Bạn đang xem bài viết Cách Sử Dụng Mail Merge Trong Excel, Có Ví Dụ Cụ Thể được cập nhật mới nhất tháng 10 năm 2023 trên website Rafs.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Khi bạn mail merge, tệp Excel sẽ được kết nối với tài liệu mail merge của Word. Microsoft Word sẽ lấy các thông tin như tên, địa chỉ và các chi tiết khác của người nhận trực tiếp từ bảng tính Excel.
Vì vậy, trước khi bắt đầu thưc hiện, Bạn hãy chắc chắn rằng tệp Excel đã có tất cả thông tin bạn muốn bao gồm tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn muốn thêm nhiều địa chỉ liên hệ hoặc thông tin khác, bạn cần phải thay đổi hoặc bổ sung ở trang tính Excel trước khi trộn thư.
Ngoài ra, bạn cần kiểm tra các thông tin quan trọng sau:
+ Các cột trong trang tính Excel phải khớp với các phần bạn muốn sử dụng khi trộn thư. Ví dụ: nếu bạn muốn xưng hô với người đọc bằng Tên, hãy chắc chắn rằng bạn đã tạo hai cột họ và tên riêng biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên người nhận theo vùng miền hoặc thành phố, xác định rằng bạn đã có hai cột vùng miền và thành phố riêng biệt.
+ Nếu tệp Excel bao gồm ngày, giờ, giá trị tiền tệ hoặc mã bưu điện bắt đầu hoặc kết thúc bằng 0, hãy định dạng đúng số, số ngày và đơn vị tiền tệ. Bạn cần kiểm tra kỹ định dạng ngày theo dd/mm/yyy để khi trộn thư thứ tự ngày tháng không bị nhảy sang mm/dd/yyy
+ Nếu bạn tạo trang tính Excel bằng cách nhập thông tin từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy sử dụng Text Import Wizard.
Hướng dẫn mail Merge từ Excel sang Word:Sau khi bạn hoàn thành và kiểm tra lại trang tính Excel, bạn đã sẵn sàng để trộn thư. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ trộn thư với một danh sách người nhận trong Word 2010, tương tự cho Word 2013.
Nếu bạn đã soạn thư sẵn một lá thư, bạn có thể mở một tài liệu Word hiện có, hoặc tạo một tài liệu mới.
Kết nối trang tính Excel và bản Word. Bằng việc thiết lập kết nối giữa Excel và Word, hãy đảm bảo rằng nguồn dữ liệu trộn thư sẽ được tự động cập nhật mỗi lần bạn thay đổi dữ liệu người nhận trên tệp Excel.
Tìm hiểu thêm: Ứng dụng tin học văn phòng trong công việc với chuyên gia
Trong hộp thoại Select Data Source, tìm trang tính Excel và nhấp . Nếu Word yêu cầu bạn chọn từ bảng, hãy chọn và nhấp OK.
Hộp thoại Mail Merge Recipients¸ đánh dấu chọn hoặc bỏ chọn để thêm hoặc loại bỏ người nhận từ trộn thư.
Chú ý. Bạn cũng có thể sắp xếp, lọc danh sách người nhận và xác nhận địa chỉ email bằng cách nhấp vào tùy chọn Validate addresses… dưới phần Refine Recipients List.
Như vậy, chúng ta đã hoàn thành danh sách người nhận và sẵn sang điền chúng vào thư. Gõ thư mẫu vào Word hoặc sao chép/dán từ một nguồn khác.
Thêm chỗ điền. Bạn cần xác định vị trí điền địa chỉ Address Block và dòng chào hỏi Greeting Line. Tới phần Write & Insert Fields trong thẻ .
Tùy theo vị trí cần điền, hộp thoại sẽ mở ra rất nhiều sự lựa chọn. Chọn tùy chọn bạn muốn, xác nhận kết quả dưới phần và nhấn OK. Bạn có thể sử dụng phím mũi tên trái/phải để chuyển sang phần xem trước của người nhận trước/sau.
Đối với một vài lá thư, chỉ cần thêm Address Block và Greeting Line là đủ. Khi bức thư được in ra, tất cả các bản sao sẽ giống hệt nhau ngoại trừ tên và địa chỉ của người nhận.
Trong nhiều trường hợp khác, bạn có thể đặt dữ liệu của người nhận vào nội dung thư để tùy chỉnh chúng theo cá nhân. Để thực hiện việc này, nhấp Insert Merge Field và chọn dữ liệu bạn muốn chèn từ danh sách tùy chọn.
Xem trước lá thư. Chắc chắn rằng dữ liệu người nhận xuất hiện chính xác trong lá thư, nhấn nút Preview Results trên thẻ .
Bạn có thể sử dụng phím mũi tên trái/phải để xem mỗi lá thư chứa dữ liệu người nhận.
Hoàn tất trộn thư. Khi đã hài lòng, nhấn nút Finish & Merge trong nhóm để chọn in thư hoặc gửi mail chúng.
Nếu bạn muốn chỉnh sửa vài thứ trước khi in hoặc gửi email, nhấp vào Edit Individual Documents. Một cửa sổ mới sẽ mở ra và bạn có thể thay đổi từng phần của lá thư tùy thích.
Sao lưu văn bản trộn thư. Bạn sao lưu tệp trộn thư như tệp Word thông thường bằng cách nhấn nút hoặc nhấn phím .
Một khi đã sao lưu, tệp sẽ luôn kết nối với danh sách trong Excel. Khi bạn muốn sử dụng văn bản trộn thư lần nữa, mở nó ra và nhấn Yes khi Word yêu cầu bạn tiếp tục kết nối.
Ngoài tùy chọn trên thanh công cụ, Microsoft Excel cũng cung cấp tính năng tương tự trong Mail Merge Wizard.
Khi nhấp vào đó, Mail Merge Wizard hiển thị bên phải bàn hình và hướng dẫn bạn trộn thư theo từng bước.
Cách trộn thư với ngày tháng, tiền tệ và các loại số khác:
Khi trộn thư, bạn cần chú ý giá trị số như ngày tháng, tiền tệ và số. Trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách định dạng những giá trị như vậy.
Định dạng zip codes và các giá trị khác chứa số 0 trong Excel
Để không làm mất số 0 đứng đầu khi trộn thư, bạn chỉ cần định dạng cột ZIP code thành dạng text trong Excel.
Chọn cột ZIP code, nhấp phải, chọn Format Cells… từ danh sách tùy chọn.
Trộn thư với ngày tháng và số bằng Dynamic Data ExchangeNếu trang tính Excel chứa ngày tháng, số thập phân, đơn vị tiền tệ, bạn có thể sử dụng Dynamic Data Exchange để đảm bảo rằng các giá trị này được định dạng đúng sau khi trộn thư.
CHỈ 7 GIỜ HỌC BÀI BẢN, TIẾP KIỆM HÀNG CHỤC NGHÌN GIỜ TRA CỨUBắt đầu trộn thư như đã hướng dẫn ở phần trước.
Khi Dynamic Data Exchange được kích hoạt, bạn có thể nhận được một vài yêu cầu, chỉ cần nhấn Yes hoặc Ok. điểm khác biệt duy nhất do với trộn thư thông thường là chọn nguồn dữ liệu, tiến hành theo các bước sau.
Dò tìm trên trang tính, nhấn đúp chuột chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) và nhấn OK.
Chú ý. Nếu tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) không hiển thị, đánh dấu chọn ở góc dưới bên trái.
Bây giờ bạn có thể tiếp tục trộn thư như cách thông thường.
Định dạng ngày tháng, giờ, số và tiền tệ khi trộn thư trong WordNếu bạn muốn định dạng số, ngày tháng hay tiền tệ theo nhiều cách khác với tệp nguồn trộn thư Excel, bạn có thể thực hiện trực tiếp trong văn bản Word.
Chọn vùng trộn thư muốn thay đổi định dạng. Chúng có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác.
Nhấn để hiển thị mã vùng. Ví dụ, bạn chọn vùng , bạn sẽ thấy {MERGEFIELD CURRENCY}.
Định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ và phần trămChú ý. Thay vì kí hiệu $, bạn có thể thay bằng ký hiệu tiền tệ khác € hoặc £.
Bạn có thể sử dụng d, M, y cho ngày tháng và giờ, nhưng nhớ rằng M đại diện cho tháng còn m đại diện cho phút.
Thay đổi định dạng của ngày tháng và giờ hiện tại:Nếu bạn thêm vùng DATE và TIME hiển thị thời gian hiện tại trong văn bản trộn thư, bạn có thể thay đổi định dạng của chúng.
Nhấn để hiển thị mã vùng. Nếu bạn chọn vùng , bạn sẽ thấy {DATE @ “M/d/yyyy”}
Nhấp phải vào vùng và chọn Edit Fields từ danh sách tùy chọn.
Chú ý. Nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng khi cập nhật, đánh dấu chọn Preserve formatting during updates ở góc trái bên dưới cửa sổ hộp thoại.
Một số Phím tắt Mail Merge:Alt + F9
Mở tất cả vùng cần điền và kết quả trong văn bản trộn thư
Shift + F9
Hiện ra mã của những chỗ trống
F9
Cập nhật chỗ trống được chọn. đặt con trỏ vào bất cứ ô trống nào và nhấn F9 để cập nhật
F11
Đến chỗ trống cần điền sau
Shift + F11
Đến chỗ trống cần điền trước
Alt + Shift + E
Chỉnh sửa văn bản trộn thư. Chú ý: điều này sẽ ngắt kết nối giữa tệp Excel và văn bản Word, nguồn trộn thư sẽ không tự động cập nhật nữa.
Alt + Shift + F
Chèn vùng trộn thư mới từ nguồn trộn thư
Alt + Shift + M
In văn bản trộn thư
Ctrl + F9
Chèn thêm một chỗ trống
Ctrl + F11
Khóa chỗ trống cần điền. Kết quả sẽ không được cập nhật khi thông tin nguồn của Excel thay đổi.
Ctrl + Shift + F11
Mở khóa chỗ trống cần điền. Kết quả chỗ trống sẽ được cập nhật lần nữa.
Ctrl + Shift + F9
Bỏ liên kết chỗ trống cần điền. Chỗ trống sẽ được xóa vĩnh viễn khỏi văn bản và thay thế bằng giá trị hiện tại hiển thị dưới định dạng bình thường.
Alt + Shift + D
Chèn ngày tháng hiển thị theo ngày tháng hiện tại
Alt + Shift + P
Chèn số trang
Alt + Shift + T
Chèn thời gian hiển thị theo thời gian hiện tại
Alt + Shift + L
Chèn số thứ tự
GITIHO hi vọng rằng với bài viết này, sẽ giúp cho các bạn tạo được thư tự động từ dữ liệu Excel sang Word – Tính năng trộn thư Mail Merge một cách dễ dàng nhất. Để có thể trau dồi kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về Excel các bạn hãy đăng kí tham gia ngay những khóa Học excel cấp tốc với các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm về Excel sẽ hướng dẫn các bạn một cách tận tình nhất với giá thành cực hấp dẫn.
Ngoài ra để ứng dụng Excel vào công việc một cách hiệu quả thì bạn còn phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel:
Một số hàm cơ bản thường gặp như:
SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điều kiện, nhiều điều kiện
COUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiện
Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…
Các hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…
Một số công cụ hay sử dụng như:
Định dạng theo điều kiện với Conditional formatting
Thiết lập điều kiện nhập dữ liệu với Data Validation
Cách đặt Name và sử dụng Name trong công thức
Lập báo cáo với Pivot Table…
Cách Dùng Hàm If Trong Excel, Có Ví Dụ Hướng Dẫn Cụ Thể
Hàm IF là một trong những hàm phổ biến và quan trọng nhất trong excel. Bạn dùng hàm để yêu cầu Excel kiểm tra một điều kiện và trả về một giá trị nếu điều kiện được đáp ứng, hoặc trả về một giá trị khác nếu điều kiện đó không được đáp ứng.
Trong bài viết này, Blog Học Excel Online sẽ tìm hiểu về cú pháp và cách dùng phổ biến của hàm IF, sau đó sẽ có cái nhìn sâu hơn bằng các ví dụ về công thức mà hy vọng là sẽ bổ ích cho cả những người mới dùng Excel và những người có kinh nghiệm.
Cú pháp hàm IF và cách dùng:Hàm IF là một trong những hàm logic cho phép đánh giá một điều kiện nhất định và trả về giá trị mà bạn chỉ định nếu điều kiện là và trả về một giá trị khác nếu điều kiện là
Cú pháp cho hàm IF như sau:
(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])
Như bạn thấy, hàm IF có 3 tham số, nhưng chỉ có tham số đầu tiên là bắt buộc phải có, còn 2 tham số còn lại là không bắt buộc
logical_test: Là một giá trị hay biểu thức logic có giá trị (đúng) hoặc (sai). Bắt buộc phải có. Đối với tham số này, bạn có thể chỉ rõ đó là ký tự, ngày tháng, con số hay bất cứ biểu thức so sánh nào.
Value_if_true: Là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu thức logic cho giá trị hay nói cách khác là điều kiện thỏa mãn. Không bắt buộc phải có.
Value_if_false: là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu thức logic cho giá trị hay nói cách khác là điều kiện không thỏa mãn. Không bắt buộc phải có.
Những điều cần nhớ về hàm IF trong Excel:Mặc dù hai biến cuối cùng trong hàm IF là không bắt buộc nhưng công thức có thể trả về những giá trị không mong đợi nếu như bạn không nắm vững những quy tắc cơ bản nhất
Nếu biểu thức logic được cho là và thông số value_if_false bị bỏ qua (chỉ có một giá trị duy nhất ứng với tham số value_if_false) thì hàm IF sẽ trả về giá trị . Đây quả là một điều không mong muốn phải không nào?
Nếu bạn muốn giá trị “” và “” là ký tự thì hãy đặt chúng trong dấu ngoặc kép. Trong trường hợp này, giá trị được trả về sẽ nằm bên trái và được định dạng là dạng . Không có công thức Excel nào nhận dạng “” và “” là giá trị logic cả.
Làm cho hàm IF hiển thị một phép toán và trả về một kết quả
Công thức so sánh giá trị trong cột A1 và B1, và nếu giá trị trong cột A1 lớn hơn trong cột B1 thì kết quả sẽ là việc nhân giá trị trong ô C3 với C10, còn ngược lại sẽ nhân với 5
Công thức sẽ so sánh giá trị trong các ô A1 và B1, nếu giá trị trong ô A1 không bằng B1 thì công thức sẽ trả về giá trị là tổng của tất cả các giá trị từ ô A1 tới D1, ngược lại thì sẽ là một chuỗi ký tự rỗng.
Cách sử dụng hàm IF trong Excel và các ví dụ:Bây giờ bạn đã quen thuộc với cú pháp của hàm IF, hãy xem xét một số ví dụ về công thức và tìm hiểu cách sử dụng hàm IF như là một hàm tính toán trong Excel
Công thức ví dụ về hàm IF cho phép so sánh số học như: lớn hơn, nhỏ hơn, bằng Ví dụ 1. Công thức hàm IF không phân biệt chữ hoa hay chữ thường cho các ký tựGiống như phần lớn các chức năng của Excel, hàm được mặc định không phân biệt chữ hoa hay chữ thường. Điều này có nghĩa rằng các biểu thức logic có chứa ký tự không thể phân biệt được kiểu chữ hoa hay thường trong công thức hàm
Ví dụ 2. Công thức hàm IF phân biệt chữ hoa hay chữ thường cho các ký tựNếu như bạn muốn tạo một biểu thức logic có phân biệt kiểu chữ hoa hay thường thì dùng kết hợp hàm với hàm bằng cách so sánh hai chuỗi giá trị và trả về nếu xâu đúng, ngược lại thì trả về . Mặc dù hàm có sự phân biệt hoa hay thường nhưng vẫn bỏ qua sự khác biệt về định dạng.
Bạn sử dụng hàm EXACT bằng cách như sau:
=IF(EXACT(C2,”DELIVERED”), “No”, “Yes”)
Biểu thức logic bạn áp dụng và “DELIVERED” là giá trị văn bản in hoa mà bạn phải hiện thị một cách chính xác tương ứng với cột C.
Lưu ý. Khi sử dụng văn bản như một biến trong hàm IF thì hãy nhớ luôn phải đi kèm với dấu ngoặc kép.
Ví dụ 3. Công thức IF cho giá trị văn bản với việc tham chiếu từng phầnNếu bạn muốn điều kiện mà bạn đưa ra dựa trên việc tham chiếu từng phần hơn mà tham chiếu chính xác, một giải pháp tức thì cho điều này đó là sử dụng ký tự đại diện (hoặc) trong biểu thức logic. Tuy nhiên cách tiếp cận đơn giản và dễ dàng này sẽ không hoạt động. Rất nhiều hàm trong Excel chấp nhận ký tự đại diện nhưng hàm IF là ngoại lệ.
Một giải pháp khác đó là dùng hàm kết hợp với hàm ISNUMBERvà SEARCH (không phân biệt chữ hoa chữ thường) hoặc hàm FIND (phân biệt chữ hoa chữ thường).
Ví dụ, nếu việc thực hiện điều kiện No là bắt buộc cho cả hai mục “Delivered” và “Out for delivery” thì công thức sau sẽ hiệu quả:
=IF(ISNUMBER(FIND(“ký tự“, nơi để tìm kiếm)), value_if_true, value_if_false)
Ví dụ về công thức hàm IF cho ngày, tháng:Thoạt nhìn thì công thức hàm IF đối với ngày tháng giống như đối với số và ký tự chúng ta vừa đề cập. Nhưng đáng tiếc là không phải như vậy.
Ví dụ 1. Công thức hàm IF cho ngày tháng với hàm DATEVALUEĐể hàm IF có thể nhận dạng được ngày tháng trong một biểu thức logic, bạn phải đặt nó trong hàm DATEVALUE như thế này: DATEVALUE(“11/19/2014”). Công thức hoàn chỉnh có dạng như sau:
=IF(C2<DATEVALUE(“11/19/2014”), “Completed”, “Coming soon”)
Như minh họa của hình bên dưới, công thức hàm IF này đáng giá ngày tháng trong cột C và trả về giá trị “Completed” nếu như trò chơi này diễn tra trước ngày 11 tháng 11, còn ngược lại thì công thức sẽ trả về giá trị “Coming soon”.
=IF(C2<DATEVALUE(“11/19/2014”), “Completed”, “Coming soon”)
Hàm IF còn có thể hiểu những biểu thức logic phức tạp hơn như ví dụ tiếp theo:
Ví dụ 3. Công thức hàm IF mở rộng cho ngày tháng trong quá khứ và tương laiĐôi khi bạn muốn đánh dấu ô dữ liệu hay ô trống nhất định thì bạn cần thực hiện một trong các cách sau:
Sử dụng kết hợp hàm IF với ISBLANK
Ô trống
=””
Được cho là nếu ô được chỉ định là ô trống, bao gồm cả các ô với độ dài xâu bằng 0.
Ngược lại thì là FALSE
=IF(A1=””, 0, 1)
Trả về 0 nếu A1 là ô trống. Ngược lại thì trả về 1
Nếu A1 là một chuỗi giá trị rỗng thì trả về 0
ISBLANK()Được cho là nếu ô được chỉ định là ô rông hoàn toàn – không có công thức, không có cả chuỗi giá trị rỗng được trả về từ công thức khác.
Ngược lại thì là FALSE
=IF(ISBLANK(A1), 0, 1)
Trả lại kết quả giống với công thức trên nhưng xử lý các ô có độ dài chuỗi bằng 0 như các ô rỗng.
Tức là, nếu A1 chứa một chuỗi giá trị rỗng, công thức sẽ trả về 1.
Ô có chứa dữ liệu
Được cho là nếu ô chỉ định có chứa dữ liệu. Ngược lại thì là
Những ô với độ dài chuỗi bằng 0 thì là ô trống
Nếu A1 có chuỗi giá trị rỗng thì công thức trả về 0
ISBLANK()=FALSEĐược cho là nếu ô ấn định không phải ô rỗng. Ngược lại thì là
Ô với độ dài chuỗi bằng o thì là ô không rỗng
=IF(ISBLANK(A1)=FALSE, 0, 1)
Tương tự như các công thức trên, nhưng trả về 1 nếu A1 có bao gồm một chuỗi giá trị rỗng
Giả sử như dữ liệu trong cột C chỉ có được sau khi đã có dữ liệu trong cột B tương ứng với game đã diễn ra thì bạn có thể dùng công thức hàm IF sau để đánh dấu những game đã hoàn thành
Những kiến thức bạn đang xem thuộc khóa học Excel từ cơ bản tới nâng cao của Học Excel Online. Khóa học này cung cấp cho bạn kiến thức một cách đầy đủ và có hệ thống về các hàm, các công cụ trong excel, ứng dụng excel trong công việc… Hiện nay hệ thống đang có nhiều ưu đãi khi bạn đăng ký tham gia khóa học này. Hãy tham gia ngay tại địa chỉ: Học Excel Online
Hàm Vlookup Cách Sử Dụng Và Ví Dụ Cụ Thể
VLOOKUP là một trong những hàm Excel hữu ích nhất nhưng lại ít người hiểu về nó. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp các bạn hiểu rõ về hàm VLOOKUP bằng các ví dụ thực tế, như xếp loại học sinh, nhân viên bằng cách dùng hàm VLOOKUP.
Hàm VLOOKUP là gì?Bảng cơ sở dữ liệu thường có những dấu hiệu nhận biết cho từng sản phẩm. Ở bảng dữ liệu trên, dấu hiệu nhận biết đặc biệt là cột “Item Code” (Mã sản phẩm). Chú ý: Để có thể sử dụng hàm VLOOKUP thì bảng dữ liệu phải có cột chứa dấu hiệu nhận biết như mã hoặc ID, và buộc phải là cột đầu tiên như bảng trên.
Công thức của hàm VLOOKUP trong Excel 2023, 2013, 2010, 2007, 2003Hàm VLOOKUP trong Excel có công thức như sau:
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])Trong đó:
VLOOKUP: Là tên hàm
Các tham số in đậm bắt buộc phải có.
lookup_value: Giá trị dùng để dò tìm
table_array: Bảng chứa giá trị cần dò tìm, để ở dạng giá trị tuyệt đối với dấu $ đằng trước, ví dụ: $A$3:$E$40.
col_index_num: Thứ tự của cột chứa giá trị dò tìm trên table_array. Ví dụ trong bảng $A$3:$E$40, cột B chứa giá trị cần dò tìm thì col_index_num ở đây sẽ là 2; bảng $C$3:$F$40, cột E chứa giá trị dò tìm, thì col_index_num ở đây là 3.
range_lookup: Là phạm vi tìm kiếm, TRUE tương đương với 1 (dò tìm tương đối), FALSE tương đương với 0 (dò tìm tuyệt đối). Tham số này không bắt buộc phải luôn có trong công thức.
Dò tìm tương đối chỉ có thể áp dụng khi giá trị cần dò tìm trong table_array đã được sắp xếp theo thứ tự (tăng dần hoặc giảm dần hay theo bảng chữ cái). Với những bảng như vậy bạn có thể dùng dò tìm tương đối, khi đó nó tương tự như dùng hàm IF vô hạn vậy. Đối với các giá trị cần dò tìm không thể hoặc chưa được sắp xếp hãy dùng dò tìm tuyệt đối để tìm chính xác giá trị.
Video hướng dẫn dùng hàm VLOOKUP VD1: Sử dụng hàm VLOOKUP để đánh giá xếp loại của học sinh, nhân viên:Giả sử, bạn có bảng điểm học sinh như sau:
Và bảng quy định xếp loại như sau:
Giờ ta sẽ sử dụng hàm VLOOKUP để nhập xếp loại cho các học sinh. Bạn để ý thấy rằng bảng quy định xếp loại đã được sắp xếp theo thứ tự từ thấp đến cao (từ yếu đến giỏi) nên trong trường hợp này ta có thể dùng dò tìm tương đối.
Trong Excel 2 bảng này được trình bày như sau:
Ở đây, giá trị cần dò tìm nằm ở cột C, bắt đầu từ dòng thứ 6. Phạm vi tìm kiếm là $A$18:$B$21, thứ tự cột chứa giá trị dò tìm là 2.
Tại ô D6, bạn nhập vào công thức: =VLOOKUP($C6,$A$18:$B$21,2,1). Đây là công thức dò tìm tương đối, bạn có thể thực hiện dò tìm tuyệt đối nếu muốn (hoặc do bảng xếp loại chưa được sắp xếp theo thứ tự) bằng cách thêm 0 vào công thức như thế này: =VLOOKUP($C6,$A$18:$B$21,2,0). Nhấn Enter.
Nhấp chuột vào ô D6, xuất hiện ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải, bạn nhấp chuột vào đó và kéo dọc xuống hết bảng để sao chép công thức xếp loại cho những học sinh còn lại.
Khi đó, ta có kết quả dùng hàm VLOOKUP để xếp loại học lực học sinh như sau:
Bạn có thắc mắc tại sao phải sử dụng $ trước C6 không? $ sẽ giúp cố định cột C, chỉ thay đổi các hàng khi bạn kéo công thức xuống toàn bảng. Còn $A$18:$B$21 để giúp cố định bảng quy định xếp loại, khiến nó không bị thay đổi khi bạn kéo công thức.
VD2: Sử dụng VLOOKUP dò tìm tuyệt đối để lấy dữ liệuGiả sử, bạn có một bảng dữ liệu nhân viên, lưu trữ mã nhân viên, họ tên, chức vụ. Một bảng khác lưu trữ mã nhân viên, quê quán, trình độ học vấn. Giờ bạn muốn điền thông tin quê quán, trình độ học vấn cho từng nhân viên thì phải làm như thế nào?
Giả sử bạn có bảng nhân viên và quê quán nhân viên như sau:
Giờ bạn muốn điền thông tin quê quán cho nhân viên. Tại ô D4, bạn nhập vào công thức dò tìm tuyệt đối như sau: =Vlookup($A4,$A$16:$C$25,2,0)
Rồi nhấn Enter. Nhấp vào ô vuông nhỏ xuất hiện dưới góc ô D4 và kéo xuống toàn bảng để sao chép công thức cho các nhân viên khác.
Để điền thông tin trình độ cho các nhân viên, tại ô E4 bạn nhập vào công thức dò tìm tuyệt đối: =VLOOKUP($A4,$A$16:$C$25,3,0)
Bạn tiếp tục nhấn Enter và kéo xuống để sao chép công thức cho những nhân viên còn lại, ta sẽ được kết quả như sau:
VD3: Dùng VLOOKUP để trích xuất dữ liệuTiếp tục với bộ dữ liệu của ví dụ 2, giờ ta sẽ đi tìm quê quán của 3 nhân viên là Nguyễn Hoàng Anh, Trần Vân Anh và Nguyễn Quang Vinh. Mình đã trích xuất ra thành một bảng mới F15:G18.
Sao chép công thức cho 2 nhân viên còn lại ta được kết quả như sau:
Lưu ý trong ví dụ này, giá trị dò tìm nằm ở cột B, vì thế vùng dò tìm ta tính từ cột B mà không tính từ cột A.
VD4: Dùng hàm VLOOKUP trên 2 sheet Excel khác nhauQuay lại với bộ dữ liệu ở ví dụ 2 sau khi nhân viên được điền xong trình độ và quê quán, ta đặt tên cho sheet là QTM.
Ở một sheet khác của bảng tính, đặt tên là QTM1, bạn cần lấy thông tin về trình độ và chức vụ của nhân viên với thứ tự sắp xếp của nhân viên đã thay đổi. Đây mới là lúc bạn thấy được sức mạnh thực sự của hàm VLOOKUP.
Để dò tìm dữ liệu về “Trình độ” của nhân viên, bạn nhập công thức: =VLOOKUP($B4,QTM!$B$3:$E$13,4,0) vào ô C4 của sheet QTM1.
Trong đó:
B4 là cột chứa giá trị dùng để dò tìm.
QTM! là tên sheet chứa bảng có giá trị cần dò tìm, sau tên sheet bạn thêm dấu !
$B$3:$E$13 là bảng chứa giá trị dò tìm và sheet chứa bảng (QTM).
4 là số thứ tự của cột “Trình độ”, tính từ cột “Họ và tên” trên sheet QTM.
0 là dò tìm tuyệt đối.
Nhấn Enter, rồi sao chép công thức cho toàn bộ nhân viên còn lại trong bảng, ta được kết quả như sau:
Để dò tìm dữ liệu “Chức vụ” của nhân viên, tại ô D4 của sheet QTM1, bạn nhập vào công thức: =VLOOKUP($B4,QTM!$B$3:$E$13,2,0), nhấn Enter.
Sao chép công thức cho các nhân viên còn lại, ta được như sau:
Sử dụng hàm VLOOKUP để làm gì?Trước tiên chúng ta cần tìm câu trả lời chính xác cho câu hỏi “chúng ta sử dụng hàm VLOOKUP để làm gì?”.
Hàm VLOOKUP được sử dụng để hỗ trợ tra cứu thông tin trong một trường dữ liệu hoặc danh sách dựa vào những mã định danh có sẵn.
Ví dụ, chèn hàm VLOOKUP kèm theo mã sản phẩm vào một bảng tính khác, nó sẽ hiển thị thông tin của sản phẩm tương ứng với mã đó. Những thông tin đó có thể là mô tả, giá thành, số lượng tồn kho, tùy theo nội dung công thức mà bạn viết.
Lượng thông tin cần tìm càng nhỏ thì khi viết hàm VLOOKUP sẽ càng khó khăn hơn. Thông thường bạn sẽ sử dụng hàm này vào một bảng tính tái sử dụng như mẫu. Mỗi lần nhập mã sản phẩm thích hợp, hệ thống sẽ truy xuất tất cả những thông tin cần thiết về sản phẩm tương ứng.
Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Vẽ Biểu Đồ Trong Excel Có Ví Dụ Cụ Thể
Một số lưu ý khi vẽ biểu đồ
Không phải bất kỳ dữ liệu nào cũng có thể vẽ thành biểu đồ được. Bạn cần tuân thủ một số nguyên tắc sau đây trước khi bắt tay vào vẽ biểu đồ:
Thứ 1: Dữ liệu dùng để vẽ biểu đồ là dữ liệu đã được tổng hợp
Bởi vì khi thể hiện trên biểu đồ, chúng ta chỉ thể hiện được một số nội dung nhất định mà thôi. Số lượng đối tượng trên biểu đồ cũng cần hạn chế, tinh gọn lại để dễ nhìn, dễ thể hiện. Do đó bạn cần tổng hợp lại dữ liệu sao cho thật đơn giản và càng ít càng tốt.
Nếu quá nhiều nội dung, bạn cũng không biết lựa chọn loại biểu đồ nào cho phù hợp, hoặc phải thể hiện kích thước biểu đồ rất lớn, như vậy khó theo dõi.
Thứ 2: Dữ liệu dùng để vẽ biểu đồ đã được làm sạch và thống nhất
Điều này có nghĩa là:
Dữ liệu không được chứa lỗi hoặc sai chính tả
Các dữ liệu trên cùng 1 cột (hay 1 hàng) phải cùng 1 kiểu dữ liệu: là Text, là Number hoặc Date, không được lẫn lộn
Thống nhất về chiều của dữ liệu là chiều dọc hay chiều ngang (chiều là hướng tăng lên của bảng dữ liệu khi có thêm nội dung mới)
Thứ 3: Các trường dữ liệu (tên cột, tên hàng) phải có nội dung rõ ràng.
Bạn sẽ không biết dữ liệu vừa vẽ lên biểu đồ có ý nghĩa gì nếu không căn cứ vào tên tiêu đề của cột (hay hàng) chứa dữ liệu đó. Đây cũng là một thành phần quan trọng cần thể hiện trên biểu đồ khi vẽ (legend) dùng để ghi chú cho các nội dung thể hiện trên biểu đồ thuộc nhóm nào.
Năm bước cần thiết để vẽ biểu đồ trên ExcelVới các phiên bản Excel khác nhau thì tính năng vẽ biểu đồ cũng có thể có sự khác biệt. Trong những phiên bản Excel từ 2013 trở đi (2023, 2023, Office 365) thì tính năng làm việc với biểu đồ có tốt hơn nhiều so với các phiên bản trước (2010, 2007, 2003). Trong phạm vi bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu các kỹ thuật dùng chung trên các phiên bản Excel để vẽ 1 biểu đồ hoàn chỉnh từ con số 0
Bước 1: Chuẩn bị bảng dữ liệu để vẽ biểu đồ. Ở bước này bạn chú ý tuân thủ các nguyên tắc đã nói bên trên.
Khi đó sẽ xuất hiện cửa sổ như sau:
Trong đó:
Khi thực hiện thao tác này chúng ta thấy 1 khung màu trắng xuất hiện trong Sheet. Bạn chọn tiếp mục Chart Design để sửa lại dữ liệu nạp vào biểu đồ:
trong đó:
Legend Entries bạn sẽ Add 2 lần, cho 2 cột kế hoạch và thực hiện.
Series name chọn tại ô tên tiêu đề (B1 cho kế hoạch và C1 cho thực hiện)
Series values là vùng chứa dữ liệu tương ứng trên các cột kế hoạch (B2:B8) và thực hiện (C2:C8)
Horizontal sẽ bấm Edit và chọn lại vùng A2:A8
Kết quả chúng ta có biểu đồ như sau:
Đánh giá bài viết này
Tài liệu kèm theo bài viết
Ve-bieu-do-trong-Excel.xlsx
Tải xuống
Cách Sử Dụng Hàm Right, Hàm Left Trong Excel, Có Ví Dụ Minh Họa
Khi cần xử lý chuỗi trong Excel, bạn không thể không nhắc đến hai hàm Left và Right. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu và biết cách sử dụng hai hàm này. Chính vì vậy, hôm nay Thuviensohoa sẽ hướng dẫn cho các bạn cụ thể để hiểu thêm và có thể sử dụng các hàm này trong quá trình làm việc với bảng tính Excel.
Nội dung bài viết gồm có 2 phần:
Hướng dẫn sử dụng hàm Left trên Excel
Hướng dẫn sử dụng hàm Right trên Excel
1. Hướng dẫn sử dụng hàm Left trên ExcelHàm Left là hàm được sử dụng để trích ra “n” kí tự từ chuỗi Text kể từ phía bên trái.
Cú pháp của hàm như sau: Left (Text,n) hoặc Left(Text,number_chars) Trong đó:
Text: Thể hiện chuỗi kí tự
n: Số kí tự cần trích ra trong chuỗi kí tự đó. Lưu ý: Tham số “n’ này có thể có hoặc không. Nếu như không có, Excel sẽ tự động mặc định giá trị là 1).
Ví dụ: Cho một chuỗi kí tự như sau: Thuviensohoa.
Yêu cầu bạn trích ra 4 chữ cái từ phía bên trái ra để kết quả nhận được là chữ Tech. Bạn chỉ cần thực hiện như sau:
=Left(“Thuviensohoa”,4) kết quả nhận được là Tech.
Lưu ý: Đối với những chuỗi ở dạng Text bạn cần phải để trong dấu ngoặc kép.
Thêm một ví dụ khác.
Ta có bảng số liệu như sau:
Như vậy, ta cần phải tách 2 chữ số đầu của cột STT để lấy mã số phân loại.
Trước hết để cho ra kết quả của cột phân loại, bạn chỉ cần thực hiện trước với một nhân viên đầu tiên. Ở đây, mình sẽ phân loại cho bạn Hoàng Anh trước.
Theo yêu cầu, ta có công thức tính như sau:
=Left(A2,2) kết quả thu được là 01.
Sau khi nhận được kết quả của bạn đầu tiên, bạn chọn vào ô kết quả sau đó di chuột đến ở dưới góc phải ô. Bạn đợi khi nó xuất hiện dấu cộng lớn thì giữ chuột và rê nó đến ô mà bạn cần thực hiện phép tính. Sau khi thả chuột ra, bạn sẽ nhận được kết quả như bạn mong muốn.
Hàm Right cũng là hàm xử lý chuỗi như đối với hàm Left. Chỉ khác chỗ là thay vì hàm Left trích ký tự từ bên trái thì hàm Right trích ký tự từ phía bên phải.
Cụ thể về hàm Right như sau:
Hàm Right là hàm được sử dụng để trích ra “n” kí tự từ chuỗi Text kể từ phía bên phải.
Cú pháp của hàm như sau: =Right(Text,n) hoặc Right(text,number_chars)
Ví dụ: Bạn có một chuỗi ký tự như sau: chúng tôi
Trong đó:
Yêu cầu bạn trích ra 3 ký tự từ phía bên phải.
Text: Thể hiện chuỗi ký tự
n: Số ký tự cần trích ra từ chuỗi ký tự. Lưu ý: Tham số này có thể có hoặc không có. Nếu không có tham số, Excel sẽ mặc định giá trị là 1.
Bạn tiến hành thực hiện như sau:
=Right(A2,2) kết quả thu được là com.
Hoặc một ví dụ khác.
Ta có bảng số liệu:
Lúc đó ta có công thức như sau:
=Right(A2,1) ta nhận được kết quả chuyên ngành của bạn Hoàng Anh là ” D “. Sau đó, để thực hiện với các bạn còn lại, bạn chỉ cần đợi dấu cộng lớn xuất hiện ở dưới góc phải ô, rồi giữ chuột và kéo đến vị trí bạn cần thả chuột ra là có ngay kết quả.
Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Hàm Chia Trong Excel Có Ví Dụ Dẫn Chứng
Excel chính là một phần mềm giúp hỗ trợ việc tính toán, lưu trữ dữ liệu khá tuyệt. Giúp người dùng thực hiện được nhiều tính năng thông minh trong việc tính lương, thống kê,… được diễn ra khá chính xác và nhanh nhất. Bạn cũng biết, trong bảng tính có rất nhiều hàm trong đó bao gồm: cộng, trừ, nhân, chia là phương thức cơ bản nhất. Bạn cần phải biết cách sử dụng những hàm này thì mới thao tác thành thạo trên Excel và tính ra kết quả đúng như ý muốn.
Phép chia trong Excel có gì khác với phép chia thông thường?Hàm chia trong phần mềm văn phòng tính toán Excel cũng giống với các hàm cộng và nhân. Được sử dụng để thực hiện các phép tính và công việc tính toán về số liệu trong Excel nhanh gọn nhưng đảm bảo về độ chính xác cao.
Phép chia trong bảng tính Excel về cơ bản cũng không khác gì so với phép tính chia thông thường mà chúng vẫn thực hiện. Mặc dù trong Excel bạn cần phải thay đổi về dấu chia bình thường như: là dấu hai chấm “:” thành dấu gạch chéo “/”. Có như thế trong Excel mới có thể đọc được lệnh và thực hiện được lệnh tính toán.
Khi nói tới phép chia, thì chúng ta thường nhắc tới những đối tượng như: Số bị chia (tử số) và Số chia (mẫu số).
Mục đích chính của phép chia chính là giúp tìm ra: phần nguyên của phép chia, phần dư của phép chia.
Cách đơn giản nhất để xác định được kết quả của phép chia chính là sử dụng biểu thức: Số bị chia / số chia. Trong đó dấu “/” chính là dấu của phép chia ở trong Excel. Và ngoài ra, để xác định được từng mục đích cụ thể như: xác định về số nguyên, phần số dư của phép chia.
Áp dụng về cách chia này trong Excel cũng tương ứng với lý thuyết thông thường. Dấu chia ở trong Excel sẽ lấy dấu “/” để thực hiện ra lệnh chia. Trong bải tính này, sẽ có công thức tính như sau: Đơn giá = Thành tiền/Số lượng .
Hướng dẫn chi tiết cách thực hiện phép chia trong Excel+ Bước 3: Bạn nhấn Enter, ngay tức thì sẽ thấy xuất hiện kết quả của phép chia vừa thực hiện xong.
Hướng dẫn thực hiện phép chia trong Excel theo các hàm: MOD và QUOTIENTTrong phần này, chúng tôi chia sẻ với bạn về hướng dẫn cách sử dụng hàm chia trong Excel có ví dụ có dùng hàm MOD và hàm QUOTIENT.
Cách dùng hàm MOD xác định phần số dư của phép chia trong Excel:Hàm MOD chính là hàm được sử dụng để lấy phần số dư của 1 phép chia. Có cú pháp sử dụng trong Excel như saul:
= MOD(number, divisor) Trong khi đó:
– number: chính là số bị chia (hay là tử số)
– divisor: chính là số chia (hay là mẫu số)
Theo nguyên tắc trong phép chia, mẫu số không bao giờ được bằng 0 (không). Bởi vậy, divisor luôn phải khác 0 (không), còn nếu bằng 0 sẽ xuất hiện ra lỗi #DIV/0.
– Xác định về phần số dư của phép chia 7 chia cho 3, ta có được MOD(7,3) cho ra kết quả = 1. Nếu đặt số 7 ở tại ô A3, và số tại ô B3, thì ta có được D3 = MOD(A3,B3)=1.
– Cũng tương tương tự như thế, nếu mang 1548 chia cho 15 và cho ra kết quả được 103 và dư 3.
Không những thế, hàm MOD còn được sử dụng trong việc xác định về thời gian khá hiệu quả, cụ thể như bạn có có thể tính toán cho việc xem: theo tuần, theo tháng, và còn bao nhiêu ngày.
Cách dùng hàm QUOTIENT xác định phần nguyên của phép chia trong Excel:Để có thể xác định được phần nguyên của phép chia thì bạn sẽ có 2 cách như sau: Sử dụng hàm INT và hàm QUOTIENT. Về bản chất thì hàm QUOTIENT thì mới đúng là hàm xác định được phần nguyên của phép chia.
Đối với hàm INT có tác dụng là hàm tròn 1 số xuống hần nguyên sẽ nhỏ hơn. Bởi do tính chất, kết quả khá giống với việc mà chúng có thể lấy phần nguyên của phép chia. Nhưng sẽ có một số trường hợp thì cách làm này sẽ không mang lại kết quả đúng. Ví dụ về phép chia cho ra số âm.
Cấu trúc của hàm QUOTIENT được sử dụng trong bảng tính Excel sau đây:
=QUOTIENT(numerator, denominator) Trong khi đó:
– numerator: Chính là số bị chia (hay chính là tử số)
– denominator: Chính là số chia (hay chính là mẫu số).
Và ngoài ra, bạn cũng cần chú ý mỗi khi sử dụng thì hàm QUOTIENT và hàm INT có thể sẽ thay thế cho nhau:
– Hàm QUOTIENT được xác định là hàm tính ra phần nguyên trong 1 phép chia.
– Hàm INT chính là hàm làm tròn số xuống của phần nguyên nhỏ hơn.
– Hàm INT giúp mang lại kết quả giống với hàm QUOTIENT khi xét về phép chia số dương (số lớn hơn số 0). Bởi vậy, chúng cũng có thể thay thế cho nhau được trong những trường hợp này.
– Hàm INT hay được ứng dụng hơn do tến của hàm ngắn và dễ viết hơn hàm QUOTIENT mà lại có thể sử dụng thay cho hàm QUOTIENT được. Mặc dù với phép chia số âm (ít khi gặp) thì bắt buộc bạn cần phải sử dụng với hàm QUOTIENT mới cho ra được kết quả đúng.
Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Sử Dụng Mail Merge Trong Excel, Có Ví Dụ Cụ Thể trên website Rafs.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!