chuột phải vào biểu tượng Computer trên màn hình Desktop, và chọn Properties):

Bạn phải có quyền quản trị để sao chép tệp vào thư mục hệ thống. Nếu bạn có quyền quản trị, nhưng vẫn nhận được hộp thoại Destination Folder Access Denied, chỉ cần nhấp vào Continue mà thôi.

Cách cài đặt và đăng ký Calendar Control

Không chỉ cần calendar control (mscomct2.ocx) tồn tại trên máy tính của bạn, bạn cần phải đăng ký nó trong hệ thống với các bước sau đây:

C: Windows System32 chúng tôi mscomct2.ocx

Định vị con trỏ chuột ở nơi bạn muốn chèn văn bản,

Sau đó nhấn chuột phải, chọn vào mục Edit,

Chọn tiếp mục Paste.

C: Windows SysWoW64 chúng tôi mscomct2.ocx

Trong cửa sổ này bạn không sử dụng được các phím tắt để sao chép, dán (Copy – paste). Để dán lệnh, bạn hãy:

Ngoài ra, bạn có thể sao chép / dán lệnh trong bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào chẳng hạn như Notepad, lưu tệp có phần mở rộng .bat (ví dụ: chúng tôi ) ở bất kỳ đâu trên máy tính của bạn, bấm chuột phải vào tệp .bat, sau đó bấm Run as Administrator .

Cách tạo lịch biểu chuyên nghiệp trong Excel

Nhằm giúp bạn có thể tự tay tạo ra các bảng lịch theo ý muốn, Gitiho sẽ hướng dẫn bạn từng bước để tạo ra 1 bảng lịch trong Excel. Bắt đầu ngay nào:

Cột A đến cột G: Column Width là 75

Dòng 1 đến dòng 7: Row Height là 118

CHỈ 7 GIỜ HỌC BÀI BẢN, TIẾP KIỆM HÀNG CHỤC NGHÌN GIỜ TRA CỨU

Bước 1: Tạo một bảng tính mới

Trong bảng tính này, bạn hãy chọn 1 vùng ô gồm 7 cột, 7 dòng (ví dụ vùng A1:G7)

Chọn vùng bảng A1:G7

Tại thẻ Page Layout, bạn thiết lập căn lề cho vùng bảng là:

Lề trên, lề dưới: 0.25

Lề trái, lề phải: 0.25

Header, Footer: 0

Tại thẻ Home, bạn chọn kẻ khung đường viền cho vùng này (chọn All Border)

Bước 3: Nhập ngày tháng vào lịch của bạn

Tại hàng 1 (A1:G1): Gộp các ô lại thành 1 ô duy nhất (Chọn vùng A1:G1 rồi bấm chọn Merge & Center)

Tại Hàng 2 (A2:G2): Nhập các ngày trong tuần từ Chủ nhật, Thứ hai, Thứ ba… tới Thứ bảy. Sau đó bạn căn lề giữa theo chiều ngang và chiều dọc

Các hàng tiếp theo: Nhập lần lượt các ngày trong tháng, từ ngày 1 tới ngày cuối tháng

Bước 4. Trang trí thêm các biểu tượng cho đẹp mắt

Sau đó thiết lập độ rộng cho các dòng, cột như sau:

5. Thêm các ngày đặt biệt, văn bản trong lịch của bạn

Cuối cùng, thêm các ngày lễ và bất kỳ ngày đặc biệt nào như sinh nhật, ngày tốt nghiệp hoặc ngày kỷ niệm. Để thêm văn bản vào một ngày, hãy định vị con trỏ của bạn vào ngày đó; ví dụ: ngày 12 tháng 6. Nhấn phím F2 để chỉnh sửa ô này.

Bây giờ, hãy nhập tên của sự kiện và cân chỉnh chúng theo ý bạn.

Bạn không thể căn phải số, sau đó căn giữa hoặc căn trái văn bản, vì Excel không cho phép nhiều kiểu đoạn văn trong cùng một ô.

Bạn có thể nhấp vào nút Tăng thụt lề – Increase Indent (cũng trong nhóm Alignment) để di chuyển dữ liệu ra xa đường viền bên phải hai pixel.

Bạn cũng có thể sử dụng nhiều thuộc tính phông chữ như In đậm cho số và In nghiêng hoặc một màu khác cho văn bản.

Nhấn F2 để chỉnh sửa, sau đó đánh dấu số hoặc văn bản và chọn màu hoặc thuộc tính mới.

Nếu bạn muốn cả hai ô giống nhau, thì chỉ cần đặt con trỏ của bạn trên ô đó và chọn một thuộc tính và màu sắc.

Bước 2: Thiết lập kẻ khung và định dạng trang in

Nếu bạn muốn một tháng và năm được trang trí công phu hơn, hãy thử một số Clip Art trong mục Picture Onlines:

Trong thanh tìm kiếm, bạn nhập chữ “Calendar”, khi đó xuất hiện các mẫu Template về lịch như hình dưới:

Tạo lịch với Template có sẵn trong Excel

Trong Excel đã có sẵn một số Template giúp bạn có thể tạo lịch một cách rất đơn giản. Các bước thực hiện như sau:

Bạn chỉ cần lựa chọn 1 mẫu lịch theo ý muốn rồi bấm vào nút Create.

Khi sử dụng, để lịch hiển thị theo năm hiện tại, bạn có thể đặt công thức sau đây tại vị trí nhập năm:

=YEAR(TODAY())

Qua bài viết này chúng ta đã biết thêm một số phương pháp để tạo lịch trong Excel rồi. Hy vọng rằng những chia sẻ này có ích cho bạn. Đừng quên tham gia Gitiho ngay hôm nay để biết thêm các mẹo và thủ thuật tin học văn phòng thú vị khác.

Hướng Dẫn Cách Tạo Bảng Chấm Công Trên Excel Chi Tiết Nhất

Trước khi lập 1 file excel, bạn nên tưởng tượng, hình dung ra trước xem file đó gồm những gì, bao nhiêu sheet, nội dung như thế nào, cách hoạt động ra sao…? Khi trả lời được các câu hỏi thì bạn càng biết rõ cách làm trên excel để có kết quả như ý muốn.

Tôi sẽ hướng dẫn cách lập 1 mô hình bảng chấm công ví dụ như sau:

Gồm 13 sheet, mỗi sheet là 1 tháng và 1 sheet làm danh sách nhân viên

Trung bình mỗi tháng là 20 nhân viên

Ký hiệu chấm công có thể thay đổi được tùy người sử dụng (mỗi người có thể chấm 1 kiểu ký hiệu, nhưng sẽ đồng nhất trong 12 tháng)

Trong mỗi bảng chấm công có ghi rõ ngày, thứ trong tháng. Vào thứ 7 và chủ nhật thì tự đổi màu khác so với ngày thường.

Hàng ngày sẽ chấm công vào các ngày trong tháng. Cuối tháng sẽ tự tính số tổng số công trong tháng.

Tên nhân viên trong bảng chấm công sẽ lấy từ danh sách nhân viên

Có thể liên kết giữa các tháng với nhau để dễ thao tác.

Về mô hình là 13 sheet, nhưng khi bắt đầu làm ta chỉ cần 2 sheet:

+ 1 sheet là Danh sách nhân viên (DSNV)

+ 1 sheet là Tháng 1 (làm hoàn chỉnh cho 1 tháng, các tháng sau có thể copy sheet này rồi đổi tên)

Sheet Danh sách nhân viên:

Nội dung chủ yếu trong sheet này là Tên và Mã nhân viên. Cần tạo mã nhân viên vì có thể có trường hợp trùng tên. Khi quản lý theo mã sẽ tránh trường hợp bị trùng.

+ Cột E (ngày sinh), bạn bôi đen cả cột (đưa con trỏ chuột vào vị trí trên cùng của cột – chữ E, bấm chọn cả cột), bạn định dạng Format cell/Number/Custome/ chọn dd-mm-yyyy. Tác dụng: khi bạn nhập bất kỳ dữ liệu kiểu ngày tháng vào cột này sẽ tự động đưa về dạng dd-mm-yyyy (01-01-2014)

Sheet danh sách nhân viên hầu hết là nhập bằng tay nên không có gì phức tạp.

Lưu ý: bạn chừa ra khoảng 2-3 dòng trên cùng để tạo liên kết tới các sheet khác. Bên trái cách ra 1 cột để dự phòng nếu cần bổ sung gì thêm.

Đầu tiên bạn tạo khung cho bảng chấm công, gồm các nội dung: tiêu đề – bảng chấm công, tháng, bộ phận chấm công, định mức ngày công trong tháng, các cột gồm: mã nhân viên, tên nhân viên, ngày trong tháng (31 cột tương ứng với 31 ngày – số ngày lớn nhất của 1 tháng), 4-5 cột tính quy ra công, 1 cột để ghi chú

Tiếp sau đó bạn co độ rộng của các cột sao cho gọn và dễ nhìn. Các cột ngày trong tháng có thể co lại nhỏ vừa đủ để chấm công thôi. Cột quy ra công cũng không cần rộng lắm. Chủ yếu cột tên và mã nhân viên hiển thị đủ là được.

Cách co độ rộng: bạn bôi đen các cột ngày trong tháng, quy ra công (trong ví dụ là bôi đen từ cột E đến cột AM), sau đó co độ rộng ở cột E khoảng 30 pixels (hoặc bôi đen từ cột E đến cột AM, sau đó bấm chọn command Column Width, chọn 3,13 tương ứng 30 pixels)

Vậy là bạn đã làm xong phần khung của Bảng chấm công. Tiếp theo ta sẽ thực hiện thao tác chọn ngày tháng của bảng chấm công.

– Đầu tiên ta xác định năm sử dụng. Tại ô D1 nhập giá trị của năm. Ví dụ năm 2014

– Tại ô B4 (xác định tháng chấm công), ta nhập hàm xác định ngày: =date($D$1;1;1)

Lưu ý dấu ngăn cách các thành phần trong hàm có thể là dấu ; hoặc dấu, tùy thiết lập của máy tính. Ở máy tính của tôi sử dụng dấu ;

Nội dung hàm date: xác định giá trị của ngày tháng theo giá trị xác định trong hàm. giá trị theo thứ tự là Năm, tháng, ngày. Ở hàm trên là Năm = giá trị tại ô D1, Tháng = 1, Ngày = 1

– Sau khi nhập hàm xong, tại ô B4, chọn format cell / custom / nhập giá trị [“tháng “mm” năm “yyyy] vào ô Type bên phải, xong rồi ấn ok (dấu nháy kép + tháng + dấu cách + dấu nháy kép + mm + dấu nháy kép + năm + dấu cách + dấu nháy kép + yyyy)

– Bạn có thể marge cell từ ô B4 đến D4 để cho hiển thị đủ nội dung cho dễ nhìn.

– Tại ô ngày 1 ( ô E9), bạn nhập =b4 để xác định ngày đầu tiên trong tháng.

– Tại ô F9, bạn nhập =e9+1 (ngày tiếp theo trong tháng)

– Copy công thức tại ô F9 sang các ô bên cạnh, cho đến ô ngày thứ 31 (ô AI9) bằng cách sau:

– Bôi đen từ ô E9 đến ô AI9, chọn Format cells / custom / mục Type bạn gõ chữ dd rồi bấm ok (chỉ hiện thị số ngày)

Nội dung trong ô E9 đến ô AI9 sẽ hiển thị ra ngày như trong bảng trên.

– Tại ô E10 nhập hàm =CHOOSE(WEEKDAY(E9);”Chủ nhật”;”T. hai”;”T. ba”;”T. tư”;”T. năm”;”T. sáu”;”T. bảy”)

Cách 1: Bôi đen từ ô F9 đến ô AI9, bấm Ctrl + R

Cách 2: Bấm chuột vào ô F9, giữ chuột tại vị trí dấu chấm đen trong ô để con trỏ chuột trở thành dấu +, kéo chuột tới ô AI9 rồi thả ra

Nội dung hàm:

Trong hàm trên, ngày 01/01/2014 khi dùng hàm weekday sẽ trả về giá trị là 4, khi dùng hàm choose với thứ tự tương ứng là Chủ nhật, thứ hai, thứ ba… thứ bảy thì giá trị 4 sẽ tương ứng với thứ tư. Bởi vì hàm weekday không tự trả về thứ theo tiếng việt, nên ta phải kết hợp với hàm choose để có được nội dung là thứ mấy trong tuần

– Copy công thức tại ô E10 sang các ô kế tiếp bên phải, cho tới ô AI10 (ngày thứ 31)

Tuy nhiên không phải tháng nào cũng có 31 ngày, nên để tránh việc hiển thị các ngày của tháng khác vào tháng này, ta thực hiện các thao tác sau:

+ Bắt đầu từ ngày thứ 29 (ô AG9), ta điều chỉnh về hàm như sau: =IF(DAY(AF9+1)=DAY(E9);””;AF9+1)

Nội dung hàm: Nếu giá trị ngày của ô AF9 +1 bằng giá trị ngày của ô E9 sẽ trả về giá trị là rỗng, nếu không bằng thì sẽ trả về giá trị ô AF9 + 1 (Nghĩa là nếu tháng 2 có 28 ngày, thì ngày thứ 29 sẽ là ngày 01/03, vậy giá trị ngày là 1, bằng với giá trị ngày của ô E9, nếu đúng như thế thì sẽ là rỗng, không hiển thị ngày 01/03. Còn nếu tháng 2 đó có 29 ngày thì sẽ hiện ngày 29)

+ Tại ô AH9, ta dùng hàm sau: =IF(AG9=””;””;if(DAY(AG9+1)=DAY(E9);””;AG9+1))

Nội dung hàm:

+ Tại ô AI9, ta dùng hàm sau: =IF(AH9=””;””;if(DAY(AH9+1)=DAY(E9);””;AH9+1))

Nội dung hàm:

Weekday(e9): là lấy giá trị ngày trong tuần của ô E9. Nếu nội dung trong hàm weekday không có đặt quy định về thứ tự ngày trong tuần thì sẽ tự trả về theo thứ tự Chủ nhật, thứ hai, thứ 3… thứ 7 (Bắt đầu là chủ nhật, kết thúc là thứ 7), và trả về giá trị số từ 1 đến 8

Choose: là hàm chọn giá trị trả về. Giá trị đầu tiên trong hàm là giá trị được chọn để làm căn cứ xác định. Các giá trị tiếp theo là nội dung được trả về tương ứng theo giá trị đầu tiên.

+ Khi các ô AG9, AH9, AI9 là rỗng thì hàm choose ở các ô AG10, AH10, AI10 sẽ phát sinh lỗi. Nhưng không ảnh hưởng gì đến bảng tính nên không cần lo lắng về việc này.

Như vậy ta đã thực hiện được phần các ngày trong tháng, và các thứ trong tuần.

Tiếp theo là việc tự động đổi màu cho các ngày thứ 7, chủ nhật cho khác với ngày thường

+ Bôi đen nội dung trong bảng (Từ E9 đến AI30 – tức là tất cả các nội dung về ngày trong tháng lẫn phần chấm công của các nhân viên), chọn chức năng Conditional Formatting (định dạng theo điều kiện), trong mục Condittional Formatting, chọn New Rule. Cách lấy chức năng này ra thanh công cụ các bạn có thể tham khảo bài Tùy chỉnh thanh công cụ trong excel

IF thứ 1: Nếu tại ô AG9 là giá trị rỗng, thì ô AH9 cũng sẽ có giá trị rỗng (tức là vào trường hợp tháng 2 có 28 ngày thì sẽ không có ngày thứ 30)

IF thứ 2: tương tự với hàm if tại ô AG9, tức là trường hợp tháng 2 có 29 ngày, thì sẽ không hiển thị ngày 30.

Trong bảng New Formatting Rule, bạn chọn dòng cuối cùng trong mục Select a Rule Type là Use a formula to determine which cells to format (Dùng công thức để mô tả cách định dạng cells)

+ Tại mục Format values where this formula is true, ta nhập hàm =if(weekday(e$9)=1;true;false)Nội dung hàm: Nếu ngày trong tuần tại ô e9 là 1 (tức là chủ nhật) thì là đúng, không thì sẽ sai. Nếu dúng thì sẽ áp dụng định dạng của Conditional formatting. Đặt dấu cố định e$9 là cố định hàng 9, tính từ cột e.

+ Sau khi đặt hàm, ta thiết lập định dạng cho CF. Trong bảng định dạng, bạn có thể chọn font chữ, màu chữ tại Font, màu nền tại Fill, kẻ đường viền ô tại Border… (giống định dạng ô của Format cells thông thường). Chọn định dạng xong bấm ok.

IF thứ 1: Nếu AH9 là giá trị rỗng, thì AI9 cũng sẽ có giá trị rỗng (tức là trường hợp không có ngày thứ 30 thì cũng không có ngày thứ 31)

IF thứ 2: trường hợp tháng chỉ có 30 ngày thì sẽ không có ngày thứ 31

Kết quả khi thực hiện Conditional formatting với điều kiện ngày chủ nhật. + Làm tương tự với định dạng ngày thứ 7: Bôi đen vùng trong bảng, chọn chức năng Conditional Formatting/ New rule/ Use a formulas…, nhập hàm =if(weekday(e$9)=7;true;false), chọn kiểu định dạng cho ngày thứ 7

Kết quả khi thực hiện định dạng thứ 7 và chủ nhật

+ Thiết lập định dạng cho các cột không chứa giá trị ngày (ví dụ tháng 2 có 28 ngày, tự động bôi đen các ngày trống để phân biệt)

Bước 1: Tại ô B4, sửa tạm giá trị tháng là 2 để làm thử

Bước 2: Bôi đen vùng trong bảng, chọn chức năng Conditional formatting / new rule / use a formulas…, nhập hàm =if(e$9=””;true;false), chọn định dạng là tô màu xám cho chữ và nền, ta có kết quả như sau:

Phù, vậy là xong phần thiết lập ngày tháng cho bảng chấm công. Giờ còn khâu cuối cùng là đặt ký hiệu chấm công nữa là xong.

+ Bạn chọn 1 vài ký hiệu chấm công cho 1 số loại công như sau:

…. (tùy đơn vị mà chọn các hình thức chấm công khác nhau)

Lưu ý mỗi kí hiệu chấm công sẽ tương ứng với 1 cột quy ra công (hoặc có thể gộp), ngoài ra thêm 1 cột tính tổng số công

Tại ví dụ tôi đặt như sau:

Tại cột Ngày công thực tế (cột AJ), tại ô AJ11, đặt hàm sau:

=COUNTIF($E11:$AI11;$G$34)

Nội dung hàm: Đếm số lần xuất hiện của giá trị tại ô G34, trong vùng E11 đến AI11. Giá trị tại ô G34 là ký hiệu chấm công của ngày công đủ, vùng E11 đến AI11 là số ngày công trong tháng của người đầu tiên (hàng 11), cố định cột E và AI để khi copy công thức không bị ảnh hưởng tới vùng chấm công

Tương tự với các cột khác, ta đặt công thức:

Tổng số công sẽ tính tùy theo yêu cầu tính công của đơn vị. Ví dụ: tổng ngày công = Ngày công thực tế + Nửa công x 0,5 + Nghỉ hưởng lương + Ốm đau, thai sản

Ô AO11 = AJ11+AK11*0,5+AL11+AN11

Sau khi đặt công thức xong, ta copy công thức xuống cho các nhân viên khác

Khi hoàn thiện sẽ có như sau:

Ngày công thực tế (đi làm đủ số công):

Nửa ngày công (làm nửa ca, nửa ngày…)

Ngày nghỉ hưởng nguyên lương (đi học, họp, phép… nghỉ mà có lương)

Nghỉ không lương

Như vậy là đã hoàn thiện xong việc chấm công, tạo ký hiệu và tính số công. Giờ bạn có thể kiểm tra công thức bằng cách chấm thử vài ký hiệu vào bảng để kiểm tra.

Như vậy là ta đã hoàn chỉnh xong bảng chấm công của tháng 1. Giờ chỉ còn việc copy ra các tháng còn lại.

Ngày công thực tế: x

Nửa ngày công: v

Ngày nghỉ hưởng nguyên lương: P

Nghỉ không lương: K

Ốm đau, thai sản: O

Từ khóa tìm kiếm:

Ô AK11 (Nửa công) = countif($E11:$AI11;$G$35)

Ô AL11 (Nghỉ hưởng lương) = countif($E11:$AI11;$G$36)

Ô AM11 (nghỉ không lương) = countif($E11:$AI11;$G$37)

Ô AN11 (ốm đau, thai sản) = countif($E11:$AI11;$G$38)

cách tạo file dùng chung chấm công

tạo bảng chấm công trong excel

use a fomula to determine which cells to format excel là gì

Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Tạo Gantt Chart Excel Nâng Cao trên website Rafs.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!