Xu Hướng 2/2024 # Cách Tạo Thư Trả Lời Tự Động Trong Outlook Trên Điện Thoại Đơn Giản # Top 10 Xem Nhiều

Bạn đang xem bài viết Cách Tạo Thư Trả Lời Tự Động Trong Outlook Trên Điện Thoại Đơn Giản được cập nhật mới nhất tháng 2 năm 2024 trên website Rafs.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Outlook là một hòm thư điện tử của Microsoft được phát hành năm 2012. Đây là một hòm thư điện tử mới, tuy nhiên các tính năng của nó không hề thua kém Gmail. Trong bài viết hôm nay, mình sẽ hướng dẫn các bạn tạo thư trả lời tự động trong Outlook trên điện thoại đơn giản.

Lợi ích khi gửi thư trả lời tự động:

– Giúp bạn thông báo cho người khác khi bạn không thể sử dụng Outlook.

– Giúp bạn tập trung được cho các kỳ nghỉ của mình mà vẫn có thể trả lời thư khi người khác gửi.

– Giúp bạn nhận được sự tin tưởng từ những người gửi thư.

Bài viết này được hướng dẫn bằng tiếng Việt (bao gồm phần giao diện và chỉ dẫn bằng chữ). Nếu điện thoại bạn đang sử dụng tiếng Anh, bạn có thể xem cách thay đổi ngôn ngữ máy từ Anh sang Việt như sau:

1. Hướng dẫn cách bật tính năng email trả lời tự động trên Outlook – Bước 1: Truy cập ứng dụng Outlook

Khi tính năng trả lời tự động được bật thì giao diện chính của hòm thư Outlook sẽ xuất hiện thanh Trả lời Tự động như trong ảnh.

– Một lời chào sẽ giúp đối phương cảm thấy được tôn trọng.

– Và các thông tin về lý do bạn vắng mặt ví dụ như: Hiện tôi đang trong kỳ nghỉ tết và tôi sẽ trở lại sau mùng 6 tết.

– Hãy để lại một số thông tin cá nhân cần thiết như số điện thoại của bạn để người gửi có thể liên hệ trong trường hợp khẩn cấp.

Dưới dây là một mẫu về Email trả lời tự động để các bạn tham khảo

[OUT OF OFFICE]

Xin chào bạn,

Cám ơn vì email của bạn. Hiện tôi đang đi công tác ở Mỹ và tôi sẽ trở lại sau 03/09/2024.

Tôi sẽ phản hồi ngay khi trở lại. Trong trường hợp khẩn cấp hãy liên hệ với trợ lí của tôi qua email [email protected].

Từ khóa: mail, Outlook, tự động trả lời, email, thư điện tử, trả lời tự động, auto reply

Nguồn: Ciscolinksys

Thiết Lập Thư Trả Lời Vắng Mặt Tự Động Trong Outlook

Thời gian nghỉ là một phúc lợi phổ biến được cung cấp bởi hầu hết các doanh nghiệp. Theo thống kê từ Trung tâm Nghiên cứu Kinh tế và Chính sách, công nhân Mỹ trung bình cs mười ngày nghỉ một năm. Tuy nhiên, lượng thời gian nghỉ cho công nhân ở các nước khác cao hơn nhiều. Theo một bài báo của báo cáo rằng số ngày nghỉ trung bình ở nhiều nước châu Âu là 30 ngày hoặc hơn – với Áo và Bồ Đào Nha gắn liền với số ngày nghỉ cao nhất (35).

Chúng ta yêu thời gian nghỉ của chúng ta! Và tại sao chúng ta lại không yêu nó, phải không nào? Ngày cá nhân có thể được sử dụng cho bất cứ điều gì từ kỳ nghỉ đến các cuộc hẹn bác sĩ và nhiều hơn nữa. Nhưng nếu bạn sẽ rời khỏi văn phòng, thì điều chuyên nghiệp cần làm là thiết lập một thông báo email tự động báo rằng bạn không có ở văn phòng. Thông báo này sẽ cho phép các khách hàng và đồng nghiệp biết rằng bạn không có mặt ở văn phòng và hướng dẫn họ điều cần làm cho đến khi bạn quay trở lại.

Trong hướng dẫn ngắn này có video này, bạn sẽ được tìm hiểu cách thiết lập thư trả lời vắng mặt trong Microsoft Outlook bằng Trình Outlook Rules Wizard. Chúng tôi sẽ cung cấp các hướng dẫn từng bước về cách thiết lập một thư trả lời vắng mặt tự động trong Outlook. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ một số cách thực tiễn email nghỉ tốt nhất.

Guide to Inbox Zero Mastery (Tải sách eBook miễn phí)

Trước khi tiến tới việc tìm hiểu cách sử dụng Microsoft Outlook, hãy chắc chắn tải eBook miễn phí của chúng tôi: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Nó được đóng gói với các chiến lược tổ chức hộp thư đến và các thủ thuật hay về quản lý tất cả email đến của bạn một cách hiệu quả hơn.

Cách thiết lập một thư trả lời vắng mặt tự động trong Outlook (với Video)

Trong screencast ở trên, tìm hiểu về cách để nhanh chóng thiết lập một thư trả lời vắng mặt tự động trong Outlook. Hoặc, đọc hướng dẫn bằng văn bản để giúp bạn thiết lập thư vắng mặt trong Outlook, các thủ thuật thực tiễn tốt nhất để theo dõi và hơn thế nữa:

Cách thiết lập thư trả lời vắng mặt tự động trong MS Outlook

Nếu bạn không có tài khoản Microsoft Exchange, bạn sẽ cần phải thiết lập thư vắng mặt của mình bằng chức năng quy tắc của Outlook. Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách sử dụng các quy tắc MS Outlook trong hướng dẫn này:

1. Tạo một mẫu thư

Bước đầu tiên để thiết lập Outlook thư trả lời vắng mặt là tạo văn bản của thư trả lời vắng mặt tự động của bạn và lưu nó dưới dạng mẫu. Bắt đầu trong hộp thư đến Outlook của bạn:

Bước đầu tiên của bạn trong việc tạo thư đi là mở một thư email mới.

Nhấp chuột vào biểu tượng New Email ở phía trên bên trái. Cửa sổ New Message xuất hiện:

Nhập nội dung của thư Outlook trong email mới mà bạn vừa mở.

Lưu ý: Thông báo này sử dụng mẫu 1000 Email Signatures template từ Envato Elements. Bạn cũng có thể tải xuống và tùy chỉnh chữ ký email của riêng bạn từ GraphicRIver.

Nếu bạn sử dụng hình ảnh chữ ký email hoặc bất kỳ loại hình ảnh được nhúng nào khác trong email của mình, hãy đảm bảo định dạng thư của bạn là HTML. Tìm hiểu thêm về mẫu chữ ký email trong hướng dẫn này:

Gõ vào dòng Subject của bạn và nội dung email của bạn. Bạn không cần phải điền vào trường To vì thư sẽ tự động được gửi tới bất kỳ ai gửi cho bạn thư.

Giữ thư Outlook của bạn ngắn gọn và vào chi tiết.

Chọn vị trí tập tin trên máy tính của bạn để lưu trữ thư, nhập tên tập tin và lưu tập tin đó theo định dạng mẫu Outlook:

Lưu thư trả lời vắng mặt làm mẫu.

2. Tạo Quy tắc và Bật Quy tắc

Bước tiếp theo trong việc tạo một thư trả lời vắng mặt tự động là tạo quy tắc để gửi thư. Nhấp chuột vào File trên hộp thư đến Outlook của bạn để chuyển đến màn hình Account Information:

Bạn có thể truy cập Outlook Rules từ màn hình Account Information.

Nhấp chuột vào Manage Rules & Alerts. Đảm bảo rằng tab Email Rules được chọn. Cửa sổ Rules and Alerts xuất hiện. Bạn sẽ thấy một danh sách các quy tắc email hiện tại của mình:

Bạn có thể tạo quy tắc email mới từ cửa sổ Rules and Alerts hoặc sửa đổi quy tắc hiện có.

Nhấp chuột vào biểu tượng New Rule phía trên danh sách quy tắc để hiển thị Rules Wizard:

Bắt đầu thư đi của bạn với quy tắc trống sẽ được áp dụng cho thư mà bạn nhận được.

Trong mục Start from a blank rule, hãy chọn tùy chọn Apply rule on messages I receive. Nhấp chuột vào nút Next. Màn hình Rules Wizard thứ hai hiển thị:

Trong màn hình này, hãy xác định những người sẽ nhận được địa chỉ email vắng mặt của bạn.

Lưu ý: một số chuyên gia bảo mật sẽ gợi ý rằng bạn nên hạn chế người sẽ nhận được thư trả lời vắng mặt của Outlook hơn là gửi thư đó cho tất cả những người gửi cho bạn một email.

Để xác định ai sẽ nhận được thư trả lời vắng mặt, hãy chọn hộp bên cạnh to from people or public group trong Bước 1. Nhấp chuột vào liên kết trong Bước 2 để mở sổ địa chỉ của bạn và chọn ai sẽ nhận được thư tự động của bạn và sau đó nhấp chuột vào nút From . Nhiều khả năng bạn sẽ muốn chọn địa chỉ email của đồng nghiệp mà bạn thường xuyên xử lý cũng như các email của những khách hàng quan trọng. Khi bạn đã chọn được người sẽ nhận được thư trả lời vắng mặt tự động, hãy nhấp chuột vào OK và sau đó nhấp chuột vào Next trên Rules Wizard.

Nếu bạn không muốn giới hạn người nhận thư trả lời vắng mặt, hãy nhấp chuột vào Next mà không thực hiện bất kỳ lựa chọn nào trên màn hình Rules Wizard này. Thư tự động của bạn sẽ được gửi tới tất cả những người gửi cho bạn một email.)

Dù bằng cách nào, màn hình Rules Wizard thứ ba sẽ xuất hiện:

Trong màn hình này, chọn mẫu thư mà bạn đã tạo trước đó.

Chọn tùy chọn reply using a specific template trong Step 1. Trong Step 2, hãy nhấp chuột vào liên kết reply using a specific template. Cửa sổ Select a Reply Template xuất hiện:

Chọn mẫu chứa thư trả lời vắng mặt tự động của bạn.

Chọn mẫu bạn đã tạo trước đó và nhấp chuột vào Open. (Nếu bạn không lưu mẫu của mình ở vị trí mặc định, bạn có thể cần Browse để tìm nó.)

Nhấp chuột vào Next để đi đến Rules Wizard tiếp theo, mà nó sẽ hỏi về các ngoại lệ. Chúng ta không muốn có bất kỳ sự ngoại lệ nào. Nhấp chuột vào Next và bạn sẽ được nhắc đặt tên cho quy tắc đó:

Sử dụng cửa sổ Rules Wizard cuối cùng để đặt tên cho quy tắc đó và bật nó lên.

Nhập tên của quy tắc. Đảm bảo chọn hộp Turn on this rule.

Nhấp chuột vào nút Finish trên the Rules Wizard. Sau đó, nhấp chuột vào nút Apply trên cửa sổ Rules and Alerts và sau đó nhấp chuột vào OK.

Bạn vừa tạo một Autoresponder trong MS Outlook!

Bạn có thể kiểm tra thư tự động bằng cách gửi thư từ một email khác mà bạn sở hữu – miễn là bạn đã bao gồm email đó trong quy tắc là như một thư sẽ nhận được thư trả lời tự động. Hoặc, bạn có thể nhờ sự trợ giúp của một người bạn có email mà bạn đã đưa vào làm người sẽ nhận được thư trả lời vắng mặt tự động.

Sau một lúc (một số hệ thống email truy xuất thư đến theo lô), hãy kiểm tra email mà bạn đã gửi thư email kiểm tra từ đó. Nếu bạn làm theo đúng các bước, địa chỉ email đó sẽ nhận được thư trả lời vắng mặt tự động.

4. Tắt thư vắng mặt trong Outlook

Khi bạn quay lại văn phòng, đã đến lúc tắt thư trả lời vắng mặt tự động. Từ hộp thư đến của bạn, chọn File để chuyển đến màn hình Account Information.

Bạn cần quay lại cửa sổ Rules and Alerts để tắt thư trả lời vắng mặt tự động.

Nhấp chuột vào biểu tượng Manage Rules & Alerts. Cửa sổ Rules and Alerts xuất hiện:

Sử dụng hộp kiểm để tắt quy tắc Out of Office Reply.

Loại bỏ dấu kiểm bên cạnh Out of Office Reply (hoặc bất tên nào mà bạn đã đặt cho quy tắc của bạn). Nhấp chuột vào nút Apply và sau đó nhấp chuột vào OK. Thư trả lời vắng mặt của bạn đã bị tắt.

Để bật lại, hãy quay lại cửa sổ Rules and Alerts. Chọn hộp bên cạnh quy tắc của bạn, sau đó nhấp chuột vào Apply và OK.

Các thực tiễn hay nhất cho thư vắng mặt trong MS Outlook 1. Hãy thận trọng khi sử dụng tính hài hước

CollectiveHub có một danh sách các thư email vui nhộn. Tôi sẽ để bạn quyết định sử dụng thư nào mà bạn nghĩ là thích hợp.

Dòng Subject. Không cần phải chi tiết, nhưng phải có.

Lời chào. Mặc dù bạn không thể chào người nhận bằng tên, nhưng bạn có thể bao gồm lời chào chung chung như “Xin chào”.

Giới thiệu. Email này có thể ngắn. Nhiều khả năng nó sẽ chỉ là một đoạn duy nhất. Vì vậy, đây là một trường hợp mà bạn có thể bỏ qua phần giới thiệu.

Kết luận. Kết luận của bạn sẽ cho người nhận biết họ sẽ phải làm gì nếu họ cần giúp đỡ ngay lập tức.

Chữ ký. Email chuyên nghiệp phải bao gồm chữ ký để người nhận của bạn có thể thấy ngay lập tức bạn là ai.

Hình ảnh chữ ký (tùy chọn). Bao gồm một hình ảnh chữ ký trên email chuyên nghiệp của bạn là tùy chọn, nhưng rất tốt khi có nó. Bạn có thể kết hợp một mẫu với mẫu chữ ký.

Để biết thêm chi tiết về cách làm chủ định dạng email công việc phù hợp, hãy nghiên cứu hướng dẫn này:

3. Bao gồm chi tiết, nhưng không quá nhiều

Nếu bạn biết ai sẽ nhận được thư trả lời vắng mặt trong Outlook, thì bạn nên xử lý thư trả lời vắng mặt tự động giống như bất kỳ thư chuyên nghiệp nào khác mà bạn gửi đi. Điều đó có nghĩa là bạn nên bao gồm một chữ ký email với thông báo này. (Nếu bạn không biết ai sẽ nhận được thư đi, thì một chữ ký email đầy đủ có thể có quá nhiều chi tiết.)

Nếu bạn đã thiết lập mẫu chữ ký cho email của mình, thì việc sử dụng nó là một phần quan trọng của thương hiệu của bạn. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc là một freelancer.

Nếu bạn đang đi nghỉ, bạn có thể bị cám dỗ để kiểm tra email thường xuyên. Và điện thoại di động và điện thoại thông minh giúp bạn dễ dàng kiểm tra.

Đừng để bị cám đỗ. Trừ khi công việc của bạn yêu cầu bạn phải đăng ký, hãy để bạn nghỉ ngơi thật sự. Bạn sẽ sớm trở lại công việc. Hãy tận hưởng thời gian nghỉ của bạn. Khi bạn trở lại, bạn sẽ cảm thấy được nghỉ ngơi nhiều hơn.

Tìm hiểu thêm về Cách sử dụng Email Outlook hiệu quả

Ngoài ra, chúng tôi có một nguồn tài nguyên tuyệt vời sẽ giúp bạn sắp xếp hộp thư email đến và kiểm soát email của mình. Nó được gọi là: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery và nó hoàn toàn miễn phí khi bạn đăng ký Tuts+ Business newsletter.

Hãy sẵn sàng cho kỳ nghỉ. Tạo thư trả lời vắng mặt tự động Outlook của bạn ngay hôm nay!

Bạn đã biết cách thiết lập một thư trả lời tự động trong Outlook. Tại sao không tiến lên phía trước và tạo một thư Outlook vắng mặt ngay hôm nay? Ngoài ra, nếu bạn chưa có hình ảnh chữ ký cho email của mình, bạn có thể tiếp tục và tải xuống hình ảnh chữ ký từ Envato Elements hoặc GraphicRiver.

Làm Cách Nào Để Thiết Lập Trả Lời Tự Động (Vắng Mặt) Trong Outlook?

Làm cách nào để thiết lập trả lời tự động (vắng mặt) trong Outlook?

Bài viết này sẽ chỉ cho bạn các phương pháp thiết lập trả lời tự động trong Outlook.

Thiết lập trả lời tự động trong Outlook với quy tắc tạo Dễ dàng thiết lập trả lời tự động trong Outlook với Kutools cho Outlook

Thiết lập trả lời tự động trong Outlook với quy tắc tạo

Bạn có thể làm như sau để tạo quy tắc thiết lập trả lời tự động trong Outlook.

3. bên trong Save As hộp thoại, chọn Mẫu Outlook trong Save as type danh sách thả xuống, sau đó bấm vào Lưu .

Đối với Outlook 2007, hãy nhấp vào CÔNG CỤ

5. bên trong Quy tắc và Cảnh báo hộp thoại, nhấn Quy tắc mớihữu ích. Cảm ơn !

6. bên trong Trình hướng dẫn quy tắc hộp thoại, chọn Áp dụng quy tắc cho tin nhắn tôi nhận được trong Outlook 2010 và 2013. Và Trong Outlook 2007, hãy chọn Bắt đầu từ một quy tắc trống tùy chọn và Kiểm tra tin nhắn khi họ đến và nhấp vào Sau .

7. Trong sau Trình hướng dẫn quy tắc hộp thoại, chọn chỉ gửi cho tôi trong Outlook 2010 và 2013 hoặc chọn tên tôi ở đâu trong To trong Outlook 2007, sau đó bấm Sau .

8. kiểm tra trả lời bằng cách sử dụng một mẫu cụ thể Dưới Chọn (các) hành động, và nhấp vào một mẫu cụ thể trong Chỉnh sửa mô tả quy tắc cái hộp. Xem ảnh chụp màn hình:

9. bên trong Chọn một mẫu trả lời hộp thoại, chọn Mẫu người dùng trong hệ thống tệp trong Nhìn vào danh sách thả xuống, chọn mẫu bạn đã tạo trước đó và nhấp vào Mở cái nút. Khi nó trở về trước Trình hướng dẫn quy tắc hộp thoại, nhấp vào Sau .

10. Trong tiếp theo Quy tắc và thuật sĩ hộp thoại, nhấp vào Sau mà không cần kiểm tra bất kỳ ngoại lệ nào.

11. Nhập tên cho quy tắc trả lời tự động của bạn trong Chỉ định tên cho quy tắc này và nhấp vào Kết thúc .

Nếu bạn muốn sử dụng quy tắc này cho tất cả các tài khoản email, vui lòng kiểm tra Tạo quy tắc này trên tất cả các tài khoản cái hộp.

12. Bây giờ nó trở lại Quy tắc và Cảnh báo hộp thoại, vui lòng nhấp vào OK cái nút. Bây giờ quy tắc trả lời tự động được tạo.

Quá phức tạp để tạo quy tắc trả lời tự động trong Outlook, nhưng bạn có thể dễ dàng thực hiện nó với Kutools cho Outlook‘S Tự động trả lời chức năng trong phần tiếp theo.

Dễ dàng thiết lập trả lời tự động trong Outlook với Kutools cho Outlook

Đây thực sự đề xuất tiện ích Trình quản lý trả lời tự động của Kutools cho Outlook để giúp bạn dễ dàng thiết lập trả lời tự động trong Outlook.

Kể từ bây giờ, khi nhận được email trong tài khoản email được chỉ định, một email trả lời tự động sẽ được gửi tự động đến người gửi email.

  Nếu bạn muốn dùng thử miễn phí (60 ngày) tiện ích này, vui lòng nhấp để tải xuống, và sau đó đi đến áp dụng hoạt động theo các bước trên.

Dễ dàng thiết lập trả lời tự động trong Outlook với Kutools cho Outlook

Kutools cho Outlook – Cung cấp 100 Tính năng Nâng cao cho Outlook và Làm cho Công việc Dễ dàng hơn Nhiều!

Auto CC / BCC

bởi các quy tắc khi gửi email;

Tự động chuyển tiếp

Nhiều Email theo tùy chỉnh;

Tự động trả lời

không có máy chủ trao đổi và các tính năng tự động khác …

Cảnh báo BCC

– hiển thị tin nhắn khi bạn cố gắng trả lời tất cả

nếu địa chỉ thư của bạn có trong danh sách BCC

;

Nhắc nhở khi thiếu tệp đính kèm

và các tính năng nhắc nhở khác …

Công cụ Tệp đính kèm: Quản lý Tất cả Tệp đính kèm trong Tất cả Thư,

Tự động tách

,

Nén tất cả

, Đổi tên tất cả, Lưu tất cả … Báo cáo nhanh,

Đếm thư đã chọn

hữu ích. Cảm ơn !

Email rác mạnh mẽ

Theo phong tục;

Xóa thư và liên hệ trùng lặp

hữu ích. Cảm ơn !

Cho phép bạn làm việc thông minh hơn, nhanh hơn và tốt hơn trong Outlook.

Cách Tạo Chatbot Facebook Messenger Để Trả Lời Tự Động

Tạo chatbot Facebook Messenger để trả lời tự động sẽ giúp cho Fanpage của bạn trả lời nhanh chóng đến khách hàng mỗi khi họ nhắn tin. Cũng thông qua thiết lập này, Chatbot Facebook Messenger mà bạn thiết lập cũng sẽ tự động gửi tin nhắn đến khách hàng cũ mỗi khi bạn có những sự kiện, chương trình giảm giá mới cần thông báo.

Cách trả lời tự động tin nhắn các ứng dụng Messenger Facebook Messenger cho phép trích dẫn và trả lời từng tin nhắn cụ thể Hướng dẫn tự động trả lời tin nhắn trên Android Hướng dẫn cài đặt Facebook Messenger cho điện thoại SpeakerPhone Ex – Tự động trả lời cuộc gọi khi cho điện thoại lên tai

Khi tạo chatbot Facebook Messenger trả lời tự động, Fanpage của bạn sẽ tự động nhắn tin mỗi khi khách hàng tiếp cận Page. Việc làm này không chỉ giữ chân khách hàng mà còn có khả năng tăng tương tác giữa Fanpage với khách hàng và tỉ lệ chuyển đổi đơn hàng thành công cũng sẽ được tăng lên.

Tạo chatbot Facebook Messenger trên điện thoại có thực sự dễ dàng?

– Download Messenger cho Android– Download Messenger cho iPhone

Cách tạo chatbot Facebook Messenger để trả lời tự động

Facebook có hỗ trợ trực tiếp khách hàng tạo chatbot Messenger thông qua trang phát triển của họ đó là chúng tôi Các bạn có thể tự tạo chatbot Facebook, trả lời tin nhắn tự động Messenger thông qua website đó ở trên trình duyệt của máy tính hay laptop. 9mobi đã thử thực hiện cách làm này ở trên trình duyệt điện thoại nhưng kết quả là chức năng tạo chatbot Facebook Messenger trên website đó lại không hỗ trợ nền tảng mobile.

9mobi đã thử 1 cách làm khác đó là sử dụng chức năng tạo chatbot Facebook Messenger trên website hiện nay đang được nhiều người sử dụng nhất đó là chúng tôi Tuy nhiên truy cập website này bằng cả các trình duyệt hỗ trợ tốt nhất hiện nay như Google Chrome hay UC Browser… trên điện thoại đều không mang lại hiệu quả.

Mẹo Tự Tạo Chatbot Facebook, Trả Lời Tin Nhắn Tự Động Messenger

Tạo chatbot, trả lời tin nhắn tự động Facebook Messenger

Tự tạo chatbot Facebook, trả lời tự động tin nhắn Messenger

Bước 2: Tiếp theo chúng ta truy cập vào trang dành cho các nhà phát triển của Facebook TẠI ĐÂY

Bước 4: Nhập tên hiển thị ứng dụng tùy ý và nhấn vào Tạo ID ứng dụng.

Bước 5: Xác nhận mã captcha rồi nhấn Gửi.

Bước 6: Tại giao diện quản lý ứng dụng vừa tạo, các bạn tìm đến mục Messenger và nhấn vào Thiết lập.

Bước 7: Di chuyển xuống dưới tìm tới mục Mã truy cập, các bạn nhấn vào Thêm hoặc gỡ trang như mô tả trong ảnh dưới.

Bước 8: Hộp thoại xác nhận sẽ xuất hiện, khi đó bạn hãy nhấn Tiếp tục với tư cách… để cấp phép cho ứng dụng được liên kết và hoạt động trên trang Facebook Page mà bạn lựa chọn.

Nhấn OK để xác nhận lần nữa.

Bước 9: Tiếp theo, các bạn mở một tab trình duyệt mới và truy cập vào website của Botsify , sau đó nhấn vào Sign Up để tạo cho mình một tài khoản miễn phí.

Bạn có thể tạo nhanh tài khoản bằng liên kết Facebook khi nhấn vào Sign up with Facebook.

Nhấn Tiếp tục với tư cách… để tiếp tục.

Nhấn OK để xác nhận.

Bước 10: Tại giao diện sử dụng trang Botsify, các bạn nhấn vào mục Basic Bot

Bước 11: Đặt tên bot chat tự động theo ý của bạn và nhấn Create

Bước 12: Danh sách các Page mà bạn quản lý hiện ra, nhấn Connect tương ứng với page bạn cần tạo bot chat tự động và nhấn Let’s Start để tới bước tiếp theo.

Bước 13: Giao diện tiếp theo, các bạn nhấn vào biểu tượng hình tam giác góc bên trái trang quản lý Botsify và chọn New Story.

Bước 14: Tại đây sẽ có 2 lựa chọn User says và Bot says.

– User says: là cụm từ khóa người dùng

– Bot says: cụm từ bot tự động trả lời

Bước 15: Tiếp theo các bạn truy cập vào mục Basic Messenges

Ở đây sẽ có 3 phần:

Greeting message introduce your chatbot: Giới thiệu chatbot của bạn (hiển thị ngay giữa khung chat)

Default message: Khi mà tin nhắn bạn gửi bot không hiểu thì botchat sẽ tự động trả lời

Sau khi đã thiết lập xong, các bạn nhấn Save để lưu cài đặt.

Bước 16: Tiếp tục lựa chọn Settings

Bước 17: Tại đây các bạn nhấn vào Connect with your Facebook Application

Nhấn Yes để tới bước tiếp theo.

Bước 18: Ngay lập tức bạn sẽ nhận được một đường link và mã xác minh như hình sau.

Bước 19: Quay trở lại trang dành cho các nhà phát triển của Facebook, các bạn tìm đến mục Webhoocks và nhấn vào Thiết lập Webhoocks.

Một hôp thoại hiện ra, các bạn dán đường dẫn và mã xác minh có được ở trang Botsify vào các trường theo yêu cầu. Đồng thời tích dấu kiểm vào hết các trường gửi và nhấn Xác minh và lưu.

Ngay bây giờ bạn có thể kiểm tra bằng cách sử dụng nick Facebook khác và chat tới page vừa tạo bot chat sẽ nhận được kết quả như mình đã thiết lập ban nãy.

Sử Dụng Tính Năng Trả Lời Tự Động Của Outlook Trong Email Để Có Thể Thoải Mái Trong Kỳ Nghỉ

Thật mất vui khi phải lo lắng về các email trong kỳ nghĩ. Trong khi Gmail có chế độ trả lời tự động lại vô cùng dễ dàng để cài đặt, mà hầu hết mọi người lại đều sử dụng Outlook để làm việc.

Tôi sẽ cho bạn biết cách sử dụng tính năng trả lời tự động của Outlook để thực hiện một phần công việc nặng nhọc trong khi bạn đi xa để được tự do trong kỳ nghỉ. Để tránh sự phiền toái từ gia đình và bạn bè trong khi bạn đang nghỉ ngơi.

Thậm chí bạn có thể thiết lập các tính năng đó trong các ngày trước khi bạn đi, vì thế sẽ không bị lộn xộn trong những ngày cuối ở trong cơ quan.

Thiết lập chế độ trả lời tự động

Để bắt đầu với chế độ trả lời tự động được xây dựng trong Outlook, đầu tiên bạn sẽ phải thiết lập một số tùy chọn. Các thiết lập này có sẵn trong cả hai ứng dụng Outlook 2013 và ứng dụng web Outlook 365 ( việc này dễ dàng thực hiện trong trường hợp bạn quên thiết lập tính năng trả lời trước khi bạn đi).

Có hai vùng ngày bên dưới, bạn sẽ nhìn thấy hai tab trong Outlook 2013: gởi đi cho những ai trong tổ chức và gởi đi cho những người ngoài tổ chức (‘Inside My Organization’ và ‘Outside My Organization’) . Trong ứng dụng web, cả hai tab này được hiển thị trong cùng một trang.

Giao diện trả lời tự động trong ứng dụng Web của Outlook tương tự như trong ứng dụng của Windows, nhưng thiếu tính năng để thiết lập các quy tắc.

Trong tab đầu tiên này, bạn có thể tự tạo thủ công một lời trả lời tự động đến mọi người trong tổ chức. Điều này khá mơ hồ, nhưng Microsoft cho biết một số người được xem xét trong “trong tổ chức của bạn” nếu như họ có một tài khoản Exchange Server trong hệ thống email của công ty bạn.

Có một vài tùy chọn định dạng sẵn có , vì thế bạn có thể sử dụng định dạng tương tự như trong những email đặc trưng của bạn (hay sử dụng font chữ và màu sắc nổi để nhấn mạnh kỳ nghĩ của bạn cho các đồng nghiệp biết ).

Việc trả lời đến những người bên ngoài công việc của bạn thì bạn có thể tùy chỉnh. Chắc chắn là chỉ những người tìm kiếm bạn khi bạn đi xa thì bạn chọn “My contacts only”

Trong tùy chọn đầu tiên là một hộp đánh dấu để bật hay tắt chế độ trả lời tự động.

Tùy chọn thứ hai là hai nút radio để chọn cách mà cư xử với người nhận như thế nào trong chế độ trả lời tự động. Nếu như bạn muốn chỉ trả lời đến những ai trong danh sách danh bạ, thì hãy chọn ” My Contacts only” ( Chỉ đối với các danh bạ của tôi). Để trả lời đến bất cứ ai gởi cho bạn email, hãy chọn “Anyone outside my organization” (Bất cứ ai ngoài tổ chức của tôi).

Chú ý: Nếu bạn chọn “Anyone outside my organization” thì hãy thiết lập cho Outlook để tự động trả lời đến những email có thể không mong muốn. Việc này có thể mang đến rủi ro bảo mật, thông báo cho các cá nhân bất chính tiềm ẩn biết là bạn sẽ không có mặt ở nhà một thời gian. Hãy phán đoán các khả năng có thể xảy ra nhất.

Tiếp theo, tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng các quy tắc để xử lý các tin nhắn đặc biệt trong Outlook 2013.

Sử dụng các quy tắc để hoàn thành công việc

Không có điều gì xua tan đi một kỳ nghĩ đẹp đẽ như là nỗi ám ảnh với một đống các email. Việc thiết lập các quy tắc để sắp xếp và xử lý các email sẽ làm giảm đi nỗi ám ảnh này.

Các quy tắc được xử lý theo thứ tự. Nếu một tin nhắn có quy tắc và được hoạt động như trên, Outlook sẽ tiếp tục so sánh với các tin nhắn khác để tránh các quy tắc tiếp theo trong danh sách. Để ngăn chặn điều này, hãy chắc chắn là bạn đang kiểm tra “Do not process subsequent rules” (Đừng xử lý các quy tắc xảy ra sau) trong hộp thoại “Edit Rule”.

Thiết lập các triggers

Trong hộp thoại đầu, bạn có thể tạo một quy tắc dựa trên những người gởi tin. Ví dụ, nếu bạn muốn xử lý các email từ ông chủ bằng một cách cụ thể, bạn có thể định rõ email như một bộ khởi động.

Trong hộp thoại thứ hai,hãy nhập vào các địa chỉ email hay tên mà bạn muốn đến những người nhận tin nhắn. Có thể là gồm nhiều nhóm, việc này rất có ích cho quy trình đặc biệt đối với các tin nhắn nhiều thành phần.

Hai hộp kiểm tra tiếp theo thì tự giải thích là : Những tin nhắn cần quan tâm gởi đến người đầu tiên thì sẽ xuất hiện trên email của bạn trong vùng “To” cho người nhận chính, trong khi các tin nhắn cần quan tâm cho những người tiếp theo sẽ được liệt kê cho trong vùng ‘Cc:’

Tùy chọn “Advanced” đầu tiên cho việc thiết lập kích thước của tập tin là một thuộc tính, nếu bạn đang cố gắng đặt ra giới hạn cho các tài khoản hay là các hộp thứ đến trong email của bạn. Tôi đã gởi 1000 từ trong email cho mình. Lúc đó dung lượng của tin nhắn là 23KB. Dĩ nhiên, các hình ảnh và các văn bản được định dạng sẽ tăng theo kích thước tập tin.

Một chuỗi các hộp kiểm tra tiếp theo cho phép bạn gắn các tập tin đính kèm quan trọng hoặc nhạy cảm trong email.

Và bây giờ chúng ta làm việc thôi…!

Các việc làm cho biết các quy tắc những gì làm với các tin nhắn đáp ứng các tiêu chí mà bạn thiết lập. Trong khi hầu hết các tùy chọn thì đơn giản.

Tùy chọn thông báo xuất hiện như một tàn dư của các quy tắc cũ. Bạn không ở trong văn phòng để nghe các thông báo thì điều này trở nên vô nghĩa.

Xóa bỏ đi là điều nên làm, nhưng lưu ý rằng nếu bạn có hành động xóa trong một quy tắc, Outlook cho phép bạn làm việc các tin nhắn với các quy tắc tiếp theo sau khi bạn xóa nó.

Vùng “Move To” và “Copy To” sẽ chuyển các tin nhắn đi và sao chép các tin nhắn đến thư mục xác định mà bạn chọn, cho phép bạn chuyển đến tập tin trước khi mà bạn cho nó quay trở lại.

Bạn có thể chuyển tin nhắn đến những địa chỉ email khác trong trường hợp bạn thật sự, thật sự cần phải làm việc trên một email khi đi xa. Bạn có thể sử dụng vùng “Forward” để chuyển tin nhắn cụ thể đến một đồng nghiệp là người mà xử lý lượng công việc của bạn trong khi bạn vắng mặt.

Cuối cùng , bạn có thể trả lời với hành động “Reply” để trả lời tin nhắn sử dụng mẫu mà bạn chọn. Điều tuyệt vời là là bạn có thể tạo ta một chế độ tự động tùy chỉnh cho một khách hàng cụ thể hay một đồng nghiệp.

Với chế độ trả lời và các quy tắc tự động, bạn có thể dành bất cứ thời gian nào để xem qua email khi mà bạn đang thư giản. Để giảm đi nỗi lo ngại nhận được các email trong ngày đầu tiên khi trở lại làm việc để xóa, xóa, và xóa. Và bạn sẽ có một kỳ nghĩ tràn đầy năng lượng như bạn mong đợi.

Nguồn bài viết : pcworld.com

Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Tạo Thư Trả Lời Tự Động Trong Outlook Trên Điện Thoại Đơn Giản trên website Rafs.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!