Bạn đang xem bài viết Chuyển Email Tự Động Vào Một Thư Mục Trong Outlook được cập nhật mới nhất trên website Rafs.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Việc tạo ra các rule – quy tắc trong Microsoft Outlook để lưu trữ tất cả các thư từ một địa chỉ vào thư mục cụ thể là việc rất dễ dàng. Bạn có thể sử dụng tính năng này để sắp xếp hộp thư inbox của mình một cách gọn gàng sạch đẹp, tất cả các thư sẽ được lưu trữ có tổ chức giúp cho thời gian làm việc trên Outlook của bạn đạt hiệu quả tốt nhất.
Vậy cách làm thế nào? Ở bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tự động chuyển email gửi tới vào một thư mục trong Outlook. Mời bạn đọc theo dõi.
Chú ý: Bài viết áp dụng với hầu hết các phiên bản: Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007, Outlook Office 365 và Outlook trên web. Bản dành cho Mac cũng tương tự nhưng có đôi chút khác biệt.
Cách chuyển tiếp email đến thư mục trong Outlook
Để chuyển email đến một thư mục cụ thể, bạn làm như sau:
Bước 1: Mở email từ người gửi bạn muốn cài đặt di chuyển tự động đến thư mục cụ thể.
Mở email Outlook từ người gửi bạn muốn di chuyển đến folder riêng biệt
Với Outlook 2010 và 2007 thì nhấn chuột phải lên email bạn muốn đặt di chuyển tự động đến thư mục cụ thể và chọn Create Rule.
Create Rule trên Outlook 2010 và 2007
Bước 3: Trong hộp thoại Create Rule mở ra, bạn tích chọn ô From [Người gửi] và Move the item to folder.
Chọn người gửi cố định muốn chuyển toàn bộ mail sang folder riêng biệt
Thao tác này sẽ đánh dấu việc từ sau này, các thư được gửi từ [Người gửi] sẽ chuyển trực tiếp vào một thư mục sẽ tạo ở bước sau.
Bước 4: Sau khi tích mục Move the item to folder, hộp thoại Rules and Alerts sẽ được hiển thị, bạn chọn thư mục để lưu trữ mail từ [Người gửi].
Nếu muốn tạo folder mới, chọn New, nhập tên cho thư mục trên cửa sổ Create New Folder và chọn OK.
Tạo thư mục lưu trữ email trên Outlook
Bước 5: Nhấn OK trong cửa sổ Create Rule sau đó OK trên hộp thoại xác nhận sau. Tất cả đã hoàn tất, bây giờ tất cả các email được gửi từ [Người gửi] sẽ được chuyển đến một thư mục cụ thể đúng như mong muốn của bạn.
Cách chuyển email vào folder trong Outlook trên web
Bước 1: Đăng nhập tài khoản tại chúng tôi và chọn Thiết đặt (biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải). Outlook trên web giờ có Tiếng Việt nên bạn sẽ rất dễ dàng thao tác.
Mở cài đặt Outlook trên web sau khi đăng nhập
Bước 2: Chọn Xem tất cả cài đặt Outlook (View all Outlook settings)
Mở tất cả cài đặt Outlook để tùy chỉnh chuyển email tự động vào một thư mục
Bước 4: Nhập tên cho thư mục mới trên giao diện Quy tắc (Rules).
Bước 5: Ở phần Thêm điều kiện (Add a condition), nhấn vào mũi tên chỉ xuống của Chọn điều kiện (Choose a condition) và chọn điều kiện bạn cần.
Thêm điều kiện và địa chỉ người gửi sẽ tự động thêm mail vào thư mục mới
Có thể đặt nhiều điều kiện lồng nhau ở bước này nếu bạn muốn
Bước 6: Ở phần Thêm hành động (Add an action), nhấn vào mũi tên chỉ xuống của Chọn hành động (Choose an action) rồi chọn Di chuyển tới (Move to), sau đó thêm thư mục đích để lưu trữ mail theo điều kiện vào ô bên cạnh.
Thêm hành động di chuyển thư tới folder mới trong Outlook
Bước 7: Chọn Lưu (Save). Email đến từ người gửi đó sẽ tự động chuyển đến thư mục bạn đã chọn.
Cách Lọc Email Trong Outlook Vào Thư Mục Cụ Thể (Với Quy Tắc Rules)
Các quy tắc là một công cụ quan trọng có thể giúp bạn sử dụng Microsoft Outlook hiệu quả hơn. Nếu bạn theo dõi loạt bài hướng dẫn này, chắc bạn đã biết cách tạo các quy tắc trong Outlook. Nếu chưa, bạn có thể tìm hiểu tất cả về cách tạo một quy tắc trong Outlook từ hướng dẫn này về cách tạo quy tắc.
Hướng dẫn về Inbox Zero Mastery (Tải xuống ebook miễn phí)
Trước khi tiếp tục tìm hiểu cách tạo quy tắc tự động lọc trong Microsoft Outlook, hãy chắc chắn tải ebook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Sách này bao gồm các chiến lược sắp xếp hộp thư đến và các thủ thuật hay để quản lý tất cả email đến của bạn hiệu quả hơn.
Tại sao bạn lại nhận những lá không mong muốn
Nếu bạn nhận được email, có thể bạn cũng sẽ nhận được các email không mong muốn. Thật không may, trong môi trường trực tuyến ngày nay tất cả đều quá phổ biến đối với những người gửi spam để có quyền truy cập vào email doanh nghiệp hoặc email cá nhân của bạn. Ngay cả khi bạn nghĩ rằng bạn đang thận trọng với địa chỉ email của mình, thì những hacker và những thứ khác nữa có nhiều cách để tìm ra hoặc mua thông tin email của bạn. Hầu hết các hệ thống email, chẳng hạn như MS Outlook, có sẵn các hệ thống để giúp bạn quản lý spam. Ví dụ, trong Outlook, bạn có thể báo cáo email rác – nhưng một vài thư spam vẫn có thể len lỏi và chuyển vào hộp thư đến của bạn.
Spam chỉ là một loại email không mong muốn mà bạn có thể nhận được. Các loại thư không mong muốn khác có thể bao gồm:
Các email đăng ký. Điều quan trọng cần lưu ý là các email đăng ký không phải là spam. Bạn đã chọn nhận các thư này tại một thời điểm nào đó. Bạn thậm chí có thể vẫn muốn nhận thư đăng ký đó (bạn sẽ đọc nó một ngày nào đó), bạn chỉ không muốn nó nằm trong hộp thư đến của bạn.
Email đến từ những nhân viên cũ hoặc đồng nghiệp. Những nhân viên cũ có địa chỉ email của bạn, tất nhiên là như thế, bởi vì họ đã từng làm việc với bạn. Nếu họ rời khỏi công ty hoặc ở trong các lĩnh vực ít quan trọng hơn, thì bạn có thể sẽ không muốn nhận các email của họ trong hộp thư.
Những email cá nhân mà bạn không muốn nó nằm trong hộp thư đến của mình. Cũng giống như bạn không muốn nhận email từ một số đồng nghiệp cũ, bạn cũng có thể có những người bạn cũ có email của bạn mà bạn không muốn chạy vào trong hộp thư đến của mình. Hoặc, bạn có thể chỉ muốn giữ email cá nhân tách riêng khỏi email công việc của mình.
Email bán hàng. Nếu bạn đã từng tham dự một triển lãm thương mại hoặc thậm chí hợp tác kinh doanh với một công ty, thì bạn có thể sẽ nhận được các email bán hàng. Nếu bạn hiện không còn hoạt động trên thị trường cho sản phẩm đó nữa, bạn có thể sẽ muốn để các email này không nằmg trong hộp thư đến của mình.
Thế còn về bắt nạt?
Bắt nạt trên mạng là một loại email không mong muốn đặc biệt cần phải được xử lý theo một cách khác. Thật không may, bắt nạt trên mạng là một vấn đề nghiêm trọng ngày càng trở nên phổ biến. Nó rất nghiêm trọng, do đó chúng ta cần đề cập đến nó ở đây.
Bạn có thể nghĩ rằng đe doạ trên mạng là điều gì đó xảy ra với trẻ em, nhưng nó cũng có thể ảnh hưởng đến cả người lớn. chúng tôi định nghĩa đe doạ trên mạng là:
“Bắt nạt trên mạng bao gồm gửi, đăng hoặc chia sẻ nội dung tiêu cực, có hại, sai trái hoặc bất lịch sự về người khác. Nó có thể bao gồm chia sẻ thông tin cá nhân hoặc riêng tư về người khác khiến bị xấu hổ hoặc sỉ nhục”.
Nếu bắt nạt trên mạng xảy ra với bạn, hãy thực hiện các bước sau:
Lưu lại bằng chứng. Bạn sẽ cần điều này nếu bạn cần liên hệ với các cơ quan chính quyền pháp lý hoặc với bộ phận nhân sự của công ty bạn.
Báo cáo tin nhắn đó. Nếu bắt nạt là từ một người nào đó trong công ty của bạn, bạn có thể báo cáo tin nhắn đó tới bộ phận nhân sự. Nếu tin nhắn đó từ bên ngoài công ty của bạn, hãy báo cáo cho nhà cung cấp dịch vụ trực tuyến của bạn và Outlook. Ngoài ra, nếu bạn cảm thấy bị đe dọa, hãy báo cáo thông điệp đó cho các cơ quan chính quyền pháp lý.
Chặn người gửi đó. Bạn có thể chặn các tin nhắn từ một người gửi cụ thể trong Outlook. Xem các hướng dẫn bên dưới trong hướng dẫn này.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về bắt nạt trên mạng từ trang Dịch vụ về Sức khỏe và con người của Bộ Y tế Hoa Kỳ – chúng tôi
Cách chặn vả bỏ chặn thư từ một người gửi cụ thể
Bạn có thể sử dụng các công cụ Outlook để chặn tất cả thư từ một người gửi cụ thể và tự động gửi chúng vào thư mục Email Rác của bạn.
1. Chặn thư email
Bước 1. Chọn thư sẽ được chặn
Từ hộp thư đến Outlook, chọn một thư từ người gửi mà bạn muốn chặn. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng một cựu nhân viên hư cấu, Timothy Tester:
Bạn có thể chặn thư email từ một người gửi cụ thể trong Outlook.
Nhấp chuột phải vào thư đó. Một menu bật mở xuất hiện:
Để chặn thư trong Outlook, hãy phân loại một trong các thư đó dưới dạng Thư rác rồi sau đó chặn người gửi.
Bước 2. Chọn tùy chọn Block Sender
Chọn tùy chọn Junk từ trình đơn. Một menu bật mở khác sẽ hiển thị:
Thư bị chặn sẽ chuyển trực tiếp đến thư mục Junk Email của bạn.
Chọn tùy chọn đầu tiên, Block Sender. Dấu nhắc hiển thị cho biết người gửi của email đã chọn sẽ được đưa vào danh sách Blocked Senders của bạn. Nhấp vào nút OK để xác nhận hành động này.
Lưu ý: Có giới hạn về số lượng địa chỉ email bạn có thể chặn trong MS Outlook. Giới hạn đó là 500.
Khi thư đó đã bị chặn, nó sẽ biến mất khỏi hộp thư đến của bạn. Các thư sau này từ địa chỉ email đó sẽ chuyển đến thư mục Junk Email của bạn.
2. Bỏ chặn thư email
Sau khi bạn đã chặn người gửi, bạn có thể đổi ý. Thật may mắn, bạn có thể bỏ chặn người gửi bị chặn. Để bỏ chặn một người gửi:
Bước 1. Chọn tùy chọn Junk Option
Nhấp vào tin nhắn bất kỳ. Nhấp chuột phải để hiển thị menu bật mở và nhấp vào tùy chọn Junk. Một menu khác xuất hiện:
Lựa chọn Junk E-mail Options sẽ mở hộp thoại Junk Email options.
Lần này, chọn tùy chọn Junk Email từ menu thả xuống. Hộp thoại Junk Email options hiển thị:
Chọn tab Blocked Senders từ hộp thoại Junk Email Options.
Bước 2. Bỏ chặn người gửi đó
Nhấp vào tab Blocked Senders để xem danh sách các địa chỉ email bị chặn:
Nhấp vào địa chỉ email mà bạn muốn xóa khỏi danh sách.
Nhấp vào nút Remove ở bên phải hộp thoại. Địa chỉ đó được xóa khỏi danh sách Blocked Senders. Nhấp vào OK ở cuối hộp thoại để lưu các thay đổi của bạn. Các thư trong tương lai từ người gửi này sẽ không bị chuyển đến thư mục Junk Email.
Lưu ý: Các thư cũ hơn từ người gửi bị chặn trước đó sẽ vẫn nằm trong thư mục Junk Email của bạn. Nếu bạn muốn chúng nằm trong một thư mục khác, bạn sẽ phải di chuyển chúng theo cách thủ công.
Ba lý do phổ biến để thiết lập Outlook AutoFilter (Thực tiễn tốt nhất)
Thông thường, các email “không mong muốn” mà bạn nhận được trong Outlook không phải là spam và chúng không cần bị chặn. Thay vào đó, chúng có thể là những lá thư mà bạn muốn xử lý cùng lúc hoặc những thư bạn muốn xem sau này. Đối với các thư này, bạn nên thiết lập bộ lọc email tự động trong Outlook. Bộ lọc Outlook này, được tạo bằng cách sử dụng Quy tắc Rules trong Outlook, tự động gửi thư cụ thể đến các thư mục Outlook.
Để giữ các email từ cùng một người gửi ở cùng một nơi. Giả sử bạn đang cố vấn cho một nhân viên. Họ gửi cho bạn rất nhiều email với các câu hỏi và bạn muốn theo dõi những gì bạn đã trải qua với họ. Một bộ lọc email có thể giúp bạn.
Cách thiết lập một quy tắc AutoFilter Rule trong Outlook (Video)
Tìm hiểu cách tạo một bộ lọc Outlook để tự động lọc thư email trong video ngắn này:
Làm thế nào để lọc email trong Outlook bằng cách sử dụng quy tắc Rules
Bạn có thể sử dụng tính năng Rules của Outlook để thiết lập một quy tắc, mà nó đặt tất cả email từ một người gửi cụ thể (hoặc một nhóm gửi) vào một thư mục được chỉ định. Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp hộp thư đến của mình và cũng giúp bạn tìm các email quan trọng một cách nhanh chóng. Để biết thêm chi tiết về cách sử dụng các quy tắc, hãy nghiên cứu hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo quy tắc trong MS Outlook:
Lưu ý: Trước khi tạo quy tắc Autofilter cho ví dụ này, tôi đã tạo một thư mục MS Outlook có tên là Subscriptions. Để biết thêm thông tin về cách tạo thư mục trong Outlook cho các email cụ thể, hãy tham khảo hướng dẫn này:
Cách tự động lọc thư từ một người gửi đơn lẻ hoặc nhiều người gửi
Bạn có thể sử dụng công cụ Rules của Microsoft Outlook để lọc thư email của bạn.
Bước 1. Mở trình Rules Wizard
Đảm bảo rằng bạn có một thư mục để lọc thư. Trong trường hợp này, chúng ta sẽ sử dụng một hư mục mới mà tôi đã tạo có gắn nhãn Subscriptions:
Đảm bảo bạn có một thư mục để lọc thư của mình vào đó. Bạn có thể truy cập Rules Wizard từ hộp thoại Rules and Alerts.
Bước 2. Chọn mẫu Move Messages From Someone to a Folder
Có một mẫu được thiết lập để tự động lọc thư vào một thư mục, vì vậy hãy chọn tùy chọn đó. (Nó là tùy chọn đầu tiên trong tiêu đề Stay Organized). Nhấp vào Next ở cuối Rules Wizard.
Cách dễ nhất để thiết lập quy tắc tự động lọc trong Outlook là sử dụng mẫu.
Màn hình tiếp theo của trình hướng dẫn xuất hiện:
Sử dụng màn hình tiếp theo của Rules Wizard để xác định các điều kiện cho quy tắc tự động lọc mới của bạn.
Bước 3. Chọn địa chỉ email hoặc địa chỉ cần lọc
Chọn (các) địa chỉ email mà bạn muốn áp dụng quy tắc tự động lọc.
Ở trên cùng, bạn sẽ thấy thông tin liên hệ cho email đăng ký có tên là Daily. Chọn cả hai mục liên lạc cho Daily và sau đó nhấp vào nút From ở cuối trang. Bạn sẽ thấy Outlook tự động điền vào trường bên cạnh From với địa chỉ email của các liên hệ đã chọn
Trong màn hình Rules Wizard này, cho Outlook biết những hành động cần thực hiện.
Bước 4. Chọn thư mục cho Autofilter
Chọn tùy chọn Move it to the specified folder. Sau đó nhấp vào liên kết được chỉ định trong phần Bước 2 của trình hướng dẫn:
Chọn thư mục mà bạn muốn tự động lọc những lá thư của mình.
Trình Rules Wizard sẽ hỏi xem có bất kỳ ngoại lệ nào đối với quy tắc tự động mà bạn vừa thiết lập hay không. Nếu có, bạn có thể nhập chúng ngay bây giờ. Nếu không, hãy chọn nút Next ở cuối trình hướng dẫn đó.
Bước 5. Áp dụng quy tắc Autofilter
Để hoàn tất quy trình thiết lập quy tắc, bạn được nhắc đặt tên cho quy tắc mà bạn vừa tạo ra và kích hoạt nó:
Kích hoạt quy tắc Autofilter mà bạn vừa thiết lập và hoàn tất.
Bạn cũng có thể chọn chạy quy tắc trên đối với những thư đã có trong hộp thư đến của mình bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh tùy chọn đó. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào nút Finish. Tiếp theo, nhấn Apply và sau đó OK trên hộp thoại Rules and Alerts để lưu các thay đổi của bạn.
Bạn đã vừa tạo xng quy tắc Autofilte r để sắp xếp thư email từ những người gửi cụ thể đến một thư mục trong MS Outlook. Khi thư mới đến từ những người gửi này, chúng sẽ chuyển trực tiếp đến thư mục mà bạn đã chọn thay vì hộp thư đến của bạn. Bạn có thể xem lại chúng một cách thuận tiện.
Các thủ thuật và chiến lược email hữu ích khác
Đừng quên đăng ký nhận bản tin Tuts+ Business và tải ebook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Sách này có các chiến lược tổ chức hộp thư đến và các thủ thuật hay để quản lý tất cả email đến của bạn hiệu quả hơn.
Bạn vừa được tìm hiểu về việc thiết lập các quy tắc trong Outlook để tự động lọc thư email Outlook của bạn. Bạn cũng đã được tìm hiểu một số điều cơ bản bắt nạt trên mạng và xử lý các thư spam. Bây giờ bạn đã hiểu rõ hơn về cách tạo các quy tắc tự động lọc trong Outlook, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu quản lý thư email của mình một cách hiệu quả hơn.
Thiết Lập Thư Trả Lời Vắng Mặt Tự Động Trong Outlook
Thời gian nghỉ là một phúc lợi phổ biến được cung cấp bởi hầu hết các doanh nghiệp. Theo thống kê từ Trung tâm Nghiên cứu Kinh tế và Chính sách, công nhân Mỹ trung bình cs mười ngày nghỉ một năm. Tuy nhiên, lượng thời gian nghỉ cho công nhân ở các nước khác cao hơn nhiều. Theo một bài báo của báo cáo rằng số ngày nghỉ trung bình ở nhiều nước châu Âu là 30 ngày hoặc hơn – với Áo và Bồ Đào Nha gắn liền với số ngày nghỉ cao nhất (35).
Chúng ta yêu thời gian nghỉ của chúng ta! Và tại sao chúng ta lại không yêu nó, phải không nào? Ngày cá nhân có thể được sử dụng cho bất cứ điều gì từ kỳ nghỉ đến các cuộc hẹn bác sĩ và nhiều hơn nữa. Nhưng nếu bạn sẽ rời khỏi văn phòng, thì điều chuyên nghiệp cần làm là thiết lập một thông báo email tự động báo rằng bạn không có ở văn phòng. Thông báo này sẽ cho phép các khách hàng và đồng nghiệp biết rằng bạn không có mặt ở văn phòng và hướng dẫn họ điều cần làm cho đến khi bạn quay trở lại.
Trong hướng dẫn ngắn này có video này, bạn sẽ được tìm hiểu cách thiết lập thư trả lời vắng mặt trong Microsoft Outlook bằng Trình Outlook Rules Wizard. Chúng tôi sẽ cung cấp các hướng dẫn từng bước về cách thiết lập một thư trả lời vắng mặt tự động trong Outlook. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ một số cách thực tiễn email nghỉ tốt nhất.
Guide to Inbox Zero Mastery (Tải sách eBook miễn phí)
Trước khi tiến tới việc tìm hiểu cách sử dụng Microsoft Outlook, hãy chắc chắn tải eBook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Nó được đóng gói với các chiến lược tổ chức hộp thư đến và các thủ thuật hay về quản lý tất cả email đến của bạn một cách hiệu quả hơn.
Cách thiết lập một thư trả lời vắng mặt tự động trong Outlook (với Video)
Trong screencast ở trên, tìm hiểu về cách để nhanh chóng thiết lập một thư trả lời vắng mặt tự động trong Outlook. Hoặc, đọc hướng dẫn bằng văn bản để giúp bạn thiết lập thư vắng mặt trong Outlook, các thủ thuật thực tiễn tốt nhất để theo dõi và hơn thế nữa:
Cách thiết lập thư trả lời vắng mặt tự động trong MS Outlook
Nếu bạn không có tài khoản Microsoft Exchange, bạn sẽ cần phải thiết lập thư vắng mặt của mình bằng chức năng quy tắc của Outlook. Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách sử dụng các quy tắc MS Outlook trong hướng dẫn này:
1. Tạo một mẫu thư
Bước đầu tiên để thiết lập Outlook thư trả lời vắng mặt là tạo văn bản của thư trả lời vắng mặt tự động của bạn và lưu nó dưới dạng mẫu. Bắt đầu trong hộp thư đến Outlook của bạn:
Bước đầu tiên của bạn trong việc tạo thư đi là mở một thư email mới.
Nhấp chuột vào biểu tượng New Email ở phía trên bên trái. Cửa sổ New Message xuất hiện:
Nhập nội dung của thư Outlook trong email mới mà bạn vừa mở.
Lưu ý: Thông báo này sử dụng mẫu 1000 Email Signatures template từ Envato Elements. Bạn cũng có thể tải xuống và tùy chỉnh chữ ký email của riêng bạn từ GraphicRIver.
Nếu bạn sử dụng hình ảnh chữ ký email hoặc bất kỳ loại hình ảnh được nhúng nào khác trong email của mình, hãy đảm bảo định dạng thư của bạn là HTML. Tìm hiểu thêm về mẫu chữ ký email trong hướng dẫn này:
Gõ vào dòng Subject của bạn và nội dung email của bạn. Bạn không cần phải điền vào trường To vì thư sẽ tự động được gửi tới bất kỳ ai gửi cho bạn thư.
Giữ thư Outlook của bạn ngắn gọn và vào chi tiết.
Chọn vị trí tập tin trên máy tính của bạn để lưu trữ thư, nhập tên tập tin và lưu tập tin đó theo định dạng mẫu Outlook:
Lưu thư trả lời vắng mặt làm mẫu.
2. Tạo Quy tắc và Bật Quy tắc
Bước tiếp theo trong việc tạo một thư trả lời vắng mặt tự động là tạo quy tắc để gửi thư. Nhấp chuột vào File trên hộp thư đến Outlook của bạn để chuyển đến màn hình Account Information:
Bạn có thể truy cập Outlook Rules từ màn hình Account Information.
Nhấp chuột vào Manage Rules & Alerts. Đảm bảo rằng tab Email Rules được chọn. Cửa sổ Rules and Alerts xuất hiện. Bạn sẽ thấy một danh sách các quy tắc email hiện tại của mình:
Bạn có thể tạo quy tắc email mới từ cửa sổ Rules and Alerts hoặc sửa đổi quy tắc hiện có.
Nhấp chuột vào biểu tượng New Rule phía trên danh sách quy tắc để hiển thị Rules Wizard:
Bắt đầu thư đi của bạn với quy tắc trống sẽ được áp dụng cho thư mà bạn nhận được.
Trong mục Start from a blank rule, hãy chọn tùy chọn Apply rule on messages I receive. Nhấp chuột vào nút Next. Màn hình Rules Wizard thứ hai hiển thị:
Trong màn hình này, hãy xác định những người sẽ nhận được địa chỉ email vắng mặt của bạn.
Lưu ý: một số chuyên gia bảo mật sẽ gợi ý rằng bạn nên hạn chế người sẽ nhận được thư trả lời vắng mặt của Outlook hơn là gửi thư đó cho tất cả những người gửi cho bạn một email.
Để xác định ai sẽ nhận được thư trả lời vắng mặt, hãy chọn hộp bên cạnh to from people or public group trong Bước 1. Nhấp chuột vào liên kết trong Bước 2 để mở sổ địa chỉ của bạn và chọn ai sẽ nhận được thư tự động của bạn và sau đó nhấp chuột vào nút From . Nhiều khả năng bạn sẽ muốn chọn địa chỉ email của đồng nghiệp mà bạn thường xuyên xử lý cũng như các email của những khách hàng quan trọng. Khi bạn đã chọn được người sẽ nhận được thư trả lời vắng mặt tự động, hãy nhấp chuột vào OK và sau đó nhấp chuột vào Next trên Rules Wizard.
Nếu bạn không muốn giới hạn người nhận thư trả lời vắng mặt, hãy nhấp chuột vào Next mà không thực hiện bất kỳ lựa chọn nào trên màn hình Rules Wizard này. Thư tự động của bạn sẽ được gửi tới tất cả những người gửi cho bạn một email.)
Dù bằng cách nào, màn hình Rules Wizard thứ ba sẽ xuất hiện:
Trong màn hình này, chọn mẫu thư mà bạn đã tạo trước đó.
Chọn tùy chọn reply using a specific template trong Step 1. Trong Step 2, hãy nhấp chuột vào liên kết reply using a specific template. Cửa sổ Select a Reply Template xuất hiện:
Chọn mẫu chứa thư trả lời vắng mặt tự động của bạn.
Chọn mẫu bạn đã tạo trước đó và nhấp chuột vào Open. (Nếu bạn không lưu mẫu của mình ở vị trí mặc định, bạn có thể cần Browse để tìm nó.)
Nhấp chuột vào Next để đi đến Rules Wizard tiếp theo, mà nó sẽ hỏi về các ngoại lệ. Chúng ta không muốn có bất kỳ sự ngoại lệ nào. Nhấp chuột vào Next và bạn sẽ được nhắc đặt tên cho quy tắc đó:
Sử dụng cửa sổ Rules Wizard cuối cùng để đặt tên cho quy tắc đó và bật nó lên.
Nhập tên của quy tắc. Đảm bảo chọn hộp Turn on this rule.
Nhấp chuột vào nút Finish trên the Rules Wizard. Sau đó, nhấp chuột vào nút Apply trên cửa sổ Rules and Alerts và sau đó nhấp chuột vào OK.
Bạn vừa tạo một Autoresponder trong MS Outlook!
Bạn có thể kiểm tra thư tự động bằng cách gửi thư từ một email khác mà bạn sở hữu – miễn là bạn đã bao gồm email đó trong quy tắc là như một thư sẽ nhận được thư trả lời tự động. Hoặc, bạn có thể nhờ sự trợ giúp của một người bạn có email mà bạn đã đưa vào làm người sẽ nhận được thư trả lời vắng mặt tự động.
Sau một lúc (một số hệ thống email truy xuất thư đến theo lô), hãy kiểm tra email mà bạn đã gửi thư email kiểm tra từ đó. Nếu bạn làm theo đúng các bước, địa chỉ email đó sẽ nhận được thư trả lời vắng mặt tự động.
4. Tắt thư vắng mặt trong Outlook
Khi bạn quay lại văn phòng, đã đến lúc tắt thư trả lời vắng mặt tự động. Từ hộp thư đến của bạn, chọn File để chuyển đến màn hình Account Information.
Bạn cần quay lại cửa sổ Rules and Alerts để tắt thư trả lời vắng mặt tự động.
Nhấp chuột vào biểu tượng Manage Rules & Alerts. Cửa sổ Rules and Alerts xuất hiện:
Sử dụng hộp kiểm để tắt quy tắc Out of Office Reply.
Loại bỏ dấu kiểm bên cạnh Out of Office Reply (hoặc bất tên nào mà bạn đã đặt cho quy tắc của bạn). Nhấp chuột vào nút Apply và sau đó nhấp chuột vào OK. Thư trả lời vắng mặt của bạn đã bị tắt.
Để bật lại, hãy quay lại cửa sổ Rules and Alerts. Chọn hộp bên cạnh quy tắc của bạn, sau đó nhấp chuột vào Apply và OK.
Các thực tiễn hay nhất cho thư vắng mặt trong MS Outlook
1. Hãy thận trọng khi sử dụng tính hài hước
CollectiveHub có một danh sách các thư email vui nhộn. Tôi sẽ để bạn quyết định sử dụng thư nào mà bạn nghĩ là thích hợp.
Dòng Subject. Không cần phải chi tiết, nhưng phải có.
Lời chào. Mặc dù bạn không thể chào người nhận bằng tên, nhưng bạn có thể bao gồm lời chào chung chung như “Xin chào”.
Giới thiệu. Email này có thể ngắn. Nhiều khả năng nó sẽ chỉ là một đoạn duy nhất. Vì vậy, đây là một trường hợp mà bạn có thể bỏ qua phần giới thiệu.
Kết luận. Kết luận của bạn sẽ cho người nhận biết họ sẽ phải làm gì nếu họ cần giúp đỡ ngay lập tức.
Chữ ký. Email chuyên nghiệp phải bao gồm chữ ký để người nhận của bạn có thể thấy ngay lập tức bạn là ai.
Hình ảnh chữ ký (tùy chọn). Bao gồm một hình ảnh chữ ký trên email chuyên nghiệp của bạn là tùy chọn, nhưng rất tốt khi có nó. Bạn có thể kết hợp một mẫu với mẫu chữ ký.
Để biết thêm chi tiết về cách làm chủ định dạng email công việc phù hợp, hãy nghiên cứu hướng dẫn này:
3. Bao gồm chi tiết, nhưng không quá nhiều
Nếu bạn biết ai sẽ nhận được thư trả lời vắng mặt trong Outlook, thì bạn nên xử lý thư trả lời vắng mặt tự động giống như bất kỳ thư chuyên nghiệp nào khác mà bạn gửi đi. Điều đó có nghĩa là bạn nên bao gồm một chữ ký email với thông báo này. (Nếu bạn không biết ai sẽ nhận được thư đi, thì một chữ ký email đầy đủ có thể có quá nhiều chi tiết.)
Nếu bạn đã thiết lập mẫu chữ ký cho email của mình, thì việc sử dụng nó là một phần quan trọng của thương hiệu của bạn. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc là một freelancer.
Nếu bạn đang đi nghỉ, bạn có thể bị cám dỗ để kiểm tra email thường xuyên. Và điện thoại di động và điện thoại thông minh giúp bạn dễ dàng kiểm tra.
Đừng để bị cám đỗ. Trừ khi công việc của bạn yêu cầu bạn phải đăng ký, hãy để bạn nghỉ ngơi thật sự. Bạn sẽ sớm trở lại công việc. Hãy tận hưởng thời gian nghỉ của bạn. Khi bạn trở lại, bạn sẽ cảm thấy được nghỉ ngơi nhiều hơn.
Tìm hiểu thêm về Cách sử dụng Email Outlook hiệu quả
Ngoài ra, chúng tôi có một nguồn tài nguyên tuyệt vời sẽ giúp bạn sắp xếp hộp thư email đến và kiểm soát email của mình. Nó được gọi là: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery và nó hoàn toàn miễn phí khi bạn đăng ký Tuts+ Business newsletter.
Hãy sẵn sàng cho kỳ nghỉ. Tạo thư trả lời vắng mặt tự động Outlook của bạn ngay hôm nay!
Bạn đã biết cách thiết lập một thư trả lời tự động trong Outlook. Tại sao không tiến lên phía trước và tạo một thư Outlook vắng mặt ngay hôm nay? Ngoài ra, nếu bạn chưa có hình ảnh chữ ký cho email của mình, bạn có thể tiếp tục và tải xuống hình ảnh chữ ký từ Envato Elements hoặc GraphicRiver.
Cài Đặt WordPress Vào Trong Thư Mục Con
Bạn muốn cài WordPress vào trong thư mục con? Việc đặt mã nguồn WordPress vào trong thư mục con cho phép bạn chạy nhiều trang web WordPress với một tên miền. Trong bài viết này, mình sẽ chỉ cho bạn làm thế nào để cài wordpress vào một thư mục con mà không làm ảnh hưởng đến tên miền chính.
Tên miền phụ (subdomain) vs thư mục con (subdirectory)? Cái nào tốt cho SEO?
Thông thường, bạn sẽ muốn bắt đầu một trang web WordPress chạy trên tên miền chính, vd: chúng tôi Tuy nhiên, đôi khi bạn cần tạo thêm những website khác cùng với domain này.
Điều này có thể thực hiện được bằng cách cài đặt wordpress với tên miền phụ hoặc (http://newebsite.example.com) trong một thư mục con khác (http://example.com/newwebsite/).
Bạn thử nghĩ xem cách nào sẽ tốt cho SEO hơn? Máy tìm kiếm sẽ hiểu dùng tên miền phụ (subdomain) sẽ tách biệt với tên miền chính và làm tăng xếp hạng của website. Nó hiểu là một website riêng.
Một khía cạnh khác, thư mục con sẽ mang lại lợi ích với bảng xếp hạng từ tên miền chính được kế thừa.
Một cách dễ dàng hơn để tạo một website WordPress riêng biệt, với cả 2 cách dùng tên miền phụ hoặc thư mục con sẽ Ok hoặc là cài đặt WordPress Multisite Network.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn quản trị 2 website websites riêng rẽ nhau, bạn có thể cài đặt các websites WordPress khác nhau.
Bây giờ, chúng ta sẽ bát đầu học cách cài đặt WordPress trong một thư mục con.
Bước 1: Tạo thư mục con từ Domain chính.
Trước tiên, bạn cần tạo một thư mục con từ thư mục chính, nơi sẽ chứa mã nguồn WordPress.
Kết nối vào tài khoản hosting WordPress sử dụng trình FTP hoặc quản lý file trong cPanel.
Sau khi đã kết nối, truy cập thư mục gốc của website vd /public_html/. Tạo thư mục mới giống như sau:
Lưu ý: tên thư mục không chứa dấu cách, tên này sẽ là địa chỉ của website thứ hai, để đảm bảo có thể truy cập được từ trình duyệt. vd: http://example.com/travel-guides/
Bước 2: Tải WordPress Core
Truy cập trang chúng tôi và nhấn vào nút Tải về.
Sau đó giải nén và upload lên hosting tại thư mục con vừa tạo.
Tiếp đó, tạo CSDL mới cho website WordPress này, sử dụng cpanel và bắt đầu cài đặt WordPress.
Bước 3: Sửa liên kết Permalinks
Nếu bạn đã có bản WordPress được cài trên thư mục gốc, file .htaccess ở website thứ 2 trong thư mục con sẽ gây ra xung đột. Kết quả là hiển thị trang 404.
Để sửa lỗi này, bạn cần sẽ cần sửa lại file .htaccess trong thư mục con bạn đang cài WordPress. Thay thế với nội dung sau đây:
# BEGIN WordPress RewriteEngine On RewriteBase /your-subdirectory/ RewriteRule ^index.php$ - [L] RewriteCond %{REQUEST_FILENAME} !-f RewriteCond %{REQUEST_FILENAME} !-d RewriteRule . chúng tôi [L] # END WordPressĐừng quyên thay thế /your-subdirectory/ với tên thư mục của bạn.
Cập nhật thông tin chi tiết về Chuyển Email Tự Động Vào Một Thư Mục Trong Outlook trên website Rafs.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!