Xu Hướng 1/2023 # Hướng Dẫn Cách Lọc Dữ Liệu Còn Gọi Là Filter Trong Excel Có Bài Tập Đính Kèm # Top 7 View | Rafs.edu.vn

Xu Hướng 1/2023 # Hướng Dẫn Cách Lọc Dữ Liệu Còn Gọi Là Filter Trong Excel Có Bài Tập Đính Kèm # Top 7 View

Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Cách Lọc Dữ Liệu Còn Gọi Là Filter Trong Excel Có Bài Tập Đính Kèm được cập nhật mới nhất trên website Rafs.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Bộ lọc trong Excel còn được gọi là Filter. Đây là 1 công cụ rất quan trọng, thường xuyên được sử dụng. Tuy nhiên rất nhiều trường hợp sử dụng chưa đúng nên không phát huy được hiệu quả. Trong bài viết này Gitiho sẽ hướng dẫn các bạn cách lọc dữ liệu trong Excel một cách rất chi tiết, ngoài ra còn có thêm các bài tập để các bạn có thể tự thực hành theo. Hãy bắt đầu tìm hiểu ngay nào.

Link tải file bài tập: Tại cuối bài

Cách tạo bộ lọc trong Excel

Cách tạo bộ lọc trong Excel rất đơn giản, bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Chọn bảng dữ liệu cần áp dụng bộ lọc. Chú ý khi chọn bảng này bạn cần chọn đúng phạm vi bảng gồm Dòng tiêu đề và toàn bộ phần nội dung. Bảng tính chỉ nên có 1 dòng tiêu đề và không áp dụng trộn ô (Merge Cells).

Bước 2: Trong thẻ Data trên thanh công cụ, bạn chọn Filter

Khi đó bộ lọc sẽ xuất hiện tại vị trí dòng tiêu đề.

Ngoài ra bạn có thể sử dụng phím tắt để tạo bộ lọc (thay cho Bước 2) là bấm tổ hợp phím Ctrl + Shift + L

Như yêu cầu số 1: Tạo bộ lọc cho bảng thông tin giao dịch. Để làm được yêu cầu này, thao tác của chúng ta như sau:

Cách tạo bộ lọc Filter trên Excel

Bước 1: Chọn vùng bảng từ A5:E49 (dòng 5 là dòng tiêu đề của bảng)

Bước 2: trong thẻ Data bấm chọn Filter

Kết quả là tại dòng tiêu đề (dòng 5) xuất hiện các biểu tượng mũi tên hướng xuống dưới. Đây chính là biểu tượng bộ lọc (Filter) trong Excel

Chú ý:

Một số thao tác sai khi tạo bộ lọc:

Không chọn trước vùng bảng cần áp dụng bộ lọc. Việc này dẫn tới Excel sẽ hiểu sai phạm vi hoạt động của bộ lọc dẫn tới kết quả lọc đôi khi không chính xác.

Bảng dữ liệu có nhiều hơn 1 dòng tiêu đề, tại dòng tiêu đề có sử dụng trộn ô (Merge cells). Việc này khiến bộ lọc không còn đặt đúng vị trí như mong muốn, dẫn tới kết quả lọc không chính xác.

Cách sử dụng bộ lọc để lọc dữ liệu theo ý muốn

Lọc dữ liệu dạng ngày tháng (Date)

Với những cột chứa dữ liệu ngày tháng, thời gian trong bảng tính thì bộ lọc Filter sẽ tự động nhận dạng dữ liệu thuộc kiểu Date. Khi bấm vào biểu tượng lọc (hình mũi tên hướng xuống dưới trên dòng tiêu đề) chúng ta sẽ thấy như sau:

Trong đó:

(1): có mục Date Filters để lọc theo kiểu dữ liệu ngày tháng, thời gian

Khi muốn lọc theo 1 điều kiện cụ thể, bạn có thể thực hiện theo một số cách như sau:

Cách 1: Chọn Date Filters rồi lựa chọn điều kiện lọc phù hợp. Điều kiện này theo tên tiếng anh:

Theo khoảng thời gian: Equals (bằng), Before (trước), After (sau), Between (trong khoảng)

Theo Ngày hiện tại: Tomorrow (ngày kế tiếp của ngày hiện tại), Today (ngày hiện tại), Yesterday (ngày trước của ngày hiện tại)

Theo tuần, tháng, quý, năm: Next (sắp tới), This (hiện tại), Last (trước)

Hoặc có thể theo 1 khoảng thời gian tùy chọn: Custom Filter

Cách 2: Bạn chọn trực tiếp trên các nội dung có trong phần bên dưới của bộ lọc bằng cách đánh dấu tích vào nội dung muốn lọc.

Ví dụ bài tập câu 2 yêu cầu: Lọc những thông tin giao dịch trong tháng 10 năm 2019

Bạn có thể làm như sau:

Bước 1: tại cột Ngày, bấm chọn bộ lọc, sau đó chọn mục Between (trong khoảng thời gian)

Bước 2: cửa sổ Custom AutoFilter hiện ra, bạn nhập tiếp thời gian là:

is after or equal to (từ ngày): nhập ngày 01/10/2019 (ngày đầu tháng)

is before or equal to (đến ngày): nhập ngày 31/10/2019 (ngày cuối tháng)

Sau đó bấm nút OK và xem kết quả:

Những dấu hiệu nhận biết bộ lọc đã hoạt động:

Biểu tượng bộ lọc thay đổi: không phải hình mũi tên hướng xuống dưới mà thay bằng hình phễu lọc.

Tại Heading (số thứ tự các dòng) xuất hiện màu xanh (tại các dòng 7, 16, 17) là các dòng kết quả lọc, các dòng chứa dữ liệu không đúng sẽ bị ẩn đi.

Cách xóa bỏ điều kiện đang áp dụng tại bộ lọc

Khi không muốn áp dụng điều kiện lọc nữa hoặc lọc lại theo 1 điều kiện khác, bạn cần xóa bỏ điều kiện lọc cũ đang được áp dụng trước. Có 3 cách xóa bỏ điều kiện lọc đang áp dụng, bạn có thể chọn 1 trong 3 cách đều được:

Cách 1: Tại cột đang áp dụng điều kiện lọc, bấm chọn bộ lọc, sau đó đánh dấu tích vào mục Select all

Cách 2: Tại cột đang áp dụng điều kiện lọc, thay vì chọn Select all, bạn chọn mục Clear Filter

Cách 3: trên thanh công cụ, tại thẻ Data bạn bấm chọn chức năng Clear

Lọc dữ liệu dạng Văn bản (Text)

Với dữ liệu dạng văn bản (thường là các cột chứa thông tin về tên, mã, diễn giải nội dung…) thì khi bấm chọn bộ lọc Filter sẽ có mục Text Filters như sau:

Đặc điểm của dữ liệu kiểu Text là các nội dung giống nhau sẽ chỉ xuất hiện 1 lần trên bộ lọc. Như vậy trong những cột chứa dữ liệu kiểu Text mà xuất hiện lặp đi lặp lại theo 1 danh sách nhất định thì rất tiện lợi để lọc.

Khi lọc dữ liệu kiểu văn bản, chúng ta lưu ý 2 nội dung sau:

Lọc theo đoạn text đầy đủ. Ví dụ lọc theo tên người cụ thể, tên mặt hàng cụ thể.

Lọc theo ký tự đại diện. Ví dụ như lọc theo 1 số ký tự nhất định trong 1 đoạn mã.

Với 2 cách lọc trên thì phương pháp lọc cũng khác. Cụ thể như sau:

Lọc theo đoạn text đầy đủ

Bước 1: bỏ lọc tại mục Select All

Bước 2: đánh dấu tích chọn vào nội dung cần lọc

Ví dụ: lọc theo loại giao dịch là Gửi tiền

(1) bấm vào bộ lọc trên cột Loại giao dịch

(2) bỏ chọn tại mục Select All, sau đó đánh dấu chọn vào mục Gửi tiền

(3) bấm OK để hoàn tất thao tác lọc

Lọc theo ký tự đại diện

Đôi khi các nội dung Text có thể rất dài và bạn không cần thiết phải nhớ đầy đủ nội dung cần lọc, chỉ cần nhớ 1 số ký tự nhất định rồi lọc theo các ký tự đó là được.

Có 2 cách để lọc theo ký tự đại diện:

Cách 1: Sử dụng các điều kiện lọc trong Text Filters

Ý nghĩa của các điều kiện này là:

Equals: bằng, trong 1 ô phải có chính xác đoạn text cần tìm

Does Not Equal: khác, không chứa đoạn text cần tìm

Begins With: đoạn text trong ô có thể dài hơn nhưng phải bắt đầu với ký tự cần tìm

Ends With: đoạn text trong ô có thể dài hơn nhưng phải kết thúc với ký tự cần tìm

Contains: đoạn text trong ô có thể dài hơn nhưng phải có chứa ký tự cần tìm

Does not Contain: đoạn text trong ô có thể dài hơn nhưng phải không chứa ký tự cần tìm.

Custom Filter: tìm theo điều kiện tùy chọn

Cách 2: Sử dụng lựa chọn tìm kiếm theo Equals trong Text filter, khi đó bạn có thể sử dụng phương pháp tìm kiếm kết hợp với dấu * như sau:

A123* là bắt đầu với ký tự A123, phía sau có thể là các ký tự bất kỳ (giống với Begins with)

*A123 là kết thúc với ký tự A123, phía trước có thể là ký tự bất kỳ (giống với Ends with)

*A123* là có chứa ký tự A123 (giống với Contains)

Ví dụ: Phương pháp này bạn có thể sử dụng khi tìm kiếm theo Họ tên:

Lọc dữ liệu dạng Số (Number)

Với các cột chứa dữ liệu kiểu Số (số lượng, đơn giá, số tiền…), bộ lọc Filter sẽ có nhận dạng riêng cho kiểu dữ liệu này như sau:

Xuất hiện mục Number Filters với các nội dung:

Equals: bằng 1 giá trị cụ thể

Does Not Equals: khác, không bằng 1 giá trị cụ thể

Greater Than: lớn hơn

Greater Than Or Equal To: lớn hơn hoặc bằng

Less Than: nhỏ hơn

Less Than Or Equal To: nhỏ hơn hoặc bằng

Between: trong khoảng (từ số… đến số…)

Top 10: 10 giá trị lớn nhất (hoặc nhỏ nhất)

Above Average: trên trung bình

Below Average: dưới trung bình

Ngoài ra các giá trị số được sắp xếp trong Filter theo thứ tự tăng dần, số nhỏ hơn ở trên, số lớn hơn ở dưới, tính từ số âm.

Ví dụ: Lọc trong cột Số tiền những giá trị lớn hơn 2 triệu:

Bước 1: bấm chọn Filter tại cột số tiền, chọn Number Filter

Bước 2: chọn mục Greater than (Lớn hơn)

Bước 3: nhập giá trị 2000000 (2 triệu) vào cửa sổ Custome AutoFilter như hình bên trên, sau đó bấm OK

Lọc theo nhiều điều kiện trên nhiều cột cùng lúc

Khi phải lọc dữ liệu trên nhiều cột cùng một lúc, chúng ta sẽ thực hiện như sau:

Bước 1: Xác định rõ từng điều kiện cần lọc nằm trên cột nào trong bảng.

Bước 2: Lần lượt lọc từng điều kiện trên từng cột (mà không sử dụng Clear Filter)

Sau mỗi lần lọc trên từng cột, dữ liệu sẽ giảm bớt, chỉ hiển thị những kết quả phù hợp với điều kiện lọc đang được áp dụng. Khi đó kết quả cuối cùng là các giá trị mà thỏa mãn đồng thời tất cả các điều kiện lọc cùng 1 lúc.

Ví dụ: Lọc những khoản giao dịch là Rút tiền với Số tiền trên 10 triệu

Bước 1:

Bước 2: Thực hiện lọc trên 2 cột theo điều kiện:

Chúng ta có thể thấy biểu tượng hình phễu được áp dụng đồng thời trên cả 2 cột Loại giao dịch và Số tiền. Điều đó chứng tỏ bảng dữ liệu đang áp dụng đồng thời nhiều điều kiện trên nhiều cột cùng 1 lúc.

Tự động hóa bộ lọc Filter với VBA

Bạn có nghĩ rằng mình có thể lập trình để bộ lọc Filter tự động lọc theo ý muốn không? Ví dụ như trong yêu cầu 5: Khi chọn nhân viên tại ô E2, bảng thông tin giao dịch sẽ tự động lọc theo tên nhân viên này (mà không cần phải bấm chọn bộ lọc trong cột Nhân viên)?

Ngoài ra nếu bạn muốn nâng cao hơn kiến thức Excel, học Excel một cách bài bản, có hướng dẫn cụ thể qua video, có giảng viên hỗ trợ… thì đừng bỏ lỡ khóa học EXG01 – Tuyệt đỉnh Excel – Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ của Gitiho. Chắc chắn bạn sẽ hài lòng khi tham gia khóa học này.

Tài liệu kèm theo bài viết

Với sứ mệnh: ” Mang cơ hội phát triển kỹ năng, phát triển nghề nghiệp tới hàng triệu người “, đội ngũ phát triển đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương trình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án…

Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:

50+ khách hàng doanh nghiệp lớn trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,…

Hướng Dẫn Sử Dụng Filter Trong Excel Để Lọc Dữ Liệu.

Câu trả lời hoàn toàn có! Đó là tính năng Filer trong excel. Trong bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ hướng dẫn sử dụng filter trong excel – đây là tính năng giúp bạn có thể lọc thông tin nhanh chóng.

Hướng dẫn sử dụng filter trong excel để lọc dữ liệu: lọc dữ liệu có cùng 1 thông tin.

Bước 1: bạn bôi đen cột hoặc hàng bạn cần lọc dữ liệu. Sau đó nhấn nút Sort & Filter bên góc tay phải giao diện excel.

Bước 2: bạn nhấn vào filter ở hàng thứ 4.

Bước 3: sau khi nhấn filter, ở cột mà bạn đã bôi đen ở bước 1 sẽ xuất hiện 1 nút ô vuông chứa tam giác ngược bên cạnh.

Lúc này bạn chỉ cần nhấn vào ô vuông nó sẽ hiện ra các dữ liệu giống nhau để bạn lọc. Ở ví dụ trong hình mình chọn ô các ngành học để lọc. Việc này sẽ phục vụ cho nhu cầu khi tìm các bạn sinh viên ở cùng 1 ngành nào đó.

Ví dụ: Khi mình muốn lọc sinh viên các ngành UDPM (Ứng dụng phần mềm). Mình sẽ bỏ tick những ô khác, chỉ để tick ở ô UDPM.

Sau đó nhấn OK. Excel sẽ trả cho mình dữ liệu của các bạn thuộc ngành này 1 cách nhanh chóng.

Hướng dẫn sử dụng filter trong excel để lọc dữ liệu: lọc thông tin tiêu biểu.

Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Advanced Filter. Bạn dùng chuột kéo hết các ô bạn muốn lọc thông tin. Tick chọn Unique records Only. sau đó nhấn OK.

Với 2 hướng dẫn sử dụng filter trong excel nêu trên. Hi vọng bạn sẽ lọc dữ liệu nhanh và dễ dàng hơn.

Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel

Cách lọc dữ liệu trong excel hay cách sử dụng autofiler – đây là tính năng tuyệt vời của excel. Sử dụng Autofiler trong excel 2007 2010 tuyệt vời hơn excel 2003 tương đối nhiều.

Một số điểm nổi bật của cách lọc dữ liệu trong excel 2007 2010 (autofilter)

Giao diện đẹp hơn

Tính năng lọc được nâng cấp

Hiển thị nhiều tính năng hơn excel 2003

Tên tiếng anh của chức năng lọc dữ liệu trong excel là: Autofilter

Trong autofilter có 2 phần chính:

Autofilter mặc định của excel

Advanced filter: chức năng lọc nâng cao của excel sẽ giúp các bạn lọc được theo nhiều điều kiện khác nhau, tùy ý của bạn. Thậm chí có thể di chuyển kết quả lọc được sang một vùng hoàn toàn mới.

1. Chức năng autofilter mặc định của excel (lọc dữ liệu mặc định trong excel)

1.1. Ứng dụng của chức năng lọc dữ liệu trong excel.

Theo yêu cầu quản trị của quản lý cửa hàng, giám đốc công ty, khi các bạn làm kế toán bán hàng, nhân viên bán hàng hoặc nhân viên thống kê: Các bạn sẽ phải tổng hợp tình hình bán hàng của cửa hàng theo ngày, theo tuần theo tháng hoặc theo năm. Các tiêu chí dùng để lập báo cáo bán hàng là khác nhau.

Và đặc biệt, vào một thời điểm bất kỳ nào đó trong ngày, cửa hàng trưởng yêu cầu bạn:

“Em thống kê cho anh xem, tổng doanh số của quầy Rau quả tính đến thời điểm này là bao nhiêu?”

Để làm được điều đó, bạn hãy sử dụng tính năng lọc dữ liệu trong excel (autofilter). Đây chính là cứu cánh là giải pháp cho bạn. Bạn sẽ không cần phải lo lắng gì về việc làm thế nào để lọc ra dữ liệu nữa.

– Nhìn nhanh tổng doanh số của Ngành hàng D

– Liệt kê top 10 quầy hàng có doanh số bán hàng tốt nhất

– Liệt kê những quầy hàng có doanh số trên 400.000 KVND

1.2. Bật hoặc tắt tính năng lọc dữ liệu trong excel 2007 2010

Trước khi thành thạo cách lọc dữ liệu trong excel, bạn cần phải biết làm thế nào để kích hoạt chức năng autofilter trong excel 2007 2010.

Việc xuất hiện một hình vuông nền trắng bên trong đó là một hình tam giác màu đen xuất hiện ở góc phía dưới bên phải của mỗi ô được chọn.

– Để tắt tính năng lọc dữ liệu (autofilter) trong excel đi, ta chỉ cần vào Data và chọn filter là được.

Yêu cầu 1: Cách lọc dữ liệu trong excel 2007 2010 để tìm tổng doanh số của ngành hàng D

Bước 1:

Nhấn vào hình vuông bên cạnh chữ “Ngành hàng”

Bỏ tick “select all”

Tiếp tục chọn “D”

Nhấn “OK”

Bạn tiếp tục dùng chuột bôi đen doanh số của tất cả các quầy thuộc Ngành hàng D. Khi đó, tổng doanh số của ngành hàng D sẽ hiện lên trên thanh status bar như hình sau:

Yêu cầu 2: Cách lọc dữ liệu trong excel để tìm ra top 10 quầy hàng có doanh số tốt nhất.

Với yêu cầu liệt kê TOP 10 quầy hàng có doanh số tốt nhất, thì dường như còn dễ hơn cả yêu cầu số 1.

B2: Chọn “Number filter”

Trong yêu cầu, sếp bạn muốn liệt kê 10 quầy có doanh số tốt nhất (top 10). Do đó, bạn không cần phải chỉnh sửa gì trong bảng này mà nhấn “OK” luôn.

Đây có lẽ là tùy chọn lọc dữ liệu phổ biến nhất trong excel. Ta thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn hình vuông bên cạnh “Doanh số (KVND) “

B2: Chọn Number filters

B3: Chọn “Greater than”

Và nhấn “OK”

Hướng Dẫn Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel Cực Kỳ Chi Tiết

Trong bài hướng dẫn này, bạn sẽ học cách lọc dữ liệu trong Excel theo các cách khác nhau: cách tạo bộ lọc cho giá trị ký tự, chữ số, ngày tháng năm, cách sử dụng bộ lọc để tìm kiếm, và cách lọc bằng màu sắc hay bằng giá trị của ô được chọn. Bạn cũng sẽ học cách xóa bộ lọc, và cách sửa Bộ lọc Tự động của Excel khi nó không hoạt động.

BỘ LỌC TRONG EXCEL LÀ GÌ?

BỘ LỌC VỚI BỘ SẮP XẾP TRONG EXCEL

Đối với giá trị ký tự: Sắp xếp từ A đến Z, Sắp xếp từ Z trở về A, và Sắp xếp theo màu sắc.

Đối với chữ số: Sắp xếp từ nhỏ đến lớn, Sắp xếp từ lớn đến nhỏ, hay Sắp xếp theo màu sắc.

Đối với ngày tháng năm: Sắp xếp từ cũ đến mới, Sắp xếp từ mới về cũ, và Sắp xếp theo màu sắc.

Khi bạn sắp xếp dữ liệu trong Excel, toàn bộ bảng đều được sắp xếp lại, ví dụ theo thứ tự bảng chữ cái hay từ giá trị nhỏ nhất đến giá trị lớn nhất. Tuy nhiên, việc sắp xếp không ẩn tất cả các mục, nó chỉ sắp xếp dữ liệu theo thứ tự mới.

CÁCH THÊM BỘ LỌC TRONG EXCEL

3 CÁCH ĐỂ THÊM BỘ LỌC VÀO EXCEL

Trên tab Data, trong nhóm Sort và Filter, hãy nhấp nút Filter.

Hãy sử dụng phím tắt trong Bộ lọc Excel để bật/tắt bộ lọc: Ctrl+Shift+L

Dù bạn dùng cách nào đi nữa, thì các mũi tên hướng xuống sẽ xuất hiện trong mỗi ô tiêu đề:

Để lọc dữ liệu trong Excel, hãy thực hiện các bước sau:

Nhấp vào mũi tên hướng xuống ở cột mà bạn muốn lọc.

Bỏ chọn hộp Select All để bỏ chọn tất cả dữ liệu một cách nhanh chóng.

Chọn các hộp gần dữ liệu mà bạn muốn hiển thị, rồi nhấp OK.

Ví dụ, đây là cách chúng ta lọc dữ liệu trong cột Vùng miền để xem doanh thu chỉ của miền Đông và miền Bắc:

Lọc dữ liệu trong Excel là học phần tương đối lớn và phức tạp, để hiểu và áp dụng nhuần nhuyễn thì bài viết này không thể hiện hết được. Để bạn có thể ứng dụng thành thạo các hàm Excel, thành thạo các tính năng lọc dữ liệu cở bản nâng cao, báo cáo siêu tốc với Pivot Table, vẽ biểu đồ, xử lý dữ liệu … thì Học Excel Online đã thiết kế ra chương trình Excel từ cơ bản tới nâng cao dành cho người đi làm. Với khoá học này bạn sẽ học online linh hoạt mọi lúc mọi nơi, trao đổi với học viên về các vấn đề trong bài giảng trong suốt qúa trình học, đặc biệt học phí khoá học siêu tiết kiệm và hoàn toàn có thể hoàn trả nếu bạn không hài lòng về khoá học.

Chi tiết khoá học

LỌC NHIỀU CỘT

Để sử dụng bộ lọc Excel cho nhiều cột, hãy lặp lại các bước trên cho số lượng cột mà bạn muốn.

Ví dụ, chúng ta có thể thu nhỏ kết quả xuống còn hiển thị Táo ở miền Đông và miền Bắc. Khi bạn sử dụng nhiều bộ lọc trong Excel, nút lọc sẽ hiển thị ở mỗi cột được lọc:

Để lọc dữ liệu trong Excel bỏ qua các ô trống hay các ô không trống, hãy thực hiện một trong các bước sau:

Để lọc nhưng bỏ qua các ô trống, cụ thể là hiển thị các ô có dữ liệu, hãy nhấp vào mũi tên lọc tự động, hãy chắc rằng hộp (Show All (Hiển thị Tất cả)) được chọn, rồi bỏ chọn (Blanks (Các ô trống)) ở cuối danh sách. Việc này sẽ hiển thị chỉ các hàng có dữ liệu trong cột xác định.

Lưu ý:

Lựa chọn (Các ô trống) có sẵn chỉ đối với cột có chứa ít nhất một ô trống.

Lưu ý:

Các loại bộ lọc khác nhau trong Excel mang tính loại trừ lẫn nhau. Ví dụ, bạn có thể lọc một cột xác định theo giá trị hay theo màu sắc ô, nhưng không thể theo cả hai cái được.

Để có kết quả chính xác, đừng kết hợp các loại dữ liệu khác nhau trong cùng một cột bởi vì chỉ có một loại bộ lọc có tác dụng cho mỗi cột thôi. Nếu một cột chứa nhiều loại giá trị, thì bộ lọc sẽ được thêm vào theo loại dữ liệu xuất hiện nhiều nhất. Ví dụ, nếu bạn lưu chữ sô trong một cột xác định nhưng phần lớn chữ số được định dạng như ký tự, thì bộ lọc ký tự sẽ hiển thị cho cột đó chứ không phải bộ lọc chữ số.

Và bây giờ, hãy xem xét kỹ hơn mỗi lựa chọn rồi xem xem bạn có thể tạo bộ lọc phù hợp nhất cho loại dữ liệu của mình như thế nào.

Hướng dẫn học Excel cơ bản

LỌC DỮ LIỆU DẠNG KÝ TỰ

Nếu bạn muốn lọc cột chứa ký tự cho một điều gì đó rất cụ thể, thì bạn có thể tận dụng vài lựa chọn nâng cao được cung cấp bởi Bộ lọc Ký tự trong Excel chẳng hạn như:

Lọc các ô bắt đầu hay kết thúc bằng một hay nhiều ký tự đặc biệt.

Lọc các ô có chứa hay không chứa một ký tự hay một từ xác định ở bất kỳ vị trí nào của chuỗi ký tự.

Lọc các ô tương đương một cách tuyệt đối hay không tương đương với một hay nhiều ký tự cụ thể.

Ngay khi bạn thêm bộ lọc vào cột chứa giá trị ký tự, Bộ lọc Ký tự sẽ tự động xuất hiện trong bảng chọn Bộ lọc Tự động:

Nhấp mũi tên hướng xuống ở tiêu đề của cột, rồi chỉ vào Bộ lọc Ký tự.

Trong bảng chọn được thả xuống, hãy chọn bộ lọc mong muốn (trong ví dụ này là Không chứa…)

Hộp thoại Custom AutoFilter sẽ xuất hiện. Trong hộp ở bên phải bộ lọc, hãy gõ ký tự hay các mục mong muốn từ danh sách.

Nhấp OK.

LỌC CỘT CÓ 2 ĐIỀU KIỆN

Để lọc dữ liệu trong Excel cùng với hai điều kiện, hãy thực hiện các bước sau lập cú pháp điều kiện đầu tiên, rồi thực hiện các bước sau:

Chọn nút And hay Or tùy vào việc liệu cả hai hay chỉ một trong hai điều kiện sẽ được đáp ứng.

Hãy chọn toán tử so sánh cho điều kiện thứ hai, rồi nhập giá trị ký tự vào hộp.

Ví dụ, đây là cách bạn lọc hàng có chứa hoặc Chuối hoặc Chanh:

Nếu bạn không nhớ cách tìm kiếm tuyệt đối hay bạn muốn lọc các hàng có thông tin tương tự nhau, thì bạn có thể tạo bộ lọc có một trong những ký tự đại diện sau:

? (dấu hỏi)

Khớp với bất kỳ ký tự riêng lẻ nào

X?m tìm “xám” hay “xâm”

* (dấu hoa thị)

Khớp với bất kỳ chuỗi ký tự nào

Tr* tìm “Trang” hay “Trung”

~ (dấu ngã) có *,?, hay ~ theo sau

Cho phép lọc các ô có chứa dấu hoa thị, dấu hỏi, hay dấu ngã.

Sao~? tìm “sao?”

Mẹo. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể sử dụng toán tử Contains thay cho ký tự đại diện. Ví dụ, để lọc các ô có chứa tất cả các loại Chuối, bạn có thể chọn hoặc toán tử dấu bằng rồi nhập *chuối*, hay sử dụng toán tử Contains rồi chỉ việc nhập chuối.

Địa chỉ học Excel tại Hà Nội

CÁCH LỌC SỐ TRONG EXCEL

Bộ lọc số trong Excel cho phép bạn xử lý dữ liệu số theo nhiều cách, bao gồm:

Lọc số bằng hay không bằng một số nhất định.

Lọc số, lớn hơn, nhỏ hơn, hay nằm giữa các số nhất định.

Lọc 10 số đầu hay 10 số cuối.

Lọc các ô có chứa số lớn hơn hay nhỏ hơn giá trị trung bình.

Nhấp mũi tên lọc tự động ở tiêu đềcột, rồi trỏ vào Bộ lọc Số.

Hãy chọn một toán tử so sánh phù hợp từ danh sách, trong ví dụ này là Giữa…

Trong hộp thoại Custom AutoFilter, hãy nhập giá trị biên nhỏ hơn và giá trị biên lớn hơn. Theo mặc định, Excel gợi ý sử dụng toán tử so sánh “Lớn hơn hay bằng” và “Nhỏ hơn hay bằng”. Bạn có thể đổi chúng thành “Lớn hơn” và “Nhỏ hơn” nếu bạn thêm giá trị biên vào.

Nhấp OK.

Bộ lọc ngày tháng năm trong Excel cung cấp vô số các lựa chọn cho phép bạn lọc các hồ sơ trong khoảng thời gian nhất định nhanh chóng và dễ dàng.

Một cách mặc định, Bộ lọc Tự động của Excel nhóm ngày tháng năm lại trong một cột xác định theo mẫu năm, tháng, và ngày. Bạn có thể mở rộng hay thu nhỏ các mức độ khác nhau bằng cách nhấp vào dấu cộng hay dấu trừ nằm bên cạnh nhóm. Việc chọn hay xóa các nhóm ở cấp độ cao hơn sẽ chọn hay xóa dữ liệu ở cùng cấp độ. Ví dụ, nếu bạn xóa hộp kế bên 2016, thì tất cả ngày tháng năm trong năm 2016 sẽ bị ẩn.

Nếu bạn chọn toán tử Bằng, Trước, Sau, Giữa hay Bộ lọc Tùy Chỉnh, thì cửa sổ hộp thoại Bộ lọc Tự động Tùy chỉnh tương tự sẽ xuất hiện, nơi mà bạn định rõ tiêu chuẩn mà bạn mong muốn.

Ví dụ, để hiển thị tất cả hồ sơ của 10 ngày đầu tiên trong tháng tư năm 2016, hãy nhấp Giữa… rồi lập cấu hình cho bộ lọc theo cách này:

Nếu dữ liệu trong trang tính của bạn được định dạng một cách thủ công hay bằng định dạng có điều kiện, thì bạn có thể lọc dữ liệu đó theo màu.

Việc nhấp mũi tên hướng xuống của bộ lọc tự động sẽ hiển thị Lọc theo Màu có một hay nhiều lựa chọn, tùy vào việc cột của bạn có định dạng gì:

Lọc theo màu cột

Lọc theo màu phông chữ

Lọc theo biểu tượng ô

Ví dụ, nếu bạn định dạng các ô trong cột xác định với 3 màu nền khác nhau (xanh lá, đỏ và cam) và bạn chỉ muốn hiển thị các ô màu cam, bạn có thể thực hiện theo cách này:

Nhấp mũi tên lọc ở ô tiêu đề, rồi chỉ vào Lọc theo Màu.

Nhấp vào màu muốn chọn – trong trường hợp này là màu cam.

Bắt đầu với Excel 2010, giao diện Bộ lọc có chứa hộp tìm kiếm – hộp này khiến việc tìm kiếm chuỗi dữ liệu lớn dễ dàng hơn -việc này cho phép bạn nhanh chóng lọc các hàng chứa đúng ký tự, số, hay ngày tháng năm.

Giả sử bạn muốn xem qua hồ sơ cho các khu vực “miền đông”. Hãy nhấp mũi tên lọc tự động, rồi bắt đầu gõ từ “miền đông” vào hộp tìm kiếm. Bộ lọc Excel sẽ lập tức hiển thị tất cả vùng miền khớp với điều kiện tìm kiếm. Để hiển thị chỉ những hàng này, hoặc nhấp OK trong bảng chọn Bộ lọc Tự động của Excel, hoặc nhấp phím Enter trên bàn phím.

LỌC THEO GIÁ TRỊ HAY ĐỊNH DẠNG CỦA Ô ĐƯỢC CHỌN

Một cách nữa để lọc dữ liệu trong Excel đó là tạo bộ lọc có điều kiện là nội dung hay định dạng của ô được chọn. Đây là cách thực hiện:

Nhấp chuột phải vào ô chứa giá trị, màu sắc, hay biểu tượng mà bạn muốn lọc dữ liệu.

Trong bảng chọn nội dung, trỏ vào Bộ lọc.

Chọn các lựa chọn mong muốn: lọc theo giá trị, màu sắc, màu phông chữ, hay biểu tượng của ô được chọn.

Trong ví dụ này, chúng ta lọc theo biểu tượng của ô được chọn:

Khi bạn chỉnh sửa hay xóa dữ liệu trong ô được lọc, Bộ lọc Tự động trong Excel sẽ không tự động cập nhật các thay đổi. Để sử dụng lại bộ lọc, hãy nhấp vào bất kỳ ô nào trong chuỗi dữ liệu, sau đó hoặc:

Nhấp Sử dụng lại trên tab Dữ liệu, trong nhóm Sắp xếp và Lọc.

Hãy chọn ô đã lọc, rồi nhấn Ctrl + A để chọn tất cả dữ liệu đã lọc bao gồm tiêu đề cột.

Để chọn dữ liệu đã lọc trừ tiêu đề cột, hãy chọn ô đầu tiên (ngoài cùng bên trái) có dữ liệu, rồi nhấp Ctrl +Shift + End để mở rộng lựa chọn đến ô cuối cùng.

Nhấn Ctrl + C để sao chép dữ liệu được chọn.

Đi đến trang tính/cửa sổ khác, hãy chọn ô trên cùng bên trái của dải ô được chọn, rồi nhấn Ctrl + V để dán dữ liệu đã lọc.

CÁCH XÓA BỘ LỌC TRONG EXCEL

Sau khi sử dụng bộ lọc cho một cột nhất định, bạn có thể muốn xóa bộ lọc để lọc dữ liệu theo cách khác.

hoặc:

Nếu Bộ lọc Tự động trong Excel không chạy từ nửa dưới trang tính, phần lớn là do dữ liệu mới được nhập vào nằm ngoài dải ô đã lọc. Để giải quyết điều này, hãy sử dụng lại bộ lọc. Nếu bộ lọc của bạn vẫn không chạy, thì hãy xóa tất cả bộ lọc trong trang tính, rồi sử dụng bộ lọc mới. Nếu chuỗi dữ liệu của bạn chứa các hàng trống, thì hãy dùng chuột chọn tất cả dải ô một cách thủ công, rồi sử dụng bộ lọc tự động. Ngay sau khi bạn thực hiện điều này, dữ liệu mới sẽ được thêm vào dải ô đã lọc.

Bạn muốn tìm hiểu Excel một cách bài bản, có hệ thống và đầy đủ các kiến thức? Hãy tham gia ngay khóa học EX101 – Excel từ cơ bản đến chuyên gia dành cho người đi làm được hướng dẫn bởi giảng viên Nguyễn Đức Thanh.

Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Cách Lọc Dữ Liệu Còn Gọi Là Filter Trong Excel Có Bài Tập Đính Kèm trên website Rafs.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!